Mẫu đối chiếu tài khoản ngân hàng

Điều hòa ngân hàng là gì?

Đối chiếu ngân hàng là quá trình mà qua đó một công ty xác minh các bút toán kế toán được thực hiện theo thời gian.

Trong cả năm, công ty đăng ký các mục vào sổ quỹ tiền mặt và ngân hàng đăng ký chúng vào sổ tiết kiệm của mình. Cuối kỳ, cả hai bút toán đều được khớp để đảm bảo không có chênh lệch giữa số dư cuối kỳ. Toàn bộ quá trình này được gọi là đối chiếu tài khoản ngân hàng.

Đối chiếu tài khoản ngân hàng là một thủ tục tiêu chuẩn của doanh nghiệp; do đó, nó phải được thực hiện định kỳ để cập nhật sổ sách. Có nhiều cách khác nhau để thực hiện đối chiếu tài khoản ngân hàng: mẫu đối chiếu ngân hàng được tạo sẵn.

Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về cách thực hiện đối chiếu tài khoản ngân hàng và sử dụng mẫu đối chiếu ngân hàng Nanonets. Nhận mẫu của bạn bây giờ.

---

Các bước khác nhau liên quan đến việc hòa giải ngân hàng là gì?

Mỗi giao dịch diễn ra trong kế toán thường có ít nhất hai mục. Khi bạn bán thứ gì đó, bạn ghi lại giao dịch và người mua thêm mặt hàng đó vào tài sản hoặc hàng tồn kho của nó. Bạn sẽ cần kiểm tra tài liệu của cả hai bên để hoàn tất thủ tục đối chiếu ngân hàng.

Dưới đây là các bước trong quy trình đối chiếu ngân hàng:

• Nhận sổ quỹ tiền mặt và bảng sao kê ngân hàng của bạn.
• Đảm bảo số dư đầu tháng của cả hai chứng từ là như nhau.
• So sánh tất cả các mục từ cả hai tài liệu. Gạch chéo các mục phù hợp và gắn cờ các mục không khớp.
• Tìm ra lý do tại sao các mục không khớp. Thực hiện các chỉnh sửa cần thiết.
• Đề cập đến các sửa chữa với các chi tiết mục thích hợp cho các cuộc kiểm tra trong tương lai.
• Khi tất cả các chỉnh sửa được thực hiện, số dư cuối kỳ hàng tháng sẽ khớp.
• Thông báo cho các bên liên quan về những sửa đổi bạn đã thực hiện.
• Lập kế hoạch điều chỉnh thường xuyên để lấp đầy mọi khoảng trống.

Để việc đối chiếu ngân hàng trở nên dễ dàng hơn, bạn có thể sử dụng Công cụ chuyển đổi báo cáo ngân hàng Nanonets công cụ để chuyển đổi các mục nhập bảng sao kê ngân hàng được quét thành CSV.

Đơn giản hóa việc đối chiếu ngân hàng với mẫu đối chiếu ngân hàng ngay bây giờ.

---

Tại sao bạn cần đối chiếu tài khoản ngân hàng?

Là một kế toán viên hoặc nhân viên kế toán, bạn có thể sử dụng phương pháp đối chiếu tài khoản ngân hàng vì một số lý do:

• Để kiểm tra tính chính xác của hồ sơ kế toán của bạn
• Để tìm lỗi trong hồ sơ kế toán của bạn (hoặc các tài liệu khác liên quan đến kinh doanh)
• Để xác định gian lận hoặc trộm cắp trong công ty của bạn
• Để xác định vấn đề với phần mềm kế toán của bạn
• Để đảm bảo rằng công ty của bạn đáp ứng các nghĩa vụ tài chính của mình

---

Làm thế nào để thực hiện đối chiếu ngân hàng?

