Hướng dẫn tích hợp QuickBooks

Hướng dẫn tích hợp QuickBooks

Dấu thời gian: Ngày 19 tháng 2024 năm 3 58:XNUMX sáng

QuickBooks là một trong những nền tảng kế toán và kế toán tổng hợp phổ biến nhất hiện nay, thu hút nhiều loại hình, lĩnh vực và quy mô kinh doanh. Tuy nhiên, giống như bất kỳ sản phẩm có sẵn nào, một số người thấy nó thiếu các tính năng cụ thể hoặc muốn đưa nó vào một hệ sinh thái quản lý kinh doanh rộng lớn hơn.

Đối với những người muốn làm được nhiều việc hơn với QuickBooks, hàng trăm tích hợp của bên thứ ba tham gia để cung cấp các tính năng và lợi ích bổ sung ngoài các dịch vụ gốc của QuickBooks. Tuy nhiên, với rất nhiều tiện ích tích hợp hiện có, một số người có thể cảm thấy choáng ngợp. Nếu bạn đang dấn thân vào mạng tích hợp QuickBooks Online toàn diện, bạn sẽ không thể sai lầm khi bắt đầu với một công cụ tự động hóa kế toán mạnh mẽ – nhưng QuickBooks còn cung cấp nhiều hơn thế nữa để khởi động.

QuickBooks cung cấp những gì?

QuickBooks luôn phổ biến đã giành được vị trí thống trị trong số các nền tảng kế toán và ghi sổ kế toán là có lý do. Công ty thuộc sở hữu của Intuit là một cường quốc trên nhiều lĩnh vực và mở rộng phạm vi hoạt động của mình vượt xa lĩnh vực kế toán cơ bản – mặc dù công ty thực hiện những nhiệm vụ cơ bản đó gần như hoàn hảo.

QuickBooks Online là phiên bản QuickBooks được sử dụng rộng rãi nhất vì phần mềm Máy tính để bàn đang nhanh chóng ngừng hoạt động. Người dùng mới sẽ không thể cấp phép cho sản phẩm sau tháng 2024 năm XNUMX, nhưng nhóm Intuit đã bao phủ gần như tất cả các cơ sở của họ bằng nền tảng hỗ trợ đám mây, dựa trên trình duyệt.

Các tính năng gốc của QuickBooks

Ngoài các lợi ích cơ bản như quản lý cộng tác, bảo mật nâng cao và các tính năng cơ bản tương tự, nền tảng gốc của QuickBooks còn cung cấp các công cụ cho phép chủ doanh nghiệp giải quyết hầu hết mọi công việc kế toán và ghi sổ hàng ngày, bao gồm:

  • Tự động hóa sổ sách kế toán
  • Thu nhập, chi phívà quản lý dòng tiền
  • Ước tính, lập hóa đơn và xử lý thanh toán
  • Một loạt các báo cáo và phân tích để cải thiện vị trí doanh nghiệp của bạn
  • Quản lý tiền lương và trả lương cho nhà thầu, bao gồm theo dõi thời gian, tính thuế, v.v.

Tích hợp QuickBooks

Tất nhiên, mặc dù bản chất tổng quát của QuickBooks có nghĩa là nó đáp ứng được hầu hết các mục đích mà chủ doanh nghiệp nhỏ cần, nền tảng gốc thiếu một số tính năng thích hợp hoặc nâng cao hơn. Trong một số trường hợp, khách hàng của QuickBooks thích sử dụng phần mềm hoặc công cụ của bên thứ ba để hoàn thành các mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể.

Chúng ta sẽ xem xét một loạt các tích hợp QBO hiện có, bao gồm một số lựa chọn hàng đầu cho mỗi danh mục, nhưng các tích hợp bên ngoài tiêu chuẩn mang lại cho khách hàng:

  • Tính năng quản lý khách hàng và bán hàng
  • Hỗ trợ nền tảng thương mại điện tử
  • Quản lý thanh toán xuyên biên giới và nâng cao
  • Công cụ quản lý hàng tồn kho và dự án

Tích hợp QuickBooks hoạt động như thế nào?

Hầu hết các chủ doanh nghiệp và người dùng QuickBooks sẽ sử dụng một trong hai loại tích hợp chính: Tích hợp API và phần mềm trung gian.

