10 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất năm 2022

Các văn phòng trên khắp thế giới đang trở nên không cần giấy tờ. Hệ thống quản lý tài liệu đã thay thế các phòng chứa đầy tài liệu kinh doanh. Trên hết, nó đi kèm với các lợi ích như tự động hóa thông minh, ít lỗi hơn, tiết kiệm thêm, bảo mật nâng cao, v.v.

Và nó đang phát triển nhanh chóng.

Thị trường phần mềm quản lý tài liệu hiện ở mức 5.5 tỷ USD vào năm 2022 và dự kiến ​​sẽ tăng lên 16.4 tỷ USD vào năm 2029 với 16.8% CAGR.

Hãy xem cách bạn có thể bắt kịp xu hướng tối ưu hóa quy trình kinh doanh của mình bằng cách quản lý tài liệu hiệu quả. Bài viết này sẽ thảo luận về 5 phần mềm quản lý tài liệu hàng đầu trên thị trường. Các tổ chức hàng đầu sử dụng các công cụ DMS được đề cập dưới đây để tự động hóa các quy trình trên giấy tờ của họ và tăng cường bảo mật tài liệu, lập chỉ mục và xử lý tài liệu tổng thể.

Trong trường hợp bạn không có nhiều thời gian, đây là 5 đề xuất phần mềm quản lý tài liệu hàng đầu vào năm 2022 và so sánh chúng với nhau như thế nào:

---

Quản lý tài liệu là gì?

Quản lý tài liệu là một quá trình hợp lý hóa việc thu thập, theo dõi, trích xuất, xác minh, phê duyệt và lưu trữ các tài liệu như hình ảnh, email, tài liệu word, PDF và các định dạng tài liệu liên quan đến kinh doanh khác.

Quản lý tài liệu bao gồm mọi thứ trong vòng đời của tài liệu – từ khi tạo ra đến khi thải bỏ.

---

Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Phần mềm quản lý tài liệu (DMS) là phần mềm tự động hóa thông minh tự động hóa mọi khía cạnh của vòng đời tài liệu với tính năng tự động hóa quy trình làm việc, như tạo, thu thập, trích xuất dữ liệu, phân loại, xác minh, phê duyệt, sửa đổi, đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu, lưu trữ và bảo mật.

Hệ thống quản lý tài liệu giúp bạn tìm và làm việc với các tệp của mình dễ dàng hơn với các tính năng như gắn thẻ tài liệu, tìm kiếm toàn văn bản (điều này cho phép bạn tìm kiếm tệp bằng cách tìm kiếm từ khóa) và phương tiện lưu trữ truy cập dựa trên vai trò.

Tuy nhiên, nó không chỉ đơn thuần là lưu trữ tài liệu; nó tổ chức cơ sở dữ liệu của bạn, tự động hóa các tác vụ thủ công như nhập dữ liệu, cải thiện năng suất của nhân viên và duy trì nhật ký hoạt động để kiểm tra.

---

Các tính năng cần tìm khi chọn hệ thống quản lý tài liệu

Hãy chú ý các tính năng này khi tìm kiếm một hệ thống quản lý tài liệu:

• Nhập tài liệu – Bạn có thể tự động chụp tài liệu từ nhiều nguồn không?
• Lập chỉ mục tài liệu – Bạn có thể tự động sắp xếp tài liệu không?
• Tìm kiếm tài liệu – Bạn có thể tìm kiếm tài liệu bằng từ khóa không?
• Xử lý tài liệu – Bạn có thể trích xuất dữ liệu từ tài liệu bằng OCR không?
• Tự động hóa quy trình làm việc – Bạn có thể sử dụng quy trình công việc để tự động xử lý tài liệu không?
• Bảo mật Tài liệu – Tài liệu có được lưu trữ trong kho lưu trữ an toàn không? Bạn có quyền truy cập dựa trên vai trò không?
• Tùy chỉnh – Bạn có thể tùy chỉnh quy trình và quy trình công việc không?
• Tích hợp – Nó có tích hợp với các công cụ kinh doanh mà bạn sử dụng không?
• Lưu trữ linh hoạt – Bạn có thể chọn tùy chọn lưu trữ tại chỗ hoặc lưu trữ đám mây không?

