Tài khoản phải trả không cần giấy tờ: Hướng dẫn thực hiện

Chuyển sang không giấy tờ các khoản phải trả đang đe dọa. Điều này thường có nghĩa là số hóa dữ liệu trong nhiều năm, đào tạo nhân viên và thay đổi quy trình làm việc của bạn. Tuy nhiên, sự thay đổi này có thể mang lại phần thưởng đáng kể.

Xem xét điều này: Nghiên cứu Levvel nhận thấy rằng 50% doanh nghiệp gặp khó khăn với việc thanh toán chậm và bỏ lỡ đợt giảm giá do chu kỳ phê duyệt kéo dài. Điều đáng kinh ngạc là 79% doanh nghiệp vừa và nhỏ và 68% doanh nghiệp quy mô vừa cho rằng việc nhập dữ liệu thủ công và các quy trình không hiệu quả là điểm yếu chính của họ. Đối với các doanh nghiệp lớn, vấn đề chính là hầu hết hóa đơn đều ở dạng giấy, trong đó 60% gặp khó khăn này.

Những con số này nhấn mạnh sự cần thiết phải có một cách hiệu quả hơn, hợp lý hơn để xử lý hoá đơn, đơn đặt hàngvà thanh toán. Việc áp dụng quy trình thanh toán tài khoản không cần giấy tờ có thể là giải pháp? Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào lý do tại sao nó có thể như vậy. Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển đổi sang hệ thống không cần giấy tờ và chia sẻ các mẹo có giá trị để chuyển đổi liền mạch.

Tài khoản không cần giấy tờ phải trả là gì?

Thuật ngữ tài khoản phải trả không cần giấy tờ đề cập đến một quy trình AP hoàn toàn kỹ thuật số, loại bỏ nhu cầu về hóa đơn giấy. Nó liên quan đến Bộ phận AP tận dụng công nghệ để số hóa hóa đơn, chứng từ liên quan, tự động hóa quy trình phê duyệt và thực hiện thanh toán qua phương tiện điện tử.

Bạn có thể tạo một nhóm công nghệ gồm các công cụ chuyên dụng hoặc phần mềm thanh toán tài khoản không cần giấy tờ toàn diện để quản lý tất cả các khía cạnh ở một nơi. Dù bằng cách nào, mục tiêu là loại bỏ các bước thủ công, giảm khả năng xảy ra lỗi, đồng thời tăng tốc độ và hiệu quả.

Mọi doanh nghiệp đều muốn có thể thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn và được giảm giá khi thanh toán sớm. Nhưng thủ tục giấy tờ và sự quan liêu thường cản trở. Thêm Excel và email vào hỗn hợp, rất dễ làm mất hóa đơn, bỏ lỡ thanh toán hoặc báo cáo chậm trễ.

Đây là nơi việc sử dụng không cần giấy tờ có thể thay đổi cuộc chơi. Nó giúp doanh nghiệp quản lý nhiều hóa đơn hơn mà không cần thêm nhân viên hay kéo dài thời gian làm việc. Quả anh đào trên cùng? Một tiêu chuẩn hóa Quy trình làm việc AP mà bạn có thể điều chỉnh để đạt được hiệu quả tốt hơn theo thời gian.

Tại sao bạn cần phải không cần giấy tờ trong các tài khoản phải trả?

Việc xử lý hóa đơn có thể khiến bạn mất từ ​​15 đến 40 đô la. Nhưng đây là điều may mắn: một báo cáo AIIM tiết lộ hóa đơn tự động có thể cắt giảm chi phí tới 29.2%. Giả sử bạn xử lý 10,000 hóa đơn hàng tháng với giá 10 USD mỗi hóa đơn. Đó là khoảng 300,000 đô la được tiết kiệm hàng năm.

Bây giờ hãy xem xét điều này: khoảng một phần ba số doanh nghiệp được khảo sát có thể giảm chi phí xử lý hóa đơn hơn nữa: một con số khổng lồ là 50%. Điều đó có nghĩa là khoản tiết kiệm hàng năm là 600,000 USD. Thật ấn tượng phải không? Tuy nhiên, lợi ích của việc không dùng giấy tờ không chỉ đơn giản là tiết kiệm tiền.

