Xero là phần mềm kế toán SaaS dựa trên đám mây dành cho khách hàng doanh nghiệp nhỏ ở nhiều quốc gia. Công ty Xero, được thành lập năm 2006, có trụ sở tại New Zealand. Phần mềm của Xero xử lý các tài khoản phải trả như một hệ thống truyền thống yêu cầu nhập dữ liệu thủ công. Để tự động hóa các khoản phải trả của Xero, khách hàng của Xero tích hợp phần mềm tự động hóa AP của bên thứ ba.
Cách quản lý AP trên Xero
Quản lý tài khoản phải trả (AP) trên Xero bằng cách thực hiện các quy trình cần thiết sau:
- Nhận hóa đơn của nhà cung cấp hoặc hóa đơn khác qua email đến hệ thống kế toán Xero hoặc bằng cách quét
- Phê duyệt hóa đơn
- Lên lịch thanh toán
- Xero thêm hóa đơn/hóa đơn vào tài khoản phải trả
- Thanh toán được thực hiện
- Hóa đơn/hóa đơn được đánh dấu là đã thanh toán
Nhưng lưu ý rằng các bước này có thể thực hiện được trong Xero không bao gồm nhiều tác vụ thủ công. Ví dụ: nhân viên bộ phận tài khoản phải trả cần xác định trực quan rằng hoá đơn là chính xác thông qua quá trình xác minh thủ công và nhận được sự chấp thuận.
Các quy trình xác minh tính chính xác này bao gồm đối chiếu 3 chiều (hoặc đối chiếu 2 chiều) hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và báo cáo nhận hàng, nếu có, về việc nhận hàng.
Nhân viên AP cần xác định (những) người quản lý ngân sách được chỉ định nào cần phê duyệt hóa đơn, phù hợp với chính sách chi phí của công ty. Sau đó, các khoản phải trả sẽ chuyển các tài liệu phù hợp (thường là trên giấy) đến người phê duyệt phù hợp và liên hệ với người phê duyệt khi phê duyệt của họ không kịp thời.
Các khoản phải trả thanh toán các hóa đơn theo đợt. Có lẽ các khoản phải trả vẫn sử dụng séc giấy kiểu cũ. Khi sử dụng séc giấy, bạn phải thực hiện các bước thủ công sau:
- Yêu cầu CFO hoặc Kiểm soát viên phê duyệt việc kiểm tra
- Lấy chữ ký kiểm tra được ủy quyền
- In séc trên giấy
- Tách và lưu bản sao séc với bản sao chứng từ hóa đơn trùng khớp
- Nhồi và gửi phong bì có séc và giấy báo chuyển tiền đính kèm
- Trả lời các cuộc gọi hoặc email đến của nhà cung cấp yêu cầu trạng thái thanh toán hiện tại
Quy trình công việc phải trả của tài khoản Xero
Các mô tả sau đây liên quan đến quy trình công việc phải trả của tài khoản Xero để thực hiện các quy trình phải trả trong phần mềm tài khoản phải trả cốt lõi của Xero.
Nắm bắt và nhập hóa đơn/hóa đơn của nhà cung cấp
Người dùng các gói phiên bản Xero's Business, bao gồm các gói định giá SaaS sớm, đang phát triển và đã thành lập, sẽ nhận được Hubdoc tích hợp tính năng ghi lại các hóa đơn và biên lai trong Xero. Hubdoc là đối tác Xero để thu thập dữ liệu OCR nhằm trích xuất dữ liệu từ tài liệu và tạo giao dịch trong Xero. Địa chỉ email hóa đơn Xero hiển thị trên bất kỳ tab trạng thái nào trong trang tổng quan về Giao dịch mua.
Để nắm bắt các hóa đơn và hóa đơn của nhà cung cấp trong Xero bằng tính năng Hubdoc, hóa đơn phải là tệp đính kèm email thay vì được nhúng trong chính email. Đối với quy trình chụp email này, bạn sẽ chuyển tiếp các hóa đơn nhận được từ bất kỳ nhà cung cấp nào đến địa chỉ email hóa đơn Xero của bạn.