---

Top 5 Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Tốt Nhất 2022

#1. mạng nano

Nanonets là một phần mềm quản lý tài liệu dựa trên AI với OCR mạnh mẽ được tích hợp sẵn, quy trình làm việc không cần mã và lưu trữ an toàn. Nanonet có thể tự động hóa tất cả các quy trình tài liệu như thu thập tài liệu, trích xuất dữ liệu, xác minh tài liệu, tìm kiếm tài liệu, lưu trữ tài liệu, v.v. Bạn có thể kiểm soát tài liệu của mình với quyền truy cập dựa trên vai trò và các tùy chọn lưu trữ linh hoạt.

Nanonets đơn giản hóa việc quản lý tài liệu với quy trình làm việc tài liệu tùy chỉnh không cần mã, hơn 5000 tích hợp và phần mềm OCR tiên tiến.

Ưu điểm

• Dễ dàng thu thập tài liệu từ các nguồn dữ liệu như Gmail, drive, outlook, v.v.
• Quy trình làm việc tự động để thu thập, số hóa, xác minh và lưu trữ tài liệu
• Quy trình công việc phê duyệt để được phê duyệt trên tất cả các tài liệu được gắn cờ
• Tích hợp dễ dàng với hơn 5000 ứng dụng thông qua API và Zapier
• Các mô hình API OCR được đào tạo trước để trích xuất thông tin từ tài liệu
• Trích xuất dữ liệu từ các bản ghi với độ chính xác> 95%
• Giao diện dễ sử dụng - học cách sử dụng nó trong 30 phút hoặc ít hơn
• Mẫu và các tùy chọn tùy chỉnh dễ dàng
• Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò
• Hỗ trợ 24 × 7

Nhược điểm

• Không có tùy chọn tạo tài liệu
• Không thể được sử dụng cho các tài liệu ký điện tử

---

#2. trò chuyện nhóm

Trò chuyện nhóm cung cấp một hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến cho các tổ chức để tạo một trung tâm trực tuyến nhằm quản lý hoạt động cộng tác, sửa đổi, phê duyệt và thảo luận tài liệu trên một nền tảng an toàn.

Giống như bộ lưu trữ Google drive trực tuyến, bạn có thể chia sẻ liền mạch, cung cấp quyền truy cập hạn chế hoặc bảo mật các tệp của mình để tăng cường bảo mật. Trò chuyện nhóm cũng cung cấp các gói trả phí cung cấp thêm dung lượng lưu trữ, các tiện ích bổ sung như ứng dụng dành cho thiết bị di động, khả năng hội nghị truyền hình, v.v.

Ưu điểm

• Dễ dàng sử dụng và tìm hiểu
• Phiên bản tài liệu
• Lưu trữ tài liệu đám mây an toàn
• Tùy chọn chia sẻ tệp dễ dàng cho người dùng bên ngoài
• Quy trình gia nhập dễ dàng
• Tích hợp dễ dàng với Microsoft Office Suite

Nhược điểm

• Các tính năng cộng tác có thể được cải thiện
• Các tính năng bảo mật cao như xác thực 2 yếu tố bị thiếu.

---

#3. Alfresco Một

Phần mềm quản lý tài liệu Alfresco One được thiết kế dành cho quản lý nội dung doanh nghiệp. Nó có thể được sử dụng như một dịch vụ dựa trên đám mây hoặc được cài đặt tại chỗ. Phần mềm cho phép quản lý hiệu quả nội dung doanh nghiệp với tính năng tìm kiếm tài liệu doanh nghiệp, lưu trữ an toàn, xử lý tài liệu OCR và phân tích tài liệu thông minh.

Ưu điểm

• Tính năng lưu trữ và chia sẻ tài liệu tuyệt vời
• Rất nhiều tùy chọn tùy chỉnh
• Các trường hợp sử dụng phức tạp và trên phạm vi rộng.