Việc chuyển sang không cần giấy tờ cho phép nhóm của bạn ưu tiên các nhiệm vụ chiến lược. Nó giảm thiểu lỗi của con người và tăng cường tuân thủ. Nó làm mịn mối quan hệ của nhà cung cấp thông qua thanh toán kịp thời. Và chưa kể đến tác động đến môi trường. Bằng cách không dùng giấy tờ, bạn có thể giảm đáng kể lượng khí thải carbon của công ty mình.

Hệ thống tài khoản phải trả không cần giấy tờ hoạt động như thế nào?

Hãy hỏi nhân viên AP xem nhiệm vụ họ ít yêu thích nhất là gì và họ có thể sẽ cho bạn biết: nhập dữ liệu thủ công. Nó ở mọi nơi. Từ việc nhập dữ liệu hóa đơn đến theo dõi thanh toán và đối chiếu tài khoản, danh sách vẫn tiếp tục. Với hệ thống tài khoản phải trả không cần giấy tờ, phần lớn khó khăn này đã được loại bỏ.

Nhưng đó không phải là tất cả. Hãy xem cách hoạt động của hệ thống tài khoản phải trả không cần giấy tờ và cách nó có thể hợp lý hóa các khía cạnh khác nhau trong quy trình làm việc AP của bạn.

1. Nắm bắt thông tin và số hóa tài liệu

Bạn có thể nhận đơn đặt hàng, biên lai và hóa đơn từ nhiều kênh khác nhau - email, Dropbox, Google Drive, bài đăng hoặc thậm chí là fax. Thông thường, bạn cần nhập dữ liệu này theo cách thủ công hoặc quét tài liệu giấy vào hệ thống của mình. Quá trình này tốn thời gian, dễ xảy ra lỗi và làm chậm trễ việc thanh toán cho nhà cung cấp.

Các hệ thống thanh toán tài khoản không cần giấy tờ như Nanonets có các tính năng như AI-OCR (Nhận dạng ký tự quang học), các quy tắc đặt trước và quy trình làm việc tự động. Bạn có thể thu thập dữ liệu tài liệu từ bất kỳ kênh nào một cách dễ dàng. Hệ thống quét, trích xuất và xác thực dữ liệu ngay khi nó đến và sau đó số hóa nó.

Có cấu trúc hoặc không có cấu trúc, các loại tiền tệ, quy định thuế và ngôn ngữ khác nhau - không thành vấn đề. Hệ thống có thể xử lý tất cả. Nhóm của bạn sẽ không phải nhìn chằm chằm vào các trang tính Excel, kiểm tra chéo các con số theo cách thủ công. Thay vào đó, dữ liệu sẽ sẵn có, chính xác và dễ dàng tìm kiếm.

2. Tự động hóa quy trình phê duyệt và khớp quy trình

Bước tiếp theo là phê duyệt các tài liệu. Điều này thường liên quan đến việc định tuyến chúng về mặt vật lý hoặc qua email đến các bên chịu trách nhiệm để phê duyệt trong các thiết lập truyền thống. Nhân viên AP thường phải theo dõi nhiều lần để đảm bảo được phê duyệt kịp thời.

Ngoài ra, hóa đơn phải khớp với đơn đặt hàng và biên lai giao hàng tương ứng để tránh tình trạng trùng lặp hóa đơn, gian lận, sai sót. Nó thường liên quan đến việc lấy từng tài liệu theo cách thủ công, in chúng và so sánh chúng theo từng dòng. Đó không phải là công việc thú vị nhất trên thế giới và chắc chắn không phải là công việc hiệu quả nhất.

Khi bạn chuyển sang hệ thống tài khoản phải trả không cần giấy tờ, toàn bộ quá trình này sẽ được tự động hóa. Hệ thống định tuyến tài liệu đến đúng cá nhân dựa trên các quy tắc được xác định trước để phê duyệt. Với Nanonets, bạn có thể thiết lập lời nhắc và cảnh báo tự động cho người phê duyệt, đảm bảo họ đăng xuất đúng giờ. Cập nhật trạng thái tự động tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình liên lạc minh bạch và hiệu quả hơn cho tất cả các bên tham gia vào quá trình phê duyệt. Những cập nhật này cho phép dễ dàng theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng mọi người đều biết về trạng thái hiện tại của tài liệu.