Đối chiếu ngân hàng là việc xác minh, điều chỉnh và đối chiếu các tài khoản với ngân hàng, công ty phát hành thẻ tín dụng hoặc tổ chức tài chính. Việc đối chiếu tài khoản ngân hàng nhằm mục đích đảm bảo rằng tất cả các khoản ghi nợ và tín dụng đã được ghi lại một cách thích hợp trong hệ thống kế toán. Một số bước liên quan đến việc đối chiếu tài khoản ngân hàng là:

Kiểm tra tất cả các giao dịch trên bảng sao kê ngân hàng.

Một trong những bước đầu tiên trong việc đối chiếu tài khoản ngân hàng là kiểm tra tất cả các giao dịch trên bảng sao kê ngân hàng của bạn với những giao dịch trong sổ sách của bạn. Nếu bạn tìm thấy bất kỳ sự khác biệt nào, hãy tìm lý do. Nó có thể là:

• Giao dịch không được ghi lại trong sổ sách của bạn vì nó chưa đến hạn hoặc chưa được thanh toán (ví dụ: séc).
• Đã xảy ra lỗi khi ghi lại giao dịch; ví dụ: nếu bạn viết ra 10 đô la và sau đó nhận ra rằng lẽ ra nó phải là 100 đô la. Điều này có thể xảy ra khi bạn đang làm việc quá nhanh hoặc bị phân tâm bởi những việc khác.
• Bạn đã nhập một số tiền vào một tài khoản nhưng sau đó lại gửi một số tiền khác vào cùng tài khoản đó (hoặc ngược lại).

Kéo hồ sơ tài khoản của bạn lên.

Bước thứ hai trong việc đối chiếu bảng sao kê ngân hàng của bạn là xem xét hồ sơ của bạn. Sử dụng thông tin bạn có trong tay để so sánh với bảng sao kê ngân hàng, xác định mọi giao dịch bị thiếu và trùng lặp. Việc này có thể được thực hiện thủ công hoặc bằng chương trình máy tính tự động hóa quy trình.

Tìm các giao dịch không được ghi trên bảng sao kê ngân hàng.

Bây giờ bạn đã ghi lại tất cả các giao dịch của mình một cách chính xác, đã đến lúc kiểm tra mọi giao dịch bị thiếu hoặc không chính xác. Có một số cách để tìm thấy những thứ này:

• Kiểm tra bảng sao kê ngân hàng để biết số tiền gửi và rút tiền bị thiếu. Nếu một khoản mục không có trên bảng sao kê ngân hàng, bạn sẽ cần tìm hiểu xem nó đã đi đâu (hoặc liệu nó có bao giờ được gửi vào tài khoản hay không). Nếu một khoản mục là khoản tiền gửi nhưng không được ghi lại thì chắc chắn đã xảy ra lỗi trong quá trình ghi chép của bạn - bạn có thể đã quên ghi lại khoản tiền gửi hoặc mắc lỗi khi nhập vào sổ sách. Cách dễ nhất để kiểm tra lỗi này là xem xét từng giao dịch riêng lẻ và so sánh mô tả của nó với nội dung trên bảng sao kê ngân hàng. Ví dụ: “Gửi tiền mặt” so với “Số séc”.
• Xem qua danh sách giao dịch của bạn để biết bất kỳ khoản thanh toán một lần nào được thực hiện bằng séc hoặc tiền mặt chưa được ghi trong sổ sách. Nếu có thể, những điều này nên được nhập ngay sau khi chúng xảy ra; nếu không, chúng nên được nhập vào một thời điểm nào đó trước khi quá xa so với ngày ban đầu để chúng vẫn có thể được đối chiếu một cách thích hợp (mặc dù không có thời hạn quy định).

Đảm bảo rằng tất cả các giao dịch được ghi lại trong sổ sách của công ty bạn.

Một trong những bước quan trọng nhất trong việc đối chiếu tài khoản ngân hàng là đảm bảo rằng tất cả các giao dịch đều được ghi lại trong sổ sách của công ty bạn. Bạn phải đăng ký giao dịch và thực hiện bổ sung hoặc sửa chữa nếu giao dịch không được ghi vào sổ sách của công ty bạn.

