Hướng dẫn đầy đủ về chuyển đổi kỹ thuật số trong tài khoản phải trả

Hướng dẫn đầy đủ về chuyển đổi kỹ thuật số trong tài khoản phải trả

Dấu thời gian: Ngày 15 tháng 2023 năm 2 10:XNUMX sáng
Hướng dẫn đầy đủ về chuyển đổi kỹ thuật số trong các tài khoản phải trả Thông minh dữ liệu PlatoBlockchain. Tìm kiếm dọc. Ái.

Quy trình Tài khoản phải trả (AP) là một chức năng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, giám sát các khoản thanh toán gửi đi cho nhà cung cấp và nhà cung cấp. Theo truyền thống, được giải quyết thông qua các quy trình thủ công, chuyển đổi kỹ thuật số hiện đang đi đầu trong AP, với các công nghệ như AI và ML đang cách mạng hóa cách các doanh nghiệp quản lý tài chính của họ. 

Trong thời đại mà chuyển đổi kỹ thuật số đang định hình lại mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh, vai trò của Tài khoản phải trả (AP) cũng đang trải qua một sự phát triển đáng kể. Tự động hóa AP trên toàn thế giới thị trường được dự báo sẽ tăng từ 2.6 tỷ USD vào năm 2021 lên 7.5 tỷ USD vào năm 2030 với tốc độ CAGR là 12.5%.​​

Sự chuyển đổi này không chỉ là một xu hướng; đó là chỉ báo cho các doanh nghiệp muốn duy trì tính cạnh tranh, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động rằng giải pháp nằm ở tự động hóa và chuyển đổi AP. Trong bài viết này, chúng tôi đi sâu vào các sắc thái của quá trình chuyển đổi AP và cách đây là một bước đi chiến lược trong hoạt động tài chính giúp các doanh nghiệp duy trì khả năng cạnh tranh trong bối cảnh kinh tế không ngừng phát triển.

Chuyển đổi số trong tài khoản phải trả là gì?

Chuyển đổi kỹ thuật số trong AP là sự tích hợp các công nghệ tiên tiến như học máy (ML), trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) trong quy trình truyền phát và tự động hóa các quy trình hỗ trợ. Việc chuyển đổi này giúp loại bỏ sự phụ thuộc vào quy trình làm việc thủ công, nâng cao đáng kể hiệu quả và giảm nguy cơ gian lận và sai sót. Khi ngày càng nhiều CFO và nhóm quản lý tài chính áp dụng chuyển đổi kỹ thuật số AP, họ nhận thấy hệ thống của mình trở nên thông minh hơn, tiết kiệm thời gian và tiền bạc đồng thời cải thiện khả năng kiểm soát tài chính và tuân thủ các quy định toàn cầu. 

​Tầm quan trọng của chuyển đổi số trong tài khoản phải trả

Tầm quan trọng của chuyển đổi kỹ thuật số trong Tài khoản phải trả (AP) vượt xa việc áp dụng công nghệ đơn thuần. Nó thể hiện sự thay đổi cơ bản trong cách các doanh nghiệp quản lý hoạt động tài chính của mình. Trong thời đại được đánh dấu bằng những tiến bộ công nghệ nhanh chóng, việc số hóa các quy trình AP là điều cần thiết để các tổ chức theo kịp những thay đổi này và duy trì tính cạnh tranh. 

Các phương pháp thủ công, truyền thống để xử lý AP không chỉ tốn thời gian mà còn dễ mắc lỗi và kém hiệu quả. Số hóa trong AP không chỉ hợp lý hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao khả năng hiển thị về quy trình trong toàn tổ chức. Nó cho phép kiểm soát nhiều hơn các giao dịch tài chính, dẫn đến việc ra quyết định sáng suốt hơn. 

Điều này rất quan trọng trong bối cảnh kinh doanh đặc trưng bởi lạm phát gia tăng và tình trạng thiếu hụt lực lượng lao động, những yếu tố đặc biệt nổi bật trong đại dịch COVID-19. Đại dịch nhấn mạnh sự cần thiết của tính linh hoạt và khả năng thích ứng trong hoạt động kinh doanh, đồng thời các bộ phận AP kỹ thuật số tiên tiến có thể điều hướng và chuyển đổi môi trường làm việc từ xa hiện đại một cách suôn sẻ hơn.

Điều quan trọng là hệ thống AP kỹ thuật số cho phép doanh nghiệp khai thác sức mạnh của phân tích dữ liệu, cung cấp những hiểu biết quan trọng về mô hình chi tiêu, hiệu suất của nhà cung cấp và cơ hội tiết kiệm chi phí. Mức độ phân tích này là không thể thực hiện được với các phương pháp AP truyền thống, điều này nhấn mạnh giá trị chiến lược của chuyển đổi kỹ thuật số trong lĩnh vực này. Về bản chất, số hóa AP không chỉ là nâng cấp công nghệ mà còn là khoản đầu tư chiến lược giúp các doanh nghiệp trở nên linh hoạt, kiên cường và khôn ngoan hơn về mặt tài chính trong bối cảnh kinh tế luôn thay đổi.

