5 câu hỏi phổ biến về gia nhập Freelancer Giải pháp công nghệ đang giải quyết (Pavel Shynkarenko)

Hiện tại, các công ty Hoa Kỳ đang phải đối mặt với một vấn đề gay gắt và có hai khía cạnh. Ở một phía, có

sự thiếu hụt tài năng lớn, gây khó khăn trong việc tuyển dụng các ứng viên có năng lực. Đồng thời, hầu hết các công ty không thể đưa ra mức lương cao hơn, hấp dẫn hơn để có được nhân tài tốt nhất vì họ phải tối ưu hóa chi phí cho lực lượng lao động. 

Trong hầu hết các trường hợp, giải pháp cho vấn đề này là thuê các dịch giả tự do có trình độ hơn là nhân viên toàn thời gian. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy các công ty công nghệ là một trong những công ty đầu tiên chuyển sang các nhà thầu độc lập để tiết kiệm tiền trong khi thuê những nhân tài hàng đầu. Trong này
khảo sát, 71% công ty lưu ý rằng việc tuyển dụng dịch giả tự do là lý tưởng để duy trì sự nhanh nhẹn trong thời kỳ kinh tế bất ổn, điều mà tất cả các doanh nghiệp đang tìm kiếm trong bối cảnh hiện tại. 

Tuy nhiên, việc gia nhập các nhà thầu từ xa mang lại nhiều thách thức. Các công ty phải tìm ra cách tiếp cận từ xa một cách nhanh chóng, hiệu quả và tuân thủ, điều này đặt ra một số câu hỏi chính mà các công ty công nghệ có thể giải quyết. 

1. Làm cách nào để doanh nghiệp của tôi có thể làm việc hợp pháp với các dịch giả tự do trên tất cả các khu vực?

Mỗi quốc gia đều có luật kinh doanh và các quy định tài chính, điều này có thể là một thách thức để duy trì tổ chức, đặc biệt là khi thuê các nhà thầu từ nhiều khu vực. 

Ví dụ, độ tuổi lao động hợp pháp là 14 ở Ấn Độ nhưng 18 ở Indonesia. Ở Mexico, những người làm nghề tự do chỉ có thể được thuê cho những công việc cụ thể, và ở Malaysia, họ bị cấm tương tác với Israel (và ngược lại). Đây là lý do tại sao việc thuê ngoài của bạn thường đáng giá
tuyển dụng tự do cho các công ty đặc biệt tuân thủ các quy định này.

Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng các quy trình xác minh được sắp xếp hợp lý, có tính bảo mật cao. Các công ty như Sumsub cung cấp kiểm tra lý lịch kỹ lưỡng và quy trình KYC, đảm bảo tuân thủ. 

2. Công ty của tôi nên đặt mục tiêu hợp đồng và nhận công việc đã hoàn thành như thế nào?

Với những người làm việc ở xa, có thể khó biết cách thiết lập mối quan hệ làm việc. Vì bạn không thể đến văn phòng của họ để kiểm tra tình trạng, làm thế nào để bạn điều hướng thiết lập mục tiêu và nhận công việc đúng giờ? 

Câu trả lời là với một hợp đồng rõ ràng, kỹ lưỡng. Các trang web như Rocket Luật sư và HoneyBook giúp các doanh nghiệp và nhà thầu soạn thảo các kỳ vọng bằng văn bản bao gồm bảo mật, quyền sở hữu, nhiệm vụ và mục tiêu rõ ràng, tỷ lệ thanh toán minh bạch và chấm dứt
điều kiện. 

Trong những trường hợp này, tốt hơn là bạn nên giải thích quá mức về các kỳ vọng, vì vậy không có chỗ cho các cuộc tranh luận hoặc nhầm lẫn trong tương lai. 

3. Làm thế nào để chúng tôi đo lường kết quả và năng suất của nhà thầu?

Đại dịch toàn cầu đã giúp các công ty có một cái nhìn mới rất cần thiết về cách đánh giá kết quả đối với nhân viên nội bộ và nhân viên hợp đồng. Thay vì đo lường giá trị bằng số giờ làm việc, các doanh nghiệp hiện đang đánh giá kết quả đầu ra và theo dõi lượng thời gian
được chi cho mỗi nhiệm vụ.

May mắn thay, có một số giải pháp mà các công ty có thể lựa chọn. Các dịch vụ như TimeCamp hoặc Quickbooks Time có thể được sử dụng để theo dõi số giờ có thể lập hóa đơn và năng suất của nhà thầu. Những hồ sơ này cũng có thể giúp các công ty quyết định nhà thầu nào sẽ phát triển toàn thời gian
các mối quan hệ với. 

4. Làm thế nào chúng ta có thể giao tiếp hiệu quả với các dịch giả tự do về thời hạn? Khi nào thì nên hòa giải để giải quyết tranh chấp?