Tích hợp API mô tả các kỹ thuật tiên tiến của công ty để kết nối với QuickBooks và tận dụng các lập trình viên chuyên nghiệp. Giao diện lập trình ứng dụng (API) hoạt động như một liên kết dựa trên đám mây kết nối hai nền tảng hoặc chương trình phần mềm khác nhau, nếu không thì không liên quan. Lợi ích của việc sử dụng tích hợp API bao gồm tốc độ và bảo mật được cải thiện. Tuy nhiên, nó phải trả giá bằng sự phức tạp đối với nhà phát triển (tích hợp API có xu hướng mang lại trải nghiệm người dùng cuối đơn giản và hợp lý nhất).

middleware mô tả một ứng dụng hoặc công cụ độc lập liên kết hai nền tảng không được kết nối; phần mềm trung gian hoạt động như một “người dịch” để ánh xạ dữ liệu từ nền tảng này sang nền tảng khác. Phần mềm trung gian thường được sử dụng cho các nhu cầu QuickBooks khó hiểu hơn, như di chuyển dữ liệu Salesforce vào nền tảng hoặc tạo quy trình làm việc trong Zapier.

Lợi ích của việc tích hợp QuickBooks cho doanh nghiệp

Hai lợi ích cốt lõi, bao quát của việc tích hợp QuickBooks là:

  1. Che đi những khoảng trống hoặc tính năng “thiếu” từ nền tảng gốc của QuickBooks
  2. Giúp chủ doanh nghiệp duy trì hệ sinh thái quản lý sổ sách, kế toán và quản lý kinh doanh của họ bằng cách lồng ghép phần mềm và quy trình làm việc hiện có với QuickBooks

Ngoài hai lợi ích chính, chủ doanh nghiệp thường tận dụng tích hợp QuickBooks Online để:

  • Tăng tính tự động hóa trong toàn bộ quy trình công việc, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót so với nhập thủ công
  • Tạo ra dữ liệu và phân tích chuyên sâu hơn để cung cấp thông tin cho việc ra quyết định kinh doanh chiến lược
  • Mở rộng quy mô nhanh hơn vì một số tích hợp của bên thứ ba giúp thu hẹp khoảng cách giữa các tính năng cơ bản của QuickBooks và các tùy chọn Doanh nghiệp đắt tiền hơn – hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ trong chu kỳ tăng trưởng.

Nhu cầu riêng biệt và cụ thể của bạn sẽ thúc đẩy việc tích hợp QBO của bên thứ ba nào phù hợp nhất với bạn. Và với hàng trăm tích hợp chất lượng với nhiều nội dung được bổ sung thường xuyên hơn, khả năng tùy chỉnh và cải tiến mà bạn có thể xây dựng trên QuickBooks sẽ là vô tận! 

Hầu hết các tích hợp phổ biến thường tập trung vào một số chủ đề:

Tự động hóa

Tích hợp của bên thứ ba giúp giảm lỗi thủ công và tiết kiệm thời gian (và tiền bạc!) bằng cách tạo ra các sản phẩm độc đáo, riêng biệt và tùy chỉnh Quy trình làm việc tự động. Hầu như không có điểm dừng cho việc tích hợp tự động hóa của QuickBooks; Chúng bao gồm Tự động hóa AP, quản lý hàng tồn kho, theo dõi thời gian và báo cáo.

Ống nano 

Ưu đãi của Nanonet Tự động hóa AP được hỗ trợ bởi AI để cắt giảm thời gian dành cho quy trình công việc kế toán thủ công. Tương tự, Nanonets cung cấp nhiều công cụ di chuyển dữ liệu tự động khác nhau, bao gồm cả các mục nhập thủ công, giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian. 

Thời gian QuickBooks 

Các chủ doanh nghiệp nhỏ quản lý bảng chấm công của nhân viên và nhà thầu sử dụng QuickBooks Time để theo dõi số giờ được ghi trong một quy trình làm việc duy nhất, bao gồm xử lý thanh toán và tính lương tự động. 

Hàng tồn kho SOS 

SOS Inventory giảm bớt gánh nặng quản lý hàng tồn kho thông qua tự động hóa, bao gồm cả quy trình đặt hàng. Nó cung cấp các công cụ tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp nhỏ mà nếu không sẽ tốn hàng ngàn đô la và nhắm đến nhóm khách hàng cấp doanh nghiệp. 

Xử lý thanh toán và nhập dữ liệu

Mặc dù QuickBooks cung cấp tính năng gốc xử lý thanh toán cho ACH, thẻ tín dụng, v.v., người dùng thường muốn tích hợp các công cụ xử lý thanh toán ngoài nền tảng hoặc có nhu cầu riêng cần hỗ trợ tích hợp bổ sung.

Chuyển giao

Thanh toán xuyên biên giới và quốc tế có thể phức tạp, nhưng TransferMate hợp lý hóa quy trình đồng thời cung cấp các tùy chọn thanh toán đa tiền tệ và tỷ giá hối đoái ưu đãi.