Hầu hết các định dạng tài liệu và hình ảnh đều hoạt động khi hóa đơn gửi email tới địa chỉ email duy nhất của tổ chức Xero của bạn để tạo dự thảo hóa đơn có hóa đơn được gửi qua email đính kèm. Bạn có thể gửi tối đa 10 hóa đơn qua email trong một email để tạo các hóa đơn riêng biệt trong Xero. Kích thước email tối đa là 25 MB.
Hóa đơn được gửi qua email sẽ bằng loại tiền cơ bản của công ty bạn chứ không phải bằng ngoại tệ. Chỉ với đăng ký bao gồm nhiều loại tiền, bạn có thể thay đổi thủ công loại tiền trên hối phiếu hoặc hóa đơn sang ngoại tệ trong Xero.
Chỉ khi Xero có thể đọc thành công hóa đơn đã gửi qua email thì một số trường, bao gồm cả những trường này, sẽ tự động điền và được chỉ định trong Xero bằng biểu tượng tia sét:
- Liên hệ
- Ngày
- Tổng số:
- Ngày đáo hạn
- Tài liệu tham khảo
Lưu ý rằng quy trình thu thập hóa đơn này có thể không đầy đủ hoặc chính xác và vẫn yêu cầu thực hiện các bước thủ công (được liệt kê trong liên kết Xero để gửi hóa đơn qua email) trong menu Doanh nghiệp/Hóa đơn cần thanh toán và để chuyển đổi tiền tệ bắt buộc.
Nếu bạn không sử dụng tính năng Hubdoc của Xero để thu thập dữ liệu hóa đơn được gửi qua email, bạn cần thực hiện nhập dữ liệu thủ công vào thêm hóa đơn và hóa đơn vào hệ thống phần mềm kế toán Xero. Trong menu Doanh nghiệp/Hóa đơn cần thanh toán, chọn Hóa đơn mới và nhập chi tiết cho các trường. Lưu hóa đơn và gửi để phê duyệt trước khi thanh toán hóa đơn.
Bạn sẽ mã hóa thủ công các hóa đơn phải trả này vào đúng tài khoản chi phí hoặc tài sản, chẳng hạn như hàng tồn kho.
Thanh toán hóa đơn và ghi lại các khoản thanh toán
Đến thanh toán hóa đơn, lập lịch thanh toán trên hệ thống (theo đợt) bằng cách nhập ngày thanh toán và đánh dấu tích vào các hóa đơn đang thanh toán. Khi hóa đơn được thanh toán, Xero ghi lại giao dịch dưới dạng khoản giảm trong các tài khoản phải trả dưới dạng ghi nợ và ghi có sổ sách kế toán kép cân bằng thành tiền mặt (và bất kỳ khoản chiết khấu thanh toán sớm nào được thực hiện).
Thêm nhà cung cấp mới
Trong phần mềm kế toán Xero, Xero thiết lập các nhà cung cấp mới làm Địa chỉ liên hệ và xác định cách bạn sử dụng các Liên hệ này—với tư cách là Nhà cung cấp hoặc Khách hàng hoặc cả hai. Nếu bạn nạp hóa đơn, Người liên hệ sẽ được sử dụng làm nhà cung cấp. Do đó, bạn không cần chuyển Danh bạ sang Nhà cung cấp. Khi bạn sử dụng Hubdoc trong Xero, Hubdoc sẽ tự động thiết lập nhà cung cấp trong Xero hệ thống phần mềm kế toán cho bạn khi nhận được hóa đơn. Nếu không, cần phải nhập dữ liệu thủ công để thiết lập nhà cung cấp trong Xero.
Quản lý chi phí và hoàn trả
Với Xero, bạn có thể xem và quản lý hóa đơn, chi phí và khoản hoàn trả từ phần mềm trực tuyến dựa trên đám mây hoặc bằng thiết bị di động sử dụng ứng dụng Xero. Khả năng hiển thị của bạn trong việc quản lý chi tiêu sẽ không toàn diện như khi tích hợp phần mềm tự động hóa AP.
