Chào mừng bạn đến với Chính sách chi phí 101! Cho dù bạn là thuyền trưởng của một công ty khởi nghiệp hay đang điều hành một doanh nghiệp đã thành danh, việc vật lộn với chi phí là điều không thể tránh khỏi giống như những bài tập xây dựng đội nhóm vụng về đó. Hướng dẫn này tìm cách làm sáng tỏ bí ẩn của việc tạo và thực hiện chính sách chi phí kinh doanh không chỉ nằm trong sổ tay công ty mà còn thực sự hiệu quả. Hãy bắt đầu và khám phá cách giữ chi tiêu của công ty bạn được hợp lý, đảm bảo sự tuân thủ của nhóm và thậm chí có thể tiết kiệm một số tiền trong quá trình thực hiện.
Chính sách chi phí là gì
Chính sách chi phí là một cuốn sách quy tắc trong trò chơi chi tiêu kinh doanh. Nó đi kèm với các hướng dẫn rõ ràng, ngắn gọn giúp nhóm của bạn biết cách chi tiêu tiền mặt của công ty mà không gây ra khủng hoảng cho nhóm tài chính. Nó đóng vai trò là khuôn khổ nêu rõ những gì có thể hoàn lại, những gì không và cách thực hiện toàn bộ quy trình “Tôi đã chi tiêu số tiền này, bây giờ hãy trả lại tiền cho tôi”.
Nhưng nó không chỉ là các quy tắc và quy định. Chính sách chi phí được xây dựng tốt giống như một hướng dẫn đáng tin cậy cho nhân viên của bạn, giúp họ đưa ra các quyết định chi tiêu. Nó trả lời các câu hỏi lớn và nhỏ, từ giới hạn bữa tối cho khách hàng cho đến liệu họ có thể tính phí Wi-Fi giữa chuyến bay hay không. Mục đích? Để cân bằng sổ sách mà không cản trở tinh thần đổi mới và nhu cầu hoạt động của nhóm bạn. Về bản chất, đó là việc tạo ra một nền văn hóa chi tiêu có trách nhiệm, nơi mọi người đều biết cách chơi và công ty liên tục đạt được các mục tiêu tài chính.
Tầm quan trọng của chính sách chi phí
Chính sách chi phí bảo vệ sức khỏe tài chính của công ty, nuôi dưỡng văn hóa tin cậy và thúc đẩy hiệu quả hoạt động. Nó giống như huấn luyện viên hướng dẫn đội của bạn cách chơi trò chơi chi tiêu đúng đắn. Đây là sự cố:
- Hướng dẫn về chi phí được hoàn lại và chi phí không được hoàn lại: Nó nêu rõ những chi phí nào thuộc về công ty và những chi phí nào không. Sự rõ ràng này ngăn cản việc phỏng đoán lúng túng và đảm bảo mọi người đều đồng điệu.
- Kiểm soát giá: Đó là thủ môn cứu công ty của bạn khỏi bội chi. Bằng cách đặt ra các giới hạn rõ ràng, nó đảm bảo rằng các khoản chi tiêu không vượt quá mức và giúp bạn kiểm soát được tình hình tài chính.
- Quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý: Hãy tưởng tượng một đội phối hợp tốt, nơi mọi người đều biết vị trí và lối chơi của mình. Chính sách chi phí thực hiện điều đó bằng cách xác định một quy trình và quy trình làm việc rõ ràng, làm cho quy trình quản lý chi phí bớt phức tạp hơn mà giống một đường thẳng hơn.
- Thúc đẩy văn hóa tin cậy và minh bạch: Đó là nền tảng của mối quan hệ minh bạch giữa nhân viên và quản lý. Khi các quy tắc rõ ràng, việc chơi công bằng sẽ dễ dàng hơn, nuôi dưỡng một nền văn hóa tin cậy lẫn nhau.
- Phòng chống gian lận và lạm dụng: Giống như một chiến lược phòng thủ tốt, nó giúp ngăn chặn gian lận bằng cách đặt ra các ranh giới và yêu cầu bằng chứng về chi phí, khiến việc phạm lỗi trở nên khó khăn hơn.
- Nâng cao sự hài lòng của nhân viên: Khi nhân viên hiểu họ sẽ được hoàn trả những gì và bằng cách nào, điều đó sẽ dẫn đến ít tranh chấp hơn và nơi làm việc hạnh phúc hơn. Thêm vào đó, nó đẩy nhanh quá trình hoàn trả, giữ cho ví tiền và tinh thần của mọi người luôn cao.
- Tuân thủ và tối ưu hóa thuế: Nó đảm bảo rằng chỉ những chi phí kinh doanh hợp pháp mới được yêu cầu, điều này có thể rất quan trọng trong mùa thuế để tránh bị phạt và tối đa hóa các khoản khấu trừ.
- Tạo dữ liệu và thông tin chi tiết: Bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu chi phí, nó cung cấp những hiểu biết có giá trị về mô hình chi tiêu, giúp lập chiến lược lập kế hoạch tài chính và lập ngân sách tốt hơn.
💡
Chính sách chi phí rõ ràng, được thực hiện tốt có thể giảm đáng kể nguy cơ bội chi và gian lận, hai trong số những cạm bẫy tài chính phổ biến nhất đối với doanh nghiệp.
Làm thế nào để tạo một chính sách chi phí?