Việc này có thể được thực hiện thông qua hệ thống kế toán trên máy tính hoặc thủ công. Nếu bạn thực hiện thủ công, hãy đảm bảo rằng tất cả các giao dịch đều được ghi lại trong nhật ký của bạn.

Xác định và điều chỉnh sự khác biệt giữa các tài khoản.

Bước tiếp theo trong quá trình đối chiếu là xác định và điều chỉnh những khác biệt giữa các tài khoản. Xác định vị trí bất kỳ giao dịch nào bị thiếu trong sổ sách của bạn hoặc bất kỳ giao dịch nào được ghi trên sổ sách của công ty khác nhưng chưa được đăng ký trong sổ sách của bạn. Tìm kiếm các giao dịch được nhập vào sai tài khoản và kiểm tra xem chúng có được đăng chính xác vào thời điểm thích hợp hay không. Nếu bạn phát hiện ra lỗi, hãy sửa lỗi ngay lập tức bằng cách thực hiện các điều chỉnh thích hợp và đăng các chỉnh sửa khi cần thiết.

Quá trình đối chiếu ngân hàng có thể phức tạp và tốn thời gian, nhưng nó là một phần không thể thiếu trong việc duy trì tính liêm chính của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bằng cách làm theo các bước này, bạn sẽ có hồ sơ chính xác hơn về tình hình tài chính của mình và đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng để thành công trong ngành của mình.

Sử dụng mẫu đối chiếu ngân hàng của chúng tôi để đơn giản hóa quy trình đối chiếu ngân hàng của bạn.

---

Điều gì gây ra sự khác biệt trong việc hòa giải?

Đối chiếu ngân hàng là một quá trình so sánh hồ sơ kế toán của bạn với trạng thái ngân hàng của bạn. Toàn bộ quá trình được tự động hóa nhưng vẫn có thể mất thời gian để xem xét tất cả các giao dịch và đảm bảo chúng khớp với nhau. Lỗi đối chiếu có thể xảy ra vì một số lý do:

Sự khác biệt về thời gian

Việc nhập dữ liệu không chính xác có thể dẫn đến sự khác biệt trong việc đối chiếu. Ví dụ: các giao dịch có thể được nhập quá sớm hoặc quá muộn để được đưa vào đối chiếu.

• Giao dịch có thể được nhập quá sớm. Ví dụ: giả sử bạn đang đối chiếu một tài khoản sử dụng thời điểm cuối năm tài chính không trùng với thời điểm cuối năm tài chính của công ty bạn. Trong trường hợp đó, bạn cần cân nhắc điều này khi thực hiện các giao dịch trong tháng hiện tại của công ty bạn. Nói cách khác, nếu một trong các tài khoản của bạn có năm tài chính kết thúc vào ngày 30 tháng 1 và bạn hiện đang thực hiện các giao dịch từ ngày 31 tháng XNUMX đến ngày XNUMX tháng XNUMX (năm tài chính của công ty bạn), những con số đó sẽ phải được điều chỉnh bằng cách cộng hoặc trừ số ngày dựa trên ngày nhập cảnh tương ứng của họ.
• Giao dịch có thể được nhập quá muộn. Nếu bạn đang làm việc với một tài khoản yêu cầu xử lý đặc biệt do tính chất hoặc mục đích kinh doanh của nó—ví dụ: các chi phí trả trước như phí bảo hiểm—bạn sẽ muốn đảm bảo những khoản này được nhập đúng hạn để chúng có thể đóng góp vào việc đóng số dư tại cuối mỗi kỳ (hoặc quý).