Tự động hóa quy trình làm việc Xero AP với Nanonets
Bạn có thể tự động hóa hoàn toàn tất cả quy trình làm việc của Xero AP để nhận hóa đơn và xử lý hóa đơn, bao gồm cả thanh toán, với Nanonets Flow, tính năng tự động hóa AP của nó và phần mềm xử lý hóa đơn đối với các khoản phải trả. Công dụng của Nanonet tài khoản phải trả thực tiễn tốt nhất trong phần mềm tự động hóa AP của nó.
Nanonets giúp bạn đạt được giới thiệu nhà cung cấp dễ dàng và quản lý tài liệu xuất sắc liên quan đến các khoản phải trả. Nhà cung cấp chọn phương thức thanh toán.
Phần mềm tự động hóa Nanonets Flow AP cho phép bạn chuyển tiếp email hoặc quét hóa đơn vào Nanonets bằng OCR thông minh được tăng cường AI/ML (nhận dạng ký tự quang học) để thu thập dữ liệu hóa đơn điện tử theo chi tiết đơn hàng có tiêu đề. Nhưng Nanonets là một chuyên gia OCR và có tỷ lệ thu thập dữ liệu hóa đơn chính xác cao hơn nhiều so với Xero với HubDocs có thể cung cấp một cách đáng tin cậy cho mọi hóa đơn. Nanonet Nhập dữ liệu AI là chìa khóa để mở khóa tính chính xác và hiệu quả.
Nanonet giúp doanh nghiệp của bạn xử lý hóa đơn kịp thời, không cần chạm mà không cần sự can thiệp của con người hoặc các quy trình thủ công được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) và tập hợp con của nó, học máy (ML). Phần mềm tự động Xử lý hóa đơn bao gồm các bước xác minh hóa đơn, khớp hóa đơn, phê duyệt hóa đơn để thanh toán và thanh toán các hóa đơn, hóa đơn đã được phê duyệt theo đợt.
Bạn sẽ có thể yêu cầu giảm giá thanh toán sớm của nhà cung cấp khi bạn thanh toán trong số ngày ngắn được nêu trong điều khoản thanh toán hóa đơn của mình, chẳng hạn như thanh toán trong vòng 10 ngày cho ngày 2/10, ròng 30 để được giảm giá 10% từ số dư hóa đơn đến hạn. thay vì thanh toán toàn bộ số tiền hóa đơn trong 30 ngày. Khi bạn nhận được chiết khấu thanh toán sớm trên khoản phải trả thương mại đối với các mặt hàng tồn kho, mức tiết kiệm chi phí rất ấn tượng.
Với Nanonets, sau khi bạn thu thập dữ liệu hóa đơn, Nanonets sẽ xác minh hóa đơn và mã hóa tài khoản, đồng thời đồng bộ hóa dữ liệu đó với hệ thống kế toán của bạn. Nanonets khớp hóa đơn với các tài liệu hỗ trợ, bao gồm đơn đặt hàng (PO) và biên lai hàng hóa nếu có.
Doanh nghiệp của bạn có thể thiết lập người phê duyệt hóa đơn và giới hạn chi tiêu tuân thủ chính sách của công ty bạn hoặc để AI xử lý quy trình phê duyệt hóa đơn tự động cho bạn trong Nanonets nếu bạn muốn. Người phê duyệt có quyền lựa chọn Từ chối hoặc Phê duyệt hóa đơn để thanh toán.
Lên lịch và thực hiện thanh toán điện tử toàn cầu bằng nhiều lựa chọn tiền tệ bằng cách sử dụng các lô lớn, hiệu quả với Nanonet. Sau đó, Nanonets sẽ đối chiếu và đối chiếu các hồ sơ, giao dịch hoặc thanh toán nội bộ với tài khoản ngân hàng, bảng sao kê thẻ tín dụng hoặc các nguồn khác để hòa giải tài khoản.
