Hóa đơn đóng vai trò là tài liệu ghi chi tiết hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được cung cấp từ nhà cung cấp cho người mua. Tuy nhiên, ngoài nhật ký đơn giản, hóa đơn còn chứa nhiều thông tin bao gồm các điều khoản thanh toán, thỏa thuận pháp lý, v.v. Hóa đơn là một tài liệu quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào và giúp bảo vệ khỏi những khó khăn về kiểm toán và pháp lý. Đồng thời, khi được thu thập như một phần của chiến lược quản lý dữ liệu tổng thể, việc lập hóa đơn hiệu quả và được phát triển tốt sẽ hỗ trợ phân tích dữ liệu góp phần đưa ra quyết định chiến lược.
Hóa đơn là gì?
Hóa đơn cũng giống như biên lai bạn nhận được sau khi mua hàng tạp hóa hoặc thay dầu, nhưng theo thứ tự khác – và phức tạp hơn nhiều. Trong khi bạn nhận được biên lai tạp hóa sau khi thanh toán, bạn sẽ gửi hoặc nhận hóa đơn trước khi thanh toán hóa đơn hoặc nhận thanh toán. Giống như biên lai, hóa đơn cũng ghi lại giao dịch tài chính giữa người mua và người bán.
Vậy hóa đơn là gì và nó khác với biên lai như thế nào? Hóa đơn thực hiện tất cả những điều trên nhưng cũng cung cấp:
- Được pháp luật bảo vệ nghiêm ngặt khi thực hiện đúng.
- Các điểm dữ liệu hữu ích giúp cung cấp thông tin cho chiến lược phân tích rộng hơn.
- Một cách để kiểm tra doanh nghiệp của bạn.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp thuế.
- Các điều khoản và điều kiện nêu chi tiết phương thức thanh toán.
- Nhiều hơn nữa, tùy thuộc vào hoàn cảnh kinh doanh của bạn.
Điểm mấu chốt - hóa đơn là nhật ký giao dịch chính thức, được hỗ trợ về mặt pháp lý giữa người mua và người bán với chi tiết đầy đủ nhằm đảm bảo sự hiểu biết chung giữa cả hai bên, tư cách pháp lý trong trường hợp có tranh chấp và đóng vai trò là tài liệu hỗ trợ các nỗ lực phân tích, bảo vệ chống lại kết quả kiểm toán kém và thời gian tính thuế tối đa đơn giản hơn.
Các loại hóa đơn là gì?
Khi bạn quản lý, gửi hoặc nhận hóa đơn, chúng thường thuộc một trong bốn loại:
- Hóa đơn bán hàng: Loại phổ biến nhất, hóa đơn bán hàng, thường là những gì bạn nghĩ đến khi nghe thuật ngữ này. Không giống như biên lai bán hàng, hóa đơn bán hàng bao gồm thông tin chi tiết về cả hai bên, thông tin về giá, thông tin thanh toán, v.v. Ngoài ra, khi tiền được trao tay và hóa đơn được ký, tài liệu này sẽ đóng vai trò là công cụ pháp lý trong trường hợp có tranh chấp.
- Hóa đơn mẫu: Hóa đơn chiếu lệ về cơ bản giống như hóa đơn bán hàng sơ bộ – nó cung cấp cho người mua ngày giao hàng ước tính và báo giá chi phí trước khi tiến hành công việc hoặc gửi hàng. Hóa đơn chiếu lệ cho phép người mua đặt câu hỏi và hiểu chi phí trước khi cam kết.
- Hóa đơn định kỳ: Nếu bạn đang có mối quan hệ người mua/người bán liên tục với hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được cung cấp định kỳ nhưng liên tục thì việc tạo và phê duyệt hóa đơn mỗi lần theo cách thủ công sẽ rất lãng phí. Thay vào đó, bạn có thể sẽ sử dụng hóa đơn định kỳ. Loại hóa đơn này được gửi trước khi giao hàng trong chu kỳ tiếp theo (tức là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm) và cần được thanh toán trước khi giao dịch được thực hiện. Điều này giống như đăng ký xem video trực tuyến – nếu bạn nhận được hóa đơn qua thư cho Netflix vào ngày 31 tháng XNUMXst cho ngày 15 tháng XNUMX của bạnth gia hạn hàng tháng nhưng không trả tiền, bạn sẽ mất quyền truy cập.