Nhược điểm

• Giao diện người dùng không phải là rất trực quan.
• Khó thiết lập
• Quy trình làm việc rất phức tạp để tìm ra.

---

# 4. OpenKM

OpenKM là một hệ thống quản lý tài liệu tất cả trong một kết hợp tất cả các khía cạnh của quản lý tài liệu, cộng tác, phân phối và lưu trữ trong một nền tảng. Phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp cho phép kiểm soát hoàn toàn nội dung doanh nghiệp, tăng cường bảo mật với nhật ký hoạt động chi tiết và duy trì luồng tài liệu bằng tính năng tự động hóa.

Ưu điểm

• Nền tảng DMS giàu tính năng
• Tốt cho những người không chuyên về công nghệ
• Dễ dàng tích hợp
• Thời gian hoạt động tuyệt vời
• Quét virus trên tất cả các tài liệu được cập nhật

Nhược điểm

• giao diện người dùng là ngày
• OCR không phải lúc nào cũng chính xác

---

eFileCabinet

eFileCabinet là một phần mềm quản lý tài liệu dựa trên đám mây cấp doanh nghiệp dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. eFileCabinet cho phép bạn quản lý tất cả tài liệu giấy, email, hóa đơn, hợp đồng và các thông tin quan trọng khác ở một nơi.

Ưu điểm

• Mẫu cho cấu trúc thư mục
• Trình tạo quy trình kéo và thả
• Lưu trữ tệp an toàn

Nhược điểm

• Quá trình giới thiệu kéo dài
• Nó không hỗ trợ thay đổi hàng loạt
• Đôi khi bị lag

---

Dưới đây là một số hệ thống quản lý tài liệu khác cần được đề cập đặc biệt:

Tài liệu Google

Google Docs là phần mềm quản lý tài liệu miễn phí có thể truy cập từ mọi nơi, khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho những người làm việc tự do và doanh nghiệp nhỏ làm việc từ xa với khách hàng ở những nơi khác trên thế giới. Như một phần thưởng, Google Tài liệu OCR có thể chuyển đổi hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa.

Microsoft SharePoint

SharePoint giúp các tổ chức chia sẻ tài liệu, kết nối mọi người và hợp lý hóa các quy trình tài liệu. SharePoint tương tự như Google Drive, nơi nhân viên có thể cộng tác và duy trì danh sách tài liệu nội bộ để dễ dàng truy cập. Bạn có thể kết hợp Microsoft Sharepoint với Microsoft Power Automate Và sử dụng quy trình công việc tài liệu tự động.

Nhóm quan điểm

Viewpoint Team là một hệ thống quản lý tài liệu mạnh mẽ dành cho các chuyên gia xây dựng. Đây là giải pháp duy nhất cung cấp các công cụ bạn cần cho quản lý hồ sơ từ đầu đến cuối, bao gồm quy trình làm việc cộng tác với khách hàng, đánh giá và phê duyệt an toàn quy trình cho tài liệuvà kiểm soát quyền truy cập.

Odoo

Odoo là một phần mềm ERP và CRM mã nguồn mở với mô-đun hệ thống quản lý tài liệu miễn phí dành cho các chuyên gia tài chính. Odoo cho phép các tổ chức có bộ phận kế toán không cần giấy tờ bằng cách số hóa tài liệu, tự động hóa quy trình tài liệu và tích hợp liền mạch với các ứng dụng Odoo khác.

Dokmee

Dokmee là phần mềm quản lý tài liệu cho phép bạn lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ tài liệu, email và các tệp quan trọng khác.

---

Hệ thống quản lý tài liệu nào tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2023?

Chúng tôi đã sơ đồ hóa các tính năng quan trọng của năm phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất được đề cập trong bài viết trên để giúp bạn dễ dàng lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cho doanh nghiệp và yêu cầu của mình. Hãy xem ảnh chụp nhanh, dùng thử bản dùng thử miễn phí, vạch ra các yêu cầu của bạn và chọn công cụ tốt nhất.