Chính sách chi phí được xây dựng tốt đóng vai trò như một biểu đồ định hướng, hướng dẫn nhân viên vượt qua những khó khăn trong chi tiêu kinh doanh, đồng thời đảm bảo con tàu tài chính của công ty luôn đi đúng hướng.
Hãy xem cách tạo một cái.
Vai trò của chính sách chi phí vượt ra ngoài các quy tắc đơn thuần; đó là việc thiết lập cách thức xử lý tài chính của một công ty. Một chính sách tốt sẽ tạo ra sự cân bằng tinh tế giữa tính linh hoạt và khả năng kiểm soát. Nó cần phải đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu đa dạng của môi trường kinh doanh năng động, nhưng cũng đủ nghiêm ngặt để bảo vệ công ty khỏi những chi phí không cần thiết và gian lận tiềm ẩn.
Các yếu tố chính của một chính sách hiệu quả
Mọi chính sách chi phí hiệu quả đều phải có những yếu tố không thể thương lượng nhất định:
- Định nghĩa rõ ràng: Điều gì tạo nên một 'chi phí'? Điều này có vẻ cơ bản nhưng sự mơ hồ sẽ dẫn đến nhầm lẫn. Xác định rõ ràng những gì nhân viên có thể và không thể yêu cầu là chi phí kinh doanh.
- Giới hạn chi tiêu: Đặt giới hạn rõ ràng. Điều này có thể khác nhau tùy theo vai trò, bộ phận hoặc loại chi phí. Đó là việc tạo ra các ranh giới trong đó nhân viên có thể hoạt động tự chủ.
- Quy trình phê duyệt: Thiết lập người ủy quyền chi phí và quy trình làm việc để phê duyệt. Điều này giúp duy trì hệ thống kiểm tra và cân bằng.
- Yêu cầu về biên nhận và tài liệu: Nêu rõ các tài liệu cần thiết để chứng minh chi phí.
Thực tiễn tốt nhất
Tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh:
Điều chỉnh chính sách chi phí của bạn để phù hợp với yêu cầu riêng của tổ chức bạn. Một công ty khởi nghiệp nhỏ có thể ưu tiên đăng ký phần mềm, trong khi một công ty lớn hơn có thể tập trung vào du lịch và giải trí cho khách hàng. Việc điều chỉnh chính sách sẽ đảm bảo nó phù hợp với văn hóa và nhu cầu hoạt động của công ty bạn.
Tính minh bạch và khả năng tiếp cận:
Đảm bảo chính sách chi phí của bạn có thể dễ dàng tiếp cận được đối với tất cả nhân viên. Xuất bản nó trên mạng nội bộ của công ty bạn, đưa nó vào các gói triển khai hoặc tích hợp nó vào hệ thống quản lý chi phí của bạn để đảm bảo nó luôn sẵn có.
Cập nhật và phát triển chính sách:
Nhu cầu và môi trường kinh doanh thay đổi, đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên chính sách chi phí của bạn. Điều này có thể liên quan đến việc thích ứng với luật thuế mới, hỗ trợ chi phí cho công việc từ xa hoặc cập nhật chính sách để đưa vào các công nghệ mới.
Thúc đẩy văn hóa tuân thủ:
Nuôi dưỡng văn hóa công ty coi trọng việc tuân thủ chính sách chi phí. Lãnh đạo nên làm gương cho việc tuân thủ và các cuộc thảo luận thường xuyên về quản lý chi phí có thể củng cố tầm quan trọng của nó. Ghi nhận những nỗ lực tuân thủ cũng có thể khuyến khích sự tuân thủ.
Cơ chế giám sát và phản hồi:
Sử dụng công nghệ để giám sát việc tuân thủ và thu thập phản hồi về chính sách chi phí. Cảnh báo và phân tích theo thời gian thực có thể giúp xác định hành vi không tuân thủ hoặc các lĩnh vực cần cải thiện. Khuyến khích phản hồi của nhân viên để tinh chỉnh và nâng cao chính sách.
Xử lý việc không tuân thủ một cách xây dựng:
Khi xác định được hành vi không tuân thủ, hãy coi đó là cơ hội học tập thay vì hành động trừng phạt. Hiểu lý do đằng sau việc không tuân thủ có thể giúp cải thiện chính sách và việc thực thi chính sách đó, củng cố khuôn khổ tuân thủ tổng thể.
Ví dụ về chính sách chi phí
Hãy xem xét một công ty giả định, “TechWave Solutions”, một công ty công nghệ cỡ trung chuyên về các dịch vụ dựa trên đám mây, với khoảng 300 nhân viên. TechWave đang có tốc độ tăng trưởng nhanh chóng và cần phải cải tiến chính sách chi phí của mình để theo kịp nhu cầu ngày càng tăng của mình. Chúng ta hãy xem họ có thể tiến hành xây dựng và thực hiện chính sách chi phí của mình như thế nào.
1. Định nghĩa rõ ràng:
- Định nghĩa chi phí: Chi phí tại TechWave bao gồm mọi chi phí phát sinh cho mục đích kinh doanh. Điêu nay bao gôm
- đi du lịch
- giải trí khách hàng
- đăng ký phần mềm
- văn phòng phẩm
- Các hạng mục không tốn kém: Các chi phí cá nhân, tiền phạt vi phạm giao thông khi đi công tác hoặc bất kỳ chi phí nào không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.
