Quy trình quản lý nhà cung cấp: Tầm quan trọng, lợi ích và thách thức

Mối quan hệ tốt với nhà cung cấp rất quan trọng để bất kỳ doanh nghiệp nào thành công. Quản lý nhà cung cấp nhằm mục đích tổ chức và củng cố mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Quản lý nhà cung cấp hiệu quả cho phép doanh nghiệp hoạt động hiệu quả đồng thời ngăn ngừa các cú sốc từ phía cung.

Quản lý nhà cung cấp là gì?

Quản lý nhà cung cấp là một quy trình có cấu trúc mà các doanh nghiệp tuân theo để quản lý nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp của họ. Quản lý nhà cung cấp tập trung vào việc xây dựng/duy trì mối quan hệ làm việc tốt với các nhà cung cấp trên cơ sở lâu dài; để ngăn chặn khả năng gián đoạn nguồn cung và đáp ứng các mục tiêu kinh doanh ở mức giá trị tốt nhất.

Quy trình quản lý nhà cung cấp khá phức tạp và bao gồm việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, đàm phán hợp đồng khả thi, kiểm soát chi phí, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo giao hàng hóa hoặc dịch vụ đúng hạn.

Tầm quan trọng của quản lý nhà cung cấp

Quản lý nhà cung cấp là một quy trình chiến lược mà khi thực hiện đúng có thể giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh cụ thể.

Nó mở ra khả năng tiếp nhận nhanh hơn nhiều nhà cung cấp, từ đó có thể giảm thiểu rủi ro và sự chậm trễ tiềm ẩn từ phía cung ứng. Với việc lựa chọn các nhà cung cấp trong tay, doanh nghiệp cũng được hưởng chi phí thấp hơn và giao hàng nhanh hơn để duy trì tính liên tục trong kinh doanh.

Hợp lý hóa quy trình của nhà cung cấp có thể đảm bảo sự tin cậy lẫn nhau và mối quan hệ bền chặt hơn. Nó có thể giúp tăng hiệu quả kinh doanh với trọng tâm là cải thiện sự hài lòng của khách hàng, lợi nhuận và tăng trưởng.

Quy trình quản lý nhà cung cấp bao gồm những gì

Mặc dù quy trình quản lý nhà cung cấp có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào quy mô của tổ chức nhưng các bước liên quan khá giống nhau. Tuy nhiên, một số điều kiện tiên quyết là cần thiết:

Điều kiện tiên quyết

1. Xác định mục tiêu kinh doanh – Doanh nghiệp có thể tham gia quản lý nhà cung cấp tốt khi mục tiêu và mục tiêu của công ty được xác định rõ ràng. Xác định mục tiêu kinh doanh có thể cung cấp một bức tranh rõ ràng hơn về quản lý nhà cung cấp.

2. Thành lập đội ngũ quản lý nhà cung cấp – Việc có nhân sự lành nghề trong đội ngũ tận tâm có thể giúp việc quản lý nhà cung cấp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Việc lựa chọn, đàm phán và đánh giá nhà cung cấp không phải là một công việc dễ dàng. Một đội ngũ giàu kinh nghiệm có thể đóng vai trò là cầu nối giữa các bộ phận nội bộ và nhà cung cấp để tối ưu hóa quy trình quản lý nhà cung cấp.

Các bước trong quy trình quản lý nhà cung cấp

Với thị trường đầy rẫy các nhà cung cấp tiềm năng, một công ty tham gia quản lý nhà cung cấp sẽ tuân theo một số bước chung để đảm bảo lựa chọn đúng nhà cung cấp. Họ đang:

1. Lựa chọn nhà cung cấp – Quá trình bắt đầu bằng việc lựa chọn các nhà cung cấp được coi là phù hợp với doanh nghiệp. Sau đó, dấu ngoặc kép được tìm kiếm bằng cách sử dụng công cụ tìm nguồn cung ứng điện tử chẳng hạn như Yêu cầu báo giá (RFQ) và Yêu cầu đề xuất (RFP). Mặc dù giá cả sẽ là yếu tố quyết định nhưng công ty cũng có thể đánh giá tiềm năng của nhà cung cấp dựa trên chất lượng, danh tiếng, khả năng đáp ứng yêu cầu và thành tích.

