انوائس پروسیسنگ کیا ہے؟ - انوائس پروسیسنگ کی وضاحت کی گئی۔

انوائس پروسیسنگ یا بل پروسیسنگ ایک وینڈر سے پروڈکٹس/سروسز کی خریداری کے کاروبار کے اختتام (پن غیر ارادی) سے منسلک آپریشنز کا پورا پہلو ہے۔

As simple as it may sound – receive the invoice, check for correctness, pay the invoice, close the transaction – invoice processing, in most cases, is not a simplistic workflow.  Any delay or disruption in this process can have a negative impact on your relationships with suppliers and hinder the timely delivery of services, supplies, and materials.

Let us see how invoices are processed and how اے پی آٹومیشن۔ helps streamline انوائس کا انتظام کاروبار کو زیادہ موثر طریقے سے چلانے میں مدد کرنے کے لیے۔

انوائس پروسیسنگ کیا ہے؟

انوائس پروسیسنگ ورک فلو ہے جس کے بعد اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیم اس وقت سے جب اسے سپلائر انوائس موصول ہوتی ہے۔ اس میں وینڈر کی رسید وصول کرنے سے لے کر مناسب جانچ پڑتال اور منظوریوں کے بعد ادائیگی کو ریکارڈ کرنے تک کے تمام مراحل شامل ہیں۔

An invoice can be processed for payment only once it clears all the invoice processing steps. Here are the invoice processing steps in detail:

The invoice processing workflow

• متعدد چینلز کے ذریعے بھیجے گئے انوائسز کو اکٹھا اور منظم کریں: ای میل، پوسٹ وغیرہ۔
• انوائس ڈیٹا کیپچر کریں، عام لیجر کوڈز تفویض کریں اور انوائس ڈیٹا کو معاون دستاویزات (POs یا رسیدیں) کے ساتھ ملا دیں۔
  • تضادات کی صورت میں، رسید وینڈر کو واپس کر دی جاتی ہے۔
• داخلی اخراجات کی پالیسیوں کی بنیاد پر منظور یا مسترد کرنے کے لیے مجاز منظور کنندگان کو رسیدیں بھیجیں۔
• وائر ٹرانسفر، ACH کے ذریعے ادائیگیاں ترتیب دیں یا منظور شدہ رسیدیں چیک کریں۔
• ادائیگی کو اپنے ERP یا اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر میں ریکارڈ کریں۔

A streamlined invoice processing workflow is crucial for recognising accounts payable and optimise cashflow to meet valid payments.

رسیدوں پر کارروائی کیسے کی جائے؟

درمیانے اور بڑے سائز کی کمپنیوں میں، انوائس پروسیسنگ اکاؤنٹس قابل ادائیگی (AP) کے عمل کا حصہ ہے۔ کا عمل انوائس کا انتظام نہ صرف کیش فلو کو منظم کرنے کے لیے بلکہ دکانداروں اور سپلائرز کو سنبھالنے کے لیے بھی ضروری ہے تاکہ بروقت خریداری کو یقینی بنایا جا سکے۔

انوائس کی روایتی پروسیسنگ میں درج ذیل بنیادی اقدامات شامل ہیں:

• وینڈر سے موصول ہونے والی انوائس کا اندازہ: ایک انوائس سب سے پہلے وینڈر سے کسی پروڈکٹ یا سروس کے لیے موصول ہوتی ہے جس کا آرڈر عام طور پر پرچیز آرڈر (PO) کے ذریعے کیا جاتا ہے۔ اکاؤنٹس قابل ادائیگی انوائس پروسیسنگ اہلکار شناختی کوڈ (جنرل لیجر یا جی ایل کوڈ) کے ساتھ لیجرز میں انوائس ریکارڈ کرتے ہیں۔
• انوائس کی مماثلت: انوائس میں موجود ڈیٹا، بشمول پروڈکٹ/سروس کی آرڈر کی قسم، قیمت پر اتفاق، ڈیلیوری کی تاریخ وغیرہ، کا موازنہ اصل PO سے کیا جاتا ہے۔ اگر پروڈکٹ/سروس کی ڈیلیوری کے بعد انوائس اٹھائی جاتی ہے تو انوائس کی تفصیلات بھی ڈیلیوری رسید پر دی گئی تفصیلات کے ساتھ مل جاتی ہیں۔ یہ "ٹیhree-way ملاپ"سوالات کو حل کرتا ہے جیسے:

o کیا ادائیگی کی شرائط مماثل ہیں؟

o کیا کوئی وعدہ شدہ رعایت شامل ہے؟

o کیا انوائس کو مناسب اخراجات کے کھاتوں میں کوڈ کیا گیا ہے؟

o کیا وصولی کے بعد کارکردگی کے مسائل ہیں جو ادائیگی روکنے کی ضمانت دیتا ہے؟

• تضادات کی جانچ کرنا: انوائس ڈیٹا میں کسی بھی تفاوت کو استثناء کے طور پر نشان زد کیا جاتا ہے۔ اس کے بعد اے پی کا عملہ کمپنی کے اندر وینڈر اور متعلقہ محکمے سے رابطہ کرتا ہے تاکہ غلطی/تضاد کو دور کیا جا سکے۔ استثنیٰ کے حل ہونے کے بعد، انوائس کو وینڈر کے ذریعے دوبارہ جاری کیا جاتا ہے، اور انوائس کے ملاپ کے عمل کو دہرایا جاتا ہے۔
• مناسب اجازت اور منظوری حاصل کریں: کمپنی کی پالیسیوں پر منحصر ہے، انوائس کو توثیق اور منظوری کے لیے انتظام کے مختلف سطحوں پر بھیجا جاتا ہے۔ مطلوبہ منظوریوں کی تعداد اور نوعیت کمپنی کی پالیسی اور سائز پر منحصر ہے۔ دیگر عوامل میں سورسنگ اور پروکیورمنٹ کے عمل میں شامل محکمے، پروڈکٹ کی قسم، اور انوائس کی رقم شامل ہیں۔ مثال کے طور پر، کچھ کمپنیاں کسی خاص حد سے زیادہ انوائس کی قدروں کے لیے انتظامی سطح کی منظوریوں کو لازمی قرار دے سکتی ہیں۔
• انوائس کی ادائیگی کا اختیار دیں: منظوری کے تمام درجوں کے بعد، انوائس کی ادائیگی ان شرائط کے مطابق کی جاتی ہے جن پر وینڈر کے ساتھ بات چیت کی گئی تھی۔ کاروباری ڈھانچے کے لحاظ سے ادائیگی AP ڈیپارٹمنٹ، محکمہ خزانہ یا خریداری کے شعبے کی ذمہ داری ہو سکتی ہے۔ ادائیگی پر پہلے سے طے شدہ شرائط و ضوابط کے مطابق چیک، وائر ٹرانسفر یا دیگر طریقوں سے کارروائی کی جاتی ہے۔
• لین دین کو بند کرنا: ایک بار ادائیگی ہو جانے کے بعد، وہ مخصوص انوائس ٹریل بند ہو جاتا ہے اور لین دین کو مکمل کے طور پر ریکارڈ کیا جاتا ہے۔ انوائس اور ادائیگی کی تفصیلات مستقبل کے آڈٹ کے لیے GL میں محفوظ کی جاتی ہیں۔

---

اپنے دستی اے پی کے عمل کو خودکار بنانا چاہتے ہیں؟ یہ دیکھنے کے لیے 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بُک کریں۔ اے پی آٹومیشن۔.