2. Hạn mức chi tiêu:
- Travel: Giới hạn ở mức 200 USD mỗi ngày cho chỗ ở, 50 USD cho bữa ăn và 300 USD cho vé máy bay (hạng phổ thông).
- Giải trí khách hàng: Tối đa $100 mỗi người cho mỗi sự kiện.
- Đăng ký phần mềm: Lên tới 500 USD hàng năm cho mỗi nhân viên đối với các đăng ký liên quan đến phát triển chuyên môn.
- Văn phòng phẩm: Không vượt quá $50 mỗi tháng cho mỗi nhân viên.
3. Quy trình phê duyệt:
- Chi phí lên tới 100 USD: Được người quản lý trực tiếp phê duyệt.
- Chi phí từ $100-$500: Trưởng bộ phận phê duyệt.
- Chi phí trên 500 USD: Cần có sự chấp thuận của CFO.
- Quy trình phê duyệt được tích hợp vào phần mềm quản lý chi phí của công ty để theo dõi và lưu trữ hồ sơ.
4. Yêu cầu về biên nhận và chứng từ:
- Mọi chi phí đều phải có biên lai kèm theo.
- Đối với đăng ký trực tuyến, cần có biên lai điện tử hoặc bản sao hóa đơn.
- Chi phí du lịch đòi hỏi một hành trình chi tiết.
5. Tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh:
- Do TechWave tập trung vào công nghệ nên ngân sách cao hơn sẽ được phân bổ cho phần mềm và các công cụ trực tuyến.
- Giới hạn vừa phải phản ánh nhu cầu tương tác với khách hàng cũng như kiểm soát ngân sách.
6. Tính minh bạch và khả năng tiếp cận:
- Chính sách chi phí được công bố trên mạng nội bộ của công ty, được bao gồm trong các tài liệu giới thiệu và được tích hợp vào bảng điều khiển phần mềm quản lý chi phí của TechWave.
7. Chính sách cập nhật và phát triển:
- Đánh giá hai năm một lần để điều chỉnh các giới hạn và danh mục theo tỷ giá thị trường và mức tăng trưởng của công ty.
- Với xu hướng chuyển sang làm việc từ xa, nhiều nhân viên đã bắt đầu làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau, dẫn đến yêu cầu thiết lập văn phòng tại nhà ngày càng tăng. Bộ phận nhân sự báo cáo số lượng nhân viên ở xa tăng 30%. Nhân viên đã yêu cầu hỗ trợ thiết lập văn phòng tại nhà, bao gồm cả ghế làm việc và các gói Internet được nâng cấp, những điều mà trước đây chưa được đề cập. Điều này dẫn đến việc bổ sung một loại chi phí mới –
- Phân bổ tối đa $500 cho mỗi nhân viên để thiết lập văn phòng tại nhà một lần. Điều này bao gồm đồ nội thất tiện dụng và nâng cấp công nghệ cần thiết.
- Thêm $30 mỗi tháng cho các gói internet nâng cao dành cho nhân viên ở xa.
- Chính sách cập nhật được truyền đạt thông qua cuộc họp toàn thể, bản tin email và cập nhật trên mạng nội bộ và phần mềm quản lý chi phí.
- Nhóm tài chính giám sát tác động của những thay đổi này đối với ngân sách chi tiêu tổng thể và báo cáo lại trong lần đánh giá hai năm một lần tiếp theo.
8. Thúc đẩy Văn hóa Tuân thủ:
- Ít thảo luận trong các cuộc họp về quản lý chi phí và tuân thủ.
- Ghi nhận và khen thưởng sự tuân thủ thông qua các bản tin và cuộc họp nội bộ.
9. Giám sát và phản hồi:
- TechWave Solutions đã sử dụng hệ thống quản lý chi phí cơ bản. Tuy nhiên, khi công ty phát triển, Giám đốc tài chính Alex Morgan nhận thấy một số vấn đề:
- Khiếu nại trùng lặp: Nhân viên đôi khi nộp cùng một khoản chi phí hai lần do thiếu sự theo dõi thích hợp.
- Gian lận tiềm ẩn: Một số trường hợp chi phí đáng ngờ đã được gắn cờ nhưng không thể xác minh ngay lập tức.
- Tiền phạt nộp chậm: Một số chi phí được báo cáo quá muộn, dẫn đến việc không được chiết khấu thanh toán sớm và bị phạt chậm thanh toán.
- Để giải quyết những vấn đề này, TechWave Solutions đã tích hợp một tính năng mới trong phần mềm quản lý chi phí của họ để cung cấp các cảnh báo và phân tích theo thời gian thực. Đây là cách nó biến đổi quá trình của họ:
- Ngăn ngừa khiếu nại trùng lặp: Phần mềm bây giờ tự động gắn cờ các mục trùng lặp. Ví dụ: nếu một nhân viên cố gắng gửi hóa đơn khách sạn khớp với ngày và số tiền của mục nhập trước đó, hệ thống sẽ thông báo cho họ và nhóm tài chính.
- Phát hiện gian lận: Các mô hình chi tiêu bất thường sẽ kích hoạt cảnh báo. Ví dụ: nếu một nhân viên hiếm khi đi công tác đột nhiên gửi chi phí đi lại cao, hệ thống sẽ gắn cờ nhân viên đó để xem xét.
