Microsoft 365 so với Google Workspace: Cái nào tốt hơn? (Luke Watts)

Microsoft Office từng là phần mềm văn phòng duy nhất quan trọng (ít nhất là trong thế giới kinh doanh). Giờ đây, Microsoft đang nỗ lực loại bỏ phần mềm văn phòng truyền thống của mình để chuyển sang sử dụng đối tác định hướng đám mây Microsoft 365. Điều đó đang phải đối mặt.
sự cạnh tranh gay gắt từ Google Workspace.

Nếu bạn đang lựa chọn giữa chúng, đây là những gì bạn cần biết.

An ninh và sự riêng tư 

Tính năng này được đưa vào cả Microsoft 365 và Google Workspace. Các tùy chọn bảo mật chính xác mà bạn nhận được tùy thuộc vào gói giá của bạn. Điều này là do chúng phản ánh nhu cầu dự đoán của người dùng đối với gói giá đó. Ví dụ: những người sử dụng gói giá cao hơn thường
có thể có nhiều người dùng hơn và do đó cần các công cụ quản lý người dùng mạnh mẽ hơn. Cả hai tùy chọn đều tuân thủ GDPR. 

Cơ cấu giá 

Cả Microsoft 365 và Google Workspace đều được phân phối dưới dạng dịch vụ chứ không phải gói mua một lần. Điều này có nghĩa là bạn phải trả phí định kỳ. Chúng dựa trên số lượng người dùng bạn có và các dịch vụ bạn yêu cầu. 

Chi tiết về những gì có trong mỗi gói có thể và thực sự thay đổi, mặc dù không thường xuyên. Nếu việc thay đổi gói của bạn khiến bạn gặp bất lợi thì bạn có thể chuyển sang gói khác. Về mặt kỹ thuật, điều này không đặc biệt khó khăn. Như đã nói, nó không phải
một cái gì đó bạn muốn làm thường xuyên. Tuy nhiên, bạn sẽ cần phải suy nghĩ về tác động đến trải nghiệm người dùng.  

Cách các dịch vụ được truy cập 

Microsoft 365 vẫn dựa trên ứng dụng khách trên máy tính để bàn. Điều này có thể được cài đặt trên các thiết bị chạy các phiên bản Windows, macOS, iOS và Android hiện tại. Nó cũng có giao diện web có thể được truy cập thông qua tất cả các trình duyệt hiện tại. Tuy nhiên, hiện nay chức năng
của các ứng dụng trực tuyến bị hạn chế hơn so với chức năng của ứng dụng khách trên máy tính để bàn.  

Ngược lại, Google Workspace hoạt động dựa trên web theo mặc định. Điều này có nghĩa là nó hoạt động trên mọi thiết bị có thể chạy trình duyệt và truy cập trực tuyến. Nếu muốn làm việc ngoại tuyến, bạn có thể làm như vậy trên Google Chrome và Microsoft Edge. Bạn cũng có thể cài đặt ứng dụng khách cục bộ trên Android
và thiết bị iOS. 

chức năng cốt lõi 

Ở cấp độ cao, Microsoft 365 và Google Workspace thực sự giống hệt nhau. Microsoft đặt ra tiêu chuẩn cho phần mềm văn phòng. Google chỉ đơn giản là sao chép nó. Ví dụ: Microsoft có Word, Google có Docs. Microsoft có Excel, Google có Trang tính. Microsoft
có PowerPoint, Google có Slides, v.v. 

Tuy nhiên, khi bạn đi sâu hơn, bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt giữa hai dịch vụ này. Những khác biệt này thường phản ánh thực tế là Microsoft 365 và Google Workspace có những mức độ ưu tiên khác nhau. Microsoft 365 thường ưu tiên chức năng hơn
dễ sử dụng. Google Workspace làm điều ngược lại.  

Microsoft Outlook so với Google Gmail 

Đây là một lĩnh vực mà chức năng của hai tùy chọn gần như giống hệt nhau. Tuy nhiên, có một điểm khác biệt chính giữa chúng. Outlook hỗ trợ các thư mục. Gmail thì không. Hơn nữa, nó có lẽ sẽ không xảy ra. Đây không phải là một sự giám sát. Nó là một
quyết định thiết kế Google đưa ra khi ra mắt Gmail. 

Quyết định không hỗ trợ các thư mục đã gây tranh cãi vào thời điểm đó. Ngay cả bây giờ, vẫn có những người không thích nó và do đó thích Outlook hơn (và các lựa chọn thay thế như Thunderbird). Tuy nhiên, nhìn chung, Google dường như đã đưa ra quan điểm của mình. Hệ thống ghi nhãn của nó là
về cơ bản tương đương với các hashtag hiện đang thống trị internet. 

