Hướng dẫn về phòng dữ liệu dành cho người nội bộ: Những điều cần biết trước khi bạn tăng vốn

Đã đến lúc khởi nghiệp của bạn gây quỹ. Bạn chuẩn bị một bản thuyết trình, luyện tập cách chào hàng và bắt đầu tiếp cận các nhà đầu tư. Nếu cuộc gặp đầu tiên diễn ra suôn sẻ, nó thường kết thúc bằng yêu cầu chia sẻ “phòng dữ liệu” của bạn. Nhưng cái gì is một phòng dữ liệu và những gì nên có trong đó?

Phòng dữ liệu là gì?

Thuật ngữ “phòng dữ liệu” là từ còn sót lại từ những năm 1900, khi các công ty thường in các tài liệu vật lý và trình bày chúng trong các phòng an toàn để các nhà đầu tư và các đối tác tiềm năng khác xem xét. Ngày nay, phòng dữ liệu là ảo — nhưng chúng vẫn là một phần quan trọng trong quy trình thẩm định. 

Phòng dữ liệu cũng là một phần quan trọng trong quá trình chuẩn bị cho các sự kiện thanh khoản khác như IPO hoặc SPAC, nhưng ở đây chúng tôi tập trung vào tầm quan trọng của phòng dữ liệu khi huy động vốn mạo hiểm. Đây là những gì người sáng lập cần biết, bao gồm những dữ liệu mà nhà đầu tư mong muốn được xem, những tài liệu bạn không cần và những dấu hiệu đỏ cần chú ý.

Phòng dữ liệu 101

Để bắt đầu, phòng dữ liệu là nơi tập hợp các tài liệu giúp các nhà đầu tư bắt kịp tốc độ kinh doanh của bạn. Mục tiêu của phòng dữ liệu là cung cấp cho các nhà đầu tư thông tin họ cần để thẩm định công ty của bạn (và cuối cùng viết một bản ghi nhớ đầu tư để thảo luận với những người còn lại trong nhóm của họ). Dưới đây là năm điều hàng đầu chúng tôi khuyên bạn nên bao gồm:

1. Sàn sân. Đây có thể là một bài viết hoàn toàn riêng biệt! Ở mức tối thiểu, bài thuyết trình phải bao gồm luận điểm của công ty bạn, tầm nhìn về sản phẩm, bối cảnh cạnh tranh, lực kéo và đội ngũ, cũng như một lộ trình hoặc kế hoạch sơ bộ về cách bạn sẽ sử dụng nguồn vốn. 

2. Bàn nắp. Điều này sẽ cho các nhà đầu tư hiện tại trong công ty của bạn biết họ đã đầu tư bao nhiêu và họ có bao nhiêu quyền sở hữu. Carta có một số điều tuyệt vời mẫu miễn phí. 

3. Lãi lỗ lịch sử và đốt cháy. Điều này sẽ chỉ ra đường dẫn từ tổng doanh thu đến thu nhập ròng (lỗ) đến dòng tiền ra hàng tháng. Đảm bảo chia nhỏ các loại doanh thu khác nhau (nếu có) và tất cả các chi phí chính của bạn. Việc thêm số dư tiền mặt của bạn cũng hữu ích nếu bạn không bao gồm bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

4. Dữ liệu sử dụng. Dữ liệu này sẽ thay đổi tùy theo loại công ty (chúng tôi sẽ đi vào chi tiết bên dưới về các số liệu cụ thể hơn), nhưng bạn sẽ muốn bao gồm dữ liệu minh họa những điều sau:

• Tăng trưởng: Cơ sở người dùng của bạn mở rộng như thế nào theo thời gian, cả về số người đăng ký và người dùng đang hoạt động? 

• Kênh chuyển đổi: Bạn thu hút người dùng ở đâu? Mỗi kênh này tốn bao nhiêu tiền?

• Cam kết:  Tần suất người dùng tương tác với sản phẩm như thế nào? Họ dành bao lâu cho việc đó và họ đang làm gì?

• Retention: Người dùng giữ chân họ theo thời gian như thế nào? Việc này thường diễn ra dưới dạng nhóm thuần tập hàng tháng và xem xét cả số lượng người dùng cũng như mức chi tiêu. Tùy thuộc vào tần suất sử dụng tự nhiên của sản phẩm, chúng tôi cũng có thể tìm kiếm tỷ lệ giữ chân hàng ngày hoặc hàng tuần. Chúng ta sẽ đi sâu hơn vào vấn đề này bên dưới đối với các ứng dụng xã hội. 