- Báo cáo chi phí kịp thời: Phần mềm gửi lời nhắc về thời hạn nộp chi phí. Điều này đã giúp giảm đáng kể số tiền phạt chậm nộp. Ví dụ: lời nhắc được gửi hai ngày trước cuối tháng để nộp mọi chi phí, đảm bảo xử lý và thanh toán kịp thời.
- Khảo sát hàng quý để nhân viên đưa ra phản hồi về quy trình quản lý chi phí.
- Nhân viên cho biết quá trình nộp biên lai rất phức tạp. Để đáp lại, TechWave đã nâng cấp hệ thống quản lý nhân viên của họ để cho phép dễ dàng tải ảnh biên lai lên thông qua ứng dụng di động, giúp tăng tốc đáng kể quy trình và cải thiện tính tuân thủ.
- Nhóm Tài chính đã báo cáo sự thiếu hiệu quả và sai sót trong quy trình nhập dữ liệu thủ công để đọc biên lai và cung cấp dữ liệu vào phần mềm chi phí. Tích hợp OCR đã được thêm vào phần mềm quản lý chi phí giúp giảm 90% công việc thủ công tương ứng cùng với độ chính xác trích xuất dữ liệu vượt quá 99%.
10. Giải quyết vấn đề không tuân thủ:
Sáu tháng sau khi triển khai chính sách chi phí mới, TechWave Solutions nhận thấy có xu hướng không tuân thủ liên quan đến chi phí đi lại. Một số nhân viên đã vượt quá giới hạn quy định là 200 USD mỗi ngày cho chỗ ở trong các chuyến công tác. Nhóm tài chính báo cáo xu hướng này cho ban quản lý.
- Giám đốc tài chính bắt đầu đánh giá các chuyến công tác gần đây. Nhóm phát hiện ra rằng trong một số trường hợp, các khách sạn duy nhất còn trống ở các khu thương mại được định giá cao hơn giới hạn do công ty đặt ra, dẫn đến vi phạm chính sách.
- Ban quản lý tổ chức thảo luận với những nhân viên vượt quá giới hạn. Các nhân viên giải thích rằng việc tham dự các cuộc họp ở khu vực trung tâm thương mại cần phải ở gần đó, nhưng chi phí cho những chỗ ở như vậy thường vượt quá giới hạn của công ty.
- Đội ngũ quản lý thừa nhận thách thức thực tế nên quyết định điều chỉnh chính sách. Giới hạn chỗ ở mới được đặt ở mức 300 đô la mỗi ngày ở các thành phố có chi phí sinh hoạt cao hơn, trong khi vẫn giữ nguyên giới hạn 200 đô la cho các địa điểm khác.
- Sự thay đổi này được thông báo tới tất cả nhân viên, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lựa chọn các phương án tiết kiệm chi phí trong giới hạn mới. Chúng tôi cung cấp các mẹo về đặt phòng sớm, chọn khách sạn tiết kiệm và tìm hiểu các giới hạn chỗ ở theo cấp độ mới.
- Phần mềm quản lý chi phí được cập nhật để phản ánh các giới hạn mới và nhắc nhân viên giải thích khi vượt quá các giới hạn này ở các thành phố cụ thể.
Do đó, chính sách chi phí phát triển mới của TechWave Solutions, được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu và văn hóa kinh doanh cụ thể của công ty, cung cấp một khuôn khổ có cấu trúc và rõ ràng để quản lý chi phí. Cách tiếp cận này không chỉ đảm bảo kiểm soát tài chính mà còn thúc đẩy văn hóa trách nhiệm và tính minh bạch trong tổ chức. Cơ chế phản hồi và cập nhật thường xuyên đảm bảo chính sách luôn phù hợp và hiệu quả, thích ứng với môi trường kinh doanh năng động.
Mẫu chính sách chi phí
Dựa trên ví dụ trên, chúng tôi đã tạo chính sách chi phí cho TechWave Solutions. Bạn có thể sử dụng thông tin này làm tài liệu tham khảo khi xây dựng chính sách chi phí của mình.
Cách thực hiện Chính sách chi phí của bạn
Việc triển khai chính sách chi phí một cách hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo rằng các nguyên tắc bạn đã xây dựng cẩn thận được tuân thủ, hiểu rõ và tích hợp vào hoạt động hàng ngày của công ty bạn. Hãy khám phá hai cách tiếp cận khác nhau để thực hiện chính sách chi phí của bạn.
Quy trình làm việc thủ công
Việc thực hiện thủ công chính sách chi phí bao gồm một loạt các bước do nhân viên, người quản lý và nhóm tài chính xử lý mà không cần sự trợ giúp của phần mềm chuyên dụng. Quá trình này, mặc dù truyền thống hơn, có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi của con người nhưng vẫn được sử dụng, đặc biệt là bởi các tổ chức nhỏ hơn với ít giao dịch hơn.
- nộp chi phí: Nhân viên phải chịu chi phí và giữ các biên lai vật chất. Sau đó, họ điền vào biểu mẫu báo cáo chi phí, thường là bảng tính hoặc biểu mẫu giấy, nêu chi tiết từng chi phí, số tiền và mục đích kinh doanh.