2. Tham gia đàm phán hợp đồng – Giai đoạn này bao gồm các cuộc thảo luận về các điều khoản và điều kiện của hợp đồng giữa công ty và nhà cung cấp được chọn. Các điều khoản có thể liên quan đến loại/số lượng hàng hóa và/hoặc dịch vụ, ngày giao hàng, điều khoản thanh toán và điều kiện pháp lý bao gồm rủi ro. Hợp đồng phải được chấp nhận và đôi bên cùng có lợi.

3. Giới thiệu nhà cung cấp – Quá trình thu thập thông tin liên quan và các tài liệu liên quan rất quan trọng để nhận biết nhà cung cấp là nhà cung cấp được phê duyệt cho công ty. Thông tin tài khoản ngân hàng, biểu mẫu thuế, giấy phép ngành hợp lệ là một số thông tin chính được thu thập để thanh toán cho nhà cung cấp và cho mục đích kiểm toán.

4. Theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp – Các công ty cần kiểm tra hoạt động của nhà cung cấp để xem liệu các tiêu chuẩn có được đáp ứng hay không, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ có tốt hay không, việc giao hàng diễn ra đúng thời hạn và dịch vụ có đạt yêu cầu hay không. Những sai lệch có thể được điều chỉnh thông qua các kế hoạch hành động được thảo luận với nhà cung cấp để đảm bảo các giao dịch kinh doanh suôn sẻ hơn.

5. Giám sát và quản lý rủi ro – Quản lý rủi ro bao gồm việc đánh giá và giám sát các nhà cung cấp về những rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh. Vi phạm tuân thủ, gian lận nhà cung cấp, rò rỉ dữ liệu, kiện tụng, mất tài sản trí tuệ đều là những rủi ro nghiêm trọng cần được giải quyết như một phần của giám sát rủi ro.

6. Thanh toán đúng hạn – Việc thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp có thể rất quan trọng để đảm bảo mối quan hệ làm việc tốt. Việc tuân thủ các điều khoản thanh toán trong hợp đồng và đảm bảo hóa đơn được xử lý không chậm trễ có thể tạo dựng niềm tin và sự tự tin cho các nhà cung cấp để duy trì các dịch vụ liên tục.

Triển khai hệ thống quản lý nhà cung cấp

Quản lý nhà cung cấp là một quá trình quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào để đảm bảo sự tăng trưởng và thành công. Sự xuất hiện của các công nghệ tiên tiến đã thay đổi cách thực hiện quy trình quản lý nhà cung cấp ngày nay.

Hệ thống quản lý nhà cung cấp (VMS) là phần mềm dựa trên web hoặc dựa trên đám mây được thiết kế để giúp tổ chức và quản lý nhiều hoạt động liên quan đến nhà cung cấp từ một nơi. Chúng hiệu quả, dễ dàng, tiết kiệm chi phí và mang lại lợi ích cao cho các tổ chức có nhiều nhà cung cấp.

Lợi ích của việc quản lý nhà cung cấp

Những lợi ích khác nhau của việc quản lý nhà cung cấp tại chỗ là:

1. Tạo điều kiện lựa chọn tốt hơn – Tổ chức sẽ được hưởng lợi từ việc lựa chọn nhiều nhà cung cấp hơn, cung cấp nhiều lựa chọn hơn với mức giá cạnh tranh.

2. Đàm phán hiệu quả về chi phí – Quản lý nhà cung cấp có thể đảm bảo nhiều nhà cung cấp cạnh tranh kinh doanh. Điều này cho phép công ty đàm phán mức giá tốt hơn và đạt được mức giá hoặc chiết khấu thấp hơn.

3. Quản lý hợp đồng hiệu quả – Một trong những lợi thế của việc có hệ thống quản lý nhà cung cấp là dữ liệu tập trung. Tất cả các hợp đồng, thông tin nhà cung cấp và tài liệu liên quan đều có thể truy cập được từ một nơi cho toàn bộ tổ chức. Điều này giúp việc theo dõi hợp đồng và đưa ra quyết định hiệu quả hơn dễ dàng hơn.