Hệ thống cũng tự động khớp hóa đơn với đơn đặt hàng, biên lai hàng hóa. Trong trường hợp không khớp hoặc sai lệch, nó sẽ đưa ra cảnh báo, cho phép bạn phát hiện lỗi sớm và tránh bị chậm trễ hoặc tranh chấp thanh toán. Việc tự động hóa này giúp giảm lao động thủ công và giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi, hoạt động gian lận và tổn thất tài chính tiềm ẩn.

3. Xử lý thanh toán điện tử

Việc xử lý các khoản thanh toán thường liên quan đến rất nhiều giấy tờ và thủ tục giấy tờ. Séc, phiếu chuyển tiền, hối phiếu ngân hàng - bạn đặt tên cho nó. Các phương pháp truyền thống này yêu cầu tài nguyên, tăng thêm thời gian xử lý và trì hoãn việc thanh toán cho nhà cung cấp.

Nhân viên AP của bạn phải ghi lại thủ công từng khoản thanh toán, đảm bảo rằng số tiền chính xác được gửi đến đúng nhà cung cấp. Họ sẽ phải theo dõi các khoản thanh toán này, kiểm tra chéo với các báo cáo ngân hàng và giải quyết những khác biệt khi chúng phát sinh. Cuối cùng, họ phải tỉ mỉ đối chiếu các khoản thanh toán này với hóa đơn gốc và sổ cái chung. Quá trình này vừa tốn thời gian vừa dễ xảy ra lỗi.

Nhưng với hệ thống tài khoản phải trả không cần giấy tờ, luồng dữ liệu liền mạch và quy trình làm việc tự động đảm bảo những thách thức này được giảm thiểu một cách hiệu quả. Nó có thể tích hợp với ngân hàng hoặc bộ xử lý thanh toán hiện tại của bạn để tạo điều kiện thanh toán suôn sẻ và an toàn. Bạn có thể chọn phương thức thanh toán phù hợp với mình — ACH, thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng hoặc thậm chí là thẻ ảo.

Ví dụ: Nanonets tích hợp với Stripe và QuickBooks, tạo điều kiện thanh toán hợp lý trong khi vẫn cập nhật hồ sơ tài chính của bạn. Bạn có thể lên lịch thanh toán theo dòng tiền và điều khoản của nhà cung cấp.

Hệ thống không cần giấy tờ cũng có thể tự động ghi lại từng khoản thanh toán cũng như thông tin chi tiết về nhà cung cấp và hóa đơn tương ứng. Điều này có nghĩa là không còn việc ghi chép thủ công và không còn kiểm tra chéo đối với các báo cáo ngân hàng. Những khác biệt, nếu có, sẽ được hệ thống gắn cờ theo thời gian thực, cho phép nhóm của bạn giải quyết chúng kịp thời và hiệu quả. Hệ thống cũng đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán được đối chiếu chính xác với hóa đơn gốc và sổ cái chung.

4. Tự động hóa báo cáo và kiểm tra

Với hệ thống dựa trên giấy tờ, những công việc này thường đòi hỏi nhiều thời gian và công sức hơn. Bạn sẽ phải sàng lọc hàng loạt hóa đơn, biên lai và các tài liệu khác, nhập thủ công và tham chiếu chéo dữ liệu để tạo báo cáo. Việc duy trì một quy trình kiểm tra rõ ràng cũng là một thách thức vì rất dễ bị mất dấu vết các tài liệu giấy.

Với hệ thống không cần giấy tờ, dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ và quản lý tự động trong kho lưu trữ trung tâm. Điều này làm cho việc truy xuất dữ liệu và tạo báo cáo trở nên dễ dàng. Cho dù đó là việc đóng cửa cuối tháng, kiểm toán hay dự báo tài chính, bạn đều có thể truy cập ngay vào dữ liệu mình cần.