5. LTV/CAC và thời gian hoàn vốn. Đối với nhiều công ty tiêu dùng, các nhà đầu tư đang tìm kiếm câu trả lời cho một câu hỏi đơn giản: “Bạn có đang kiếm tiền từ khách hàng bình thường sau khi tính đến chi phí để có được và phục vụ họ không?” Đây là lúc LTV (giá trị vòng đời)/CAC (chi phí thu hút khách hàng) xuất hiện. LTV là thước đo lợi nhuận đóng góp được tạo ra trong suốt vòng đời của khách hàng. Lợi nhuận đóng góp khác với tỷ suất lợi nhuận gộp - nó bao gồm các chi phí biến đổi khác như bán hàng và tiếp thị không được tính vào giá vốn hàng bán. LTV/CAC > 1 cho biết bạn sẽ kiếm tiền từ khách hàng đó vì lợi nhuận do khách hàng tạo ra vượt quá chi phí để có được họ.

Đối với CAC trong phương trình này, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng CAC kết hợp — mặc dù đây cũng có thể là một bài tập có giá trị để thực hiện với CAC trả phí vì nó cho bạn biết liệu các nỗ lực tiếp thị trả phí của bạn có mang lại lợi nhuận hay không. 

LTV thường khó tính toán hơn. Bạn có thể cần phải ước tính xem khách hàng sẽ giữ chân sản phẩm của bạn trong bao lâu và số tiền họ sẽ chi tiêu theo thời gian. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng dữ liệu lịch sử để hướng dẫn các quyết định này và đưa ra các giả định rõ ràng để các nhà đầu tư hiểu. 

Chúng tôi cũng xem xét thời gian hoàn vốn, là thước đo xem phải mất bao lâu để lợi nhuận do khách hàng tạo ra có thể “hoàn trả” chi phí mua lại. Tử số ở đây sẽ là chi phí thu hút khách hàng. Mẫu số sẽ là thước đo lợi nhuận: tỷ suất lợi nhuận gộp, giả sử bạn không có chi phí biến đổi gián tiếp ngoài doanh số bán hàng và tiếp thị, hoặc tỷ suất lợi nhuận đóng góp không bao gồm doanh số bán hàng và tiếp thị.

Trong một số trường hợp hiếm hoi, bạn có thể nhận được dòng tiền vào trước khi ghi nhận doanh thu, điều này có thể rút ngắn thời gian hoàn vốn của bạn. Ví dụ về ứng dụng đăng ký ở trên sẽ khác nếu khách hàng mua gói hàng năm — khoản thanh toán trả trước mang lại thời gian hoàn vốn <1 tháng.

Điều gì không nên bạn bao gồm?

Xây dựng một phòng dữ liệu tốt là một hành động cân bằng. Bạn muốn cung cấp thông tin mà nhà đầu tư cần, nhưng bạn không muốn lãng phí thời gian của mình để tập hợp các tài liệu hoặc dữ liệu mà họ sẽ không xem xét.

Dưới đây là năm thứ chúng tôi thường thấy trong phòng dữ liệu nhưng không khuyến nghị đưa vào, trừ khi nhà đầu tư yêu cầu cụ thể: 

1. Sơ đồ tổ chức và/hoặc tiểu sử nhóm. Chúng tôi chắc chắn muốn hiểu nền tảng của nhóm sáng lập và các giám đốc điều hành khác, nhưng chúng tôi thường sử dụng LinkedIn cho việc này.

2. Dự báo tài chính chi tiết cho 3 đến 5 năm. Đây có thể là một vấn đề gây tranh cãi nhưng thường rất khó để lập mô hình tài chính hướng tới tương lai cho các công ty tiêu dùng ở giai đoạn đầu. Chúng tôi muốn biết những cột mốc quan trọng mà bạn mong muốn đạt được trong 12-18 tháng tới (và những gì bạn cần để đạt được điều đó), nhưng chúng tôi không mong đợi một mô hình hoàn chỉnh. 

3. Tờ khai thuế, kiểm toán và các tài liệu pháp lý như hợp đồng thuê văn phòng hoặc thư mời làm việc của nhân viên. Chúng tôi không phải là luật sư hay kế toán! Nếu chúng tôi có quan ngại, chúng tôi sẽ yêu cầu các tài liệu chúng tôi cần.

