Các nhóm tài chính doanh nghiệp thực hiện đối chiếu 3 chiều hóa đơn của nhà cung cấp như một quy trình tài khoản phải trả thiết yếu. Bằng cách đối chiếu 3 chiều các tài liệu hỗ trợ, công ty có thể phát hiện các khoản thanh toán trùng lặp, sai sót hoặc gian lận.
Mục tiêu của bài viết này là tìm hiểu quy trình so khớp 3 chiều, những điểm khó khăn của quy trình so khớp thủ công, cách tự động hóa quy trình so khớp ba chiều và lợi ích của tự động hóa.
Kết hợp 3 chiều được thực hiện tốt nhất dưới dạng quy trình làm việc tự động được hỗ trợ bởi các giải pháp tự động hóa tài khoản phải trả như Nanonets.
Một trận đấu 3 cách là gì?
Tất cả các khoản thanh toán đều liên quan đến một số loại xác minh để tránh gian lận và đảm bảo rằng các chi tiết tài chính trong các tài liệu hỗ trợ khớp với nhau.
Đối sánh 3 chiều là một quy trình kiểm soát nội bộ so sánh đơn đặt hàng (PO) với phiếu nhận hàng (GRN) và hóa đơn của nhà cung cấp liên quan.
So sánh 2 chiều chỉ so sánh PO với hóa đơn. Số lượng hóa đơn (trong hóa đơn) phải khớp với số lượng đặt hàng (trong đơn đặt hàng). Và giá trên hóa đơn phải khớp với giá ghi trong đơn đặt hàng.
Quy trình đối chiếu 2 chiều là phương pháp mặc định để xác minh hóa đơn giữa các tổ chức. Nhưng các công ty đang ngày càng áp dụng kết hợp ba chiều để thêm một lớp xác minh bổ sung và ngăn ngừa bội chi.
Khớp 3 chiều giúp phê duyệt thanh toán hóa đơn nhanh hơn và cũng đánh dấu mọi điểm không nhất quán, sai sót hoặc gian lận tiềm ẩn.
Đối sánh ba chiều so sánh chi tiết và tổng số chi tiết đơn hàng trên các đơn đặt hàng (PO), biên nhận hàng hóa (chứng từ nhận hàng và phiếu đóng gói đã được xác minh) và hóa đơn của nhà cung cấp gửi cho khách hàng.
Hóa đơn được xác minh thành công phải khớp với PO và biên nhận trong mức dung sai có thể chấp nhận được. Hóa đơn không khớp với dung sai sẽ được giữ lại và được gửi để xem xét thích hợp.
Bạn đang tìm cách tự động hóa quy trình đối sánh 3 chiều thủ công của mình? Đặt bản demo trực tiếp kéo dài 30 phút để xem Nanonets có thể giúp nhóm của bạn triển khai từ đầu đến cuối như thế nào Tự động hóa AP.
Mục lục
Làm thế nào để khớp 3 cách?
Sản phẩm quy trình tài khoản phải trả phần lớn phụ thuộc vào việc theo dõi chi tiết trên ba tài liệu: đơn đặt hàng, biên lai đặt hàng và hóa đơn.
Trước khi xử lý các khoản thanh toán của nhà cung cấp, nhóm AP xem xét 3 tài liệu này để xác minh rằng sản phẩm/dịch vụ mà công ty nhận được có khớp với các chi tiết của những gì được đặt hàng/yêu cầu ban đầu hay không.
3 chiều đối chiếu hóa đơn giúp nêu bật những sai sót hoặc mâu thuẫn trong bất kỳ tài liệu nào trong 3 tài liệu quan trọng nêu trên. Lỗi/vấn đề có thể bao gồm chi tiết thanh toán sai, giá tăng cao/không chính xác, sản phẩm sai hoặc bị hư hỏng, v.v.
Nếu lỗi được gắn cờ trong quá trình khớp 3 chiều, hóa đơn sẽ bị tạm dừng và khoản thanh toán sẽ bị giữ lại. Sau khi vấn đề được giải quyết và khớp ba chiều thành công, hóa đơn có thể được xử lý và thanh toán.