Báo cáo tự động, theo thời gian thực giúp giảm thời gian dành cho việc hợp nhất dữ liệu thủ công. Nó cũng cung cấp những hiểu biết có giá trị về hoạt động tài chính của bạn, giúp bạn xác định xu hướng, phát hiện những điểm bất thường và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Đối với quá trình kiểm tra, hệ thống ghi lại tất cả các hoạt động, từ nhận hóa đơn đến thanh toán, bao gồm tất cả các phê duyệt và thay đổi được thực hiện. Mức độ minh bạch này đảm bảo trách nhiệm giải trình, đơn giản hóa việc tuân thủ và giúp việc điều tra các vấn đề hoặc tranh chấp tiềm ẩn trở nên dễ dàng hơn. Hơn nữa, việc tích hợp với ERP hoặc phần mềm kế toán của bạn đảm bảo rằng tất cả dữ liệu tài chính được đồng bộ hóa và cập nhật, giảm nguy cơ thiếu chính xác và trùng lặp.

5. Luôn cập nhật thông tin cho nhà cung cấp và duy trì tính minh bạch

Trong các cơ chế truyền thống, việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp có thể khá khó khăn. Thanh toán trễ, mất hóa đơn và thông tin sai lệch có thể làm căng thẳng mối quan hệ của bạn với nhà cung cấp. Ngoài ra, việc theo dõi các điều khoản và ưu tiên của mọi nhà cung cấp có thể khó khăn.

Tuy nhiên, hệ thống tài khoản phải trả không cần giấy tờ sẽ đơn giản hóa quá trình này. Việc xử lý và phê duyệt hóa đơn nhanh hơn có nghĩa là các khoản thanh toán được thực hiện đúng thời hạn, điều này làm tăng sự hài lòng của nhà cung cấp. Hệ thống cũng lưu trữ tất cả thông tin nhà cung cấp của bạn một cách tập trung, giúp bạn dễ dàng truy cập và quản lý.

Cổng thông tin nhà cung cấp tự động cho phép nhà cung cấp gửi hóa đơn, theo dõi trạng thái thanh toán và liên lạc trong thời gian thực, giảm nhu cầu gửi email hoặc gọi điện thoại qua lại. Thông báo, cảnh báo và nhắc nhở tự động được gửi đến cả hai bên trong trường hợp có sự chậm trễ hoặc sai lệch, do đó đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu hiểu lầm.

Ngoài ra, hệ thống có thể điều chỉnh các điều khoản thanh toán, chiết khấu hoặc các ưu đãi khác nhau cho từng nhà cung cấp, quản lý các biến này một cách liền mạch. Điều này đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của nhà cung cấp và cho phép bạn tận dụng chiết khấu thanh toán sớm hoặc các ưu đãi khác, tối ưu hóa dòng tiền và củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp của bạn.

Cuối cùng, việc chuyển sang hệ thống tài khoản phải trả không cần giấy tờ không chỉ là tiết kiệm chi phí và thời gian. Đó là việc chuyển đổi quy trình AP của bạn thành một chức năng kinh doanh chiến lược nhằm thúc đẩy hiệu quả, tính minh bạch và khả năng kiểm soát.

Bạn triển khai hệ thống tài khoản phải trả không cần giấy tờ như thế nào?

Được rồi, vậy là bạn đã bị thuyết phục về lợi ích của hệ thống tài khoản phải trả không cần giấy tờ. Bạn có thể thấy nó có thể biến đổi hoạt động tài chính của bạn như thế nào, hợp lý hóa các quy trình và tăng cường kiểm soát. Nhưng làm thế nào để bạn thực hiện nó?

Dưới đây là hướng dẫn triển khai từng bước để cung cấp cho bạn lộ trình rõ ràng cho quá trình chuyển đổi của mình:

Bước 1: Đánh giá quy trình hiện tại của bạn

Xác định những lĩnh vực cần cải thiện và những thách thức mà bạn đang gặp phải. Có thanh toán trễ không? Bạn có thấy việc hòa giải khó khăn không? Có thường xuyên xảy ra lỗi không và những lỗi này xảy ra thường xuyên nhất ở đâu?

Nói chuyện với nhóm của bạn và thu thập ý kiến ​​​​đóng góp của họ. Điểm đau chính của họ là gì? Họ dành phần lớn thời gian vào việc gì? Phần nào của quy trình mà họ thấy khó khăn hoặc khó chịu nhất? Phản hồi này có thể giúp bạn hiểu những gì bạn cần từ hệ thống tài khoản phải trả không cần giấy tờ.