ایک ڈیمو شیڈول کریں

[سرایت مواد]

---

رسیدوں کی پروسیسنگ میں چیلنجز

1. گم شدہ یا گم شدہ رسیدیں

یہ ایک مسئلہ ہے جب ایک کمپنی روزانہ کی بنیاد پر متعدد وینڈرز اور بہت سے رسیدوں کے ساتھ معاملہ کرتی ہے۔ مسئلہ اس حقیقت سے اور بڑھ گیا ہے کہ رسیدیں مختلف فارمیٹس میں وصول کی جا سکتی ہیں – جیسے ہارڈ کاپیز، اسکین شدہ پی ڈی ایف، ورڈ پروسیسنگ فائلز وغیرہ۔ مختلف اوقات میں موصول ہونے والی ان مختلف اقسام کی رسیدوں کا انتظام کرنا مشکل ہو جاتا ہے، اور اکثر مختلف اہلکاروں کے ذریعے۔ .

گم شدہ رسیدیں ادائیگیوں میں تاخیر اور متعلقہ جرمانے، فروش کے تعلقات میں تناؤ، آپریشن میں تاخیر اور آڈٹ کے مسائل کا باعث بنتی ہیں۔

2. مماثل یا غائب ڈیٹا

انوائس میں اہم ڈیٹا ہوتا ہے جیسے کمپنی کی IDs، ٹیکس کی معلومات، فراہم کردہ سروس/مصنوعات، قیمت، ترسیل کی حیثیت وغیرہ۔ اگر انوائسز مختلف فارمیٹس میں ہوں، تو یہ بوجھل ہو جاتا ہے، اگر ان سے تمام درست ڈیٹا کی جانچ کرنا ناممکن نہ ہو۔ کچھ غلطیاں جو یاد کرنا آسان ہیں ان میں شامل ہیں:

- کلائنٹ کا غلط نام استعمال کرنا

- مصنوعات / خدمات کو واضح طور پر آئٹمائز نہیں کرنا

- درخواست کردہ برانڈ سے مماثل نہیں ہے۔

- حساب کی غلطیاں

- صحیح کرنسی کا استعمال نہ کرنا

- مقررہ تاریخ کا ذکر نہیں کرنا

- چھوٹ یا جرمانے کی فیس کا ذکر نہیں کرنا

- ٹیکس کی شرح کی غلطیاں

کے مطابق پرجوش شراکت دار, تمام انوائسز کا تقریباً ایک چوتھائی مستثنیات کے لیے جھنڈا لگایا گیا ہے جن کو اکاؤنٹس قابل ادائیگی انوائس پروسیسنگ اہلکاروں کے ذریعے حل کرنا ضروری ہے۔ رسید کی غلطیاں مالی اور وقت دونوں کے نقصانات کا باعث بنتی ہیں۔

یہ کیا گیا ہے رپورٹ کے مطابق صرف ہسپتالوں کو بلنگ کی غلطیوں کی وجہ سے سالانہ تقریباً 68 بلین ڈالر کا نقصان ہوتا ہے۔ کاغذ پر مبنی رسیدوں میں غلطیاں ٹھیک کرنا کافی مہنگا ہے - انوائس ڈیٹا کی اصلاح پر لاگت آسکتی ہے $53.50 فی انوائس اوسط پر!

دستی بل پروسیسنگ سے وابستہ مسائل AP ٹیم کے 30% سے زیادہ اخراجات میں حصہ ڈالتے ہیں۔ درستگی کی جانچ میں بھی بہت زیادہ وقت خرچ ہوتا ہے اور اگر یہ ناکافی یا غلط پایا جاتا ہے، تو اٹھائے گئے استثنیٰ کو حل کرنے میں مزید وقت لگے گا۔ اس طرح کی انوائس پروسیسنگ میں تاخیر ادائیگی کے نظام الاوقات کو متاثر کرتی ہے۔ تقریباً 1 کمپنیوں میں 5 وینڈر کی ادائیگیوں میں تاخیر کی وجہ سے سازگار شرائط اور رعایتی شرحوں سے محروم ہونا۔

