Việc lưu giữ hồ sơ nhân viên là quy định bắt buộc của liên bang ở Hoa Kỳ, nhưng nó cũng có thể được sử dụng như một nguồn tài nguyên quý giá cho công ty của bạn. Khi điều hành một doanh nghiệp, việc lưu giữ hồ sơ nhân viên chính xác và cập nhật là rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp.
Hồ sơ nhân viên là gì?
Hồ sơ nhân viên là tài liệu được bảo vệ, nơi sự thật về nhân viên được ghi lại. Hồ sơ nhân viên giúp chủ doanh nghiệp theo dõi nhiều thứ khác nhau, bao gồm tiền lương, đánh giá hiệu suất, thông tin liên hệ, v.v. Bạn nên lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp và nhân viên ở khu vực an toàn với quyền truy cập hạn chế để bảo vệ quyền riêng tư của mọi người.
Hồ sơ yêu cầu của liên bang
Một số loại hồ sơ nhân viên tất cả các chủ doanh nghiệp đều phải lưu giữ theo luật liên bang. Lý do chúng được liên bang ủy quyền là để bảo vệ bạn và nhân viên của bạn. Nếu có tranh chấp pháp lý, điều tra hình sự hoặc thậm chí là điều gì đó nhỏ nhặt như sa thải nhân viên, chính phủ muốn có quyền truy cập vào thông tin chính xác.
Dưới đây là hồ sơ nhân viên được liên bang yêu cầu mà bạn phải lưu giữ với tư cách là chủ doanh nghiệp và những gì họ yêu cầu.
Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng (EEOC)
Đạo luật EEOC được thông qua vào năm 1965 và bảo vệ quyền của người lao động được tuyển dụng bất kể chủng tộc, giới tính hay tôn giáo. Luật này bảo vệ nhân viên khỏi sự phân biệt đối xử trước, trong và sau khi làm việc. Ngoài ra, đạo luật này đặt ra yêu cầu người sử dụng lao động phải lưu giữ tất cả hồ sơ nhân viên trong ít nhất một năm, ngoài một năm sau khi chấm dứt hợp đồng.
Đạo luật Phân biệt Tuổi tác trong Việc làm (ADEA)
ADEA, được thông qua vào năm 1967, ngăn cản người sử dụng lao động phân biệt đối xử với nhân viên tiềm năng hoặc nhân viên hiện tại dựa trên độ tuổi. Nó cũng đảm bảo rằng người sử dụng lao động cung cấp phúc lợi và trả lương như nhau cho tất cả người lao động, bất kể tuổi tác. Luật này cũng yêu cầu bạn phải giữ hồ sơ trả lương và tài liệu chương trình phúc lợi trong ít nhất ba năm.
Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) và Đạo luật Trả lương Bình đẳng (EPA)
FLSA và EPA được đưa ra để ngăn chặn sự phân biệt đối xử dựa trên giới tính khi nói đến việc trả lương cho nhân viên. Những hành vi này yêu cầu bạn ghi lại bất kỳ lý do nào về sự khác biệt về lương giữa các nhân viên thuộc các giới tính khác nhau và lưu giữ những hồ sơ đó trong hai năm và bạn ghi lại việc trả lương cho nhân viên một cách hợp lý.
Các loại hồ sơ nhân viên khác
Có một số loại hồ sơ nhân viên khác rất hữu ích để lưu giữ nếu có thể. Việc ghi lại những thứ như hành vi, tiền lương và hiệu suất của nhân viên cũng có thể ngăn ngừa tranh chấp tại nơi làm việc. Rốt cuộc, không cần phải tranh cãi về điều gì đó nếu nó đã được viết thành văn bản.
Dưới đây là một số ví dụ khác về hồ sơ nhân viên có thể có sẵn:
- Thông tin liên lạc (email, điện thoại, v.v.)