- Đánh giá của người quản lý: Nhân viên nộp báo cáo chi phí đã hoàn thành và đính kèm biên lai cho người quản lý của họ để xem xét. Người quản lý kiểm tra từng chi phí theo chính sách của công ty để đảm bảo tuân thủ.
- Xác minh tài chính: Sau khi được người quản lý phê duyệt, báo cáo chi phí sẽ được chuyển đến bộ phận tài chính. Nhóm tài chính tiến hành đánh giá lần cuối để xác minh tính chính xác của báo cáo và việc tuân thủ chính sách, kiểm tra biên lai và tính toán theo cách thủ công.
- Hoàn trả: Nếu báo cáo chi phí được phê duyệt, nhóm tài chính sẽ xử lý khoản hoàn trả, có thể liên quan đến việc cắt séc hoặc xử lý chuyển khoản ngân hàng cho nhân viên. Bước này có thể mất vài ngày hoặc vài tuần, tùy thuộc vào chu kỳ thanh toán.
- Lưu trữ hồ sơ: Tài chính lưu trữ các báo cáo chi phí và biên lai cho mục đích kiểm toán. Điều này thường liên quan đến việc lưu trữ các bản sao giấy trong tủ hoặc quét chúng vào hệ thống lưu trữ kỹ thuật số cơ bản.
Quy trình làm việc tự động
Quy trình làm việc tự động tận dụng công nghệ để hợp lý hóa và nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách chi phí của bạn. Cách tiếp cận này giúp giảm các lỗi thủ công, tăng tốc quá trình hoàn trả và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về các mô hình chi tiêu.
Hãy xem quy trình làm việc thủ công được chuyển đổi và tự động hóa như thế nào bằng cách sử dụng Phần mềm quản lý chi phí Nanonets.
- Gửi chi phí kỹ thuật số: Nhân viên sử dụng ứng dụng hoặc nền tảng dựa trên web để gửi chi phí. Họ có thể chụp ảnh biên lai bằng điện thoại thông minh của mình và phần mềm sẽ tự động trích xuất các chi tiết liên quan bằng công nghệ OCR (Nhận dạng ký tự quang học). Chi phí được phân loại bằng AI và nhân viên cũng có thể thêm bất kỳ ghi chú cần thiết nào về mục đích kinh doanh trực tiếp trong ứng dụng.
- Kiểm tra tuân thủ chính sách tự động: Phần mềm quản lý chi phí tự động kiểm tra từng lần gửi theo chính sách chi phí của công ty. Nó gắn cờ mọi vi phạm trong thời gian thực, nhắc nhân viên khắc phục vấn đề hoặc thêm ghi chú trong các trường hợp đặc biệt.
- Phê duyệt của người quản lý: Người quản lý nhận được thông báo về báo cáo chi phí đang chờ xử lý thông qua nền tảng. Họ có thể xem xét, phê duyệt hoặc từ chối chi phí chỉ bằng một cú nhấp chuột và cũng có thể xem mọi vi phạm chính sách được hệ thống gắn cờ.
- Giám sát tài chính và xử lý hoàn trả: Chi phí được phê duyệt sẽ tự động được chuyển đến nhóm tài chính. Phần mềm tích hợp với hệ thống kế toán, cho phép xử lý trực tiếp các khoản hoàn trả thông qua bảng lương hoặc chuyển khoản ngân hàng. Bộ phận tài chính duy trì sự giám sát và có thể kiểm toán chi phí theo thời gian thực hoặc thông qua các báo cáo định kỳ.
- Lưu trữ và phân tích hồ sơ kỹ thuật số: Hệ thống lưu trữ tất cả dữ liệu chi phí bằng kỹ thuật số, loại bỏ nhu cầu lưu trữ vật lý. Các nhóm tài chính có thể truy cập các báo cáo và phân tích chi tiết, cho phép lập ngân sách, dự báo và xác định xu hướng chi tiêu hoặc các lĩnh vực không tuân thủ tốt hơn.
Tóm lại, bước chuyển từ thực hiện chính sách chi phí thủ công sang tự động là một loạt các bước thực tế hướng tới hiệu quả, rõ ràng và cuối cùng là tăng lợi nhuận.
Dưới đây là một số nghiên cứu điển hình về các doanh nghiệp đã thực hiện thành công chính sách chi phí bằng phần mềm tự động hóa chi phí –
- SaltPay sử dụng Nanonet để tích hợp với SAP để quản lý hóa đơn của nhà cung cấp.
- Quản lý dự án In2 giúp Tập đoàn cấp nước tiết kiệm 700,000 AUD với Nanonets AI.
- Happy Jewellers, một SMB, được hưởng lợi như thế nào từ NanoNets.
- Nanonets AI giúp Dịch vụ ACM tự động trích xuất từ các tài liệu chi phí, tiết kiệm 90% thời gian cho nhóm Tài khoản phải trả.
- Tapi tự động hóa hóa đơn bảo trì tài sản bằng Nanonets.
- Puma tự động hóa quy trình quản lý chi phí của họ với Zoho Expense.
- SWISS cải thiện hiệu quả xử lý chi phí lên 80% với Rydoo.
- Suncommon quản lý chi tiêu của công ty họ và tiết kiệm thời gian của công ty bằng cách tận dụng Thẻ Expensify.