Bước 2: Xác định nhu cầu và mục tiêu của bạn

Khi bạn hiểu được tình hình và thách thức hiện tại của mình, hãy xác định những gì bạn muốn đạt được với hệ thống mới của mình. Bạn có muốn tăng tốc độ xử lý hóa đơn? Cải thiện độ chính xác? Tăng tính minh bạch? Giảm chi phí?

Đặt mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được. Ví dụ: bạn có thể muốn giảm 50% thời gian xử lý hóa đơn hoặc đạt được độ chính xác 100% trong việc đối chiếu thanh toán. Sau đó, xác định các yêu cầu chức năng của bạn. Bạn có cần quy trình phê duyệt không? Còn việc tích hợp với phần mềm kế toán hoặc ERP hiện tại của bạn thì sao? Bạn có muốn báo cáo và phân tích theo thời gian thực không? Một cổng thông tin nhà cung cấp?

Hãy xem xét cả nhu cầu trong tương lai. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể cần phải tuyển thêm nhiều nhà cung cấp hơn, xử lý khối lượng hóa đơn lớn hơn hoặc tuân thủ các quy định bổ sung. Đảm bảo hệ thống bạn chọn có thể mở rộng và thích ứng với những thay đổi này.

Bước 3: Nghiên cứu và đánh giá các giải pháp tiềm năng

Bắt đầu nghiên cứu các hệ thống tài khoản phải trả không cần giấy tờ có sẵn. Xem mô tả sản phẩm, bài đăng trên blog, đánh giá của khách hàng, nghiên cứu điển hình và video demo. Tham dự hội thảo trên web hoặc trình diễn sản phẩm nếu có thể.

Có rất nhiều hệ thống tài khoản phải trả không cần giấy tờ có sẵn trên thị trường. Một số là hệ thống độc lập, trong khi một số khác có thể được tích hợp với phần mềm kế toán hoặc ERP của bạn. Xem xét các yếu tố khác nhau như tính năng của hệ thống, tính dễ sử dụng, khả năng mở rộng, bảo mật, hỗ trợ khách hàng và chi phí.

Tìm kiếm các tính năng đáp ứng cụ thể nhu cầu của bạn. Ví dụ: chọn hệ thống có lời nhắc tự động và quy trình phê duyệt nếu bạn đang gặp khó khăn với các khoản thanh toán trễ. Nếu xảy ra lỗi nhập dữ liệu, hãy chọn hệ thống có công nghệ OCR tiên tiến để trích xuất dữ liệu tự động, chính xác.

Bước 4: Lập kế hoạch và thực hiện quá trình thực hiện

Việc triển khai thực tế hệ thống tài khoản phải trả đã chọn của bạn là một bước quan trọng. Nó liên quan đến việc cài đặt hoặc thiết lập phần mềm, di chuyển dữ liệu hiện có của bạn, thiết lập quy trình công việc và đào tạo nhân viên của bạn.

Dưới đây là danh sách kiểm tra những điều cần cân nhắc trong quá trình thực hiện:

• Di chuyển dữ liệu: Đảm bảo tất cả dữ liệu hiện có của bạn được chuyển chính xác và an toàn sang hệ thống mới. Điều này bao gồm thông tin nhà cung cấp, dữ liệu hóa đơn, lịch sử thanh toán và các dữ liệu liên quan khác.
• Thiết lập quy trình làm việc: Định cấu hình hệ thống để phản ánh quy trình công việc và quy trình phê duyệt mong muốn của bạn. Đảm bảo hệ thống được thiết lập để đáp ứng các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của bạn.
• Hội nhập: Nếu hệ thống mới của bạn cần tích hợp với phần mềm khác (như hệ thống ERP hoặc hệ thống kế toán), hãy đảm bảo các tích hợp này được thiết lập chính xác và được kiểm tra kỹ lưỡng.
• Đào tạo: Cung cấp cho nhóm của bạn chương trình đào tạo toàn diện để đảm bảo họ hiểu cách sử dụng hệ thống mới một cách hiệu quả. Điều này có thể bao gồm các buổi học trực tiếp, hội thảo nhóm hoặc thậm chí là hướng dẫn trực tuyến theo nhịp độ riêng.
• Thử nghiệm: Trước khi đi vào hoạt động, hãy kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống để xác định và khắc phục mọi sự cố tiềm ẩn. Điều này bao gồm kiểm tra tính chính xác của việc di chuyển dữ liệu, kiểm tra quy trình công việc, xác minh tích hợp và đảm bảo hệ thống thân thiện với người dùng và hoạt động tốt.
• Hỗ trợ: Đảm bảo rằng bạn có một hệ thống hỗ trợ đáng tin cậy tại chỗ. Điều này có thể đến từ nhóm hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp hoặc nhóm CNTT nội bộ. Tốt nhất nên có người có thể giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề trong quá trình triển khai hoặc sau triển khai.