- Ghi chú hành vi/Bài viết
- Tham dự
- PTO
- Lợi ích
- Kinh nghiệm thực tập
- Chỗ ở tại nơi làm việc
1. Hữu ích cho việc đánh giá hiệu suất
Đánh giá hiệu suất là một phần bình thường của công việc, mặc dù đôi khi chúng có thể khiến bạn nản lòng. Một cách để làm cho quá trình này dễ dàng hơn là tạo hồ sơ đánh giá hiệu suất mà bạn thực hiện. Bằng cách này, lần tiếp theo bạn ngồi nói chuyện với một nhân viên, các ghi chú về cuộc họp trước đó sẽ luôn hiện rõ trong trí nhớ của bạn.
Bạn cũng nên ghi lại hành vi của nhân viên ngay cả khi bạn không nhất thiết quan tâm đến việc ghi lại đầy đủ. Ví dụ, nếu bạn nhận thấy một nhân viên thỉnh thoảng đi làm muộn hoặc tranh cãi với đồng nghiệp khác, bạn nên ghi lại điều đó. Điều này giúp bộ phận nhân sự không phải đau đầu nếu họ cần điều tra hành vi trong quá khứ của nhân viên.
2. Tạo hồ sơ nhân viên
Hồ sơ nhân viên cho phép bạn sắp xếp thông tin về từng nhân viên mà bạn có thể sẽ không nhớ. Ví dụ: nếu một nhân viên làm việc tốt hơn trong ca tối, bạn có thể ghi chú lại điều đó và tham khảo lại khi tạo lịch trình. Tạo hồ sơ nhân viên cho phép bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh hơn về mỗi nhân viên của mình.
Điều này cũng có thể giúp bạn xác định các vấn đề tái diễn mà bạn có thể gặp phải với một số nhân viên hoặc các lĩnh vực thành công lặp đi lặp lại của họ. Nếu một nhân viên gây ấn tượng với bạn ở lĩnh vực này nhưng lại gặp khó khăn ở lĩnh vực khác thì việc huấn luyện có thể là cần thiết. Hồ sơ nhân viên của họ là nơi bạn có thể tìm thấy thông tin đó để bạn có thể đảm bảo rằng tất cả nhân viên của mình đang làm việc hết sức mình.
3. Bảo vệ chống lại các vụ kiện
Trong trường hợp bạn bị một nhân viên cũ hoặc nhân viên hiện tại kiện, bạn luôn có thể dựa vào các tài liệu và hồ sơ để chứng minh sự thật. Những tài liệu này có thể bảo vệ bạn khỏi những cáo buộc sai trái và các vấn đề pháp lý sau này. Không ai có ý định bị kiện, nhưng thà an toàn còn hơn tiếc nuối.
Viết nó xuống
Việc lưu giữ hồ sơ nhân viên có thể bảo vệ bạn, công ty và nhân viên của bạn khỏi những tranh chấp pháp lý hoặc cá nhân không cần thiết. Luôn ngăn nắp và chuẩn bị sẵn sàng là cách tốt nhất để kinh doanh và nó có thể giúp bạn và nhân viên của bạn không gặp rắc rối về lâu dài. Đảm bảo ghi lại càng nhiều tài liệu càng tốt về nơi làm việc và nhân viên của bạn để tránh những hiểu lầm sau này.
Một trong những mục tiêu bạn có thể muốn có cho doanh nghiệp của mình là có một môi trường làm việc an toàn, lành mạnh và hiệu quả với đầy đủ nhân viên vui vẻ và gắn bó.Việc lưu giữ hồ sơ nhân viên có thể giúp bạn làm điều đó bằng cách bảo vệ bạn và nhân viên của bạn.
Người viết nhóm: Ari là một nhà văn, blogger và chủ doanh nghiệp nhỏ có trụ sở tại bang Washington.