Kết luận
Vậy là bạn đã có nó - thông tin chi tiết về việc xây dựng chính sách chi phí không chỉ giúp con tàu tài chính hoạt động trơn tru mà còn thúc đẩy văn hóa trách nhiệm và tính minh bạch trong tổ chức của bạn. Từ việc xác định các hướng dẫn rõ ràng cho đến việc thực hiện bằng cách sử dụng tự động hóa, việc quản lý chi phí không còn là một nỗ lực khó khăn nữa.
Hãy nhớ rằng, vấn đề không chỉ là các quy tắc; đó là việc trao quyền cho nhóm của bạn để đưa ra quyết định chi tiêu sáng suốt đồng thời bảo vệ sức khỏe tài chính của công ty bạn. Vì vậy, cho dù bạn là một công ty khởi nghiệp đang ra khơi hay một doanh nghiệp dày dặn kinh nghiệm đang vạch ra các vùng biển mới, mong muốn chính sách chi phí của bạn sẽ là kim chỉ nam dẫn đường cho bạn hướng tới những vùng biển êm đềm hơn và những bờ biển tài chính nhiều nắng hơn. Thuận buồm xuôi gió!
Bạn đã sẵn sàng hợp lý hóa quy trình chính sách chi phí của mình và đạt được hiệu quả tài chính một cách suôn sẻ chưa? Hãy dùng thử Phần mềm quản lý chi phí Nanonets ngay hôm nay và thiết lập lộ trình giám sát chi tiêu mà không gặp rắc rối. Bắt đầu thử nghiệm miễn phí của bạn bây giờ!
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
- PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
- Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
- PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/expense-policy/
- :là
- :không phải
- :Ở đâu
- $ LÊN
- 000
- 10
- 300
- 7
- 700
- a
- Giới thiệu
- ở trên
- truy cập
- khả năng tiếp cận
- có thể truy cập
- chứa
- đáp ứng
- chỗ ở
- đi cùng
- Kế toán
- Trợ Lý Giám Đốc
- các khoản phải trả
- chính xác
- ACM
- Hoạt động
- thực sự
- thích nghi
- thêm vào
- thêm
- Ngoài ra
- thêm vào
- địa chỉ
- giải quyết
- tuân thủ
- Sau
- chống lại
- AI
- Hỗ trợ
- Cảnh báo
- alex
- Căn chỉnh
- Tất cả
- phân bổ
- cho phép
- Cho phép
- dọc theo
- Ngoài ra
- Sự mơ hồ
- số lượng
- an
- phân tích
- phân tích
- và
- Hàng năm
- câu trả lời
- bất kì
- ứng dụng
- phương pháp tiếp cận
- cách tiếp cận
- phê duyệt
- phê duyệt
- phê duyệt
- LÀ
- khu vực
- xung quanh
- AS
- At
- tham dự
- AUD
- kiểm toán
- kiểm toán
- tự động hóa
- Tự động
- tự động hóa
- tự động
- Tự động hóa
- tự chủ
- có sẵn
- tránh
- trở lại
- Cân đối
- số dư
- Ngân hàng
- chuyển khoản ngân hàng
- cơ bản
- BE
- đánh bại
- được
- trước
- sau
- được
- Hơn
- giữa
- Ngoài
- lớn
- Hóa đơn
- đặt phòng
- Sách
- ranh giới
- Breakdown
- ngân sách
- ngân sách
- kinh doanh
- các doanh nghiệp
- nhưng
- by
- tính toán
- CAN
- không thể
- thẻ
- cẩn thận
- trường hợp
- tiền mặt
- đố
- phân loại
- Phân loại
- trung tâm
- nhất định
- cfo
- thách thức
- thay đổi
- Những thay đổi
- tính cách
- nhận dạng nhân vật
- Biểu đồ
- biểu đồ
- kiểm tra
- kiểm tra
- Séc
- lựa chọn
- hoàn cảnh
- Các thành phố
- xin
- tuyên bố
- tuyên bố
- rõ ràng
- tốt nghiệp lớp XNUMX
- trong sáng
- Rõ ràng
- Nhấp chuột
- khách hàng
- huấn luyện viên
- Thu
- đến
- Chung
- truyền đạt
- công ty
- Của công ty
- Hoàn thành
- tuân thủ
- liên quan đến
- ngắn gọn
- phần kết luận
- tiến hành
- nhầm lẫn
- Hãy xem xét
- điều khiển
- TẬP ĐOÀN
- sửa chữa
- Tương ứng
- Phí Tổn
- chi phí-hiệu quả
- Chi phí