Lợi ích của Tự động hóa AP

Bằng cách áp dụng các công cụ tự động hóa AP hiện đại, các tổ chức tự đặt mình vào vị trí để bắt kịp tốc độ số hóa và liên tục cải thiện chức năng của mình theo thời gian, bất kể họ hiện đang ở đâu trong hành trình số hóa và AP.

  1. Nâng cao hiệu quả và độ chính xác: Tự động hóa AP giúp giảm việc nhập dữ liệu thủ công, giảm thiểu lỗi của con người và do đó giảm thời gian nhập và kiểm tra thông tin. Điều này dẫn đến việc xử lý dữ liệu chính xác hơn và xử lý hóa đơn hiệu quả hơn.
  2. Tiết kiệm thời gian và chi phí: Bằng cách tự động hóa việc thu thập hóa đơn và thanh toán kỹ thuật số, các tổ chức tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực. Hiệu quả này còn mở rộng đến việc xử lý khối lượng hóa đơn tăng lên mà không cần thêm nhân sự. Do đó, tổ chức có các nguồn lực được giải phóng để giải quyết nhiều nhiệm vụ có giá trị gia tăng hơn.
  3. Cải thiện khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng hóa đơn và độ phức tạp của các giao dịch tài chính sẽ tăng lên. Tự động hóa AP cho phép các công ty mở rộng quy mô hoạt động một cách liền mạch. Với khả năng xử lý số lượng hóa đơn lớn hơn một cách hiệu quả, các doanh nghiệp có thể phát triển mà không cần tăng số lượng nhân viên AP theo tỷ lệ, từ đó duy trì hoạt động tinh gọn và hiệu quả.
  4. Quản lý dòng tiền tối ưu: Tự động hóa AP cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn về thời gian và phương thức thanh toán. Bằng cách lên lịch thanh toán một cách chiến lược, các công ty có thể quản lý dòng tiền của mình tốt hơn. Việc sử dụng các phương thức thanh toán điện tử như thẻ ảo và lập lịch thanh toán tự động cũng giúp tránh việc thanh toán trễ. Điều này cho phép doanh nghiệp tận dụng chiết khấu thanh toán sớm, tối ưu hóa sức khỏe tài chính tổng thể của doanh nghiệp.
  5. Cải thiện mối quan hệ nhà cung cấp: Quy trình AP tự động giúp thanh toán kịp thời và chính xác hơn, nâng cao niềm tin và sự hài lòng của nhà cung cấp. Với các tính năng như hóa đơn điện tử và quy trình thanh toán hợp lý, nhà cung cấp gặp ít sự chậm trễ và sai sót hơn, từ đó củng cố mối quan hệ kinh doanh-nhà cung cấp. Phần mềm AP cho phép doanh nghiệp lưu trữ các tùy chọn và loại tiền tệ của nhà cung cấp, đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra suôn sẻ và công bằng.
  6. Khả năng hiển thị và kiểm soát tốt hơn: Tự động hóa AP cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về quy trình AP, từ nhận hóa đơn đến thanh toán. Sự minh bạch này cho phép theo dõi, kiểm toán và lập kế hoạch tài chính tốt hơn. Người quản lý có thể giám sát các quy trình AP hiệu quả hơn, xác định các điểm nghẽn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
  7. Phòng chống gian lận và tuân thủ: Hệ thống tự động được trang bị để xác định những khác biệt như hóa đơn trùng lặp hoặc hình thức thanh toán bất thường, tăng cường phòng chống gian lận. Ngoài ra, các hệ thống này giúp duy trì việc tuân thủ các quy định tài chính khác nhau bằng cách đảm bảo việc lưu giữ hồ sơ chính xác và kịp thời.
  8. Phân tích dữ liệu và báo cáo: Các công cụ tự động hóa AP thường đi kèm với khả năng phân tích nâng cao. Họ có thể tạo các báo cáo và số liệu có giá trị, cung cấp thông tin chi tiết về mô hình chi tiêu, hiệu suất của nhà cung cấp và các lĩnh vực tiềm năng để tiết kiệm chi phí. Dữ liệu này rất quan trọng cho việc lập kế hoạch tài chính chiến lược và ra quyết định.
  9. Lợi ích môi trường: Chuyển từ các quy trình dựa trên giấy tờ sang các giải pháp kỹ thuật số góp phần đạt được mục tiêu bền vững của tổ chức. Việc giảm sử dụng giấy này không chỉ giúp ích cho môi trường mà còn giảm chi phí lưu trữ và xử lý liên quan đến tài liệu vật lý.

Tóm lại, tự động hóa AP chuyển đổi quy trình thanh toán tài khoản thành một chức năng chiến lược, tiết kiệm chi phí và hiệu quả hơn, rất quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn phát triển trong môi trường kinh tế cạnh tranh và nhịp độ nhanh ngày nay.

Những chức năng AP nào có thể được tự động hóa?