Nanonets cung cấp cho nhóm kinh doanh của bạn những cái nhìn thông minh với khả năng hiển thị chi tiêu kinh doanh, giúp bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn để quản lý chi phí kinh doanh.
Kết luận
Quy trình làm việc phải trả của tài khoản Xero rất tốn thời gian. Khi doanh nghiệp của bạn bắt đầu hợp lý hóa quy trình công việc với Xero + AP Automation, nhân viên tài khoản phải trả sẽ không cần phải thực hiện các bước nhập dữ liệu thủ công lặp đi lặp lại này cho mọi nhà cung cấp, hóa đơn hoặc báo cáo chi phí nhân viên yêu cầu hoàn trả.
Tìm hiểu làm thế nào Lưu lượng bằng Nanonet có thể tăng cường quy trình tự động hóa các khoản phải trả của tài khoản Xero và cung cấp các biện pháp kiểm soát tài chính và chính xác hơn.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
- PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
- Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
- PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/xero-accounts-payable/
- : có
- :là
- :không phải
- $ LÊN
- 10
- 2006
- 30
- a
- Có khả năng
- Tùy theo
- Tài khoản
- Kế toán
- Trợ Lý Giám Đốc
- các khoản phải trả
- tự động hóa các khoản phải trả
- chính xác
- chính xác
- Đạt được
- địa chỉ
- Thêm
- Sau
- AI
- Tất cả
- số lượng
- an
- và
- Một
- bất kì
- ap tự động hóa
- ứng dụng
- áp dụng
- Nộp đơn
- phê duyệt
- chấp thuận
- phê duyệt
- phê duyệt
- LÀ
- nhân tạo
- trí tuệ nhân tạo
- Trí tuệ nhân tạo (AI)
- AS
- tài sản
- ủy quyền
- tự động hóa
- Tự động
- tự động
- Tự động hóa
- Cân đối
- cân bằng
- Ngân hàng
- Tài khoản ngân hàng
- cơ sở
- BE
- trước
- được
- BEST
- Hóa đơn
- Hóa đơn
- Bolt
- cả hai
- kinh doanh
- khách hàng doanh nghiệp
- nhưng
- by
- Cuộc gọi
- CAN
- nắm bắt
- chụp
- Chụp
- thẻ
- tiền mặt
- cfo
- thay đổi
- tính cách
- nhận dạng nhân vật
- kiểm tra
- Đánh dấu
- Séc
- sự lựa chọn
- Chọn
- xin
- mã
- Lập trình
- công ty
- Của công ty
- hoàn thành
- compliant
- toàn diện
- phần kết luận
- liên lạc
- Liên hệ
- điều khiển
- điều khiển
- điều khiển
- Chuyển đổi
- Trung tâm
- sửa chữa
- Phí Tổn
- tiết kiệm chi phí
- Chi phí
- nước
- che
- tạo
- tạo ra
- tín dụng
- thẻ tín dụng
- Loại tiền tệ
- Tiền tệ
- Current
- khách hàng
- dữ liệu
- nhập dữ liệu
- Ngày
- Ngày
- Ghi nợ
- bộ
- được chỉ định
- chi tiết
- Xác định
- xác định
- thiết bị
- Giảm giá
- giảm giá
- tài liệu
- quản lý tài liệu
- tài liệu
- dont
- dự thảo
- hai
- Đầu
- dễ dàng
- phiên bản
- hiệu quả
- hiệu quả
- điện tử
- điện tử
- nhúng
- Công nhân
- nhân viên
- đăng ký hạng mục thi
- vào
- nhập
- thành lập
- Mỗi
- ví dụ
- tuyệt vời
- chi phí
- chuyên gia
- Chất chiết xuất
- Đặc tính
- Lĩnh vực
- Nộp hồ sơ
- tài chính
- dòng chảy
- tiếp theo
- sau
- Trong
- nước ngoài
- ngoại tệ
- Forward
- Thành lập
- từ
- Full
- đầy đủ
- cho
- Cho
- Toàn cầu
- hàng hóa
- Phát triển
- xử lý
- Xử lý
- Có
- tiêu đề
- giúp
- cao hơn
- Độ đáng tin của
- HTTPS
- Nhân loại
- ICON
- if
- hình ảnh
- ấn tượng
- in
- bao gồm
- bao gồm
- Bao gồm
- Incoming
- chỉ ra
- thay vì
- tích hợp
- hội nhập
- Sự thông minh
- Thông minh
- nội bộ
- can thiệp
- trong
- hàng tồn kho
- hóa đơn
- xử lý hóa đơn
- hoá đơn
- IT
- mặt hàng
- ITS
- chính nó
- Key
- lớn
- học tập
- cho phép
- cho phép
- sét
- Lượt thích
- giới hạn
- Dòng
- LINK
- Liệt kê
- tải
- nằm
- Rất nhiều
- máy
- học máy
- gửi thư
- làm cho
- quản lý
- quản lý
- quản lý
- nhãn hiệu
- thủ công
- nhiều
- đánh dấu
- Trận đấu
- phù hợp
- diêm
- phù hợp
- tối đa
- Có thể..
