5 cách sắp xếp biên lai để theo dõi biên lai hiệu quả

5 cách sắp xếp biên lai để theo dõi biên lai hiệu quả

Dấu thời gian: ngày 23 tháng 2023 năm 12 39:XNUMX sáng

Nhiều hơn 640,0000 tấn biên lai kinh doanh được in hàng năm. Đó là rất nhiều.

Nhưng, điều khó chịu là tổ chức hoặc quản lý chúng. Nhưng tại sao bạn nên? Là một doanh nghiệp, bạn phải lưu giữ hồ sơ kinh doanh và các tài liệu tài chính hỗ trợ như biên lai hoặc hóa đơn cho tối đa số ba năm.

Bây giờ bạn có để duy trì các tài liệu này, bạn có thể muốn sắp xếp chúng để tìm chúng khi cần. Rất dễ để mất dấu biên nhận, nhưng nhờ các nền tảng như Nanonets, bạn có thể tự động hóa các quy trình này.

Chúng ta hãy xem năm cách để sắp xếp biên lai kinh doanh của bạn:

5 cách sắp xếp hóa đơn

Và có năm cách khác nhau để sắp xếp biên lai:

  • Phân loại biên lai giấy thủ công
  • Quét biên lai trên máy tính để bàn của bạn
  • Sắp xếp hình ảnh biên nhận trên điện thoại của bạn
  • Quét biên lai vào Google Drive
  • Trình tổ chức biên nhận tự động

Sắp xếp biên lai kinh doanh của bạn một cách dễ dàng với Nanonets.

Thiết lập quy trình làm việc tự động để phân loại biên lai, thêm chi phí vào sổ cái chung, theo dõi kiểm toán, v.v.! Bắt đầu dùng thử miễn phí của bạn. Hoặc là Tiếp cận với các chuyên gia của chúng tôi để chúng tôi có thể thiết lập quy trình làm việc cho bạn.

Phân loại biên lai giấy thủ công

Nó dễ dàng và tẻ nhạt như âm thanh của nó. Nhận thư mục và tủ giấy. Bạn nên đặt tên cho các thư mục theo danh mục chi tiêu của mình. Ngay sau khi bạn nhận được biên lai giấy, hãy xác định danh mục chi tiêu của biên lai và sau đó đặt thủ công vào thư mục cụ thể.

Ví dụ: thư mục chi phí du lịch sẽ chứa tất cả các khoản thu liên quan đến danh mục du lịch. Chúng có thể bao gồm biên lai tiền vé taxi, xe buýt hoặc xe lửa của bạn.

5 cách sắp xếp biên nhận để theo dõi biên nhận hiệu quả Thông tin dữ liệu PlatoBlockchain. Tìm kiếm dọc. Ái.
nguồn

! Mặc dù phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, nhưng bạn không nên chọn lưu trữ thủ công vì nhiều lý do. Có khả năng hóa đơn bị hư hỏng. Những nỗ lực thủ công là đáng kể. Ngoài ra, không có cách nào để theo dõi chi tiêu vì bạn sẽ không biết xu hướng bằng cách làm theo phương pháp này.

 

Quét biên lai trên máy tính để bàn của bạn

Bạn có thể quét biên lai hoặc chụp ảnh biên lai và lưu trữ chúng trên máy tính để bàn của mình. Tạo các thư mục khác nhau cho các danh mục chi tiêu khác nhau và tiếp tục thêm biên lai khi bạn nhận được chúng.

Đảm bảo rằng bạn đặt tên chính xác cho hình ảnh biên nhận để dễ dàng tìm thấy chúng.

! Phương pháp này đơn giản nhưng đòi hỏi nỗ lực thủ công. Bạn phải thực hiện cùng một số bước mỗi khi nhận biên lai, điều này gây nhàm chán khi số lượng biên lai tăng lên.

Sử dụng ứng dụng quản lý hóa đơn

5 cách sắp xếp biên nhận để theo dõi biên nhận hiệu quả Thông tin dữ liệu PlatoBlockchain. Tìm kiếm dọc. Ái.

Ứng dụng quản lý hóa đơn là những giải pháp tuyệt vời dành cho những người kinh doanh độc lập và doanh nghiệp nhỏ muốn sắp xếp hóa đơn hàng ngày. Ứng dụng máy quét hóa đơn Lượt thích Ống nano có thể số hóa và sắp xếp biên lai ngay lập tức. Có rất nhiều ứng dụng máy quét hóa đơn trên thị trường:

  • Ống nano
  • Chi phí Zoho
  • QuickBooks
  • Bị mắc kẹt
  • Mở rộng
  • Biên lai thông minh
  • Quét thiên tài
  • Dex chuẩn bị
  • Gọn gàng,
  • Biên lai By Wave.

