Trích xuất dữ liệu hóa đơn: Hướng dẫn đầy đủ

Trích xuất dữ liệu hóa đơn: Hướng dẫn đầy đủ

Dấu thời gian: ngày 8 tháng 2024 năm 5 41:XNUMX sáng
Trích xuất dữ liệu hóa đơn: Hướng dẫn đầy đủ Thông minh dữ liệu PlatoBlockchain. Tìm kiếm dọc. Ái.

Giới thiệu

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, nhóm tài khoản phải trả phải có khả năng xử lý hóa đơn và thanh toán nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể. Khi tổ chức phát triển, số lượng hóa đơn cần xử lý cũng tăng lên, đòi hỏi quy mô nhóm lớn hơn và thời gian xử lý lâu hơn. Ngoài ra, việc trích xuất và xử lý dữ liệu hóa đơn thủ công cũng khá dễ xảy ra lỗi dẫn đến việc đầu tư nhiều nguồn lực hơn mức cần thiết. Một trong những bước quan trọng nhất trong xử lý hóa đơn là trích xuất dữ liệu hóa đơn. Nếu thực hiện thủ công, bước này không chỉ tốn thời gian nhất mà còn dễ xảy ra lỗi nhất. Do đó, giải pháp không phải là thuê một nhóm lớn hơn để thực hiện việc này một cách thủ công mà là đầu tư vào việc trích xuất dữ liệu hóa đơn tự động. Trong bài đăng trên blog này, bạn sẽ tìm hiểu trích xuất dữ liệu hóa đơn là gì, cách thực hiện và một số phương pháp trích xuất dữ liệu hóa đơn phổ biến.

Trước khi bắt đầu trích xuất dữ liệu hóa đơn, trước tiên chúng ta hãy hiểu hóa đơn là gì.

Hóa đơn là một tài liệu phác thảo các chi tiết của giao dịch giữa người mua và người bán, bao gồm ngày giao dịch, tên và địa chỉ của người mua và người bán, mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, số lượng mặt hàng, giá mỗi đơn vị, và tổng số tiền đến hạn.

Hóa đơn chứa thông tin quan trọng, chẳng hạn như chi tiết về khách hàng và nhà cung cấp, thông tin đặt hàng, giá cả, thuế, v.v. Thông tin cần được trích xuất và khớp với các tài liệu khác như mẫu đơn đặt hàng, hóa đơn hàng hóa, v.v. trước khi thanh toán được xử lý.

Mặc dù nghe có vẻ đơn giản nhưng việc trích xuất dữ liệu từ hóa đơn có thể rất tốn thời gian vì hóa đơn có nhiều định dạng khác nhau. Ngoài ra, hóa đơn còn chứa cả dữ liệu có cấu trúc và không có cấu trúc, khó trích xuất thủ công và cần có phần mềm trích xuất dữ liệu hóa đơn tự động như Ống nano để có thể xử lý hóa đơn một cách nhanh chóng.

Tự động nhập dữ liệu thủ công bằng phần mềm OCR dựa trên AI của Nanonet. Thu thập dữ liệu từ hóa đơn ngay lập tức. Giảm thời gian quay vòng và loại bỏ nỗ lực thủ công.

Việc trích xuất dữ liệu hóa đơn đặt ra nhiều thách thức cho nhóm AP vì hóa đơn có nhiều mẫu khác nhau và có thể chứa nhiều loại thông tin, một số thông tin trong số đó có thể quan trọng hoặc không quan trọng đối với nhóm AP để xử lý hóa đơn. Một số thách thức được liệt kê dưới đây:

  • Các định dạng hóa đơn khác nhau – Hóa đơn có nhiều định dạng khác nhau bao gồm giấy, PDF, EDI, v.v., điều này có thể gây khó khăn cho việc trích xuất và xử lý hóa đơn.
  • Các kiểu mẫu hóa đơn – Ngoài các định dạng, hóa đơn còn có nhiều mẫu khác nhau. Một số hóa đơn có thể chỉ chứa những thông tin cần thiết nhất trong khi những hóa đơn khác cũng có thể có nhiều thông tin không mong muốn. Ngoài ra, các điểm dữ liệu có thể xuất hiện ở những vị trí khác nhau trên hóa đơn, do đó khiến việc trích xuất dữ liệu theo cách thủ công rất tốn thời gian.
  • Chất lượng và độ chính xác của dữ liệu – Việc trích xuất dữ liệu hóa đơn thủ công có thể dẫn đến sự chậm trễ và thiếu chính xác trong thông tin được trích xuất.
  • Khối lượng lớn dữ liệu – Thông thường các tổ chức phải xử lý một số lượng lớn hóa đơn hàng ngày. Làm điều này một cách thủ công là cực kỳ tốn thời gian và tốn kém cho các công ty này.
  • Ngôn ngữ khác nhau – Các nhà cung cấp quốc tế thường chia sẻ hóa đơn bằng các ngôn ngữ khác nhau, điều này có thể khiến nhóm AP khó xử lý thủ công nếu họ không thông thạo ngôn ngữ này. Những hóa đơn này cũng khó xử lý đối với phần mềm tự động hóa đơn giản.

Chuẩn bị sẵn sàng dữ liệu trước khi trích xuất là một giai đoạn quan trọng trong xử lý hóa đơn. Bước này có vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu, đặc biệt khi xử lý lượng dữ liệu đáng kể hoặc xử lý dữ liệu phi cấu trúc có thể chứa lỗi, sự không nhất quán hoặc các yếu tố khác có khả năng ảnh hưởng đến độ chính xác của quá trình trích xuất.

Một kỹ thuật quan trọng để chuẩn bị dữ liệu hóa đơn để trích xuất là làm sạch và xử lý trước dữ liệu.

Một phương pháp quan trọng trong việc sẵn sàng trích xuất dữ liệu hóa đơn là thông qua việc làm sạch và xử lý trước dữ liệu. Quá trình này đòi hỏi phải nhận biết và khắc phục các lỗi, sự không nhất quán và các vấn đề khác nhau trong dữ liệu trước khi bắt đầu quá trình trích xuất. Các kỹ thuật khác nhau có thể được sử dụng cho mục đích này, bao gồm:

  • Chuẩn hóa dữ liệu: Chuyển đổi dữ liệu thành một định dạng chung để có thể dễ dàng xử lý và phân tích hơn. Điều này có thể liên quan đến việc chuẩn hóa định dạng ngày, giờ và các thành phần dữ liệu khác, cũng như chuyển đổi dữ liệu thành một loại dữ liệu nhất quán, chẳng hạn như dữ liệu số hoặc phân loại.
  • làm sạch văn bản: Liên quan đến việc xóa thông tin không liên quan hoặc không liên quan khỏi dữ liệu, chẳng hạn như từ dừng, dấu chấm câu và các ký tự phi văn bản khác. Điều này có thể giúp cải thiện độ chính xác và độ tin cậy của các kỹ thuật trích xuất dựa trên văn bản, chẳng hạn như OCR và NLP.
  • Xác nhận dữ liệu: Điều này liên quan đến việc kiểm tra dữ liệu để tìm lỗi, sự không nhất quán và các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của quá trình trích xuất. Điều này có thể liên quan đến việc so sánh dữ liệu với các nguồn bên ngoài, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu khách hàng hoặc danh mục sản phẩm, để đảm bảo dữ liệu chính xác và cập nhật.
  • Tăng dữ liệu: Bổ sung hoặc sửa đổi dữ liệu để cải thiện độ chính xác và độ tin cậy của quá trình trích xuất. Điều này có thể liên quan đến việc thêm các nguồn dữ liệu bổ sung, chẳng hạn như mạng xã hội hoặc dữ liệu web, để bổ sung dữ liệu hóa đơn hoặc sử dụng các kỹ thuật máy học để tạo dữ liệu tổng hợp nhằm cải thiện độ chính xác của quy trình trích xuất.

Có nhiều phương pháp trích xuất dữ liệu khác nhau. Chọn đúng phương pháp trích xuất dữ liệu hóa đơn là rất quan trọng để nhóm AP có thể hoạt động hiệu quả.

Trích xuất dữ liệu hóa đơn thủ công: Trích xuất dữ liệu hóa đơn thủ công bao gồm việc con người xem xét hóa đơn một cách thủ công và nhập thông tin liên quan vào phần mềm kế toán để đối chiếu và xử lý thêm trước khi thực hiện thanh toán. Quá trình này cực kỳ tốn thời gian và có thể dễ xảy ra lỗi của con người. Thông thường, việc trích xuất dữ liệu hóa đơn thủ công có thể gây ra sự chậm trễ và thanh toán cũng như gây ra những xích mích không cần thiết với nhà cung cấp.