4. Biên bản họp Hội đồng quản trị. Trừ khi chúng tôi có một câu hỏi cụ thể, chúng tôi thường không nghiền ngẫm những biên bản cuộc họp này (và dù sao thì chúng cũng có xu hướng được biên tập lại nhiều). Tuy nhiên, chúng tôi thường xem xét các bộ bài nếu chúng có sẵn. 

5. Quy mô thị trường. Chúng tôi sẽ làm công việc của riêng mình để xác định quy mô thị trường. Có một số trường hợp hiếm hoi mà bạn có thể muốn đưa thông tin này vào (ví dụ: nếu bạn đang ở một thị trường ít người biết đến và khó tìm thấy dữ liệu có sẵn công khai).

Phòng dữ liệu theo danh mục

Các số liệu cụ thể mà nhà đầu tư muốn xem sẽ khác nhau tùy theo mô hình kinh doanh của bạn. Dưới đây, chúng tôi đã phác thảo các số liệu chính mà chúng tôi muốn xem đối với các danh mục khởi nghiệp mà chúng tôi thường xem xét. Hãy nhớ rằng đối với mỗi mục này, các nhà đầu tư thường muốn biết chúng đã thay đổi như thế nào theo thời gian (nếu có), chứ không chỉ trạng thái hiện tại. 

Thị trường (ví dụ Airbnb, Instacart)

• Giao dịch, GMV và doanh thu thuần 
• Người bán và người mua mới hàng tháng được thêm vào nền tảng 
• Người bán và người mua tích cực 
• CAC ở cả hai phía của thị trường 
• Tỷ lệ giữ GMV và tỷ lệ giữ chân người dùng cho cả nhóm thuần tập người mua và người bán 
• Nồng độ GMV mỗi tháng ở top người mua và người bán 

Ứng dụng xã hội (ví dụ: Snap, Facebook)

• DAU, WAU và MAU
• Nhóm giữ chân hàng ngày – giữ chân D1, D7, D30, D60, D90
• Nhóm giữ chân hàng tuần – giữ chân W1, W2, W3, W4, W6 
• Phân chia chuyển đổi giữa người dùng tự nhiên và người dùng trả phí hàng tháng và CAC trả phí
• Thời gian sử dụng và thời gian phiên cho mỗi người dùng 

Đăng ký (ví dụ: Bình tĩnh, Noom) 

• Người dùng miễn phí hoạt động hàng tháng và người đăng ký trả phí
• MRR và tỷ suất lợi nhuận gộp
• Tỷ lệ chuyển đổi cho từng bước trong quy trình: cài đặt để đăng ký dùng thử cho người dùng trả tiền
• Phân chia chuyển đổi giữa người dùng tự nhiên và người dùng trả phí hàng tháng và CAC trả phí
• % người dùng trên mỗi loại gói (ví dụ: hàng tháng so với hàng năm) 
• Nhóm thuần tập giữ chân hàng tháng - tỷ lệ giữ chân người dùng phải trả tiền (% người dùng vẫn trả tiền cho đăng ký vào tháng X) và tỷ lệ giữ chân người dùng đang hoạt động (% số người dùng vẫn sử dụng ứng dụng vào tháng X) 

Thương mại điện tử (ví dụ Cider, Rothy's)

• Lưu lượng truy cập web hàng tháng, số lượng người mua, số lượng mua hàng và khối lượng giao dịch. (Có các số liệu phụ sẽ xuất phát từ điều này, như tỷ lệ chuyển đổi và AOV)
• Tỷ lệ lợi nhuận
• Tỷ lệ lặp lại của khách hàng và tần suất mua lại
• Tỷ suất lợi nhuận gộp và tỷ suất lợi nhuận đóng góp
• % khách hàng mới theo kênh chuyển đổi
• CAC, LTV ước tính và thời gian hoàn vốn

Các câu hỏi thường gặp

Nếu công ty của tôi chuẩn bị ra mắt thì sao?

Trong trường hợp này, phòng dữ liệu thường bao gồm một bộ tài liệu, thông tin về nhóm của bạn và lộ trình cho những gì bạn muốn hoàn thành trước vòng tiếp theo. Nếu bạn có phiên bản beta hoặc đã thực hiện thử nghiệm sản phẩm, việc bao gồm dữ liệu về sản phẩm đó cũng có thể hữu ích. 

Tôi chưa bao giờ làm việc tại ngân hàng đầu tư - làm cách nào để xây dựng mô hình tài chính?

