Thích ứng với một thế giới nơi các sự kiện kết hợp là chuẩn mực mới

Sự kiện kết hợp AV là một công việc kinh doanh phức tạp đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết, kỹ năng kỹ thuật vững chắc và khả năng tư duy nhanh nhạy. AVTEAMUK đã thành thạo cả ba.

Khi đại dịch bắt đầu, Matthew Thompson, chủ sở hữu và giám đốc điều hành của công ty, đã giúp nhóm và khách hàng của mình chuyển hướng nhanh chóng từ tổ chức sự kiện trực tiếp sang mô hình kết hợp. AJA Video Systems đã nói chuyện với anh ấy về sự chuyển đổi này và cách anh ấy tận dụng công nghệ để bắt kịp với không gian đang phát triển nhanh chóng.

Điều gì đã truyền cảm hứng cho sự ra mắt của AVTEAMUK và bạn cung cấp những dịch vụ gì? 
Tôi là người đứng đầu AV tại Đại học Phẫu thuật Hoàng gia ở Anh khi tổ chức này quyết định phá bỏ và xây dựng lại. Tôi đã chọn mua thiết bị hiện có của trường và ra mắt AVTEAMUK vào năm 2017. Chúng tôi chủ yếu là một công ty sản xuất sự kiện trực tiếp và làm việc với khách hàng trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh mạng, tiện ích, y tế, giáo dục, doanh nghiệp và giải trí. Thông qua công việc dự án của mình, chúng tôi cũng đã thiết lập mối quan hệ với các địa điểm quan trọng trên khắp Vương quốc Anh. Nhóm của chúng tôi giúp tìm ra cách tốt nhất để giúp khách hàng thực hiện một sự kiện – dù là vật lý hay lai. Chúng tôi xử lý mọi việc từ thuê thiết bị cho đến phi hành đoàn, lập kế hoạch và hậu cần. Sau khi ký hợp đồng với khách hàng, chúng tôi sẽ xây dựng một đề xuất nêu rõ các đánh giá rủi ro, sơ đồ tầng dự án, v.v. Sau sự kiện, chúng tôi hoàn tất việc dọn dẹp với khách hàng để xác định bất kỳ lĩnh vực nào mà sự kiện tiếp theo có thể cải thiện.

Hãy cho chúng tôi biết thêm về vai trò của bạn và bắt đầu kinh doanh
Với tư cách là người sáng lập, chủ sở hữu và giám đốc điều hành của AVTEAMUK, tôi đảm trách nhiều vai trò và tham gia điều hành hoạt động kinh doanh – từ lập kế hoạch dự án đến chỉ đạo kỹ thuật, vận hành, giao hàng, thanh toán, lập kế hoạch và tiếp thị. Tôi tình cờ đến với AV sau khi tốt nghiệp đại học chuyên ngành sản xuất truyền thông. Tôi có ý định làm việc trong lĩnh vực VFX phim nhưng lại rẽ sang hướng khác và bắt đầu làm việc cho một công ty AV. Công việc thứ hai của tôi là kỹ thuật viên AV tại Trường Cao đẳng Phẫu thuật, nơi sau này tôi giữ chức giám sát sản xuất phương tiện truyền thông. Đến năm 2008, tôi là người đứng đầu AV. Tôi đã giữ mối quan hệ tốt với trường và AVTEAMUK hiện là nhà cung cấp ưa thích của trường.

Đại dịch đã ảnh hưởng đến công việc của bạn như thế nào? 
Kể từ khi đại dịch xảy ra, chúng ta đã chứng kiến ​​​​sự thay đổi mô hình trong việc tổ chức sự kiện làm thay đổi đáng kể cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Chúng tôi phải xoay trục để hỗ trợ nhiều sự kiện kết hợp hơn, điều này dẫn đến đầu tư vào công nghệ mới. Hiện 99% dự án chúng tôi đảm nhận là dự án kết hợp. Tuy nhiên, những khách hàng lần đầu tiên sử dụng mô hình sự kiện kết hợp cần được huấn luyện thêm. Chúng tôi giúp hướng dẫn họ trong suốt quá trình vì họ thường ngạc nhiên về khối lượng công việc bổ sung mà thành phần ảo bổ sung.

Các sự kiện kết hợp có tiếp tục tồn tại không?
Khi nói đến việc sản xuất sự kiện, đại dịch đã mở ra chiếc hộp Pandora và sự kết hợp là chuẩn mực mới; Không có đường nào để trở lại đâu. Rất may, công nghệ thực hiện các sự kiện kết hợp đã phát triển nhanh chóng và có rất nhiều lợi thế khi kết hợp các sự kiện thực và ảo, bao gồm cả phạm vi tiếp cận khán giả toàn cầu, rộng hơn. Điều đó nói lên rằng, các sự kiện vật chất sẽ không biến mất. Một số nhà tài trợ khách hàng muốn tiếp cận khán giả tại chỗ ngồi thực tế thay vì danh sách khách hàng tiềm năng sau hội thảo trên web. Hybrid cung cấp những điều tốt nhất của cả hai thế giới.