  • Công cụ khai thác dữ liệu trực tuyến: Nếu bạn cần trích xuất thông tin từ một loại tài liệu cụ thể trong đó thông tin và định dạng phần lớn vẫn giữ nguyên, có nhiều công cụ có sẵn có thể giúp giải quyết một trường hợp sử dụng cụ thể. Ví dụ: nếu bạn cần chuyển đổi PDF thành văn bản, nhiều công cụ trực tuyến có thể giúp nhóm AP hợp lý hóa quy trình này. Phần mềm chuyển đổi cung cấp phương pháp trích xuất đáng tin cậy và chính xác hơn. Tuy nhiên, chúng cung cấp khả năng tự động hóa rất ít cho các quy trình trích xuất dữ liệu hóa đơn thông thường hoặc phức tạp.
  • Trích xuất dữ liệu hóa đơn dựa trên mẫu: Trích xuất dữ liệu hóa đơn dựa trên mẫu dựa trên việc sử dụng các mẫu được xác định trước để trích xuất dữ liệu từ một bộ dữ liệu cụ thể mà định dạng phần lớn vẫn giữ nguyên. Ví dụ: khi bộ phận AP cần xử lý nhiều hóa đơn có cùng định dạng, việc trích xuất dữ liệu dựa trên mẫu có thể được sử dụng vì dữ liệu cần trích xuất phần lớn sẽ giữ nguyên trên các hóa đơn.

    Phương pháp trích xuất dữ liệu này cực kỳ chính xác miễn là định dạng vẫn được giữ nguyên. Vấn đề phát sinh khi có những thay đổi về định dạng của tập dữ liệu. Điều này có thể gây ra sự cố khi trích xuất dữ liệu dựa trên mẫu và có thể yêu cầu can thiệp thủ công.
    phần mềm

  • Trích xuất dữ liệu hóa đơn tự động bằng OCR: Nếu bạn có nhiều loại hóa đơn hoặc một số lượng lớn hóa đơn cần trích xuất dữ liệu, dựa trên AI Phần mềm OCR, Giống như Ống nano, cung cấp giải pháp thuận tiện nhất. Những công cụ như vậy cung cấp công nghệ OCR (Nhận dạng ký tự quang học) để nhận dạng văn bản từ tài liệu hoặc hình ảnh được quét.

    Những công cụ này cực kỳ nhanh, hiệu quả, an toàn và có thể mở rộng. Họ sử dụng sự kết hợp của AI, ML, OCR, RPA, nhận dạng văn bản và mẫu cũng như nhiều kỹ thuật khác để đảm bảo dữ liệu được trích xuất là chính xác và đáng tin cậy. Không chỉ vậy, những công cụ trích xuất dữ liệu có thể hỗ trợ trích xuất văn bản từ nhiều nguồn như trích xuất văn bản từ hình ảnhvà thậm chí trích xuất văn bản viết tay từ hình ảnh.

Kết luận

Tóm lại, việc tự động trích xuất dữ liệu hóa đơn là rất quan trọng để tất cả các nhóm AP có thể xử lý hóa đơn một cách hiệu quả và hiệu quả. Điều quan trọng là có thể xử lý hóa đơn trong một khung thời gian nhất định để các khoản thanh toán của nhà cung cấp có thể được thực hiện đúng thời gian đã hứa và tránh những xung đột không cần thiết.

Kỹ thuật và loại trích xuất dữ liệu hóa đơn được nhóm AP sử dụng tùy thuộc vào nguồn đầu vào cũng như nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và cần được đánh giá cẩn thận trước khi triển khai. Nếu không, nó có thể dẫn đến lãng phí không cần thiết cả về thời gian và nguồn lực.

Loại bỏ các tắc nghẽn được tạo ra bởi quá trình trích xuất dữ liệu hóa đơn thủ công. Tìm hiểu cách Nanonet có thể giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa việc trích xuất dữ liệu hóa đơn một cách dễ dàng.

Dấu thời gian:

Thêm từ AI & Máy học