- Hóa đơn bảng chấm công: Nếu bạn làm việc với một công ty hoạt động dựa trên dịch vụ, như chuyên gia tư vấn hoặc dịch vụ kế toán thuê ngoài, nhà cung cấp của bạn sẽ ghi lại thời gian của nhân viên trong mỗi kỳ và tổng hợp tổng số trên hóa đơn bảng chấm công. Hóa đơn này sẽ bao gồm mức lương theo giờ cho mỗi nhân viên, tổng số giờ đã làm việc, những gì nhân viên đã làm (thường là một bản ghi nhớ tham khảo ngắn gọn) và bất kỳ khoản phí quản trị nào mà bạn đã đồng ý trong hợp đồng.
Các loại hóa đơn khác trong kế toán bao gồm:
- Hóa đơn quá hạn
- Hóa đơn tổng hợp
- Hóa đơn tạm ứng và tạm ứng
- Bản ghi nhớ tín dụng và ghi nợ
- Hóa đơn thương mại (dùng trong giao dịch qua biên giới với hải quan)
Hóa đơn trông như thế nào?
Nhiều mẫu hóa đơn có sẵn và tất cả đều có thể tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của bạn. Dưới đây là một ví dụ về hình thức thường thấy của hóa đơn – nó nêu chi tiết ngày, các bên tham gia giao dịch, hàng hóa/dịch vụ được cung cấp, thông tin thanh toán và bất kỳ chi tiết bổ sung nào được yêu cầu.
Mục đích của hóa đơn là gì?
Về cốt lõi, hóa đơn đáp ứng tất cả các chức năng tiêu chuẩn của biên lai nhưng mang lại lợi ích bổ sung cho cả người mua và người bán.
Quản lý tài liệu và hồ sơ
Khi bạn thực hiện các giao dịch với tư cách là một doanh nghiệp, về mặt pháp lý, bạn phải duy trì kế toán chặt chẽ cho tất cả các giao dịch mua và bán. Lập hóa đơn hiệu quả có nghĩa là bạn được bảo vệ khỏi bị kiểm toán hoặc truy đuổi pháp lý, đồng thời việc quản lý hồ sơ chất lượng giúp việc nộp thuế mỗi năm trở nên đơn giản hơn nhiều.
Hóa đơn không chỉ là một phần của cần phải quản lý hồ sơ, nhưng việc kiểm soát tài liệu của bạn là một dấu hiệu cho thấy sức khỏe tổng thể của doanh nghiệp. Nếu bạn không thể làm đúng những việc nhỏ thì bạn sẽ không bao giờ làm những việc lớn một cách chính xác – và việc lập hoá đơn là một trong những việc nhỏ thể hiện hiệu quả tổng thể của tổ chức bạn.
Theo dõi thanh toán và phân tích dữ liệu
Một chức năng cốt lõi của hòa giải tài khoản bao gồm quản lý hóa đơn – nếu không lập hóa đơn, bạn sẽ không thể khớp các giao dịch giữa đơn đặt hàng và xác nhận nhận hàng một cách hiệu quả. Hoá đơn còn là khâu thứ 3 của khớp nối XNUMX chiều và là chức năng cốt lõi của các nghiệp vụ kế toán như khớp hóa đơn.
Đồng thời, nếu bạn đang xử lý nhiều nhà cung cấp và nhà cung cấp, bạn sẽ cần phải theo dõi dòng tiền ra và số tiền bạn nợ ai. Việc lập hóa đơn được tổ chức tốt giúp duy trì trạng thái cân bằng trong bối cảnh thanh toán của bạn, đảm bảo bạn duy trì mối quan hệ chất lượng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp của mình.
