Đơn đặt hàng và Hóa đơn: Sự khác biệt chính, Vai trò & Loại

Đơn đặt hàng và Hóa đơn: Sự khác biệt chính, Vai trò & Loại

Dấu thời gian: ngày 8 tháng 2024 năm 3 49:XNUMX sáng
Đơn đặt hàng và Hóa đơn: Sự khác biệt chính, Vai trò & Loại Thông tin dữ liệu PlatoBlockchain. Tìm kiếm dọc. Ái.

Theo dõi việc bán hàng từ đầu đến cuối giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho phù hợp, thực hiện các chiến thuật dòng tiền tốt nhất và đảm bảo khách hàng nhận được đúng sản phẩm. Vì hầu hết các doanh nghiệp đang theo dõi nhiều đợt bán hàng cùng một lúc nên việc lưu giữ hồ sơ chính xác về từng bước trong quá trình thực hiện là rất quan trọng.

Bất kể loại hình kinh doanh, ngành hoạt động hay thậm chí khu vực, các doanh nghiệp đều dựa vào đơn đặt hàng và hóa đơn để đảm bảo mọi giao dịch bán hàng được thực hiện đúng cách, nhận được thanh toán và có dấu vết trên giấy tờ. Tuy nhiên, đơn bán hàng và hóa đơn không giống nhau; trên thực tế, chúng được sử dụng cho những mục đích hoàn toàn khác nhau. Cả hai đều quan trọng như nhau, nhưng hiểu được sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn sẽ giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn được hưởng lợi từ cả hai. 

Ở cấp độ cao, đơn đặt hàng được đặt lên hàng đầu. Đó là tài liệu được tạo khi khách hàng bày tỏ mong muốn mua thứ gì đó và làm việc với nhóm bán hàng của bạn để thống nhất về tiến độ giao hàng cho hàng hóa hoặc dịch vụ có trong đơn đặt hàng. Sau khi đơn hàng được chuyển đi, nhóm quản lý khoản phải thu của bạn sẽ gửi cho khách hàng một hóa đơn để thu số tiền còn nợ cho đơn hàng.

Cho dù quy trình bán hàng của bạn trông như thế nào thì rất có thể nó đều bắt đầu bằng một đơn đặt hàng và kết thúc bằng một đơn đặt hàng. hóa đơn thanh toán.

Đơn đặt hàng bán hàng là gì?

Nếu bạn là nhà cung cấp hoặc người bán thì nhóm của bạn sẽ tạo đơn đặt hàng sau khi khách hàng bày tỏ sự quan tâm đến việc mua hàng. Thông thường, khách hàng thể hiện sự quan tâm thông qua đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng xác nhận việc nhận đơn đặt hàng, hoàn thiện các chi tiết và đóng vai trò là tài liệu nguồn cho các nhóm bán hàng nội bộ và hệ thống theo dõi bán hàng khi hoàn thành mỗi lần bán hàng.

Đơn đặt hàng yêu cầu thông tin chi tiết, vì vậy nếu bạn chưa có tất cả thông tin khách hàng cần thiết, nhóm của bạn có thể cần thông tin đầu vào từ khách hàng đặt hàng để điền vào đơn đặt hàng. Thông tin có trong đơn bán hàng là: 

  • Tên công ty của bạn
  • Thông tin liên hệ của công ty bạn
  • Thông tin của khách hàng (tên, thông tin thanh toán, địa chỉ)
  • Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ đang được bán
  • Số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ được bán
  • Giá hàng hóa hoặc dịch vụ
  • Chi phí giao hàng, vận chuyển và thuế
  • Tổng chi phí của đơn hàng

Có nhiều loại đơn đặt hàng mà doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng. Tùy thuộc vào tình hình hoặc bối cảnh bán hàng, nhiều doanh nghiệp sử dụng thường xuyên cả 4 điều sau:

Lệnh bán hàng bằng tiền mặt

Khi khách hàng đặt hàng, nhận sản phẩm và thanh toán bằng tiền mặt, lệnh bán hàng bằng tiền mặt sẽ được sử dụng. Vì khách hàng thanh toán bằng tiền mặt nên không có các khoản phải thu mục liên quan đến giao dịch. Việc mua hàng của khách hàng tác động trực tiếp đến tài khoản tiền mặt của bạn và việc giao hàng được thực hiện ngay lập tức.