Không sao đâu! Chúng tôi không mong đợi những người sáng lập phải là chuyên gia Excel. Bắt đầu bằng việc xác định các động lực chính mang lại giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: đó có thể là người dùng mới, tỷ lệ giữ chân hàng tháng và doanh thu trung bình trên mỗi người dùng. Sau đó, hãy cố gắng dự đoán những số liệu này sẽ trông như thế nào trong tương lai, sử dụng dữ liệu lịch sử của bạn làm hướng dẫn.

Trong hầu hết các trường hợp, dự đoán của bạn không được khác biệt nhiều so với dữ liệu lịch sử. Nếu MAU đã tăng ~20% MoM trong sáu tháng qua thì việc giả định mức tăng trưởng MoM 200% trong năm tới có lẽ là không thực tế. Tuy nhiên, có một số trường hợp hợp lý khi cho rằng số liệu của bạn sẽ cải thiện trên quy mô lớn — ví dụ: nhiều doanh nghiệp giao hàng nhận thấy chi phí mỗi lần giao hàng giảm khi mạng lưới của họ trở nên dày đặc hơn.

Một lưu ý liên quan nữa là hãy đảm bảo rằng bạn khá tự tin vào khả năng đạt được dự đoán của mình. Nếu một nhà đầu tư vượt qua vòng hiện tại của bạn nhưng muốn kết nối lại cho các vòng sau, bạn muốn có thể nói rằng bạn đã vượt qua hoặc vượt quá kế hoạch của mình.

Khi nào tôi nên chuẩn bị sẵn phòng dữ liệu cho công ty khởi nghiệp của mình?

Nếu có thể, hãy cố gắng chuẩn bị phòng dữ liệu của bạn trước khi chính thức bắt đầu hoạt động gây quỹ. Việc tập hợp một phòng dữ liệu có thể giúp bạn sẵn sàng thuyết phục các nhà đầu tư. Bạn có thể sẽ sử dụng dữ liệu trong bộ bài của mình và từ đó bạn sẽ hiểu rõ hơn về các con số của mình. 

Việc chuẩn bị sẵn phòng dữ liệu trước cũng sẽ giúp quá trình gây quỹ của bạn diễn ra suôn sẻ. Hãy coi đó là một công việc đang tiến triển, vì bạn có thể sẽ bổ sung thêm khi nhận được câu hỏi từ các nhà đầu tư. 

Tôi nên biết một số cờ đỏ là gì?

Chúng tôi không mong đợi các phòng dữ liệu sẽ hoàn hảo, nhưng có một số điều có thể khiến các nhà đầu tư phải chú ý: 

• Những con số không nhất quán với những gì có trong bộ bài. Ví dụ: bộ bài của bạn cho biết ARR là 2 triệu đô la, nhưng mô hình của bạn hiển thị là 1.5 triệu đô la.
• Các số không nhất quán trên các tab hoặc bảng tính. Một cách để khắc phục điều này là xây dựng một mô hình toàn diện (thay vì nhiều bảng tính khác nhau) và liên kết giữa các tab — vì vậy nếu bạn thay đổi số liệu ở một nơi, số liệu đó sẽ thay đổi ở mọi nơi.
• Tài chính lịch sử hạn chế. Ví dụ: bạn chỉ hiển thị dữ liệu ba tháng khi công ty của bạn được ba tuổi hoặc bạn hiển thị doanh thu hàng quý chứ không phải hàng tháng. Và hãy đảm bảo làm rõ nơi kết thúc lịch sử và các dự đoán trong tương lai bắt đầu bằng cách làm nổi bật các dự đoán bằng một màu khác hoặc thêm (A) sau các số liệu thực tế và (P) sau các dự đoán.
• Các chỉ số được trình bày có chọn lọc. Khi bạn trình bày dữ liệu về tỷ lệ giữ chân hoặc mức độ tương tác, đừng chọn lọc những nhóm người dùng tốt nhất của bạn. Bao gồm dữ liệu đầy đủ - mặc dù chúng tôi cũng muốn thấy “điểm sáng” (ví dụ: “Người dùng có hơn 5 người bạn dành 20 phút trên ứng dụng mỗi ngày”). 

Khi được xây dựng một cách hiệu quả, phòng dữ liệu là cơ hội tuyệt vời để nâng cao câu chuyện và tầm nhìn đằng sau doanh nghiệp của bạn bằng “biên lai” về những gì bạn đã đạt được cho đến nay.

Đăng ngày 25 tháng 2022 năm XNUMX