- có thể
- không thể
- Khóa học
- phủ
- chế tạo
- tạo
- tạo ra
- Tạo
- quan trọng
- quan trọng
- văn hóa
- cồng kềnh
- tùy biến
- cắt
- chu kỳ
- tiền thưởng
- nhảy
- bảng điều khiển
- dữ liệu
- nhập dữ liệu
- Ngày
- ngày
- Ngày
- quyết định
- dành riêng
- Phòng thủ
- định nghĩa
- xác định
- định nghĩa
- các định nghĩa
- làm sáng tỏ
- bộ
- Tùy
- chi tiết
- Chi tiết
- chi tiết
- Phát hiện
- khác nhau
- kỹ thuật số
- kỹ thuật số
- Ăn tối
- trực tiếp
- trực tiếp
- giảm giá
- khám phá
- Khám phá
- thảo luận
- tranh chấp
- tài liệu hướng dẫn
- tài liệu
- làm
- Không
- dont
- ổ đĩa
- hai
- suốt trong
- năng động
- mỗi
- Đầu
- dễ dàng hơn
- dễ dàng
- dễ dàng
- nền kinh tế
- Hiệu quả
- hiệu quả
- hiệu quả
- những nỗ lực
- các yếu tố
- loại bỏ
- ôm hôn
- nhấn mạnh
- Công nhân
- nhân viên
- nâng cao vị thế
- cho phép
- khuyến khích
- cuối
- nỗ lực
- thực thi
- Tham gia
- nâng cao
- nâng cao
- Câu đố
- đủ
- đảm bảo
- đảm bảo
- đảm bảo
- Doanh nghiệp
- Giải trí
- nhập
- Môi trường
- môi trường
- lôi
- lỗi
- đặc biệt
- bản chất
- thành lập
- thành lập
- Ngay cả
- Sự kiện
- mọi người
- tất cả mọi người
- sự tiến hóa
- phát triển
- ví dụ
- vượt quá
- vượt quá
- vượt quá
- đặc biệt
- chi phí
- trải qua
- Giải thích
- khám phá
- kéo dài
- khai thác
- Chất chiết xuất
- công bằng
- Đặc tính
- thông tin phản hồi
- cho ăn
- vài
- ít hơn
- Nộp hồ sơ
- điền
- cuối cùng
- tài chính
- Tài chính
- tài chính
- mục tiêu tài chính
- kế hoạch tài chính
- đầu cuối
- Công ty
- phù hợp với
- được gắn cờ
- cờ
- Linh hoạt
- linh hoạt
- chuyến bay
- vé máy bay
- Tập trung
- sau
- Trong
- hình thức
- bồi dưỡng
- bồi dưỡng
- Nền tảng
- Khung
- gian lận
- Miễn phí
- dùng thử miễn phí
- từ
- trò chơi
- thu thập
- được
- Cho
- Go
- mục tiêu
- Các mục tiêu
- tốt
- vật lộn
- rất nhiều
- lớn
- Tăng trưởng
- hướng dẫn
- hướng dẫn
- Hướng dẫn
- hướng dẫn
- có
- Xử lý
- hạnh phúc hơn
- vui mừng
- khó hơn
- Có
- cái đầu
- cho sức khoẻ
- giúp đỡ
- đã giúp
- giúp đỡ
- giúp
- tại đây
- Cao
- cao hơn
- giữ
- Trang Chủ
- khách sạn
- khách sạn
- Độ đáng tin của
- Hướng dẫn
- Tuy nhiên
- hr
- HTML
- HTTPS
- Nhân loại
- i
- Xác định
- xác định
- xác định
- if
- hình ảnh
- ngay
- Va chạm
- thực hiện
- thực hiện
- thực hiện
- thực hiện
- tầm quan trọng
- nâng cao
- cải thiện
- cải thiện
- cải thiện
- in
- bao gồm
- bao gồm
- bao gồm
- Bao gồm
- Tăng lên
- tăng
- phát sinh
- không hiệu quả
- chắc chắn xảy ra
- thông báo
- Đồng tu
- sáng tạo
- cái nhìn sâu sắc
- những hiểu biết
- ví dụ
- tích hợp
- tích hợp
- Tích hợp
- hội nhập
- nội bộ
- Internet
- trong
- hóa đơn
- hoá đơn
- liên quan
- liên quan đến
- vấn đề
- các vấn đề
- IT
- mặt hàng
- ITS
- jpg
- nhảy
- chỉ
- Giữ
- giữ
- giữ
- biết
- Thiếu sót
- lớn hơn
- Trễ, muộn
- Lãnh đạo
- hàng đầu
- Dẫn
- học tập
- Pháp luật
- hợp pháp
- ít
- cho phép
- đòn bẩy
- tận dụng
- Lượt thích
- LIMIT
- Hạn chế
- giới hạn
- Dòng
- sống
- . Các địa điểm
- Duy trì
- bảo trì
- làm cho
- Làm
- quản lý
- quản lý
- Ban Quản Trị
- giám đốc
- Quản lý
- quản lý
- quản lý
- nhãn hiệu
- công việc thủ công
- thủ công
- nhiều
- thị trường
- diêm
- nguyên vật liệu
- Tối đa hóa
- tối đa
- Có thể..