Nếu bạn đã phát triển đủ độ sâu thanh toán hóa đơn, tài liệu cũng có thể đóng vai trò là thông tin cấp dữ liệu hiệu quả cho việc phân tích dữ liệu, đặc biệt nếu bạn ở phía nhà cung cấp. Lập hóa đơn giúp xác định xu hướng mua hàng, chu kỳ kinh doanh, v.v. để giúp cung cấp thông tin cho chiến lược tiếp thị của bạn. Từ phía thu mua, phân tích hóa đơn hiệu quả cũng giúp cắt giảm chi phí và xác định sự lãng phí hoặc kém hiệu quả.
Bảo vệ pháp lý
Mặc dù hóa đơn hiệu quả giúp tránh khỏi những lo ngại về kiểm toán hoặc thuế nhưng chúng cũng là một công cụ trong kho vũ khí pháp lý của bạn. Vì hóa đơn đã ký là một phần của thỏa thuận hợp đồng và thủ tục tố tụng nên bạn có thể sử dụng hóa đơn để đảm bảo bạn đang thanh toán theo mức giá đã thỏa thuận cho hàng hóa hoặc dịch vụ hoặc được thanh toán đúng mức với tư cách là nhà cung cấp. Điều này có thể giúp bảo vệ khỏi những vụ kiện phù phiếm hoặc đóng vai trò như vật chứng nếu bạn bị buộc phải vào hệ thống tòa án để buộc thanh toán.
Hóa đơn có những chi tiết gì?
Mặc dù hình thức có thể khác nhau giữa các ngành và doanh nghiệp, nhưng chức năng thì không. Bạn thường sẽ bao gồm hầu hết, nếu không phải tất cả, các chi tiết cốt lõi sau:
- Số hóa đơn để lập hồ sơ và theo dõi hóa đơn cũng như thanh toán một cách hiệu quả trên toàn doanh nghiệp của bạn.
- Ngày dịch vụ được cung cấp hoặc hàng hóa được giao (hoặc dự kiến trong trường hợp hóa đơn chiếu lệ), cũng như ngày lập và gửi hóa đơn.
- Thông tin liên hệ của người mua và người bán.
- Mọi điều khoản và điều kiện hiện hành, tức là thanh toán theo điều khoản net-30, mọi điều khoản tranh chấp, v.v.
- Thông tin chi tiết về từng hàng hóa được phân phối hoặc dịch vụ được cung cấp cùng với mức giá cho chi tiết đơn hàng cụ thể đó, cho dù là giá theo đơn vị hay tính phí chung.
- Bất kỳ loại thuế áp dụng nào.
- Thông tin tổng số nợ và tiền tệ nếu đó là một giao dịch quốc tế.
- Bất kỳ bản ghi nhớ, ghi chú hoặc tin nhắn được cá nhân hóa bổ sung nào cho người nhận.
Khi nào bạn nên gửi hóa đơn?
Không có “thời điểm tốt nhất” để gửi hóa đơn, nhưng có một nguyên tắc chung là sớm và thường xuyên Giao tiếp là chìa khóa trong mọi khía cạnh của cuộc sống, đặc biệt là khi tham gia vào các dịch vụ B2B hoặc B2C có hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
Mặc dù doanh nghiệp cụ thể của bạn cần thúc đẩy thời gian, nhưng bạn nên gửi hóa đơn chiếu lệ sau khi xem xét các yêu cầu của khách hàng để đảm bảo bạn hiểu rõ và gửi hóa đơn bán hàng nhanh chóng khi xác nhận đã nhận hoặc khi dịch vụ được cung cấp đầy đủ. Lập hóa đơn sau khi thực tế được gọi lập hóa đơn khi giao hàng.