Chuyển đổi kỹ thuật số trong quy trình AP có thể và nên có nhiều mặt. Dưới đây là một số chức năng có thể được tự động hóa:

  1. Giới thiệu nhà cung cấp và tuân thủ thuế: Tự động hóa hợp lý hóa quy trình giới thiệu nhà cung cấp, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu cần thiết, bao gồm thông tin thuế, được thu thập và quản lý chính xác. Điều này bao gồm kiểm tra tự động về việc tuân thủ thuế và các yêu cầu pháp lý khác.
  2. Thu thập dữ liệu hóa đơn nhà cung cấp: Tự động hóa AP sử dụng các công nghệ như OCR để tự động thu thập và phân loại dữ liệu từ hóa đơn của nhà cung cấp, giảm đáng kể việc nhập thủ công.
  3. Xử lý hóa đơn: Điều này bao gồm việc tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn từ khi nhận đến khi gửi. Tự động hóa đảm bảo hóa đơn được xử lý hiệu quả, tuân theo các quy tắc đặt trước để phê duyệt và ngoại lệ.
  4. Quy trình khớp: Tự động hóa hỗ trợ khớp 2 chiều và 3 chiều bằng cách so sánh hóa đơn với đơn đặt hàng và biên lai giao hàng, đảm bảo theo dõi và tính chính xác của các khoản thanh toán, đồng thời ngăn chặn việc thanh toán vượt mức.
  5. Phê duyệt hóa đơn: Quy trình làm việc tự động định tuyến hóa đơn đến nhân viên phù hợp để phê duyệt, dựa trên các quy tắc được xác định trước, đảm bảo xử lý hóa đơn kịp thời và hiệu quả.
  6. Quản lý chi tiêu: Tự động hóa giúp phân loại và theo dõi chi phí so với ngân sách, cải thiện khả năng hiển thị và quản lý chi tiêu.
  7. Thanh toán toàn cầu: Các giải pháp tự động hóa AP tạo điều kiện thanh toán toàn cầu liền mạch, quản lý các loại tiền tệ khác nhau và tuân thủ các quy định thanh toán quốc tế.
  8. Đối chiếu thanh toán: Hệ thống tự động đối chiếu các khoản thanh toán với sao kê ngân hàng, đảm bảo tất cả các giao dịch được ghi lại và hạch toán chính xác.
  9. Giám sát trạng thái thanh toán hóa đơn: Hệ thống AP theo dõi trạng thái của từng khoản thanh toán hóa đơn, cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về quy trình AP.
  10. Tạo số liệu và xu hướng KPI: Các công cụ tự động hóa cung cấp khả năng phân tích và báo cáo, tạo ra thông tin chuyên sâu về hiệu suất AP, quản lý nhà cung cấp và lập kế hoạch tài chính.

Các bước thanh toán tài khoản có thể được tự động hóa

Giống như các chức năng của quy trình AP, các bước riêng lẻ của quy trình AP cũng có thể được tự động hóa. Đây là cách thực hiện:

  1. Nhận, thu thập và mã hóa hóa đơn: Các công cụ tự động hóa thu thập và phân loại dữ liệu hóa đơn khi nhận, giảm việc xử lý thủ công và khả năng xảy ra lỗi.
  2. So khớp đơn đặt hàng (PO): Hệ thống AP trung gian tự động hóa việc khớp hóa đơn với PO tương ứng, đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện đối với các giao dịch mua đã được xác minh.
  3. Kết hợp ba chiều: Điều này liên quan đến việc đối chiếu hóa đơn, PO và biên lai giao hàng để xác nhận rằng đơn hàng đã được thực hiện chính xác trước khi thực hiện thanh toán.
  4. tạo điều kiện giao tiếp: Các hệ thống tiên tiến thu hẹp khoảng cách giữa nhóm AP và các bộ phận khác, cho phép xử lý hóa đơn hợp tác và ra quyết định.
  5. Tự động hóa từ đầu đến cuối: Các hệ thống AP tinh vi nhất cung cấp khả năng tự động hóa toàn diện, xử lý từng bước từ thu thập hóa đơn đến xử lý thanh toán. Chúng cung cấp sự linh hoạt trong phương thức thanh toán và đơn giản hóa việc đối chiếu, giúp toàn bộ quy trình AP trở nên hiệu quả và thân thiện với người dùng.

Kết luận

Việc chuyển đổi Tài khoản phải trả thông qua tự động hóa không chỉ là xu hướng mà còn là sự thay đổi cơ bản trong quản lý tài chính dành cho những doanh nghiệp muốn duy trì tính cạnh tranh trong bối cảnh công việc không ngừng phát triển. Bằng cách áp dụng tự động hóa AP, các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, độ chính xác và khả năng mở rộng, đồng thời tiết kiệm chi phí và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp. 

Sự thay đổi theo hướng số hóa trong các quy trình AP này trang bị cho các tổ chức khả năng và công cụ để giải quyết sự phức tạp của tài chính hiện đại, thúc đẩy việc ra quyết định, các mối quan hệ và lập kế hoạch chiến lược tốt hơn. Khi thế giới nhanh chóng hướng tới cách tiếp cận kỹ thuật số đầu tiên, vai trò của tự động hóa AP ngày càng trở nên quan trọng, giúp các doanh nghiệp có khả năng thích ứng đạt được thành công.

Dấu thời gian:

Thêm từ AI & Máy học