Hướng dẫn Toàn diện về Tự động hóa Thu mua

Bạn cảm thấy mệt mỏi với việc nhập các yêu cầu theo cách thủ công, tạo đơn đặt hàng, và theo dõi hóa đơn? Mệt mỏi vì phải dựa vào các phương pháp sử dụng nhiều lao động lâu đời để quản lý các vấn đề tuân thủ? Bạn có muốn có một cách để làm cho quy trình mua sắm của bạn hiệu quả hơn không?

Nếu vậy, bạn sẽ cần biết tất cả về tự động hóa mua sắm—một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn quản lý quy trình mua hàng một cách hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ làm sáng tỏ quy trình tự động hóa mua sắm và thảo luận về nhiều thách thức (và lợi ích), xu hướng mới nổi và các phương pháp hay nhất liên quan đến nó.

Tự động hóa mua sắm là gì?

Tự động hóa mua sắm là việc sử dụng công nghệ để hợp lý hóa việc mua hàng hóa và dịch vụ. Đó là một cách để tự động hóa các tác vụ thủ công trong suốt quá trình quá trình hoàn lại, làm cho nó hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí. Việc tự động hóa quy trình này có thể có nhiều hình thức, từ lời nhắc email tự động đến việc sử dụng thuật toán trí tuệ nhân tạo (AI).

Bằng cách tận dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo, học máy, tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và chuỗi khối, các doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình mua sắm khác nhau. Các quy trình này có thể bao gồm xử lý đơn đặt hàng, lịch trình thanh toán, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp, quản lý tài liệu, dự báo nhu cầu, đối chiếu hóa đơn và tự động hóa chuỗi cung ứng.

---

Tìm cách tự động hóa các Quy trình AP thủ công của bạn? Đặt trước bản demo trực tiếp 30 phút để xem Nanonets có thể giúp nhóm của bạn triển khai end-to-end như thế nào Tự động hóa AP.

Lên lịch bản trình diễn

Lợi ích của tự động hóa mua sắm

Giam gia

Tự động hóa có thể giảm thời gian xử lý đơn hàng, tạo yêu cầu mua hàng và nhiều tác vụ khác. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ tiêu ít tiền hơn vào tiền lương và các nguồn lực khác.

Cải thiện hiệu quả

Khi bạn có ít người làm việc hơn trong mỗi nhiệm vụ, sẽ có ít lỗi hơn do sự đánh giá của con người. Điều này có nghĩa là công ty của bạn cũng sẽ có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn!

Cải thiện độ chính xác

Với những người không được đào tạo chuyên nghiệp sẽ mắc ít sai sót hơn, nên sẽ có ít sai sót hơn khi đảm bảo mọi thứ được thực hiện chính xác trước khi tiếp tục với bất kỳ điều gì khác liên quan cụ thể đến quy trình mua sắm trong chính tổ chức.

Tăng sự nhanh nhẹn

Tự động hóa mua sắm giống như có thêm một đôi tay để giúp các tổ chức thích ứng với những thay đổi của thị trường và nhu cầu kinh doanh. Việc xử lý các nhiệm vụ mua sắm lặp đi lặp lại sẽ giải phóng thời gian và nguồn lực quý báu để các công ty có thể tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các nhà cung cấp, đưa ra các ý tưởng đổi mới và đưa ra các quyết định chiến lược.

Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Khi doanh nghiệp sử dụng tự động hóa mua sắm, họ có quyền truy cập vào một số công cụ mạnh mẽ để phân tích dữ liệu. Điều này bao gồm những thứ như phân tích chi tiêu, giúp bạn hiểu số tiền bạn đang chi tiêu cho những thứ khác nhau và số liệu hiệu suất, có thể cho bạn biết quy trình mua sắm của bạn đang hoạt động tốt như thế nào. Nhưng đó không phải là tất cả – phân tích dự đoán cũng được bao gồm, nghĩa là bạn có thể sử dụng dữ liệu để dự đoán điều gì có thể xảy ra trong tương lai. Bằng cách có tất cả thông tin này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định tốt hơn về cách tiêu tiền của mình, đồng thời xác định các cơ hội và rủi ro mà họ có thể không nhận thấy. Vì vậy, khi nói đến việc mua sắm, sử dụng dữ liệu để thúc đẩy việc ra quyết định chắc chắn là cách tốt nhất!