Đơn đặt hàng gấp

Nếu khách hàng yêu cầu thời gian giao hàng nhanh bất thường, lệnh bán gấp sẽ được sử dụng nội bộ. Đội ngũ bán hàng của bạn có thể gắn cờ các loại đơn đặt hàng này ở mức độ ưu tiên cao để đảm bảo chúng được hoàn thành kịp thời. Khách hàng có thể nhận hàng hoặc trả thêm tiền để được giao hàng nhanh chóng, tùy theo trường hợp. Sau khi sản phẩm được giao, nhóm AR của bạn sẽ gửi hóa đơn cho khách hàng để thu tiền thanh toán.

Thỏa thuận lịch

Trong trường hợp khách hàng yêu cầu một số lượng sản phẩm cụ thể được giao vào các ngày khác nhau, thỏa thuận lập kế hoạch có thể là một công cụ tuyệt vời để đảm bảo mọi hoạt động giao hàng riêng biệt đều diễn ra suôn sẻ. Nếu khách hàng muốn 10 vật dụng trong một tuần, 5 vật dụng trong hai tuần và 7 vật dụng trong ba tuần, tất cả các giao dịch đó có thể thực hiện theo một thỏa thuận lập kế hoạch và sau đó sẽ được cập nhật sau khi giao hàng. 

Đơn đặt hàng của bên thứ ba

Trong một số trường hợp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ, đơn bán hàng của bên thứ ba được sử dụng khi doanh nghiệp của bạn không giao hàng hóa hoặc dịch vụ trực tiếp cho khách hàng. Thay vào đó, bạn gửi chúng cho bên thứ ba nhà cung cấp sau đó hoàn thành chặng giao hàng cuối cùng cho khách hàng.

Hóa đơn là gì?

Khi nhà cung cấp hoặc người bán hoàn thành đơn đặt hàng và giao sản phẩm đã thỏa thuận, họ sẽ tạo ra một đơn đặt hàng. hóa đơn và gửi cho khách hàng để thu tiền thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ đã giao. Một trong những bước cuối cùng trong quy trình bán hàng, gửi hóa đơn là bắt đầu thanh toán cho khách hàng và thu tiền mặt, hai thành phần quan trọng để giữ cho doanh nghiệp của bạn hoạt động tốt. Ngày nay, hóa đơn thường được gửi dưới dạng điện tử và được gọi là hóa đơn điện tử.

Hóa đơn sẽ có hầu hết các thông tin giống như đơn đặt hàng nhưng nó cũng sẽ bao gồm những thông tin sau: 

· Điều khoản thanh toán
· Chiết khấu thanh toán sớm
· Số PO
· Số hóa đơn
· Phí trả chậm
· Thông tin thanh toán cho ACH, dây hoặc thanh toán EDI

Tương tự như việc có nhiều đơn bán hàng được sử dụng trong các tình huống khác nhau, các loại hóa đơn khác nhau thường được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh.

Hóa đơn chiếu lệ

Thông thường, hóa đơn được coi là yêu cầu thanh toán theo hợp đồng, nhưng hóa đơn mẫu không có công dụng tương tự. Nó được sử dụng khi không có hóa đơn thương mại và có thể được coi là “hóa đơn trước”. Nó vẫn chứa thông tin chi tiết về chi phí nhưng mang tính ước tính nhiều hơn để khách hàng có thể sử dụng để tham khảo.

Khi xuất khẩu hàng hóa sang Hoa Kỳ, Hải quan Hoa Kỳ yêu cầu phải đính kèm hóa đơn chiếu lệ vào đơn hàng để biết rõ hàng hóa nào được gửi xuyên quốc gia. 

Hóa đơn tạm thời

Nếu có một dự án lớn hoặc đơn đặt hàng gồm nhiều phần cần được chia thành nhiều khoản thanh toán hoặc giai đoạn thì hóa đơn tạm thời sẽ rất hữu ích. Thay vì đợi đến khi kết thúc dự án để gửi một hóa đơn lớn, hóa đơn tạm thời có thể được sử dụng để thu các khoản thanh toán gia tăng trong quá trình thực hiện. Về phía người bán, hóa đơn tạm thời giúp giảm bớt những thách thức về dòng tiền và về phía người mua, họ chia các khoản thanh toán thành số tiền dễ quản lý hơn. Điều này trái ngược với lưới nhiều hoá đơn vào một lần thanh toán.

Hóa đơn cuối cùng

Loại hóa đơn được sử dụng phổ biến nhất là hóa đơn cuối cùng. Đây có thể là một trong những loại hóa đơn đơn giản nhất đối với quyết toán hóa đơn, làm cho nó trở thành tiêu chuẩn cho hầu hết các doanh nghiệp. Chúng được gửi đến khách hàng sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao.