- có lẽ
- me
- bữa ăn
- cơ chế
- cuộc họp
- các cuộc họp
- Meltdown
- bộ ba
- Might
- nhỡ
- di động
- ứng dụng di động
- kiểu mẫu
- tiền
- Màn Hình
- giám sát
- màn hình
- tháng
- tháng
- chi tiết
- Morgan
- hầu hết
- phải
- lẫn nhau
- my
- Điều hướng
- cần thiết
- nhu yếu phẩm
- sự cần thiết
- Cần
- cần thiết
- cần
- nhu cầu
- Mới
- Công nghệ mới
- Tin
- tiếp theo
- ghi
- Chú ý
- thông báo
- tại
- Quan sát
- OCR
- of
- Cung cấp
- Office
- thường
- on
- Tiếp nhận nhận việc
- hàng loạt
- ONE
- Trực tuyến
- có thể
- hoạt động
- hoạt động
- Hoạt động
- Cơ hội
- nhận dạng ký tự quang học
- Các lựa chọn
- or
- cơ quan
- tổ chức
- Nền tảng khác
- ra
- đề cương
- kết thúc
- tổng thể
- Giám sát
- gói
- Giấy
- Họa tiết
- mô hình
- thanh toán
- Lương bổng
- hình phạt
- cấp phát chính
- mỗi
- định kỳ
- người
- riêng
- hình chụp
- Hình ảnh
- vật lý
- lập kế hoạch
- kế hoạch
- nền tảng
- plato
- Thông tin dữ liệu Plato
- PlatoDữ liệu
- Play
- đóng
- thêm
- Chính sách
- điều luật
- vị trí
- tiềm năng
- Thực tế
- khá
- ngăn chặn
- Phòng chống
- ngăn chặn
- trước
- trước đây
- Ưu tiên
- quá trình
- Quy trình
- xử lý
- chuyên nghiệp
- lợi nhuận
- dự án
- quản lý dự án
- Thúc đẩy
- bằng chứng
- đúng
- tài sản
- cho
- cung cấp
- cung cấp
- xuất bản
- công bố
- mục đích
- mục đích
- Câu hỏi
- nhanh
- ít khi
- Giá
- hơn
- RE
- sẵn sàng
- Reading
- thời gian thực
- lý do
- biên lai
- nhận
- gần đây
- công nhận
- công nhận
- lưu trữ hồ sơ
- giảm
- làm giảm
- giảm
- giảm
- tài liệu tham khảo
- lọc
- phản ánh
- đều đặn
- quy định
- củng cố
- liên quan
- mối quan hệ
- có liên quan
- vẫn còn
- nhắc nhở
- xa
- làm việc từ xa
- công nhân từ xa
- báo cáo
- Báo cáo
- Báo cáo
- Báo cáo
- yêu cầu
- yêu cầu
- cần phải
- Yêu cầu
- phản ứng
- trách nhiệm
- chịu trách nhiệm
- kết quả
- giữ lại
- giữ lại
- xem xét
- Đánh giá
- khen thưởng
- ngay
- Tăng lên
- Nguy cơ
- Vai trò
- quy tắc
- s
- bảo vệ
- bảo vệ
- biện pháp bảo vệ
- thuyền buồm
- tương tự
- sap
- Lưu
- tiết kiệm
- Tiết kiệm
- quét
- ghi bàn
- Mùa
- dày dạn
- xem
- Tìm kiếm
- hình như
- gửi
- gởi
- Loạt Sách
- phục vụ
- DỊCH VỤ
- định
- thiết lập
- thiết lập
- một số
- thay đổi
- TÀU
- nên
- đáng kể
- ngồi
- nhỏ
- nhỏ hơn
- điện thoại thông minh
- SMB
- trơn tru
- mượt mà hơn
- thông suốt
- snag
- So
- Phần mềm
- Giải pháp
- một số
- chuyên
- riêng
- tốc độ
- tiêu
- Chi
- tiêu
- tinh thần
- Bảng tính
- Ngôi sao
- Bắt đầu
- bắt đầu
- khởi động
- ở lại
- chỉ đạo
- Bước
- Các bước
- Vẫn còn
- là gắn
- cửa hàng
- ngay
- Chiến lược
- hợp lý hóa
- sắp xếp hợp lý
- tăng cường
- Đình công
- nghiêm khắc
- cấu trúc
- nghiên cứu
- nộp hồ sơ
- trình
- trình
- trình
- đăng ký
- Thành công
- như vậy
- vật tư
- cung cấp
- hỗ trợ
- đáng ngờ
- hệ thống
- hệ thống
- phù hợp
- may đo
- Hãy
- thuế
- nhóm
- đội
- Công nghệ
- Công nghệ
- nói
- mẫu
- hơn
- việc này
- Sản phẩm
- cung cấp their dịch
- Them
- sau đó
- Đó
- Kia là
- họ
- điều này
- những
- Thông qua
- vé
- thời gian
- mất thời gian
- hợp thời
- lời khuyên
- đến
- bây giờ
- TẤN
- quá
- công cụ
- đối với
- Theo dõi
- truyền thống
- giao thông
- Giao dịch
- chuyển
- chuyển
- chuyển đổi
- Minh bạch
- minh bạch
- đi du lịch
- chuyến đi
- khuynh hướng
- Xu hướng
- thử nghiệm
- kích hoạt
- NIỀM TIN
- thử
- Hai lần
- hai
- kiểu
- Cuối cùng
- hiểu
- sự hiểu biết
- hiểu
- độc đáo
- không cần thiết
- cập nhật
- Cập nhật
- cập nhật
- nâng cấp
- nâng cấp
- sử dụng
- sử dụng
- sử dụng
- Quý báu
- Các giá trị
- đa dạng
- khác nhau
- Ve
- nhà cung cấp
- xác minh
- xác minh
- Vi phạm
- khả năng hiển thị
- vs
- ví
- là
- Nước
- Waters
- Đường..
- we
- Dựa trên web
- tuần
- là
- Điều gì
- khi nào
- liệu
- cái nào
- trong khi
- CHÚNG TÔI LÀ
- toàn bộ
- Wi-fi
- sẽ
- với
- ở trong
- không có
- Công việc
- công nhân
- quy trình làm việc
- đang làm việc
- Nơi làm việc
- công trinh
- nhưng
- Bạn
- trên màn hình
- zephyrnet