3. نامعلوم رسید کی حیثیت

اس کے پروسیسنگ اسکیما میں انوائس کی موجودہ حیثیت اکثر نامعلوم ہوتی ہے، خاص طور پر اگر اس عمل میں بہت سے اسٹیک ہولڈرز شامل ہوں۔ یہ کہاں ہے؟ اس کی منظوری کس نے دی؟ اسے مزید کیا چاہیے؟ ادائیگی کب کی جائے گی؟ یہ وہ سوالات ہیں جو اکثر شفافیت کی کمی کی وجہ سے اٹھتے ہیں۔

4. انوائس روٹنگ کی غلطیاں

ایک سے زیادہ وینڈرز ہو سکتے ہیں جو روزانہ کی بنیاد پر کسی کمپنی کو کئی رسیدیں جاری کرتے ہیں۔ ابتدائی جانچ کے بعد، AP انوائس پروسیسنگ ٹیم ہر انوائس کو روٹنگ کیو میں ترتیب دیتی ہے۔ یہاں تک کہ سب سے زیادہ موثر AP ماہر بھی انوائس کو روٹ کرنے میں غلطی کر سکتا ہے۔ جب انوائس غلط طریقے سے روٹ ہو جاتی ہے، تو یہ غیر ضروری مراحل سے گزرتی ہے – وقت اور انسانی محنت کا ضیاع۔ یہ "ہائی ٹچ" منظر نامہ خاص طور پر دباؤ والا ہے، خاص طور پر جب AP ٹیم کو وقتاً فوقتاً کتابیں بند کرنی پڑتی ہیں۔ اس طرح، اگرچہ اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیموں کو بہتر بنانے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے سورسنگ اور حصولی عمل، حقیقت میں، وہ پیچیدہ منظوری کے راستے کے ذریعے رسیدوں کا پیچھا کرنے اور سلسلہ میں ہونے والی نتیجے میں ہونے والی غلطیوں کو دور کرنے میں بہت زیادہ وقت صرف کر سکتے ہیں۔

انوائس پروسیسنگ کے مسائل کے عملی مضمرات

روایات کے مسائل انوائس مینجمنٹ کا عملپچھلے حصے میں درج، کمپنی کی پیداواریت اور منافع پر سنگین اثرات مرتب کر سکتے ہیں:

• کارکردگی اور پیداواری صلاحیت میں کمی: انوائس کی جانچ کرنا، غلطیوں اور مستثنیات سے نمٹنا، اس کے کورس کا سراغ لگانا، منظوری حاصل کرنا، اور انوائس کی ادائیگی وقت طلب عمل ہیں۔ اس طرح کے کاموں پر "ضائع" ہونے والا وقت بہتر طور پر ایسے کاموں پر خرچ کیا جائے گا جو انٹرپرائز کی قدر میں حصہ ڈالتے ہیں۔ بل پروسیسنگ سے وابستہ بار بار کام کسی تنظیم کی پیداواری صلاحیت کو روک سکتے ہیں۔
• ملازمین کا حوصلہ اور ثقافت: 60% AP اہلکار مبینہ طور پر انوائس پروسیسنگ ان کے کام کا سب سے زیادہ قابل نفرت کام تلاش کریں - ان کی نصف سے زیادہ ملازمتوں سے عدم اطمینان کارکنوں کے حوصلے اور جوش و خروش کا باعث بنتا ہے۔ یہ فطری بات ہے کہ ملازمین تلاش فائدہ مند ملازمتوں کے دلچسپ پہلوؤں پر گزارا وقت۔ اس طرح، انوائس پروسیسنگ کے عمل کے غیر معمولی کاموں کو کم کرنا اور ملازم کی ملازمت کے چیلنجنگ اور دلچسپ پہلوؤں پر صرف ہونے والے وقت کو بڑھانا ملازمت کی اطمینان کو بڑھا سکتا ہے اور اس طرح ملازم کو برقرار رکھا جا سکتا ہے۔
• بڑھتی ہوئی ذمہ داریاں: انوائس پروسیسنگ ورک فلو میں ہونے والی تاخیر کے نتیجے میں ناقابل عمل رسیدیں ہو سکتی ہیں۔ یہ وقت کے ساتھ جمع شدہ واجبات، آڈٹ کی مدت میں دباؤ میں اضافہ، اور عدم تعمیل کا باعث بن سکتا ہے۔ یہ سب نیچے کی لکیر کو متاثر کرتے ہیں۔
• دھوکہ دہی کا خطرہ: انوائس کے عمل میں ہونے والے کچھ فراڈ میں فریق ثالث کے فراڈ، لیبر کی غلط چارجنگ، ڈپلیکیٹ ادائیگیاں اور دیگر اندرونی غلطیاں شامل ہیں۔ انوائس کی دھوکہ دہی انوائس کے غیر معمولی حجم، ڈیلیور کردہ پروڈکٹ/سروس اور انوائس کی تفصیلات کے درمیان مماثلت، PO اور انوائس کے درمیان تضادات، اور ملازمین کے مشکوک رویے کے طور پر ظاہر ہو سکتی ہے۔ دستی انوائس پروسیسنگ کے کام بورنگ ہو سکتے ہیں اور اس کے نتیجے میں ذہنی سستی ہو سکتی ہے۔ اس کے نتیجے میں غلطیوں اور ڈیٹا کے مسائل کے لیے رسیدیں چیک کرتے وقت دھوکہ دہی چھوٹ سکتی ہے۔ یہ خاص طور پر بحران کے وقت میں سچ ہے۔ مثال کے طور پر، CoVID-19 وبائی بیماری مبینہ طور پر 2020 میں انوائس فراڈ کے واقعات میں اضافہ ہوا۔ انوائس فراڈ کا دستی طور پر پتہ لگانا مشکل ہے، خاص طور پر جب کاروباری حجم زیادہ ہو۔
• وکندریقرت انوائس پروسیسنگ: ایک مستقل یا مربوط انوائس مینجمنٹ ورک فلو کی عدم موجودگی بکھرے ہوئے عمل کا باعث بن سکتی ہے، جس کے نتیجے میں مرکزی مرئیت اور حکمرانی میں رکاوٹ پیدا ہو سکتی ہے۔
• پیمانہ بڑھانے میں رکاوٹیں: جیسے جیسے کمپنی بڑھتی ہے، دستی بل پروسیسنگ مشکل ہو جاتی ہے۔ اس طرح، اس بات پر قائم رہنا کہ ممکنہ طور پر چھوٹے سیٹ اپ کے لیے کیا کام کرتا ہے توسیع اور پیمانے کی صلاحیت کو روکتا ہے۔ کسی بھی کاروبار کا حتمی مقصد جمود کو برقرار رکھنا نہیں ہے بلکہ ترقی کرنا ہے!

---

ٹچ لیس اے پی ورک فلوز سیٹ اپ کریں اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل کو ہموار کریں۔ سیکنڈوں میں ابھی 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بک کریں۔

ایک ڈیمو شیڈول کریں

---

خودکار انوائس پروسیسنگ

انوائس پروسیسنگ کی آٹومیشن زیادہ تر کے لیے واضح حل پیش کرتی ہے، اگر اس دستی عمل سے وابستہ تمام مسائل نہیں ہیں۔ "اگر سب نہیں" کا انتباہ کچھ مراحل پر دستی مداخلت کی معمولی ضرورت کی وجہ سے پیدا ہوتا ہے۔ بہر حال، عمل کے کئی بار دہرائے جانے والے کاموں کو خودکار کرنے سے وقت کی بچت، پیسے کی بچت، ملازمین کے حوصلے کو برقرار رکھنے، اور فروخت کنندگان کے اچھے تعلقات کو برقرار رکھا جا سکتا ہے۔

