Nếu bạn muốn có một chuỗi cung ứng hiệu quả, đừng gây rối với các nhà cung cấp của bạn (Ilan Friedman)

Tất cả chúng ta đều biết rằng vài năm qua đã có nhiều thách thức đối với chuỗi cung ứng và có vẻ như mọi thứ sẽ không sớm được cải thiện. Theo McKinsey, chuỗi cung ứng toàn cầu phải đối mặt với ba thách thức chính: thiếu hụt lao động, sự sẵn có của thiết bị,
và hiệu ứng dây chuyền của tắc nghẽn toàn cầu. 

Tạp chí IndustryWeek cho biết thêm rằng các nhà cung cấp đang phải vật lộn để duy trì công suất, tình trạng thiếu container và các yếu tố kinh tế có tác động. Họ khuyến nghị rằng các tổ chức, đặc biệt là các nhà sản xuất phụ thuộc nhiều hơn vào
chuỗi cung ứng hiệu quả, khám phá các giải pháp để giảm thiểu rủi ro và rủi ro của họ. Chúng bao gồm tạo ra sự kết hợp giữa các nhà cung cấp trong nước và quốc tế, thực hiện các chiến lược số hóa và hệ thống điều hành quản lý cung cấp khả năng hiển thị tốt hơn trên toàn
chuỗi cung ứng, và cải thiện việc thu thập và toàn vẹn dữ liệu.

Các nhà sản xuất thường có môi trường chuỗi cung ứng phức tạp, với các quy trình dựa trên các thỏa thuận và đơn đặt hàng chung với các quy tắc và điều kiện đặt hàng vốn có về giá cả, vận chuyển và giao hàng, cũng như các quy trình với nguồn cung cấp bắt buộc
quy tắc dây chuyền, lịch trình và điều kiện giao hàng đặc biệt. Những môi trường như vậy có thể liên quan đến các đơn đặt hàng với hàng trăm chi tiết đơn hàng, các lô hàng từng phần trên mỗi dòng và nhiều lần nhận và hóa đơn trên mỗi dòng, cũng như các quy trình bao gồm kho trung gian
và/hoặc 3PL, QA, MRB, 4WM và trả hàng, nhập khẩu qua đường biển hoặc đường hàng không, v.v.

Trong những môi trường như vậy, các doanh nghiệp đầu tư một lượng thời gian và công sức đáng kể để đảm bảo rằng các nhà cung cấp tuân thủ các quy tắc và chính sách kinh doanh của họ, theo dõi việc thực hiện đơn hàng, thực hiện chuỗi cung ứng và giao hàng đúng hạn, xác thực hóa đơn, xử lý
các quy trình đối chiếu hóa đơn, xác thực các khoản thanh toán, xử lý một số lượng đáng kể các lỗi và sai lệch cũng như ngăn ngừa gian lận. Ngoài ra, môi trường phức tạp thường liên quan đến nhiều khu vực địa lý và các quy tắc, quy định,
và các nền văn hóa, cũng như sự hiện diện của nhiều ứng dụng và hệ thống ERP.

Trong các cuộc thảo luận gần đây với ba công ty lớn trong ngành, một từ ngành Dầu khí, một từ nhà sản xuất chất bán dẫn và thứ ba trong ngành hàng không vũ trụ, các chủ đề chung đã xuất hiện. Cả ba đều từng bị chuỗi cung ứng kém hiệu quả,
đó là kết quả của quan hệ nhà cung cấp xấu. Mối quan hệ với nhà cung cấp không tốt đã phát triển do cơ chế quản lý hóa đơn không hiệu quả và chính quá trình số hóa, khả năng hiển thị cũng như thu thập dữ liệu và tính toàn vẹn đã tạo ra sự khác biệt.

Khi các nhà cung cấp không biết về tình trạng hóa đơn của họ và liên tục hỏi về ngày thanh toán, đó là tin xấu cho khách hàng của họ. Nếu nhiều tuần trôi qua trước khi phát hiện ra rằng hóa đơn không chính xác hoặc có một số vấn đề khác
điều đó ngăn cản việc thanh toán của nó, điều đó thậm chí còn tồi tệ hơn. Mối quan hệ không tốt với nhà cung cấp do hệ thống quản lý hóa đơn không hiệu quả có thể dẫn đến lỗ hổng trong chuỗi cung ứng, tác động tiêu cực đến dây chuyền sản xuất, điều này có hại cho hoạt động kinh doanh. Đó chính xác là những gì ba
các công ty đã từng mắc phải.

Tất cả đã thay đổi khi ba tập đoàn hàng đầu này triển khai một hệ thống tự động hóa cung cấp cho các nhà cung cấp hướng dẫn gửi hóa đơn phù hợp với các quy tắc và chính sách kinh doanh của công ty, xác thực tính chính xác của từng hóa đơn một cách hiệu quả và tạo ra
hoàn toàn minh bạch về tình trạng hóa đơn và ngày thanh toán. Biết ngay rằng hóa đơn được phê duyệt hay từ chối và có thể lập kế hoạch dòng tiền của họ đã có tác động to lớn đến các nhà cung cấp này, giảm bớt sự không chắc chắn và giải phóng họ khỏi
để hỏi thủ công về hóa đơn và tình trạng thanh toán.

Đối với những người mua này, tác động rất rõ ràng: quan hệ với nhà cung cấp được cải thiện, lỗi được loại bỏ, giấy tờ biến mất và quan trọng nhất – chuỗi cung ứng của họ trở nên hiệu quả và đáng tin cậy hơn.

Hệ thống tự động hóa mà các công ty này triển khai giải quyết các hoạt động từ nguồn đến thanh toán qua chi tiêu trực tiếp và gián tiếp, sử dụng hàng trăm bot phần mềm và dựa vào công nghệ Trí tuệ nhân tạo và Máy học để cung cấp các giải pháp phức tạp.
xem xét và xác nhận tài liệu trong bối cảnh của toàn bộ quy trình làm việc. Do giá trị mà nó mang lại cho các nhà cung cấp, hơn 90% trong số họ tham gia đầy đủ vào quy trình, bao gồm gần 100% hóa đơn và hơn 90% chi tiêu.

Mặc dù công cụ tự động hóa quy trình từ nguồn đến thanh toán có thể không giải quyết được tất cả các thách thức trong chuỗi cung ứng, nhưng nó có thể có tác động đáng kể đến dây chuyền sản xuất và tính chất cạnh tranh của cả người mua và nhà cung cấp và là một yếu tố quan trọng góp phần cải thiện
quan hệ người mua-nhà cung cấp. Vì vậy, nếu bạn muốn có một chuỗi cung ứng hiệu quả – đừng gây rối với các nhà cung cấp của bạn, hãy cộng tác với họ!