Tuân thủ nâng cao

Khi các công ty sử dụng tự động hóa trong quy trình mua sắm của mình, họ có thể đảm bảo rằng họ tuân thủ tất cả các quy tắc và quy định áp dụng cho họ. Điều này bao gồm những thứ như chính sách mua sắm, tiêu chuẩn đạo đức và yêu cầu về tính bền vững. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ liên quan đến tuân thủ, các công ty có thể giảm nguy cơ gặp rắc rối vì không tuân thủ các quy tắc. Điều đó có thể có nghĩa là tránh bị phạt hoặc phạt tiền, điều này có thể thực sự tốn kém.

Quy trình tự động hóa mua sắm là gì?

Bắt đầu với mua sắm tự động đơn giản hơn bạn nghĩ. Bản thân quá trình này có thể được chia thành một vài bước chính:

Thu Thập Dữ Liệu

Bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu như chi tiết sản phẩm và nhà cung cấp, lịch sử đơn đặt hàng, trạng thái hóa đơn, v.v. Thu thập thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu và mục tiêu của tổ chức.

Hãy lùi lại một bước và đánh giá mức độ hiệu quả của quy trình hiện tại của bạn, điểm vướng mắc nằm ở đâu và loại tự động hóa nào sẽ giúp thay đổi mọi thứ.

Tối ưu hóa mua sắm

Khi bạn có tất cả dữ liệu cần thiết, đã đến lúc tối ưu hóa quy trình của bạn. Sử dụng các thuật toán để phân tích dữ liệu đã thu thập và xác định các khoản tiết kiệm chi phí tiềm năng, sản phẩm lỗi thời, rủi ro bội chi và cơ hội tiêu chuẩn hóa.

Tự động hóa mua sắm

Sử dụng các công cụ công nghệ để tự động hóa quy trình mua sắm—bao gồm đơn đặt hàng tự động, lựa chọn nhà cung cấp, quản lý hợp đồng, v.v. Điều này cải thiện khả năng theo dõi và quản lý hợp đồng của bạn đồng thời giảm chi phí dưới dạng thời gian xử lý và chi phí hành chính.

Hiện có nhiều giải pháp khác nhau—từ giải pháp cơ bản đến giải pháp toàn diện cấp doanh nghiệp—vì vậy, điều quan trọng là phải nghiên cứu những giải pháp sẵn có và tìm ra giải pháp phù hợp cho tổ chức của bạn.

Tính khả thi và sự đồng ý của các bên liên quan

Nhận ý tưởng về chi phí triển khai để bạn biết mình sẽ phải làm gì sau khi thực hiện chuyển đổi. Đảm bảo tất cả mọi người tham gia vào quá trình ra quyết định đều đồng tình trước khi bạn đưa ra bất kỳ cam kết nào nhằm đảm bảo mọi người đều thống nhất và sẽ hỗ trợ việc chuyển từ giấy sang kỹ thuật số.

Triển khai một kế hoạch

Khi tất cả các bước sơ bộ đã được xử lý xong, đã đến lúc xây dựng kế hoạch triển khai bao gồm đào tạo nhân viên, bảo mật dữ liệu và các bước cần thiết khác trước khi triển khai hệ thống mua sắm tự động.

Giám sát & Báo cáo

Cuối cùng, theo dõi các số liệu hiệu suất như lịch trình giao hàng, khả năng hiển thị chi tiêu và hiệu suất của nhà cung cấp theo thời gian để đảm bảo rằng các mục tiêu đang được đáp ứng và mọi vấn đề đều được xác định và giải quyết nhanh chóng.

Những thách thức của tự động hóa mua sắm

Khi nói đến mua sắm tự động, có một vài thách thức cần xem xét. Mặc dù quá trình này nghe có vẻ đơn giản trên giấy tờ, nhưng nó có thể phức tạp trong thực tế. Dưới đây là bảng phân tích một số trở ngại mà bạn có thể gặp phải:

Thay Đổi Cách Quản Lý

Việc chuyển sang các giải pháp mua sắm tự động đòi hỏi phải có sự tham gia của các bên liên quan và nhân viên trong toàn tổ chức. Điều này có thể khó khăn, vì thường có một số khả năng chống lại sự thay đổi và việc áp dụng công nghệ mới cần có thời gian.

Cân nhắc chi phí

Tự động hóa yêu cầu đầu tư trước cả về thời gian và tiền bạc, điều này có thể khiến việc chuyển đổi trở nên đáng sợ đối với một số tổ chức. Đánh giá các tùy chọn một cách cẩn thận và hiểu các chi phí liên quan là chìa khóa khi chọn một giải pháp tự động phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức bạn.