Bước 5: Giám sát và tối ưu hiệu suất

Khi hệ thống tài khoản phải trả không cần giấy tờ của bạn được thiết lập và vận hành, điều cần thiết là phải liên tục theo dõi hiệu suất của hệ thống và xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc tối ưu hóa.

Dưới đây là danh sách KPI bạn có thể muốn theo dõi:

Thời gian xử lý hóa đơn: Điều này đo lường thời gian cần thiết từ khi nhận hóa đơn đến khi thanh toán. Thời gian xử lý ngắn hơn có thể cho thấy quy trình hiệu quả hơn.

Chi phí trên mỗi hóa đơn: Điều này tính toán tổng chi phí xử lý hóa đơn. Chi phí thấp hơn cho thấy một hệ thống hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn.

Tỷ lệ chính xác của hóa đơn: KPI này đo lường tỷ lệ phần trăm hóa đơn được xử lý không có lỗi. Tỷ lệ chính xác cao hơn có nghĩa là giảm những sai lầm tốn kém.

Tỷ lệ ngoại lệ hóa đơn: Điều này theo dõi tỷ lệ phần trăm hóa đơn cần can thiệp thủ công do có sự khác biệt hoặc sai sót. Tỷ lệ ngoại lệ thấp hơn có thể biểu thị một quy trình tự động và hợp lý hơn.

Thời gian chu kỳ phê duyệt: Điều này đo lường thời gian tính từ khi nhận được hóa đơn cho đến khi hóa đơn được phê duyệt. Giảm thời gian này có thể đẩy nhanh toàn bộ quá trình thanh toán tài khoản của bạn.

Ngoài ra, hãy tiến hành đánh giá thường xuyên hệ thống và tác động của nó đối với doanh nghiệp của bạn. Tìm hiểu xem nhóm của bạn có đạt được mục tiêu của họ không? Có bất kỳ vấn đề hoặc rào cản? Có cần đào tạo thêm cho nhóm của bạn không? Hệ thống có giúp cải thiện mối quan hệ của họ với các nhà cung cấp nhờ thanh toán kịp thời và giao tiếp tốt hơn không?

Thực tiễn tốt nhất về hệ thống tài khoản phải trả không cần giấy tờ

Việc không cần giấy tờ đòi hỏi tính kỷ luật và tính nhất quán để nó thực sự hiệu quả. Bạn có thể đã thiết lập các thông lệ tiêu chuẩn để xử lý các tài khoản phải trả trên giấy - định tuyến các hóa đơn vượt quá ngưỡng nhất định để được người quản lý phê duyệt, tất cả các hóa đơn được lưu trữ trong một tủ hồ sơ cụ thể, v.v.

Tương tự, khi chuyển sang hệ thống không giấy tờ, bạn nên thiết lập một số phương pháp hay nhất nhất định để tối đa hóa hệ thống kỹ thuật số mới của mình.

1. Tự động nhập dữ liệu

Sẽ thật khó khăn nếu nhóm của bạn tải tất cả hóa đơn lên hệ thống không cần giấy tờ theo cách thủ công. Việc liên tục làm mới hộp thư đến email của bạn và quét qua các tệp đính kèm hầu như không hiệu quả.

Thay vào đó, việc có tính năng nhập dữ liệu tự động sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ xảy ra lỗi. Nó cũng sẽ đảm bảo luồng hóa đơn được đưa vào hệ thống một cách suôn sẻ mà không có bất kỳ tắc nghẽn hoặc chậm trễ nào.