مکمل طور پر ٹچ لیس انوائس روٹنگ - بغیر دستی مداخلت کے رسید سے بند ہونے تک رسیدوں کو خود بخود پروسیس کرنا - اب بھی نایاب ہے۔ اے سروے اے پی کے عمل میں شامل اہلکاروں کے درمیان کئے جانے والے دستی کاموں کی اکثریت کو خودکار کرنے کے لیے زبردست تعاون کو ظاہر کرتا ہے۔

انوائس پروسیسنگ ورک فلو کے کچھ یا زیادہ تر کاموں کے آٹومیشن کے کچھ مخصوص فوائد یہ ہیں:

• ڈیٹا ہم آہنگی: خودکار انوائس پروسیسنگ ٹولز میں اکثر خودکار ڈیٹا نکالنے والے ٹولز شامل ہوتے ہیں جو انوائسز سے متعلقہ ڈیٹا نکال سکتے ہیں اور انہیں معیاری شکل میں محفوظ کر سکتے ہیں جو بعد میں چیک اور منظوریوں میں مدد کرے گا۔ بہت سے انوائس پروسیسنگ ٹولز بلٹ ان OCR ماڈیولز کے ساتھ آتے ہیں جو انوائسز سے متعلقہ ڈیٹا نکال سکتے ہیں۔ AI فعال انوائس مینجمنٹ ٹولز جیسے کہ Nanonets کو مختلف قسم کے انوائسز سے مخصوص ڈیٹا نکالنے کی تربیت دی جا سکتی ہے۔
• تیز تر تین طرفہ مماثلت: PO اور رسید کے ساتھ انوائس کا خودکار تین طرفہ موازنہ دستی توثیق سے زیادہ تیز ہے کیونکہ لین دین سے متعلقہ تمام ڈیٹا ڈیجیٹل طور پر ایک ہی جگہ پر محفوظ کیا جاتا ہے اور آسانی سے بصری طور پر یا AI کے ذریعے موازنہ کیا جا سکتا ہے۔ سافٹ ویئر خودکار انوائس پروسیسنگ ورک فلوز کو ڈیٹا بیس اور دوسرے اکاؤنٹنگ سسٹم کے ساتھ بغیر انسانی مداخلت کے خودکار میچنگ کے لیے مربوط کیا جا سکتا ہے۔
• ہموار منظوری: انوائس کو ایک مرحلے سے دوسرے مرحلے تک خودکار طور پر منتقل کرنا اور منظوری کے لیے یاد دہانیوں کو ترتیب دینے سے انوائس کی کارروائی میں تاخیر سے بچا جا سکتا ہے۔ کام کے بہاؤ میں ہنگامی حالات اور یاد دہانیوں کو شامل کرنے سے رکاوٹوں کو ختم کیا جا سکتا ہے۔ الیکٹرانک دستخطوں اور ڈیجیٹل فارموں کا انضمام عمل کے مختلف شرکاء سے چلتے پھرتے منظوریوں کو قابل بنا سکتا ہے تاکہ دفتر سے جسمانی غیر موجودگی منظوری کے عمل میں تاخیر نہ کرے۔
• عمل کی شفافیت: ڈیٹا اور مرکزی ڈیٹا اسٹوریج تک کثیر سطح تک رسائی شفافیت کی اجازت دے سکتی ہے۔ انوائس پروسیسنگ کا آٹومیشن چیک پوائنٹس کے ساتھ انوائس کی پیشرفت کو ٹریک کرنے کے لیے ایک آڈٹ ٹریل بھی بناتا ہے۔
• ڈیٹا سیکیورٹی: انوائس ڈیٹا کی ڈیجیٹائزیشن عام طور پر توثیق اور منظوری کے لیے دستاویز کو جسمانی طور پر منتقل کرنے سے متعلق معلومات کے نقصان کو روک سکتی ہے۔ آٹومیشن کمپنی کے ساتھ انوائس مینجمنٹ ورک فلو کے انضمام کو بھی قابل بنا سکتی ہے۔ دستاویز کے انتظام کے نظام اور آڈٹ اور آرکائیونگ کے مقاصد کے لیے دیگر بک کیپنگ ٹولز۔ یہ ریگولیٹری تعمیل میں بھی مدد کرتا ہے۔
• بہتر کاروباری ذہانت: خودکار انوائس مینجمنٹ خریداری کے ڈیٹا اور اخراجات تک آسان رسائی اور تشخیص کو قابل بناتی ہے، اس طرح بہتر تجزیات اور فیصلہ سازی کی اجازت دیتی ہے۔
• وینڈر تعلقات کی بحالی: تاخیر کی غیر موجودگی اور رسیدوں کے منظم انتظام کے نتیجے میں بروقت ادائیگی، بہتر وینڈر مواصلات اور اس طرح وینڈرز کے ساتھ نتیجہ خیز تعلقات ہوتے ہیں۔
• دھوکہ دہی کا خاتمہ: انوائس کی منظوری کے ورک فلو کو خودکار بنانا پورے ورک فلو پر چیک لگا کر اور مرئیت کو بڑھا کر فراڈ کو ختم کر سکتا ہے۔ کے دوران بے ضابطگیوں کو خود بخود نشان زد کیا جاسکتا ہے۔ خودکار تین طرفہ میچ. اور الیکٹرانک دستخط کی تصدیق اندرونی/بیرونی دھوکہ دہی اور متعلقہ نقصانات کو روک سکتی ہے۔