Bộ xử lý thanh toán thương mại điện tử phổ biến

QuickBooks cũng tích hợp với PayPal và Đường sọc để di chuyển liền mạch các giao dịch từ nền tảng sang QuickBooks, giảm thời gian nhập dữ liệu thanh toán và tỷ lệ lỗi.

Quản lý kênh bán hàng & thương mại điện tử

Người bán eBay, Shopify và Amazon

Đối với những người bán hàng trên một trong những nền tảng Thương mại điện tử phổ biến này, tích hợp QuickBooks cung cấp các công cụ đồng bộ hóa để nhập đơn đặt hàng, khoản thanh toán và thông tin kế toán, lưu giữ tất cả các nhu cầu kế toán và ghi sổ trong một hệ sinh thái phần mềm duy nhất.

Tích hợp QuickBooks thích hợp, nâng cao và dành riêng cho ngành

Tất nhiên, một số lĩnh vực và doanh nghiệp có nhu cầu nâng cao mà nền tảng gốc của QuickBooks không có. Việc kết hợp các nền tảng nâng cao của bên thứ ba vào QuickBooks là một cách dễ dàng để đảm bảo tính liên tục của dữ liệu và một bức tranh hoạt động chung trong toàn tổ chức của bạn. Một số nhà cung cấp thích hợp bao gồm:

Thời điểm trọng đại

Công cụ quản lý dự án tiên tiến của BigTime dành cho các công ty phi sản phẩm, hỗ trợ các công ty dịch vụ và công ty tư vấn chuyên nghiệp. Một trong những tính năng chính của nó là liên kết nhân tài với các hợp đồng hoặc dự án đồng thời cắt giảm chi phí hoạt động. 

Phương pháp: CRM

Đúng như tên gọi, công cụ CRM này giúp đồng bộ hóa dữ liệu, thông tin, lập hóa đơn, thanh toán của khách hàng, v.v. vào QuickBooks. Công cụ này cũng tự động hóa các nhiệm vụ quản lý khách hàng tiềm năng, tiết kiệm thời gian và cải thiện triển vọng. 

Gusto

Gusto cung cấp nhiều tính năng liên quan đến nhân sự cho các doanh nghiệp nhỏ, bao gồm quản lý bảng lương, tuyển dụng, phúc lợi, v.v. Việc quản lý tiền lương với tư cách là chủ sở hữu/người điều hành là điều khó khăn, nhưng Gusto đã làm cho việc này trở nên đơn giản.

Cách tích hợp ứng dụng vào Quickbooks

Tìm ứng dụng

  1. Từ menu bên trái, hãy chọn Apps.
  2. Bạn sẽ tìm thấy các ứng dụng hiện được cài đặt trong Giới thiệu chung chuyển hướng
  3. Tới Tìm ứng dụng tab.
  4. Nhập tên ứng dụng vào thanh tìm kiếm hoặc chọn Duyệt danh mục ▼ menu thả xuống để kiểm tra các ứng dụng khác nhau.
Hướng dẫn tích hợp QuickBooks Trí tuệ dữ liệu PlatoBlockchain. Tìm kiếm dọc. Ái.

Cài đặt một ứng dụng

  1. Sau khi bạn tìm thấy ứng dụng, hãy chọn ô của ứng dụng đó để xem đánh giá và giá cả.
  2. Để bắt đầu quá trình đăng ký, hãy chọn Tải ứng dụng ngay.
  3. Chọn công ty của bạn hoặc chọn một khách hàng từ Cài đặt cho khách hàng của bạn ▼ trình đơn thả xuống.
  4. Chọn đặt.
  5. Cho phép QuickBooks chia sẻ dữ liệu của bạn với ứng dụng đã chọn.
  6. Định cấu hình bất kỳ tùy chọn đồng bộ hóa nào.
  7. Chọn Lưu & Đồng bộ hóa.

Kết luận

Mặc dù QuickBooks cung cấp vô số tích hợp chất lượng của bên thứ ba, nhưng phải thừa nhận rằng các tùy chọn này rất khó khăn – đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ đang gặp khó khăn. công cụ kế toán và kế toán tiên tiến (so với quản lý Excel chẳng hạn).

Tuy nhiên, nếu không có gì khác, việc tìm kiếm tự động hóa kế toán các tích hợp như Nanonets là bước đột phá quan trọng đầu tiên vào mạng tích hợp QuickBooks toàn diện hơn. Gần như mọi chủ doanh nghiệp đều muốn tiết kiệm thời gian và tiền bạc đồng thời giảm chi phí và ngăn ngừa sai sót hoặc gian lận – những tính năng mà tích hợp tự động hóa kế toán cung cấp rất nhiều.

Dấu thời gian:

Thêm từ AI & Máy học