Với những ứng dụng này, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào hình ảnh biên lai, thêm danh mục chi tiêu và lưu nó.

Nanonet có thể trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, tạo báo cáo chi phí và cũng cho phép bạn tìm kiếm biên lai bằng từ khóa.

! Ứng dụng máy quét biên lai không thể xử lý việc quản lý biên nhận ở quy mô lớn. Bạn sẽ phải nhấp vào hình ảnh của mọi biên lai, cho dù là PDF, tệp đính kèm email, biên lai giấy hay biên lai viết tay. 

Quét biên lai vào Google Drive

Google Drive có thể được sử dụng để sắp xếp các biên lai một cách hiệu quả. Tạo các thư mục dựa trên biến bạn chọn, ngày, vị trí hoặc danh mục chi tiêu.

Sau khi bạn nhận được biên nhận, hãy quét hoặc nhấp vào hình ảnh của biên nhận và tải biên nhận kỹ thuật số từ thiết bị của bạn lên Google Drive. Hãy chắc chắn rằng bạn giữ cho thư mục và tên biên nhận ngắn gọn và ngọt ngào để tìm thấy chúng dễ dàng.

! Phương pháp này tương tự như phương pháp trước đó, ngoại trừ thực tế là ở đây, tất cả biên lai của bạn được lưu trữ trên đám mây. Mặc dù lưu trữ đám mây của Google tương đối an toàn hơn nhưng bạn có thể xem xét các tùy chọn an toàn hơn nếu bạn đang lưu trữ thông tin nhạy cảm.

Nếu bạn làm việc với hóa đơn và biên lai hoặc lo lắng về xác minh ID, hãy xem Nanonets OCR trực tuyến or Công cụ giải nén văn bản PDF để trích xuất văn bản từ tài liệu PDF miễn phí. Nhấp vào bên dưới để tìm hiểu thêm về Giải pháp tự động hóa doanh nghiệp Nanonets.

Trình tổ chức biên nhận tự động: Sắp xếp biên lai với quy trình làm việc không có mã.

Bạn có thể tự động hóa toàn bộ việc quản lý biên nhận với phân loại tài liệu Nanonets và thông minh quy trình làm việc tự động hóa. Bạn có thể tạo quy trình làm việc tự động như sau trên Nanonets.

Đây là cách quy trình tổ chức biên nhận sẽ hoạt động bằng cách sử dụng Nanonets:

  • Bạn nhận biên nhận hoặc tải biên nhận lên Nanonets.
  • Biên nhận sẽ được chuyển đến nhận OCR mô hình.
  • Dữ liệu sẽ được trích xuất từ ​​biên lai và dựa trên dữ liệu được trích xuất, biên lai sẽ được phân loại.
  • Dựa trên phân loại biên nhận, biên nhận sẽ được chuyển đến cơ sở dữ liệu hoặc thư mục thích hợp.
  • Bạn cũng có thể thực hiện các tác vụ bổ sung như cập nhật hồ sơ khách hàng, tự động hóa thanh toán, tạo quy trình công việc phê duyệt, tạo báo cáo chi phí, v.v.

💡

Phương pháp này nhanh, đáng tin cậy, an toàn và không có lỗi. Điều này phù hợp nhất cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đang tìm cách sắp xếp biên lai của họ một cách hiệu quả và với chi phí thấp.

Ngoài biên lai, bạn có thể sử dụng nền tảng này để sắp xếp bất kỳ tài liệu nào; PDF, hình ảnh, tài liệu viết tay, excel, word, v.v. Bạn có thể trích xuất dữ liệu từ tài liệu, phân loại tài liệu, sử dụng cơ sở dữ liệu để xác minh tài liệu, thực hiện các tác vụ nâng cao dữ liệu và xuất dữ liệu sang các định dạng và cơ sở dữ liệu khác nhau. Các khả năng là vô tận.

Nanonets có thể thực hiện các tác vụ sau và hơn thế nữa:

Bạn có một trường hợp sử dụng cụ thể trong tâm trí?

Liên hệ với nhóm của chúng tôi or bắt đầu dùng thử miễn phíl. Nếu bạn cần hỗ trợ, nhóm của chúng tôi sẽ thiết lập quy trình làm việc cho bạn.

Dấu thời gian:

Thêm từ AI & Máy học