Nanonets cung cấp nhiều tùy chọn nhập tự động, bao gồm email, tích hợp API, OneDrive, Google Drive, Dropbox và Zapier. Bất kể hóa đơn của bạn bắt nguồn từ đâu, bạn có thể dễ dàng nhập chúng vào hệ thống một cách tự động.

2. Sử dụng tính năng thu thập và trích xuất dữ liệu thông minh

Bạn có thể nhận được hóa đơn ở nhiều định dạng, kiểu dáng, đơn vị tiền tệ và ngôn ngữ khác nhau khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Bạn không thể dựa vào OCR đơn giản và nhập dữ liệu thủ công để xử lý những vấn đề phức tạp.

Bộ phận AP cần một hệ thống thu thập và trích xuất dữ liệu thông minh để hiểu được sự phức tạp và điều chỉnh cho phù hợp. Bằng cách này, bạn có thể xử lý các hóa đơn khác nhau một cách nhanh chóng và chính xác.

Nanonets kết hợp AI và OCR tốt nhất để trích xuất thông tin cần thiết từ hóa đơn một cách chính xác, bất kể định dạng hoặc ngôn ngữ. Dữ liệu có cấu trúc, bán cấu trúc hoặc không cấu trúc - Nanonet có thể xử lý tất cả. Điều này đảm bảo rằng bạn có thể làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau mà không có bất kỳ thiếu sót hoặc thiếu chính xác nào về dữ liệu.

3. Triển khai quy trình phê duyệt tự động

Đơn đặt hàng, hóa đơn và các tài liệu tài chính khác thường cần được phê duyệt nhiều lần trước khi xử lý. Quy trình phê duyệt thủ công có thể chậm, không rõ ràng, dễ bị lừa đảo và có thể dẫn đến trễ thời hạn thanh toán.

Tự động hóa quy trình phê duyệt của bạn có thể đẩy nhanh quá trình này đồng thời tăng tính minh bạch. Bạn có thể thiết lập trình tự phê duyệt tùy chỉnh dựa trên số tiền hóa đơn, bộ phận, dự án hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác.

Với Nanonets, bạn có thể tùy chỉnh quy trình phê duyệt dựa trên nhu cầu kinh doanh của mình. Bạn có thể thiết lập các quy tắc cho hệ thống phân cấp phê duyệt và định tuyến tự động để đảm bảo đúng hóa đơn đến tay người phê duyệt vào đúng thời điểm. Với cập nhật trạng thái trực tiếp, cảnh báo tự động và lời nhắc, bạn có thể theo dõi rõ ràng tiến trình của từng hóa đơn, duy trì tính minh bạch và ngăn chặn bất kỳ sự chậm trễ hoặc thanh toán bị bỏ lỡ nào.

4. Thiết lập tích hợp để loại bỏ kho dữ liệu

Hãy tưởng tượng bạn phải dành hàng giờ để chuyển dữ liệu theo cách thủ công từ hệ thống AP sang hệ thống thanh toán, hệ thống kế toán hoặc ERP. Nó không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra lỗi. Điều gì sẽ xảy ra nếu số XNUMX bổ sung được thêm vào số tiền trên hóa đơn hoặc thiếu dấu thập phân?

Việc tích hợp giữa các hệ thống khác nhau là rất quan trọng để đảm bảo truyền dữ liệu liền mạch và tránh mọi lỗi. Nó không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà với khả năng đối chiếu và đối chiếu 3 chiều tự động, nó còn nâng cao độ chính xác và độ tin cậy của dữ liệu.

Nanonets được xây dựng để hoạt động tốt với các hệ thống khác. Nó hỗ trợ tích hợp với các hệ thống kế toán, ERP và thanh toán phổ biến, bao gồm QuickBooks, SAP, Oracle, v.v. Dữ liệu từ Nanonets có thể dễ dàng đồng bộ hóa với các hệ thống này trong thời gian thực, loại bỏ các kho dữ liệu và đảm bảo truyền dữ liệu trơn tru, không có lỗi. Bằng cách này, bạn có thể tập trung nhiều hơn vào chiến lược và ít tập trung hơn vào việc nhập dữ liệu thủ công.