Ví dụ về kết hợp 3 chiều
Để minh họa, giả sử rằng một người mua, Người mua Inc., nhận được hóa đơn trị giá $1500 từ nhà cung cấp/nhà cung cấp, Nhà cung cấp Inc., cho một trăm ổ bút:
- Trước tiên, nhóm AP so sánh/so khớp hóa đơn với PO của mình để kiểm tra xem mô tả (ổ bút), số lượng (100), chi phí ($15 mỗi chiếc), tổng giá ($1500) và các điều khoản (điều khoản thanh toán) có khớp với những điều khoản ban đầu không. PO đã được phê duyệt
- Tiếp theo, chi tiết hóa đơn và PO được so sánh/khớp với thông tin trong biên nhận đơn hàng (báo cáo nhận hàng). Biên nhận này được bộ phận tiếp nhận lập dựa trên phiếu đóng gói đi kèm với việc giao hàng. Loại và số lượng ổ bút (100), giá ($15 mỗi chiếc) và tổng giá ($1500) phải khớp với những chi tiết được nêu chi tiết trong PO và hóa đơn gốc.
- Bộ phận tiếp nhận cũng kiểm tra hư hỏng, chất lượng ở khâu này.
Nếu hóa đơn, PO và biên nhận đơn hàng khớp chính xác (hoặc trong mức dung sai có thể chấp nhận được), thì bạn đã khớp 3 chiều thành công. Bây giờ nhóm AP có thể thanh toán hóa đơn.
Nếu 3 tài liệu không khớp – trên mức dung sai khớp ba chiều – thì hóa đơn sẽ được giữ lại cho đến khi các lỗi/vấn đề được sắp xếp.
Chúng ta hãy xem xét ngắn gọn từng tài liệu này và xem chúng liên quan như thế nào đến quy trình khớp 3 chiều các tài khoản phải trả:
Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng hoặc PO là mẫu được đánh số tuần tự, tiêu chuẩn của công ty liệt kê các sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty yêu cầu. Đơn đặt hàng được sử dụng để ủy quyền mua hàng.
PO trở thành hợp đồng khi nó được gửi đến và được chấp nhận bởi nhà cung cấp có ý định giao hàng hóa hoặc dịch vụ. Sản phẩm bộ phận mua hàng tạo đơn đặt hàng dựa trên trưng cầu mua sau khi lựa chọn nhà cung cấp.
Sản phẩm quy trình đặt hàng mua nắm bắt tên và logo công ty, tên nhà cung cấp và thông tin liên hệ, điều khoản pháp lý và thanh toán, giảm giá được cung cấp, số đơn đặt hàng, địa chỉ thanh toán và giao hàng của công ty, chi tiết đơn hàng có mô tả, giá cả, số lượng đặt hàng, số tiền gia hạn, tổng phụ, thuế bán hàng nếu có, và tổng số tiền.
Biên lai
Biên nhận là một tài liệu vật lý hoặc điện tử phản ánh việc nhận hàng hóa/dịch vụ thực tế. Biên lai được bộ phận tiếp nhận của công ty xác minh dựa trên phiếu đóng gói của nhà cung cấp được ghi thành từng khoản đi kèm với các sản phẩm được giao.
Biên nhận đề cập đến phương thức thanh toán cũng như số đơn đặt hàng - tạo điều kiện thuận lợi cho việc khớp tài liệu.
Việc nhận hàng có thể là giao toàn bộ đơn đặt hàng hoặc chuyển một phần đơn hàng nếu có bất kỳ sản phẩm nào được đặt hàng lại để giao sau hoặc vận chuyển từ một địa điểm khác.
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn của nhà cung cấp là tài liệu lập hóa đơn cho khách hàng về hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được cung cấp. Hóa đơn là một yêu cầu thanh toán.
Các trường hóa đơn về cơ bản giống với các trường của đơn đặt hàng.
Hóa đơn cũng đề cập đến số hóa đơn, ngày đặt hàng, ngày giao hàng, địa chỉ chuyển tiền, điều khoản thanh toán, chiết khấu thanh toán sớm, tổng phụ, thuế bán hàng và tổng số tiền đến hạn.
Tự động hóa việc thu thập dữ liệu, xây dựng quy trình làm việc và hợp lý hóa quy trình kết hợp 3 chiều trong vài giây. Không cần mã. Đặt bản demo trực tiếp 30 phút ngay bây giờ.
Điểm khó khăn trong việc kết hợp thủ công
Kết hợp 2 chiều hoặc 3 chiều thủ công có thể rất chậm, tốn kém và dễ xảy ra lỗi. Tự động hóa khớp 3 chiều và quy trình phê duyệt tài khoản phải trả chắc chắn sẽ giúp các nhóm AP tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn và giúp họ thoát khỏi hàng núi công việc giấy tờ thủ công.