Trong khi nhiều người làm nghề tự do là những người làm việc xuất sắc, đi làm đúng giờ, các công ty cần có chính sách và thủ tục để xử lý các tình huống khó khăn với người lao động hợp đồng. 

Công ty của bạn phải đặt ra thời hạn rõ ràng và vạch ra mục tiêu rõ ràng khi thiết lập một hợp đồng mới. Điều này có nghĩa là xác định những thứ như tỷ lệ theo giờ so với mỗi nhiệm vụ và những dịch vụ nào được bao gồm trong các tỷ lệ đó, chẳng hạn như số lần sửa đổi hoặc kiểm tra cho một nhiệm vụ. 

Một số nền tảng, như Solar Staff, giữ thanh toán bằng ký quỹ và cho phép thay đổi thời hạn công việc nếu cả hai bên chấp thuận. Các dịch vụ này cũng cung cấp dịch vụ hòa giải bên ngoài trong trường hợp một trong hai bên không thấy hợp đồng đã hoàn thành là đủ. Ngoài ra, nếu
bạn đang tìm giải pháp giúp giải quyết xung đột, tỷ lệ tranh chấp là một con số quan trọng: Dịch vụ đã giải quyết thành công bao nhiêu tranh chấp?

Các công ty luôn có tùy chọn liên lạc trực tiếp với các nhà thầu qua email hoặc các chương trình nhắn tin như Whatsapp và Slack. Tuy nhiên, tốt nhất bạn nên giữ thông tin liên lạc trên nền tảng dịch vụ đã được xác minh. Sử dụng dịch vụ của bên thứ ba như thế này sẽ bảo vệ
cả dịch giả tự do và doanh nghiệp khi gặp thời hạn và bất đồng về mục tiêu công việc. 

5. Làm thế nào doanh nghiệp của tôi có thể nhanh chóng và dễ dàng trả tiền cho các dịch giả tự do cho công việc đã hoàn thành?

Vấn đề thanh toán nhà thầu thường phức tạp nhất đối với các doanh nghiệp. Các nhà thầu không được nhìn nhận theo cách giống như nhân viên thông thường, vì vậy các bộ phận kế toán phải có nhật ký chi tiết, chính xác về cách phân bổ tiền. 

Ví dụ, các công ty phải đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán của nhà thầu cho các nhiệm vụ đã hoàn thành được đánh dấu là ngân sách tiền lương chứ không phải là khoản thanh toán cho cá nhân. Ngoài ra, vì các khu vực khác nhau trên thế giới có các quy định về thuế và công việc, các doanh nghiệp cần
để đảm bảo rằng họ ghi lại mọi giao dịch một cách chính xác. Nhìn chung, ba vấn đề hàng đầu mà các công ty gặp phải khi thanh toán cho các nhà thầu xuyên biên giới là:

1. Làm thế nào để điều hướng việc thanh toán trước mà không có sự đảm bảo rằng nhà thầu sẽ gửi công việc.

2. Làm thế nào để giảm thời gian thanh toán xuyên biên giới cho các nhà thầu độc lập.

3. Làm thế nào để tăng tốc quá trình thanh toán để các giao dịch đến nhanh chóng thay vì mất vài tuần (như thanh toán SWIFT thường làm).

Trong hầu hết các trường hợp, các công ty thuê ngoài dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ nhanh hơn, dễ dàng hơn và hiệu quả hơn. Các dịch vụ của bên thứ ba chuyên theo kịp các quy định pháp lý và tài chính có thể giúp các doanh nghiệp tuân thủ mà không
bổ sung giấy tờ và đau đầu. 

Cuối cùng, cũng là điều khôn ngoan đối với các bộ phận kế toán để duy trì các ràng buộc đóng cho từng nhiệm vụ để quy trình kế toán và sổ sách kế toán diễn ra suôn sẻ trong tương lai. 

Theo
Tổ chức Lao động Quốc tế, khoảng 46.5% lực lượng lao động toàn cầu là những người làm việc tự do. Chỉ riêng ở Hoa Kỳ, những người làm nghề tự do được kỳ vọng sẽ tạo ra

hơn một nửa tổng số lực lượng lao động bởi 2028.

Những con số này chứng minh rằng nhân viên hợp đồng là tương lai, và việc xây dựng đội ngũ nhà thầu sẽ sớm trở nên phổ biến như việc thuê tại chỗ. Sự thay đổi lực lượng lao động này có nghĩa là các công ty cần bắt đầu sửa đổi các quy trình giới thiệu của họ sớm hơn là
sau để giữ liên quan trong tương lai.

May mắn thay, có rất nhiều công ty khởi nghiệp và giải pháp công nghệ sẵn sàng giúp hợp lý hóa quá trình tạo nhóm từ xa, vì vậy làm việc với các dịch giả tự do không phải là một vấn đề phức tạp.