Nếu bạn đang làm việc với một khách hàng mới hoặc hợp đồng đặc biệt lớn, bạn cũng có thể gửi hóa đơn sơ bộ trước khi bắt đầu công việc để đảm bảo khoản trả trước. Đây được gọi là hóa đơn nâng cao. Tương tự như vậy, nếu hợp đồng dài, hóa đơn giữa kỳ hoặc hóa đơn theo các mốc quan trọng được xác định trước có thể giúp đảm bảo cả hai bạn đều đi đúng hướng về thời gian và ngân sách được lập hóa đơn.
Hóa đơn và Kiểm soát nội bộ
Hóa đơn là phần cốt lõi của kết nối 3 bên và do đó rất quan trọng để đạt được hiệu quả kiểm soát nội bộ các khoản phải trả. Việc theo dõi luồng hóa đơn dọc theo đường dẫn của nó giúp đảm bảo bạn nhận được hàng hóa được đặt hàng kịp thời theo chi phí đã thỏa thuận đồng thời bảo vệ khỏi hành vi gian lận của nhân viên hoặc chi tiêu sai lầm.
Trong thời hạn khoản phải trả hoặc phải thu, tùy thuộc vào vai trò của bạn là người mua hoặc nhà cung cấp, hóa đơn cũng giúp quản lý tài khoản tín dụng của bạn vì nó được nhận trước khi thanh toán. Từ góc độ bán hàng, việc lập hóa đơn cũng giúp bạn theo dõi mức tồn kho hoặc yêu cầu về nhân sự nếu bạn là doanh nghiệp hoạt động dựa trên dịch vụ.
Kết luận
Bản thân việc lập hóa đơn không phức tạp, nhưng tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của công ty bạn, bạn có thể nhanh chóng bị choáng ngợp khi phải xử lý nhiều hóa đơn và đảm bảo thanh toán được gửi (hoặc nhận) một cách kịp thời và chính xác.
Ngày nay, việc lập hóa đơn đang chứng kiến sự thay đổi nhanh chóng khi số hóa và giao dịch xuyên biên giới trở thành tiêu chuẩn. Vô số AP tự động và phần mềm lập hóa đơn giúp người dùng tự động hóa quy trình lập hóa đơn, bao gồm các mẫu tùy chỉnh để nhanh chóng gửi hóa đơn cho người mua và hợp lý hóa các tài khoản phải trả và quy trình phê duyệt hóa đơn khi thực hiện đối chiếu tài khoản hoặc quy trình mua sắm.
Vì nền tảng lập hóa đơn thế hệ tiếp theo hoàn toàn được kỹ thuật số hóa nên bạn cũng sẽ tiết kiệm tiền bằng cách giảm yêu cầu về nhân sự và cho phép nhân viên tập trung vào việc cải thiện vị thế doanh nghiệp của bạn thay vì phải loay hoay với hàng loạt dữ liệu thủ công. Nếu bạn gửi hoặc nhận hóa đơn thực tế, nhiều nền tảng cũng cung cấp nhận dạng ký tự quang học (OCR), một công nghệ tự động điền văn bản kỹ thuật số và thông tin được quét từ các tài liệu vật lý.
Hãy nhớ rằng, thực hiện đúng những việc nhỏ là nền tảng của quản lý hiệu quả – và việc kiểm soát chặt chẽ quy trình lập hóa đơn là một trong những chiến thắng dễ dàng giúp tổ chức của bạn đạt được thành công.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
- PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
- Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
- PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/what-is-an-invoice/
- :là
- :không phải
- $ LÊN
- a
- Có khả năng
- Giới thiệu
- ở trên
- truy cập
- Theo
- Tài khoản
- Kế toán
- Trợ Lý Giám Đốc
- các khoản phải trả
- ngang qua
- thêm vào
- quản trị viên
- Sau
- chống lại
- đồng ý
- thỏa thuận
- Tất cả
- cho phép
- dọc theo
- bên cạnh
- Ngoài ra
- an
- phân tích
- Phân tích
- phân tích
- và
- Hàng năm
- bất kì
- áp dụng
- phê duyệt
- LÀ
- Arsenal
- AS
- xin
- các khía cạnh
- At
- kiểm toán
- tự động hóa
- tự động
- có sẵn
- B2B
- B2C
- cơ sở
- BE
- trở nên
- trước
- Bắt đầu
- Lợi ích
- giữa
- Ngoài
- lớn
- Hóa đơn
- thanh toán
- cả hai
- cả hai phần
- rộng hơn
- ngân sách
- kinh doanh
- các doanh nghiệp
- nhưng
- NGƯỜI MUA ..