Data Integration

Các giải pháp tự động hóa mua sắm chỉ thành công nếu chúng tích hợp với các hệ thống và cơ sở dữ liệu hiện có để cung cấp cái nhìn toàn diện về dữ liệu nhà cung cấp, giá sản phẩm, đơn đặt hàng, v.v. Ví dụ: bất kỳ giải pháp tiềm năng nào bạn chọn đều phải có khả năng giao tiếp với tài chính của bạn hệ thống để cung cấp lịch sử giao dịch chi tiết cho quá trình ra quyết định tốt hơn trong tổ chức.

---

Thiết lập quy trình làm việc AP không cần chạm và hợp lý hóa quy trình Tài khoản phải trả trong vài giây. Đặt bản demo trực tiếp 30 phút ngay bây giờ.

Lên lịch bản trình diễn

Thực tiễn tốt nhất cho tự động hóa mua sắm

Đánh giá nhu cầu của bạn

Trước khi bắt đầu xem xét công nghệ, điều quan trọng là phải đánh giá chính xác những gì bạn đang cố gắng đạt được bằng tự động hóa mua sắm. Bạn có muốn khả năng hiển thị tốt hơn về dữ liệu chi tiêu không? Bạn có muốn cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp thông qua phân tích và hiểu biết sâu sắc không? Có bất kỳ sự thiếu hiệu quả nào trong các quy trình hiện tại có thể được giải quyết bằng các công cụ hoặc hệ thống mới không? Khi bạn đã hình dung rõ ràng những gì cần cải thiện thì đã đến lúc thực hiện bước thứ hai!

Làm việc với các chuyên gia

Một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm là mời các chuyên gia có chuyên môn về tự động hóa mua sắm tham gia. Họ sẽ có thể hướng dẫn bạn trong suốt quá trình, giúp bạn lập kế hoạch cho những thách thức và xác định những cạm bẫy tiềm ẩn. Tham khảo ý kiến ​​chuyên gia có thể cải thiện đáng kể tốc độ và độ tin cậy của quá trình chuyển đổi của bạn.

Chọn công nghệ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn–và gắn bó với nó!

Khi chọn phần mềm tự động hóa mua sắm nào phù hợp với tổ chức của bạn, hãy xem xét các yếu tố như hiệu quả chi phí so với tính dễ sử dụng theo thời gian; khả năng mở rộng của cả hai giải pháp phần mềm cũng như khả năng của chúng trong các tổ chức lớn hơn. Liệu chúng có tích hợp tốt với các hệ thống hiện có khác đang được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp như nền tảng ERP hay không. Điều quan trọng là không chỉ xem xét một nhà cung cấp mà còn nghiên cứu nhiều lựa chọn trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào về quy trình tự động hóa mua sắm.

Triển khai một kế hoạch

Trước khi triển khai bất kỳ thay đổi quy trình hoặc hệ thống phần mềm mới nào – đặc biệt là những thay đổi phức tạp như tự động hóa mua sắm – bạn nên lập một kế hoạch rõ ràng về cách mọi thứ sẽ hoạt động sau khi mọi thứ đã được đưa vào hoạt động. Điều này phải bao gồm các mốc thời gian cho từng bước cùng với các số liệu cụ thể để có thể đo lường thành công sau này. Ví dụ: chúng tôi kỳ vọng chính sách mới này sẽ tăng doanh số bán hàng của chúng tôi lên 20% trong sáu tháng.

Các trường hợp sử dụng phổ biến của tự động hóa mua sắm

Quản lý kho

Đây là một trong những ứng dụng cơ bản nhất của tự động hóa mua sắm, vì nó cho phép bạn theo dõi mức tồn kho và đảm bảo rằng bạn không hết sản phẩm hoặc nguồn cung cấp trước khi cần.

Quản lý nhà cung cấp

Tính năng này cho phép các doanh nghiệp theo dõi tất cả các nhà cung cấp của họ ở một nơi, giúp dễ dàng làm việc với họ một cách thường xuyên và đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán đều diễn ra suôn sẻ vào cuối mỗi tháng (hoặc năm).

Quản lí hợp đồng

Tính năng quản lý hợp đồng cho phép các công ty tạo hợp đồng với các nhà cung cấp của họ để đảm bảo các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng được đáp ứng một cách nhất quán theo thời gian. Điều này giúp ngăn ngừa bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong tương lai do một trong hai bên thực hiện kém trong quá trình thực hiện dự án hoặc do các loại thỏa thuận khác giữa hai bên.