- Menu
- phương pháp
- ML
- di động
- thiết bị di động
- chi tiết
- di chuyển
- nhiều
- phải
- cần thiết
- Cần
- nhu cầu
- net
- Mới
- Để ý..
- con số
- được
- OCR
- of
- thường
- on
- Trực tuyến
- có thể
- nhận dạng ký tự quang học
- or
- gọi món
- Nền tảng khác
- nếu không thì
- ra
- tổng quan
- trang
- thanh toán
- Giấy
- dựa trên giấy
- đối tác
- Trả
- trả tiền
- thanh toán
- Phương thức thanh toán
- thanh toán
- nước
- Thực hiện
- biểu diễn
- có lẽ
- kế hoạch
- plato
- Thông tin dữ liệu Plato
- PlatoDữ liệu
- PO
- điều luật
- PoS
- -
- thích hơn
- giá
- quá trình
- Quy trình
- xử lý
- cho
- mua
- đơn đặt hàng
- mua hàng
- Tỷ lệ
- hơn
- Đọc
- biên lai
- nhận
- nhận
- nhận
- công nhận
- ghi
- hồ sơ
- giảm
- liên quan
- Chuyển tiền
- lặp đi lặp lại
- báo cáo
- yêu cầu
- cần phải
- đòi hỏi
- ngay
- tuyến đường
- s
- SaaS
- Lưu
- Tiết kiệm
- quét
- lịch trình
- xem
- chọn
- gửi
- riêng biệt
- định
- bộ
- ngắn
- Chương trình
- duy nhất
- Kích thước máy
- nhỏ
- doanh nghiệp nhỏ
- Phần mềm
- một số
- nguồn
- tiêu
- Nhân sự
- báo cáo
- Trạng thái
- Các bước
- Vẫn còn
- tinh giản
- đăng ký
- Thành công
- như vậy
- siêu phí
- nhà cung cấp
- nhà cung cấp
- Hỗ trợ
- hệ thống
- Hãy
- Lấy
- nhiệm vụ
- nhóm
- về
- hơn
- việc này
- Sản phẩm
- cung cấp their dịch
- sau đó
- vì thế
- Kia là
- của bên thứ ba
- điều này
- Thông qua
- mất thời gian
- hợp thời
- đến
- vô cảm
- truyền thống
- giao dịch
- Giao dịch
- độc đáo
- mở khóa
- sử dụng
- đã sử dụng
- sử dụng
- sử dụng
- nhà cung cấp
- Xác minh
- xác minh
- rất
- Lượt xem
- khả năng hiển thị
- trực quan
- khi nào
- cái nào
- sẽ
- với
- ở trong
- không có
- Công việc
- quy trình làm việc
- Luồng công việc
- sẽ
- máy photocopy
- Bạn
- trên màn hình
- zephyrnet