Việc đối chiếu thủ công hàng nghìn tài liệu hỗ trợ có thể tốn thời gian, tốn kém và tốn nhiều công sức. Cuối cùng, các nhóm AP phải dành rất nhiều thời gian để tìm kiếm thủ công mọi hóa đơn, PO và biên lai!
Sự chậm trễ và sai sót buộc nhóm tài khoản phải làm việc ngoài giờ và cũng có thể bị phạt nếu thanh toán chậm cho nhà cung cấp.
Dưới đây là một số điểm yếu chính trong quy trình khớp ba chiều thủ công mà cuối cùng gây ra sự chậm trễ và vượt chi phí:
Tài liệu bị thất lạc hoặc thất lạc
Quy trình đối chiếu thủ công yêu cầu tất cả các tài liệu phải được thu thập, lưu trữ và duy trì để tham khảo trong tương lai. Theo thời gian, tài liệu có thể bị hư hỏng, bị mất, bị đánh cắp hoặc thất lạc. Điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng hiển thị các khoản phải trả và gây ra sự chậm trễ.
Xử lý các biến thể
Biến thể phát sinh khi chi tiết đơn hàng, số lượng, số tiền gia hạn hoặc tổng số tiền đến hạn trên hóa đơn của nhà cung cấp không khớp với đơn đặt hàng hoặc biên nhận hàng hóa hoặc dịch vụ. Việc xử lý các biến thể hoặc ngoại lệ theo cách thủ công có thể cực kỳ phức tạp và khó ghi lại.
Các tình huống một lần
Nếu nhân viên phải trả tài khoản gặp phải lỗi khớp một lần, họ sẽ cần điều tra vấn đề để giải quyết. Việc giải quyết mất thêm thời gian so với một vấn đề lặp đi lặp lại đã biết.
Ví dụ: nếu nhà cung cấp lập hóa đơn sai sản phẩm, tài khoản phải trả sẽ cần yêu cầu hóa đơn sửa để hoàn tất việc khớp. Việc chờ đợi nhận được hóa đơn sửa chữa từ nhà cung cấp sẽ trì hoãn việc phê duyệt, thanh toán hóa đơn và giảm năng suất tổng thể.
Hóa đơn trùng lặp hoặc gian lận
Hóa đơn trùng sẽ không có chứng từ cần thiết đã được đối chiếu với hóa đơn gốc. Nhưng hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng xác định thủ công một hóa đơn trùng lặp hoặc gian lận trong số hàng nghìn hóa đơn khác!
Sự chậm trễ phê duyệt hóa đơn
Trong quy trình phê duyệt hóa đơn thủ công, hóa đơn thực sự được đẩy từ bàn này sang bàn khác cho đến khi được phê duyệt lần cuối. Thật khó để theo dõi xem tài liệu hiện đang bị kẹt ở cấp độ phê duyệt nào và người phê duyệt là ai.
Trong việc đối chiếu ba chiều trên giấy và phê duyệt hóa đơn, sự chậm trễ của người phê duyệt có thể là do sự trì hoãn, khối lượng công việc nặng nề, giải quyết các câu hỏi với người yêu cầu và ngày nghỉ/nghỉ phép.
Đặt trước bản demo trực tiếp 30 phút này để biến đây là lần cuối cùng bạn sẽ phải nhập dữ liệu từ hóa đơn hoặc biên lai vào phần mềm ERP theo cách thủ công.
Lợi ích của việc tự động hóa quy trình
Tự động hóa quy trình so khớp 3 chiều giải quyết hầu hết nếu không muốn nói là tất cả các điểm yếu của việc so khớp thủ công được đề cập ở trên. Dưới đây là một số lý do hàng đầu khiến doanh nghiệp ngày càng tự động hóa kết hợp ba chiều và quy trình AP lớn hơn:
Cung cấp các dấu vết kiểm toán
Phương pháp tiếp cận ưu tiên kỹ thuật số tự động đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ đều nhất quán và cung cấp một nguồn thông tin xác thực duy nhất. Khi dữ liệu luôn có thể truy cập được, doanh nghiệp có thể truy cập vào các đường kiểm toán rõ ràng và xác định nhanh chóng những mâu thuẫn tài chính.