اے پی کے عمل جو آٹومیشن کے لیے موزوں ہیں۔

انوائس پروسیسنگ کے کچھ اقدامات جو آٹومیشن سے فائدہ اٹھائیں گے:

• رسید کی رسید: یہ دیکھتے ہوئے کہ انوائس کے مختلف فارمیٹس مختلف دکانداروں سے موصول ہوتے ہیں، انوائس میں مختلف متعلقہ فیلڈز کا خودکار پتہ لگانے سے انوائس کی ڈیجیٹائزیشن اور ڈیٹا کے بہتر انتظام میں مدد ملے گی۔ OCR ٹولز یہاں کام آتے ہیں۔
• انوائس کی توثیق: انوائس میں ڈیٹا کی سالمیت اور مکمل ہونے کی جانچ کرنے کے لیے قواعد ترتیب دینا آسان ہے۔ انوائس ڈیٹا بیس میں اپنی مرضی کے مطابق بنائے گئے مختلف فیلڈز کو آباد کرنے سے نامکمل یا گمشدہ معلومات کا پتہ لگانے میں مدد مل سکتی ہے۔
• تین طرفہ مماثلت: انوائس اکثر پی او کے جواب میں اٹھائے جاتے ہیں اور اکثر رسید سے منسلک ہوتے ہیں۔ یہ تینوں دستاویزات ایک مشترکہ PO نمبر کے ذریعے منسلک ہوں گے۔ انوائسز، POs اور رسیدوں کی خودکار مماثلت توثیق کے عمل کو تیز کرے گی اور بغیر کسی تاخیر کے انوائس کو اگلے درجے پر لے جائے گی۔
• استثنیٰ ہینڈلنگ: انوائس مینجمنٹ میں مستثنیات اور ایج کیسز غیر معمولی نہیں ہیں۔ ایج کیسز ٹائم زون کی تبدیلیوں، ایک سے زیادہ بار بار چارجز، سابقہ ​​قیمت کی ایڈجسٹمنٹ، اور متغیر مہینے کی طوالت کی وجہ سے پیدا ہو سکتے ہیں۔ کچھ سافٹ ویئر، خاص طور پر AI سے چلنے والے، جیسے Nanonets، ان ایج کیسز کو سنبھال سکتے ہیں، جبکہ کچھ کو انسانی مداخلت کی مختلف سطحوں کی ضرورت ہوتی ہے۔
• منظوری کا عمل: ڈیجیٹل انوائسز کو منظوری کے لیے خودکار طور پر انتظامی درجہ بندی کے ساتھ منتقل کیا جا سکتا ہے۔ یاد دہانیوں کی ترتیب انوائس کے عمل کو تیز کرنے میں بھی مدد کر سکتی ہے۔
• ادائیگی: ڈیجیٹل ادائیگیوں (وائر ٹرانسفر وغیرہ) کو سافٹ ویئر میں بنایا جا سکتا ہے تاکہ تمام منظوری مل جانے کے بعد وینڈر کو خودکار ادائیگی کے قابل بنایا جا سکے۔
• تجزیات: آٹومیشن اخراجات کے نمونوں اور وینڈر تعلقات کی تشخیص اور تجزیے کو قابل بناتی ہے، جو کورس کی اصلاح اور نتیجہ خیز کاروباری فیصلوں میں مدد کر سکتی ہے۔ AI پر مبنی نظام انوائسز کے ساتھ مزید تربیت کے ساتھ بہتر تجزیات کی اجازت دے گا۔