Thẻ bài viết:
Cơ hội kinh doanh · Văn hóa công ty · đặc sắc · Tìm theo cách của bạn · Phát triển doanh nghiệp của bạn · Lãnh đạo · Bộ tư duy của bạn
Các hạng mục bài viết:
Tìm theo cách của bạn · Phát triển doanh nghiệp của bạn · Dẫn dắt nhóm của bạn · Hiệu suất · Bộ tư duy của bạn
#mailpoet_form_1 .mailpoet_form { }
#mailpoet_form_1 biểu mẫu { lề-dưới: 0; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_column_with_background { đệm: 0px; }
#mailpoet_form_1 .wp-block-column:first-child, #mailpoet_form_1 .mailpoet_form_column:first-child { đệm: 0 20px; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_form_column:not(:first-child) { lề trái: 0; }
#mailpoet_form_1 h2.mailpoet-heading { lề: 0 0 12px 0; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_paragraph { line-height: 20px; lề dưới: 20px; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_segment_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_text_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_textarea_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_select_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_radio_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_checkbox_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_list_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_date_label { display: block; trọng lượng phông chữ: bình thường; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_text, #mailpoet_form_1 .mailpoet_textarea, #mailpoet_form_1 .mailpoet_select, #mailpoet_form_1 .mailpoet_date_tháng, #mailpoet_form_1 .mailpoet_date_day, #mailpoet_form_1 .mailpoet_date_year, #mailpoet_form_1 .mailpoet_date { display: block; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_text, #mailpoet_form_1 .mailpoet_textarea { chiều rộng: 200px; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_checkbox { }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_submit { }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_divider { }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_message { }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_form_loading { width: 30px; căn chỉnh văn bản: trung tâm; chiều cao dòng: bình thường; }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_form_loading > span { width: 5px; chiều cao: 5px; màu nền: #5b5b5b; }#mailpoet_form_1{border-radius: 3px;background: #27282e;color: #ffffff;text-align: left;}#mailpoet_form_1 form.mailpoet_form {padding: 0px;}#mailpoet_form_1{width: 100%;}#mailpoet_form_1 . mailpoet_message {lề: 0; phần đệm: 0 20px;}
#mailpoet_form_1 .mailpoet_validate_success {màu: #00d084}
#mailpoet_form_1 input.parsley-success {color: #00d084}
#mailpoet_form_1 select.parsley-success {color: #00d084}
#mailpoet_form_1 textarea.parsley-success {màu: #00d084}
#mailpoet_form_1 .mailpoet_validate_error {color: #cf2e2e}
#mailpoet_form_1 input.parsley-error {color: #cf2e2e}
#mailpoet_form_1 select.parsley-error {color: #cf2e2e}
#mailpoet_form_1 textarea.textarea.parsley-error {color: #cf2e2e}
#mailpoet_form_1 .parsley-errors-list {color: #cf2e2e}
#mailpoet_form_1 .parsley-bắt buộc {màu: #cf2e2e}
#mailpoet_form_1 .parsley-custom-error-message {color: #cf2e2e}
#mailpoet_form_1 .mailpoet_paragraph.last {margin-bottom: 0} @media (max-width: 500px) {#mailpoet_form_1 {background: #27282e;}} @media (min-width: 500px) {#mailpoet_form_1 .last .mailpoet_paragraph: con cuối {margin-bottom: 0}} @media (max-width: 500px) {#mailpoet_form_1 .mailpoet_form_column:last-child .mailpoet_paragraph:last-child {margin-bottom: 0}}
Tầm quan trọng của việc lưu giữ hồ sơ nhân viên được xuất bản lại từ nguồn https://startupmindset.com/the-importance-of-keeping-employee-records/ qua https://feeds.feedburner.com/startupmindset
<!–
->
- Bitcoin
- công nhân xây dựng
- blockchain
- tuân thủ blockchain
- hội nghị blockchain
- Tư vấn chuỗi khối
- coinbase
- thiên tài
- Sự đồng thuận
- hội nghị tiền điện tử
- khai thác crypto
- cryptocurrency
- Phân quyền
- Defi
- Tài sản kỹ thuật số
- ethereum
- học máy
- mã thông báo không thể thay thế
- plato
- Plato ai
- Thông tin dữ liệu Plato
- khối chuỗi trung tâm
- PlatoDữ liệu
- Platogaming
- Polygon
- bằng chứng cổ phần
- W3
- zephyrnet