Giảm tỷ lệ lỗi và gian lận
Phần mềm khớp 3 chiều tự động hoạt động theo các quy tắc/quy trình làm việc đặt trước dựa trên mức độ dung sai và phê duyệt. Quy trình làm việc tự động như vậy rất nhanh chóng và có độ chính xác cao. Họ nhanh chóng gắn cờ các lỗi và các trường hợp gian lận tiềm ẩn để nhóm AP có thể hành động ngay lập tức.
Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp
Quy trình làm việc AP phù hợp 3 chiều tăng áp đảm bảo thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp. Các nhà cung cấp coi trọng các khoản thanh toán sớm và đổi lại có thể giảm giá. Do đó, tự động hóa có thể giúp tiết kiệm chi phí đồng thời thiết lập chuỗi cung ứng ổn định.
Tăng lợi nhuận
Tự động hóa kết hợp ba chiều và các quy trình AP khác giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí lao động, ngăn ngừa gian lận/sai sót và cung cấp chiết khấu cho nhà cung cấp về lâu dài. Điều này đóng một vai trò quan trọng đối với lợi nhuận của công ty.
Đồng bộ liền mạch
Đóng sổ sách của bạn nhanh hơn bằng cách đồng bộ hóa kết nối 3 chiều trực tiếp với phần mềm kế toán hoặc ERP của bạn.
Thiết lập quy trình làm việc AP không cần chạm và hợp lý hóa quy trình Tài khoản phải trả trong vài giây. Đặt bản demo trực tiếp 30 phút ngay bây giờ.
Cách tự động hóa quy trình khớp 3 chiều và quy trình AP
Hầu hết Phần mềm tự động hóa AP, giống như Nanonets, có thể giúp các tổ chức chuyển từ kết hợp 3 chiều thủ công sang quy trình làm việc hoàn toàn tự động không cần chạm. Các nhóm AP trên khắp các doanh nghiệp sử dụng Nanonet để xây dựng quy trình công việc phải trả tài khoản tự động từ đầu đến cuối.
Tự động hóa AP và quy trình làm việc phù hợp 3 chiều được thiết lập trên Nanonets có thể giảm 80% khối lượng công việc của bộ phận AP mà không cần tuyển thêm nhân viên.
Với Nanonets, bạn có thể thiết lập quy trình làm việc phù hợp theo cách AP 3 tự động:
- Lấy tài liệu và tệp từ nhiều nguồn – email, tài liệu được quét, tệp/hình ảnh kỹ thuật số, lưu trữ đám mây, ERP, v.v.
- Phân loại và sắp xếp các tài liệu chính xác như hóa đơn, PO và biên lai
- Đọc và thu thập dữ liệu từ tất cả hóa đơn, PO và biên lai một cách chính xác
- Đối chiếu các trường, chi phí, số dư và thông tin cấp SKU trên các hóa đơn, PO và biên lai liên quan bằng cách khớp 3 chiều
- Gắn cờ các lỗi khớp 3 chiều vi phạm mức độ chấp nhận hoặc gửi hóa đơn để phê duyệt thêm khi khớp 3 chiều thành công.
- Xử lý tất cả quy trình công việc chi phí từ tạo báo cáo chi phí đến nhận được phê duyệt của người quản lý
- Và đồng bộ/tích hợp tất cả những điều trên với bất kỳ ERP, phần mềm kế toán hoặc công cụ kinh doanh nào bạn chọn
- Chúng tôi dễ dàng tích hợp với Sage, Xero, NetSuite, Quickbooks và hơn thế nữa
Cứu nhóm AP của bạn khỏi các nhiệm vụ liên quan đến hàng núi công việc giấy tờ. Đặt bản demo để xem Nanonets có thể tự động hóa tất cả các quy trình AP của bạn như thế nào.
- các khoản phải trả
- tự động hóa các khoản phải trả
- AI
- AI & Máy học
- nghệ thuật ai
- máy phát điện nghệ thuật ai
- ai rô bốt
- trí tuệ nhân tạo
- chứng nhận trí tuệ nhân tạo
- trí tuệ nhân tạo trong ngân hàng
- robot trí tuệ nhân tạo
- robot trí tuệ nhân tạo
- phần mềm trí tuệ nhân tạo
- blockchain
- hội nghị blockchain ai
- thiên tài
- trí tuệ nhân tạo đàm thoại
- hội nghị tiền điện tử ai
- dall's
- học kĩ càng
- google ai
- xử lý hóa đơn
- học máy
- plato
- Plato ai
- Thông tin dữ liệu Plato
- Trò chơi Plato
- PlatoDữ liệu
- Platogaming
- quy mô ai
- cú pháp
- zephyrnet