Theo ảnh chụp nhanh, Nanonets là phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất. Mặc dù Nanonets không có khả năng tạo tài liệu nhưng bạn có thể sử dụng các tính năng tích hợp dễ dàng với bộ Google để tạo tài liệu một cách nhanh chóng. Nanonets cũng cung cấp bản dùng thử miễn phí và thiết lập tài khoản miễn phí với hỗ trợ di chuyển.

Tiếp theo là Nanonets, OpenKM là hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất tiếp theo. Nó là một phần mềm ERM mã nguồn mở. Trường hợp sử dụng để quản lý tài liệu được giới hạn cho các chuyên gia tài chính và cung cấp bản dùng thử miễn phí trong 15 ngày.

---

Nanonet làm Hệ thống quản lý tài liệu của bạn

[Nhúng nội dung]

Nanonets là một phần mềm dễ sử dụng, không yêu cầu đào tạo hoặc thiết lập cường độ cao để bắt đầu sử dụng. Ở đây, chúng tôi liệt kê lý do tại sao bạn nên coi Nanonets là phần mềm quản lý tài liệu của mình.

Thông minh Thu thập dữ liệu:

Các doanh nghiệp có rất nhiều tài liệu như biểu mẫu, hoá đơn, biên lai, đơn đặt hàng, v.v. Nanonet giúp doanh nghiệp số hóa và trích xuất thông tin liên quan từ các tài liệu này bằng cách sử dụng API OCR thông minh.

Quy trình làm việc tự động:

Đẩy nhanh tốc độ của các quy trình kinh doanh bằng cách tự động hóa tất cả các bước thủ công, như thu thập tài liệu, xác minh tài liệu, Kết hợp 3 chiều, phê duyệt và hơn thế nữa.

Trang tổng quan thời gian thực:

Sử dụng bảng điều khiển chi phí để theo dõi chi tiêu của bạn, chi phí được gắn thẻ và hiểu xu hướng thời gian thực. Theo dõi các KPI có liên quan như %STP hóa đơn, %hóa đơn đã thanh toán, v.v. với dữ liệu từ Nanonets.

Tùy chọn lưu trữ đám mây & tại chỗ:

Chọn tùy chọn lưu trữ phù hợp với yêu cầu của bạn.

Tích hợp:

Tích hợp dễ dàng là điều bắt buộc. Bạn không thể thay đổi ngăn xếp công nghệ của mình để chứa một phần mềm. Nanonets tích hợp với tất cả phần mềm của bạn một cách dễ dàng Tích hợp Zapier và API. Nanonet tích hợp với Xero, Quickbooks, SAP, v.v.

Mẫu & Mô hình tùy chỉnh:

Với Nanonets, bạn có thể sử dụng các quy trình công việc được xác định trước như hóa đơn, vận đơn, đơn đặt hàng hoặc tài khoản phải trả hoặc tạo chế độ AI tùy chỉnh của riêng bạn.

Giá cả minh bạch:

Nanonets có chính sách định giá rõ ràng là $499/tháng và $0.1/lần quét tài liệu. Không có chi phí ẩn cho bất kỳ khách hàng.

Kết luận

Với sự gia tăng chuyển đổi kỹ thuật số, đã đến lúc bạn đầu tư vào một hệ thống quản lý tài liệu cho doanh nghiệp của mình. Nó không chỉ số hóa các tập tin. Một hệ thống quản lý tài liệu hợp lý hóa luồng tài liệu trong tổ chức và cung cấp thêm một lớp bảo mật cho các tài liệu kinh doanh. Lợi ích của việc quản lý tài liệu cho phép các tổ chức duy trì tính cạnh tranh và năng suất.

Tuy nhiên, việc chọn phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về những gì công ty của bạn cần và loại DMS nào phù hợp với nó. Vì vậy, hãy đảm bảo khám phá các tùy chọn của bạn và tự mình thử chúng.

Phần FAQ