---

یہ 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بُک کریں تاکہ یہ آخری بار ہو کہ آپ کو انوائسز یا رسیدوں کے ڈیٹا کو ERP سافٹ ویئر میں دستی طور پر کلید کرنا پڑے گا۔

ایک ڈیمو شیڈول کریں

---

ذہین انوائس پروسیسنگ کے لیے نانونٹس

Nanonets ایک AI پر مبنی سافٹ ویئر ہے جو آپ کے کاروبار کے انوائس پروسیسنگ کے مراحل کو خودکار اور ہموار کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔

انوائس فائل کی مختلف اقسام سے ڈیٹا کو غلطی سے پاک کیا جا سکتا ہے۔ Nanonets کے AI انجن کو کوڈنگ کی ضرورت کے بغیر، حقیقی رسیدوں کے ساتھ تربیت دی جا سکتی ہے، جو اسے کمپنی کے لیے حسب ضرورت بناتا ہے۔  

اس میں بلٹ ان اسٹیٹ آف آرٹ الگورتھم اور ملٹی سٹیپ منظوریوں کے لیے ایک مضبوط انفراسٹرکچر بھی ہے۔ Nanonets انوائس پروسیسنگ سافٹ ویئر کو دوسرے سسٹمز جیسے Mysql ڈیٹا بیس، QuickBooks، یا Salesforce کے ساتھ مربوط کیا جا سکتا ہے اور یہ پلیٹ فارم ایگنوسٹک ہے۔ یہ درست اور قابل توسیع ہے، آپ کے اکاؤنٹس قابل ادائیگی انوائس پروسیسنگ ٹیم کے لیے وقت اور رقم کی بچت کرتا ہے اور پیداواری صلاحیت کو بڑھاتا ہے۔

takeaway ہے

انوائس پروسیسنگ کا آٹومیشن خریداری کے عمل کو ہموار کرتا ہے، انوائس کے راستے کی شفافیت کو بڑھاتا ہے، وقت اور پیسہ بچاتا ہے، ملازمین کی پیداواری صلاحیت میں اضافہ کرتا ہے، اور وینڈر کے تعلقات کو بہتر بناتا ہے۔ انوائس فلو آٹومیشن انسانی ملازمین کو کم دنیاوی، اعلیٰ قدر والی سرگرمیوں جیسے منصوبہ بندی اور حکمت عملی پر توجہ مرکوز کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ یہ، بدلے میں، کاروبار کی مجموعی کارکردگی اور منافع میں بہتری کا باعث بن سکتے ہیں۔

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 ڈیٹا انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ایڈریین ایشلے کے ساتھ مستقبل کا نقشہ بنانا۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• PREIPO® کے ساتھ PRE-IPO کمپنیوں میں حصص خریدیں اور بیچیں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/