Outlook và Gmail có giao diện rất khác nhau và do đó có giao diện rất khác nhau. Có thể cho rằng, không cái nào tốt hơn cái kia. Cái nào bạn thích tùy thuộc vào sở thích cá nhân của bạn. Gmail tích hợp nguyên bản với các thiết bị Android và Chromebook. Cả hai
Tuy nhiên, Outlook và Gmail có thể được sử dụng trên nhiều loại thiết bị, bao gồm cả thiết bị iOS. 

Lịch Outlook so với Lịch Google 

Về chức năng, cả hai tùy chọn đều ít nhiều giống nhau. Họ chỉ đơn giản là sử dụng các thuật ngữ khác nhau. Tuy nhiên, có một sự khác biệt quan trọng. Lịch Google cung cấp quyền xem và chia sẻ chi tiết hơn nhiều so với Lịch Outlook.
Điều này giúp việc điều chỉnh quyền sở hữu việc tham gia và tham dự các sự kiện trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. 

Ngoài ra, thực tế là Lịch Google tích hợp nguyên bản với Android và ChromeOS, được cho là mang lại lợi thế cho nó. Các thiết bị Android đã được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh. Chromebook ngày càng phổ biến. 

Microsoft Word so với Google Tài liệu 

Có thể công bằng khi mô tả Word là phiên bản Microsoft Publisher được rút gọn, thân thiện với người dùng hơn. Nếu bạn thường xuyên cần tạo các tài liệu gây ấn tượng, Word sẽ giúp quá trình này trở nên tương đối dễ dàng. 

Google Documents có bộ công cụ sáng tạo hạn chế hơn nhiều. Tuy nhiên, điều này mang lại cho nó một giao diện đơn giản hơn, rõ ràng hơn và do đó làm cho nó dễ sử dụng hơn. Google Docs cũng hỗ trợ cộng tác làm việc tốt hơn nhiều so với Microsoft Word hiện tại. 

Để hoàn thiện, nếu bạn chỉ thỉnh thoảng có nhu cầu tạo tài liệu có định dạng phong phú, bạn có thể cân nhắc sử dụng Google Docs cộng với Canva. Canva có cả phiên bản miễn phí và tính phí. Ngay cả phiên bản miễn phí cũng có rất nhiều chức năng. 

Microsoft Excel so với Google Trang tính 

Hiện tại, những người dùng thường xuyên gần như chắc chắn sẽ xem Microsoft Excel là lựa chọn khả thi duy nhất. Hơn nữa, điều này dường như khó có thể thay đổi. Microsoft Excel hướng rất nhiều đến những người dùng thành thạo như các chuyên gia tài chính. Nổi tiếng là khó
cho mọi người khác. 

Google Trang tính thì ngược lại. Nó được thiết kế để trở thành một công cụ đơn giản dành cho những người bình thường tạo các bảng tính đơn giản. Nó cũng được thiết kế để hỗ trợ làm việc hợp tác. Điều đó có nghĩa là Google Trang tính sẽ rất phù hợp nếu bạn đang sử dụng bảng tính để theo dõi thay vì
phép tính. Người dùng có thể truy cập và cập nhật chúng một cách dễ dàng và do đó nhanh chóng. 

Microsoft PowerPoint so với Google Trang trình bày 

Nếu ý tưởng của bạn về một bản trình bày tuyệt vời là đa phương tiện và chuyển tiếp, thì Microsoft PowerPoint có lẽ là công cụ dành cho bạn. Nó làm cho việc thêm biểu đồ, đồ thị, bảng và bất kỳ thứ gì khác dễ dàng hơn nhiều so với Google Trang trình bày.  

Mặt khác, việc người thuyết trình nhấn mạnh vào hình ảnh ấn tượng hơn là nội dung ý nghĩa là một phần lý do khiến cụm từ “cái chết bởi PowerPoint” được đặt ra. Việc Google Trang trình bày có nhiều tùy chọn hạn chế hơn về hình ảnh có thể được coi là một
lợi ích. 

Thứ nhất, điều đó có nghĩa là Google Slides dễ học hơn. Thứ hai, nó khuyến khích người thuyết trình tập trung vào thông điệp cốt lõi và kỹ năng thuyết trình của chính họ. Như một phần thưởng, Google Slides hướng tới làm việc cộng tác nhiều hơn so với Microsoft PowerPoint.