6 KPI tài khoản phải trả hàng đầu cần đo lường

6 KPI tài khoản phải trả hàng đầu cần đo lường

Dấu thời gian: Ngày 29 tháng 2023 năm 8 24:XNUMX AM
6 KPI phải trả hàng đầu của tài khoản để đo lường thông tin dữ liệu PlatoBlockchain. Tìm kiếm dọc. Ái.

Nâng cao hiệu quả tổ chức của bạn bằng cách áp dụng thực tế các chỉ số hiệu suất chính phù hợp! 

Peter Drucker đã từng nói, “Nếu bạn không đo lường nó, bạn không thể cải thiện nó.” 

Việc theo dõi hiệu suất của bộ phận Tài khoản phải trả trong công ty của bạn đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn là chỉ theo dõi số lượng hóa đơn đã quá hạn thanh toán! 

Cách tiếp cận chiến lược để xử lý nhóm AP của bạn có thể giúp doanh nghiệp của bạn có được nhiều cơ hội sinh lợi đồng thời tránh được các vấn đề như – dòng tiền kém trong công ty, mối quan hệ gây tranh cãi với nhà cung cấp và không có nguồn doanh thu bổ sung; hôm nay chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng một số KPI nhất định cuối cùng có thể giúp nhóm AP của bạn tăng hiệu quả.

KPI là gì? 

KPI là từ viết tắt của thuật ngữ – chỉ số hiệu suất chính. Đúng như tên gọi, KPI là một chỉ số định lượng về hiệu suất của bất kỳ mục tiêu cụ thể nào trong một khoảng thời gian. 

Chủ doanh nghiệp và các chuyên gia được đào tạo thường bị nhầm lẫn giữa các thuật ngữ - Chỉ số hiệu suất chính và Số liệu. Đây là cách hai cái khác nhau: 

Các chỉ số hiệu suất chính có tác động tích cực đến kết quả kinh doanh tổng thể của bạn. Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ chiến lược kinh doanh tổng thể của bạn và vạch ra những điều quan trọng để giúp doanh nghiệp phát triển về lâu dài. Ví dụ: Thời gian trung bình để phê duyệt một hóa đơn và Số ngày phải trả chưa thanh toán. 

Mặt khác, số liệu là công cụ để đo lường các hoạt động hàng ngày trong doanh nghiệp của bạn, giúp hỗ trợ các chỉ số hiệu suất chính. Bản chất chúng không phải là biện pháp quan trọng nhưng vẫn có thể có tác động nhỏ đến doanh nghiệp của bạn. Một ví dụ về số liệu có thể là – Tỷ lệ hóa đơn trực tiếp và ROI khi tự động hóa hóa đơn. 

Có nhiều loại chỉ số hiệu suất chính có thể mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn. Trong khi một số doanh nghiệp muốn theo dõi tiến độ có thể đo lường được hàng tháng của mình thì những doanh nghiệp khác lại muốn có tầm nhìn dài hạn hơn. Dưới đây là một số loại KPI phổ biến mà bạn nên biết: 

Hoạt động: Các KPI này giúp đo lường hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn trong khung thời gian ngắn hơn trong khi chủ yếu tập trung vào quy trình kinh doanh. Ví dụ: Tỷ lệ lỗi báo cáo tài chính, Báo cáo được tạo trên mỗi nhân viên. 

Dẫn đầu và tụt hậu: Các chỉ số hàng đầu giúp theo dõi sự phát triển của doanh nghiệp bạn và kết quả kinh doanh trong tương lai. Trong khi đó, KPI tụt hậu giúp theo dõi các quyết định kinh doanh trong quá khứ của bạn. Sự kết hợp của cả hai có thể tạo ra một chiến lược kinh doanh xuất sắc. Ví dụ: Doanh thu trung bình trên mỗi người dùng. 

Chức năng: Một số chỉ số hoạt động chính có thể liên quan đến các chức năng cụ thể như kế toán, tài chính, v.v. Ví dụ: Chi phí kế toán, Vòng quay các khoản phải trả. 

Chiến lược: Những điều này giúp theo dõi mục tiêu kinh doanh của bạn về lâu dài. Ví dụ: Thị phần và lợi tức đầu tư.

Tại sao KPI lại quan trọng đối với các nhóm AP phải trả tài khoản?

Các Chỉ số Hiệu suất Chính có thể là thước đo quan trọng để đo lường xem tiến độ của nhóm Tài khoản phải trả có phù hợp với mục tiêu kinh doanh tổng thể của công ty bạn hay không. Một số lý do quan trọng khiến KPI ngày càng được các nhóm AP trên khắp các doanh nghiệp sử dụng ngày càng nhiều là: 

  1. Giảm các yếu tố rủi ro: KPI có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc chỉ ra tình trạng hoạt động của tổ chức của bạn. Về lâu dài, chúng có thể giúp giảm các yếu tố rủi ro tài chính và biến doanh nghiệp của bạn thành một doanh nghiệp có lãi. 
  2. Căn chỉnh nhóm của bạn: Đảm bảo bạn và nhóm AP của bạn luôn đi đúng hướng trong việc chốt sổ cuối tháng và bạn với tư cách là người quản lý có thể đánh giá xem bạn có cần thêm tài nguyên hay không - con người hay phần mềm để tăng hiệu suất. 
  3. Theo dõi tiến độ: KPI đảm bảo rằng mọi nhân viên trong nhóm AP đều cảm thấy có trách nhiệm với sự tiến bộ của mình. Điều này cũng giúp người quản lý nhóm di chuyển mọi thứ một cách có hệ thống hơn. 
  4. Điều chỉnh chiến lược của bạn: Với hồ sơ rõ ràng về những gì mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp và những gì không, bạn có thể điều khiển các chiến lược kinh doanh của mình đi đúng hướng và thực hiện phù hợp.