Những thách thức khi tổ chức các sự kiện kết hợp là gì? 
Chúng tôi đã không nhận ra rằng các sự kiện kết hợp công việc sẽ tốn thêm bao nhiêu công việc cho đến khi chúng tôi bắt đầu thực hiện chúng. Đó không chỉ là lập kế hoạch trước mà còn quản lý nhiều yếu tố trong một sự kiện, từ kiểm duyệt các luồng trực tiếp đến kết hợp các tương tác trên mạng xã hội theo thời gian thực. Ví dụ: nếu 3,000 người đang xem luồng trực tiếp và một người muốn đặt câu hỏi, chúng tôi có thể cử một nhóm chạy các phòng xanh ảo nơi chúng tôi chạy thử nghiệm với người tham gia đó trước khi gửi họ trực tiếp vào luồng. Chúng ta cũng phải chuẩn bị trước hầu hết nội dung vì những thay đổi vào phút cuối đối với bản trình bày PowerPoint hoặc Keynote có thể tạo ra sự chậm trễ. Mặc dù vậy, không phải lúc nào chúng tôi cũng có thể truy cập vào nội dung của mọi người trước một sự kiện.

Để vượt qua những thách thức này, chúng tôi thường có một giám đốc kỹ thuật tại chỗ là người quay phim và gọi chương trình, một kỹ thuật viên đồ họa chạy tài liệu thuyết trình, một kỹ sư âm thanh, người vận hành máy quay, người chạy và các nhân viên chủ chốt khác. Do đó, các sự kiện kết hợp yêu cầu đội ngũ lớn hơn. Từ góc độ kỹ thuật, hiện cũng có rất nhiều nền tảng kết hợp – và mỗi khách hàng đều có sở thích riêng (Hopin, Zoom, Teams, All in the Loop). Chúng tôi liên tục phát triển các giải pháp và dịch vụ mới để cho phép khách hàng thực hiện tầm nhìn kết hợp với nền tảng ưa thích của họ. Việc theo kịp tất cả công nghệ mới này có thể rất khó khăn.

Bạn đã phát triển quy trình làm việc của mình như thế nào để hỗ trợ sản xuất sự kiện kết hợp?
Chúng tôi đã đầu tư rất nhiều vào công nghệ mới, bao gồm cả AJA Io 4K Plus. Đó là một giải pháp I/O di động mà chúng ta có thể mang đi bất cứ đâu và cho phép chúng ta nhập bất kỳ nguồn SDI nào chúng ta cần vào máy tính xách tay của mình trong vài giây. Tốc độ này rất quan trọng vì các địa điểm thường tính phí giữ chỗ qua đêm – và thời gian là tiền bạc. Rất may, chúng tôi có thể nhanh chóng kết hợp phần video của quy trình làm việc vì Io 4K Plus dễ dàng kết nối với máy tính qua Thunderbolt. Nó cũng có một bộ tính năng tuyệt vời giúp chúng tôi linh hoạt xử lý các quả bóng theo đường cong bất ngờ của khách hàng. AJA là công ty dẫn đầu thị trường về video và xây dựng các sản phẩm chất lượng, đáng tin cậy. Tùy theo dự án, chúng tôi cũng sử dụng NDI để thu hút các nguồn khác; chúng tôi chủ yếu sử dụng vMix để phát trực tuyến. Rất nhiều công nghệ này được cắm vào xe đẩy tổ chức sự kiện kết hợp di động mà chúng tôi đã chế tạo. Nó bao gồm tất cả micrô, màn hình, công nghệ phát trực tuyến, máy ghi âm và các thiết bị khác cũng như khe cắm cho Io 4K Plus. Nhóm của chúng tôi có thể dỡ thiết bị ra khỏi xe tải, lăn nó vào địa điểm – và chúng tôi có thể nhanh chóng sẵn sàng khởi hành.

Hãy cho chúng tôi biết về một trong những dự án mới nhất của bạn 
Gần đây chúng tôi đã hoàn thành việc sản xuất một lớp học tổng thể về phẫu thuật động mạch chủ. Các bác sĩ phẫu thuật đến từ Hà Lan và chúng tôi đã ghi lại và truyền trực tuyến các cuộc biểu tình của họ tới những người tham dự ảo trên khắp thế giới. Chúng tôi không có nhiều thời gian để thiết lập AV trong khu vực phẫu thuật, vì vậy Io 4K Plus rất hữu ích vì chúng tôi có thể dễ dàng móc vào máy tính xách tay của mình. Chúng tôi có một thành viên trong nhóm đi lại với một hệ thống camera đơn giản, một camera trên cao và một camera trên đầu bác sĩ phẫu thuật. Chúng tôi đã có thể chụp được một số bức ảnh tuyệt vời.

Bạn đang theo dõi xu hướng công nghệ nào?
Mặc dù hầu hết các dự án của chúng tôi đều được phát trực tuyến ở 1080p, nhưng chúng tôi vẫn thu được cảnh quay ở 4K khi có thể, đặc biệt khi có đoạn phim nổi bật hoặc quảng cáo trong gói. Nó mang lại cho chúng tôi sự ổn định cao hơn và linh hoạt hơn trong khâu hậu kỳ, vì vậy chúng tôi đang theo dõi những đổi mới công nghệ 4K. Tổng quát hơn, chúng tôi cũng đang xem xét các công nghệ có thể đẩy nhanh quá trình triển khai tại chỗ mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản xuất. Có thể mất khá nhiều thời gian để triển khai các quy trình làm việc sự kiện trực tiếp này khi bạn tính đến video, âm thanh, trình chiếu, dàn dựng, ánh sáng và các nhu cầu khác. Mục tiêu là giảm thời gian thiết lập xuống chỉ còn vài giờ.