4. Quản lý hiệu suất dễ dàng hơn – Hệ thống quản lý nhà cung cấp cho phép có cái nhìn toàn cảnh về toàn bộ hoạt động của nhà cung cấp. Việc theo dõi hiệu suất và so sánh nó với dữ liệu trong quá khứ thật dễ dàng. Các bên liên quan có thể đảm bảo rằng các nhà cung cấp tuân thủ các điều khoản hợp đồng và nhu cầu kinh doanh được đáp ứng một cách hiệu quả.

5. Mối quan hệ nhà cung cấp mạnh mẽ hơn – Thông tin nhà cung cấp tập trung trong VMS hỗ trợ quá trình ra quyết định được đơn giản hóa. Việc xác định sự chậm trễ và liên lạc kịp thời giúp giảm sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng và ngăn ngừa chi phí hoặc tổn thất tăng thêm cho cả hai bên, từ đó tạo dựng được niềm tin và mối quan hệ tốt hơn.

6. Giảm thiểu rủi ro tốt hơn – Phần mềm VMS có khả năng nhận diện các rủi ro của nhà cung cấp để có thể ngăn ngừa hoặc xử lý sớm nhằm tránh ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Vì tất cả dữ liệu liên quan đến nhà cung cấp đều được xác minh và có thể giám sát liên tục nên việc giảm thiểu rủi ro trở nên dễ dàng hơn.

Những thách thức trong quản lý nhà cung cấp

Quy trình quản lý nhà cung cấp không đúng hoặc thiếu có thể đặt ra nhiều thách thức:

1. Nhà cung cấp không tuân thủ – Một tổ chức không có tiêu chuẩn đặt ra cho nhà cung cấp sẽ phải đối mặt với nguy cơ không tuân thủ từ các nhà cung cấp của mình. Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và đặt ra các tiêu chuẩn trong quá trình đàm phán hợp đồng là điều quan trọng để tránh sai lệch.

2. Rủi ro danh tiếng xấu của nhà cung cấp – Khi có nhiều nhà cung cấp tham gia, việc đánh giá chất lượng công việc của các nhà cung cấp là rất khó khăn và hiệu quả hoạt động kém của một nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Việc kiểm tra lý lịch kỹ lưỡng và hiểu biết sâu sắc về hiệu suất trong quá khứ trở nên quan trọng trong quá trình lựa chọn trong quản lý nhà cung cấp.

3. Rắc rối khi lưu trữ thủ công dữ liệu nhà cung cấp – Các doanh nghiệp đang mở rộng có thể gặp khó khăn trong việc lưu trữ dữ liệu nhà cung cấp khi doanh nghiệp phát triển và có nhiều nhà cung cấp tham gia hơn. Việc thiếu hệ thống quản lý nhà cung cấp sẽ tạo thêm rắc rối trong việc truy xuất thông tin nhà cung cấp khi cần thiết.

4. Không có tầm nhìn cho việc ra quyết định – Hệ thống quản lý nhà cung cấp có thể cung cấp khả năng hiển thị tổng thể thông qua tính sẵn có của dữ liệu tập trung để đưa ra quyết định đúng đắn. Nếu không có VMS thích hợp, điều này sẽ trở thành một nhiệm vụ phức tạp.

5. Không có khả năng xử lý các khoản thanh toán khác nhau – Phần mềm VMS có thể duy trì và theo dõi các khoản thanh toán ngay cả khi điều khoản hoặc phương thức thanh toán khác nhau. Thanh toán thủ công cho nhiều nhà cung cấp có thể rườm rà, phức tạp và dễ xảy ra lỗi khiến nhà cung cấp không hài lòng.

Kết luận

Thời gian thay đổi và chuyển động nhanh đang buộc nhiều doanh nghiệp phải tìm ra giải pháp hiệu quả để xử lý hiệu quả các mối quan hệ với nhà cung cấp. Các tổ chức, dù lớn hay nhỏ, làm việc với nhiều nhà cung cấp đều có thể hưởng lợi từ việc triển khai hệ thống quản lý nhà cung cấp tốt. Phần mềm VMS hiệu quả có thể giúp vượt qua các thách thức và thúc đẩy mối quan hệ với nhà cung cấp bền chặt hơn, gia tăng giá trị và nâng cao hiệu quả kinh doanh.