- người mua
- Mua
- by
- gọi là
- CAN
- trường hợp
- tiền mặt
- thay đổi
- Những thay đổi
- thay đổi
- tính cách
- tính phí
- hoàn cảnh
- khách hàng
- chung
- cam kết
- Chung
- Giao tiếp
- Của công ty
- phức tạp
- Mối quan tâm
- phần kết luận
- điều kiện
- xác nhận
- Củng cố
- chuyên gia tư vấn
- chứa
- hợp đồng
- Góp phần
- điều khiển
- Trung tâm
- sửa chữa
- đúng
- Phí Tổn
- Chi phí
- Tòa án
- tín dụng
- quan trọng
- xuyên biên giới
- Tiền tệ
- tùy biến
- tùy chỉnh
- hải quan
- Cắt
- cắt giảm chi phí
- chu kỳ
- dữ liệu
- Phân tích dữ liệu
- quản lý dữ liệu
- điểm dữ liệu
- Ngày
- Ghi nợ
- Tháng mười hai
- Ra quyết định
- cung cấp
- giao
- giao hàng
- Tùy
- chiều sâu
- chi tiết
- chi tiết
- Chi tiết
- chi tiết
- Xác định
- phát triển
- khác nhau
- khác nhau
- khó khăn
- kỹ thuật số
- số hóa
- Tranh chấp
- do
- tài liệu
- tài liệu hướng dẫn
- tài liệu
- làm
- Không
- làm
- thực hiện
- dont
- xuống
- lái xe
- e
- mỗi
- dễ dàng
- Hiệu quả
- hiệu quả
- hiệu quả
- Công nhân
- nhân viên
- nỗ lực
- tham gia
- đảm bảo
- đảm bảo
- đảm bảo
- Doanh nghiệp
- Trạng thái cân bằng
- chủ yếu
- ước tính
- vv
- Sự kiện
- ví dụ
- Thi công
- thi hành
- triển lãm
- thực tế
- Lệ Phí
- Tập tin
- Nộp hồ sơ
- tài chính
- Công ty
- dòng chảy
- Tập trung
- Trong
- hình thức
- Nền tảng
- 4
- gian lận
- từ
- đầy đủ
- chức năng
- chức năng
- tạo ra
- được
- nhận được
- tốt
- hàng hóa
- Tay bài
- Có
- cho sức khoẻ
- Nghe
- giúp đỡ
- giúp
- giữ
- toàn diện
- chủ nhà
- GIỜ LÀM VIỆC
- Độ đáng tin của
- HTTPS
- i
- xác định
- if
- cải thiện
- in
- bao gồm
- bao gồm
- Bao gồm
- không hiệu quả
- Thông tin
- báo
- thông tin
- thay vì
- tạm thời
- nội bộ
- trong
- hàng tồn kho
- hóa đơn
- Quản lý hóa đơn
- hoá đơn
- hóa đơn
- IT
- ITS
- chính nó
- Tháng một
- chỉ
- Giữ
- giữ
- Key
- Loại
- cảnh quan
- lớn
- Vụ án
- Hợp pháp
- hợp pháp
- để
- niveaux
- Cuộc sống
- Lượt thích
- Có khả năng
- Dòng
- ít
- đăng nhập
- Xem
- giống như
- thua
- duy trì
- LÀM CHO
- quản lý
- quản lý
- quản lý
- cách thức
- nhãn hiệu
- thủ công
- nhiều
- Marketing
- Trận đấu
- phù hợp
- bò con bị lạc
- tối đa
- Có thể..