Những sai lầm

Sai lầm có thể xảy ra, nhưng không phải lúc nào chúng cũng là lỗi của bạn. Điều quan trọng là xác định nguyên nhân dẫn đến sự khác biệt trong việc đối chiếu để bạn biết cách tránh chúng trong tương lai. Vì vậy, hãy điểm qua một số lỗi phổ biến và những gì bạn có thể làm với chúng:

• Thông tin giao dịch bị thiếu hoặc không chính xác: Nếu bạn không thiết lập chính xác tất cả các giao dịch của mình trong sổ sách, sẽ có sự khác biệt giữa sao kê ngân hàng và số dư tài khoản phải thu (ARB) khi đối chiếu. Giải pháp? Kiểm tra kỹ tất cả các giao dịch đến trước khi nhập chúng vào sổ—và kiểm tra lại sau khi nhập chúng.
• Thiết lập không chính xác: Mọi thứ đã được thiết lập hoàn hảo chưa? Tuyệt vời! Nhưng chỉ cần đảm bảo rằng mọi tài khoản đều hiển thị trên cả hai mặt của bảng cân đối kế toán và trong báo cáo lãi lỗ (P&L), bao gồm các tài khoản vốn chủ sở hữu như Vốn chủ sở hữu và Thu nhập giữ lại. Với những thành phần quan trọng này, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc đảm bảo mọi thứ được cân bằng hợp lý trong quá trình đối chiếu định kỳ trong suốt cả năm.

Thiếu giao dịch

Giao dịch bị thiếu có thể do nhiều nguyên nhân. Một số giao dịch chưa bao giờ được nhập ngay từ đầu nên chúng sẽ không xuất hiện trong bản đối chiếu. Các giao dịch khác có thể đã được nhập không chính xác, dẫn đến số dư không chính xác. Ngay cả khi hệ thống của bạn được thiết lập để tự động điều chỉnh tất cả các tài khoản, cũng có thể bạn đã xóa nhầm một giao dịch. Điều quan trọng là phải xem xét cẩn thận những trường hợp này vì chúng có thể chỉ ra lỗi trong hệ thống hoặc quy trình của bạn.

Gian lận

Các chủ doanh nghiệp rất lo sợ về điều này. Nhưng thật không may, những kẻ lừa đảo lại sáng tạo hơn chủ sở hữu công ty trong phương pháp thực hiện việc này. Dưới đây là một vài ví dụ:

• Thay vào đó, các khoản thanh toán bằng tiền mặt từ khách hàng được ghi trong sổ sách là đã nhận được lại rơi vào túi của ai đó.
• Các kỹ thuật thả diều bao gồm việc trì hoãn việc gửi tiền mặt và séc cho đến khi số tiền thu được từ lần gửi tiếp theo có thể trang trải được số tiền hoặc séc bị đánh cắp.
• Séc giả được gửi đến nhà cung cấp hư cấu nhưng có vẻ ngoài thật.
• Tiền được chuyển vào tài khoản ngân hàng không thể theo dõi.
• Trộm cắp cổ phiếu hoặc các tài nguyên khác của công ty.
• Hồ sơ ngân hàng giả.

Vì những kẻ lừa đảo chuyên nghiệp rất giỏi che giấu dấu vết của mình nên có thể khó phát hiện gian lận ngay từ cái nhìn đầu tiên trong bảng sao kê ngân hàng hoặc bất kỳ đối chiếu tài khoản ngân hàng nào. Những điều này thậm chí đã được các kiểm toán viên biết đến. Nhưng nếu có điều gì đó có vẻ kỳ lạ thì nó đáng để xem xét.

Phòng ngừa là tuyến phòng thủ mạnh mẽ nhất chống lại gian lận. Ở mức độ khả thi nhất, việc phân chia công việc với những ngày nghỉ bắt buộc phải là điều đầu tiên mà bất kỳ tổ chức nào thực hiện. Hầu hết những kẻ lừa đảo chỉ có thể nản lòng khi biết rằng ai đó đang xem xét kỹ lưỡng hồ sơ và đối chiếu thẻ tín dụng và ngân hàng cũng như đang kiểm tra chặt chẽ tài sản của công ty.

Tìm hiểu thêm:

Làm thế nào để đối chiếu các khoản thanh toán?