Đơn đặt hàng so với hóa đơn: Sự khác biệt

Để đảm bảo sự khác biệt giữa “đơn đặt hàng” và “hóa đơn” được rõ ràng, chúng tôi đã biên soạn danh sách một số khác biệt quan trọng nhất giữa hai loại này. Các doanh nghiệp dựa vào cả hai tài liệu này để thực hiện các giao dịch bán hàng thường xuyên, nhưng mục đích của chúng là khác nhau.

Đơn bán hàng và hóa đơn rất dễ phân biệt khi bạn xem xét các yếu tố dưới đây:

Thời điểm sáng tạo

Lệnh bán hàng khởi động quá trình bán hàng; đó là thông tin giúp nhóm xử lý đơn hàng của bạn biết để bắt đầu chuẩn bị hàng hóa hoặc dịch vụ để giao hàng. Sau đó, khi kết thúc quá trình bán hàng, khi việc giao hàng hoàn tất, hóa đơn sẽ được gửi cho khách hàng.

Mục đích của tài liệu

Khi xem hóa đơn và đơn đặt hàng, điều quan trọng là phải xem xét mục đích của từng tài liệu. Đơn đặt hàng mang tính nội bộ hơn, cho phép nhóm của bạn biết rằng đơn đặt hàng đã được bắt đầu và cần phải thực hiện hành động. Mặt khác, hóa đơn lại hướng ra bên ngoài. Nó được gửi đến khách hàng như một yêu cầu thanh toán chính thức. Nếu không đáp ứng được ngày đến hạn hóa đơn, khách hàng có thể bị tính phí trễ hạn hoặc các hình phạt khác.

Thông tin được liệt kê

Mặc dù sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn nằm ở thời điểm và cách thức sử dụng từng tài liệu nhưng có một chút khác biệt về thông tin chứa trong mỗi tài liệu. Cả hai đều chứa thông tin như tên và thông tin liên hệ của khách hàng, số lượng và giá của sản phẩm được mua cũng như thông tin của nhà cung cấp, nhưng hóa đơn sẽ bao gồm các chi tiết bổ sung. Những chi tiết này có thể là mức phí trả chậm, ngày đến hạn thanh toán, v.v. Hãy tham khảo danh sách của chúng tôi ở trên để biết thông tin chi tiết chính xác về từng nội dung. 

Ý nghĩa kế toán

Đội ngũ kế toán của bạn thường không nhìn thấy hoặc chạm vào đơn đặt hàng. Trừ khi họ đang tìm cách khớp đơn đặt hàng với một hóa đơn cụ thể, họ sẽ không dựa vào đơn đặt hàng. Mặt khác, hóa đơn là phần quan trọng của tài liệu kế toán. Chúng cần thiết để cung cấp các bản kiểm tra chính xác và đảm bảo các mục nhập là chính xác.

Kết luận

Có thể dễ dàng xem một bài viết đề cập đến sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn và cho rằng tác động của nó là không đáng kể. Tuy nhiên, ngược lại, hiểu được mục đích cơ bản của các tài liệu kinh doanh chính sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn, giảm thiểu các lỗi kế toán và thực hiện đơn hàng tiềm ẩn, đồng thời tạo ra các quy trình nội bộ với cơ chế kiểm tra và cân bằng phù hợp để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi rủi ro.

Vào cuối ngày, các nhóm của bạn sẽ cần các đơn đặt hàng và hóa đơn giống nhau, nhưng cách các nhóm khác nhau sử dụng mỗi loại sẽ khác nhau. Đội ngũ bán hàng của bạn cần các đơn đặt hàng để đảm bảo việc giao hàng được hoàn thành như đã hứa nhưng các chuyên gia về khoản phải thu sẽ sống và hít thở hóa đơn mỗi ngày. Các nhóm này cần phải làm việc đồng lòng và có các nguồn lực thích hợp cần thiết để thực hiện công việc của họ để doanh nghiệp của bạn đạt được tiềm năng tối đa. 

Hiểu đơn đặt hàng và hóa đơn có vẻ không phải là ưu tiên chiến lược của lãnh đạo, nhưng đối với nhiều người trong tổ chức của bạn, không có gì quan trọng hơn. Nếu bạn đã sẵn sàng thực hiện công việc quản lý đơn đặt hàng và xử lý hóa đơn lên cấp độ tiếp theo, đầu tư vào hệ thống tự động hóa phù hợp phần mềm xử lý hóa đơn - giống Ống nano – có thể tạo nên một thế giới khác biệt.

Dấu thời gian:

Thêm từ AI & Máy học