- có nghĩa
- Memo
- tin nhắn
- Phương pháp luận
- Might
- Các cột mốc
- tiền
- hàng tháng
- chi tiết
- hầu hết
- nhiều
- nhiều
- Cần
- nhu cầu
- Netflix
- không bao giờ
- Mới
- tiếp theo
- Không
- ghi
- con số
- OCR
- of
- Cung cấp
- chính thức
- thường
- Dầu
- on
- hàng loạt
- ONE
- đang diễn ra
- có thể
- or
- gọi món
- đơn đặt hàng
- cơ quan
- tổ chức
- kết quả
- tổng thể
- choáng ngợp
- trang
- thanh toán
- một phần
- đặc biệt
- các bên tham gia
- con đường
- Trả
- trả tiền
- thanh toán
- thanh toán
- mỗi
- thời gian
- định kỳ
- Cá nhân
- quan điểm
- vật lý
- mảnh
- Nền tảng
- plato
- Thông tin dữ liệu Plato
- PlatoDữ liệu
- thêm
- điểm
- người nghèo
- định vị
- thực hành
- thực hành
- sơ bộ
- chuẩn bị
- giá
- giá
- Trước khi
- pro
- Kỷ yếu
- quá trình
- mua sắm
- dự
- đúng
- bảo vệ
- bảo vệ
- bảo vệ
- bảo vệ
- mua
- mua hàng
- mục đích
- theo đuổi
- chất lượng
- tam cá nguyệt
- Câu hỏi
- Mau
- trích dẫn
- sự phân chia
- nhanh
- Tỷ lệ
- hơn
- biên lai
- nhận
- nhận
- nhận
- hòa giải
- ghi
- hồ sơ
- định kỳ
- giảm
- tài liệu tham khảo
- về
- mối quan hệ
- trả lại
- đại diện
- cần phải
- Yêu cầu
- ngay
- Vai trò
- Quy tắc
- bán hàng
- tương tự
- Lưu
- phạm vi
- Ngành
- an toàn
- nhìn thấy
- Người bán
- gửi
- gửi
- gởi
- phục vụ
- phục vụ
- dịch vụ
- DỊCH VỤ
- định
- bộ
- Lá chắn
- nên
- bên
- đăng ký
- Ký kết
- Đơn giản
- đơn giản
- kể từ khi
- Kích thước máy
- nhỏ
- riêng
- Chi
- nhân sự
- Tiêu chuẩn
- đứng
- Chiến lược
- Chiến lược
- trực tuyến
- hợp lý hóa
- Nghiêm ngặt
- đăng ký
- thành công
- đủ
- nhà cung cấp
- hỗ trợ
- Hỗ trợ
- hệ thống
- thuế
- Thuế
- Công nghệ
- mẫu
- kỳ hạn
- về
- điều khoản và điều kiện
- văn bản
- hơn
- việc này
- Sản phẩm
- cung cấp their dịch
- Kia là
- điều
- nghĩ
- Thứ ba
- điều này
- những
- Tuy nhiên?
- Thông qua
- khắp
- Như vậy
- thời gian
- hợp thời
- thời gian
- đến
- công cụ
- Tổng số:
- theo dõi
- Theo dõi
- giao dịch
- giao dịch
- Giao dịch
- Xu hướng
- kiểu
- loại
- thường
- hiểu
- sự hiểu biết
- độc đáo
- không giống
- trên
- sử dụng
- đã sử dụng
- Người sử dụng
- thường
- nhà cung cấp
- nhà cung cấp
- Video
- muốn
- là
- Chất thải
- Đường..
- TỐT
- là
- Điều gì
- Là gì
- bất cứ điều gì
- khi nào
- trong khi
- liệu
- trong khi
- hoàn toàn
- sẽ
- Thắng
- với
- ở trong
- không có
- Công việc
- làm việc
- đang làm việc
- năm
- Bạn
- trên màn hình
- zephyrnet