Quản lý quan hệ nhà cung cấp

Các giải pháp quản lý quan hệ nhà cung cấp có thể thay đổi cuộc chơi cho các tổ chức làm việc với nhà cung cấp. Chúng đơn giản hóa quy trình quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp bằng cách tự động hóa các tác vụ như theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp, giữ liên lạc với họ và cùng nhau hướng tới các mục tiêu chung.

Xu hướng mới nổi trong tự động hóa mua sắm

Mặc dù tự động hóa mua sắm đã là một yếu tố thay đổi cuộc chơi trong quá trình mua hàng nhưng nó sẽ ngày càng trở nên tốt hơn. Dưới đây là một số xu hướng mới nổi trong tự động hóa mua sắm:

Trí tuệ nhân tạo và học máy

Các giải pháp tự động hóa dựa trên AI đang ngày càng trở nên phổ biến và chúng có thể phân tích dữ liệu nhanh chóng và chính xác để đưa ra quyết định tốt hơn nhanh hơn. Không chỉ vậy, học máy còn cho phép các công cụ này trở nên chính xác và hiệu quả hơn theo thời gian khi chúng thu thập được nhiều dữ liệu hơn.

Công nghệ chuỗi khối

Công nghệ chuỗi khối đang được sử dụng trong quy trình mua sắm để cung cấp sổ cái bất biến ghi lại từng bước của quy trình mua hàng. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tiết kiệm chi phí cao hơn—và nó có thể được sử dụng để hỗ trợ việc tuân thủ các quy định.

Số hóa tài liệu

Việc số hóa tài liệu đã được thực hiện nhờ các công nghệ dựa trên đám mây như OCR (nhận dạng ký tự quang học). Công nghệ này cho phép chuyển đổi các tài liệu đã quét thành các tệp kỹ thuật số, giúp thời gian xử lý tài liệu nhanh hơn. Ngoài ra, thay vì giấy tờ nằm ​​rải rác khắp nơi, chúng được lưu trữ an toàn trong một hệ thống duy nhất.

Triển vọng của những xu hướng mới nổi này—cộng với sự phát triển không ngừng của các quy trình hiện tại—cho thấy rằng tự động hóa mua sắm luôn ở đây để trở thành một lực lượng biến đổi trong hoạt động kinh doanh.

Nanonets có thể trợ giúp như thế nào với quá trình tự động hóa mua sắm?

Nền tảng hỗ trợ AI của Nanonets có thể hỗ trợ các quy trình tự động hóa mua sắm bằng cách tự động hóa các tác vụ thu thập và trích xuất dữ liệu tài liệu. Ví dụ: nền tảng có thể trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, đơn đặt hàng và các tài liệu liên quan đến mua sắm khác và tự động đưa dữ liệu đó vào hệ thống mua sắm hoặc quy trình làm việc. Việc tự động hóa này giúp giảm nguy cơ xảy ra lỗi, tăng tốc độ xử lý và cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị gia tăng hơn.

Ngoài ra, Nanonets còn cung cấp một hệ thống có giao diện người dùng trực quan và quy trình công việc tùy chỉnh để hợp lý hóa quy trình tự động hóa của bạn.

Lên lịch bản trình diễn

Kết luận

Tóm lại, tương lai của tự động hóa mua sắm là đây. Cùng với nó là một loạt các cơ hội và thách thức độc đáo. Nhưng những người nắm lấy sức mạnh của nó sẽ gặt hái được những phần thưởng về hiệu quả tăng lên, độ chính xác cao hơn và tiết kiệm chi phí. Bằng cách làm theo các phương pháp hay nhất được nêu ở đây, các tổ chức có thể hợp lý hóa quy trình mua sắm của mình và trở thành cạnh tranh hơn trên thị trường toàn cầu.

Với Nanonets, các doanh nghiệp có thể tận dụng công nghệ máy học và AI mới nhất để tự động hóa các quy trình mua sắm nhằm cải thiện độ chính xác, giảm chi phí và sử dụng lực lượng lao động hiệu quả hơn.

Vì vậy, đừng ngại dấn thân. Đã đến lúc bắt đầu tự động hóa quy trình mua sắm và đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoAiStream. Thông minh dữ liệu Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Đúc kết tương lai với Adryenn Ashley. Truy cập Tại đây.
• Mua và bán cổ phần trong các công ty PRE-IPO với PREIPO®. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/