5. Thường xuyên kiểm tra và tối ưu hóa hệ thống của bạn

Để đảm bảo rằng hệ thống không cần giấy tờ của bạn hoạt động tối ưu, cần phải thường xuyên kiểm tra và xem xét hiệu suất của hệ thống. Sẽ rất hữu ích nếu bạn theo dõi các số liệu chính như độ chính xác, thời gian xử lý và tỷ lệ lỗi, đồng thời chú ý đến phản hồi của người dùng.

Kiểm toán thường xuyên sẽ không chỉ giúp bạn xác định các vấn đề và nút thắt mà còn phát hiện ra các cơ hội cải tiến. Tối ưu hóa hệ thống của bạn dựa trên những hiểu biết này sẽ đảm bảo rằng hệ thống tiếp tục đáp ứng nhu cầu của bạn khi doanh nghiệp của bạn phát triển và lớn mạnh.

Nanonets cung cấp khả năng phân tích và báo cáo theo thời gian thực mạnh mẽ để giám sát các quy trình AP của bạn. Với những hiểu biết sâu sắc có thể hành động, bạn có thể liên tục cải thiện hiệu suất hệ thống của mình, giảm lỗi, cải thiện tốc độ và tăng hiệu quả tổng thể.

5. Ưu tiên bảo mật và tuân thủ

Duy trì tính bảo mật của dữ liệu tài chính của bạn là một yêu cầu không thể thương lượng. Tương tự như vậy, việc đảm bảo tuân thủ các luật và quy định khác nhau là rất quan trọng để tránh bị phạt và các vấn đề pháp lý.

Hệ thống AP không cần giấy tờ của bạn phải có các biện pháp bảo mật dữ liệu mạnh mẽ như mã hóa, lưu trữ dữ liệu an toàn và xác thực người dùng. Nó cũng phải đủ linh hoạt để đáp ứng những thay đổi trong các yêu cầu quy định.

Nanonets mang đến khả năng bảo mật cao cấp để giữ an toàn cho dữ liệu nhạy cảm của bạn. Nó tuân thủ các tiêu chuẩn về quyền riêng tư toàn cầu, bao gồm GDPR và CCPA. Nó sử dụng các biện pháp bảo mật nâng cao như mã hóa dữ liệu và lưu trữ đám mây an toàn. Quá trình kiểm tra của Nanonets cũng duy trì hồ sơ rõ ràng về mọi hành động, giúp bạn đảm bảo trách nhiệm giải trình và tuân thủ quy định.

Lời cuối

Việc chuyển đổi sang quy trình AP không cần giấy tờ không phải là một nhiệm vụ nhỏ. Nó liên quan đến việc lập kế hoạch, chiến lược và thực hiện cẩn thận. Tuy nhiên, lợi ích sẽ lớn hơn thách thức nếu có các công cụ phù hợp và chiến lược hiệu quả. Từ việc tăng cường hiệu quả và tính minh bạch đến tiết kiệm chi phí và cải thiện tính bảo mật, những ưu điểm của hệ thống AP không cần giấy tờ là không thể chối cãi.

Bằng cách khai thác sức mạnh của Nanonet, các doanh nghiệp có thể hợp lý hóa các quy trình AP của mình, đạt được các mục tiêu hoạt động và chuẩn bị cho sự phát triển trong tương lai. Nó giúp giảm lao động thủ công và các lỗi liên quan, đẩy nhanh quá trình phê duyệt hóa đơn, nâng cao độ chính xác của dữ liệu và tạo điều kiện tích hợp hệ thống liền mạch. Với sự tập trung mạnh mẽ vào bảo mật và tuân thủ, Nanonets cung cấp giải pháp đáng tin cậy để các doanh nghiệp tự tin chuyển đổi sang môi trường không giấy tờ.

Con đường hướng tới AP không giấy tờ có thể phức tạp, nhưng với Nanonets, điều đó đáng để bạn bắt tay vào. Những cơ hội đang ở phía trước — hiệu quả được cải thiện, giảm chi phí, tính minh bạch và bảo mật dữ liệu — khiến hành trình này trở nên cần thiết đối với các doanh nghiệp muốn duy trì tính cạnh tranh trong thế giới ưu tiên kỹ thuật số.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/