Những điểm khó khăn mà KPI có thể giải quyết cho Nhóm AP là gì?

Nếu bạn là người quản lý AP, bạn sẽ biết việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, theo dõi hóa đơn và quản lý tính thanh khoản có thể gặp khó khăn như thế nào. Hầu hết các doanh nghiệp xem nhóm AP như một nguồn thu nhập tinh túy. 

Bộ phận Tài khoản phải trả tạo thành một thành phần quan trọng của mọi lĩnh vực kinh doanh. Ngay cả một sai sót nhỏ nhất trong các chức năng kinh doanh do bộ phận này đảm nhiệm cũng có thể khiến công ty phải gánh chịu hậu quả nặng nề. 

Các Chỉ số Hiệu suất Chính có thể cung cấp những hiểu biết sâu sắc hơn về hoạt động kinh doanh và từ đó giúp đưa ra các giải pháp toàn diện cho các vấn đề. 

Ví dụ: KPI cao như “Thời gian thanh toán trung bình” có thể cho thấy rằng có sự chậm trễ trong việc thanh toán cho các nhà cung cấp của doanh nghiệp do không có đủ dòng tiền trong công ty. Do đó, đây sẽ là dấu hiệu cho thấy có vấn đề trong việc tạo doanh thu trong doanh nghiệp. 

Một ví dụ khác giúp bạn hiểu tầm quan trọng của KPI đối với nhóm AP là số lượng hóa đơn được công ty xử lý. Nếu công ty của bạn có số lượng hóa đơn cao hơn so với đối thủ cạnh tranh thì điều này có nghĩa là bạn đang làm việc với quá nhiều nhà cung cấp. Do đó, bạn đang bỏ lỡ những khoản chiết khấu đáng kinh ngạc từ việc hợp nhất hoạt động kinh doanh. 

Tương tự, nhiều chỉ số thanh toán có thể ám chỉ rằng doanh nghiệp của bạn đang tham gia vào các hoạt động AP độc hại. Ví dụ: nếu bạn muốn theo dõi chi phí mà nhóm của bạn phải xử lý một hóa đơn, bạn có thể theo dõi - Chi phí mỗi hóa đơn. 

Bạn có biết rằng phải mất gần 25 ngày để nhóm AP xử lý hóa đơn trên giấy không? Bây giờ nếu bạn không muốn rơi vào khung theo dõi này thì bạn có thể theo dõi thời gian thực hiện!

Các KPI quan trọng cần theo dõi là gì? 

Đạt được các mục tiêu kinh doanh nội bộ và so sánh với các đối thủ cạnh tranh kinh doanh của bạn bằng cách sử dụng các Chỉ số Hiệu suất Chính! 

1. Tài khoản phải trả Chi phí trên mỗi hóa đơn 

Nếu bạn bị thuyết phục về việc đánh giá tiến độ của nhóm AP bằng KPI, thì KPI đầu tiên bạn nghĩ đến sẽ là – Chi phí mỗi hóa đơn phải trả của tài khoản. 

Hiện tại, đây là chỉ số hiệu suất chính có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp và ngành. Vì vậy, bạn nên dành từng giây để đo lường nó. Như bạn có thể biết qua tên của nó, Chi phí trên mỗi hóa đơn được sử dụng để tính toán bộ phận AP phải trả bao nhiêu tiền để xử lý một hóa đơn. 

Nó được đo bằng cách chia tổng chi phí mà bộ phận phải chịu với số lượng hóa đơn được xử lý trong một khoảng thời gian nhất định. Để có được con số KPI chính xác hơn, điều quan trọng là bạn phải xem xét cả chi phí trực tiếp và gián tiếp trong quá trình tính toán của mình. 

Các chi phí được tính đến trong quá trình tính toán: chi phí hỗ trợ cơ sở hạ tầng và phần mềm CNTT, chi phí của tất cả nhân viên tham gia bộ phận AP, thời gian của người phê duyệt và bất kỳ chi phí bổ sung nào được duy trì dưới hình thức phí thanh toán chậm, v.v. 

Chi phí trên mỗi hóa đơn cao có thể là kết quả của sự thiếu hiệu quả trong chính bộ phận AP (phần lớn là do các công việc thủ công), thường xuyên bất đồng với nhà cung cấp về hóa đơn hoặc đào tạo dưới tiêu chuẩn. 

Công thức = Tổng chi phí của bộ phận AP/Số. hóa đơn được xử lý 

Tổng chi phí phải bao gồm mọi chi phí nhân sự và cơ sở hạ tầng mà bạn có thể nghĩ đến cùng với các chi phí chung khác. Không. hóa đơn phải bao gồm tất cả các hóa đơn được lập lịch, xử lý và thanh toán trong khoảng thời gian quy định. 

Điểm chuẩn công nghiệp: Việc xử lý thủ công một hóa đơn sẽ khiến bạn tốn một khoản chi phí Trung bình cộng trong số $12-$30. Đối với một số tổ chức, nó có thể tăng lên tới 40 USD. 

2. Thời gian thanh toán trung bình 

Nếu bạn đang đo lường Chi phí trên mỗi hóa đơn, thì hãy dành chút thời gian để đo lường Thời gian thanh toán trung bình của nhóm AP của bạn! 

Để đo lường KPI này, trước tiên bạn cần tính tổng thời gian mà nhóm AP dành cho việc xử lý hóa đơn. Đồng hồ tính toán số liệu này bắt đầu tích tắc ngay khi bộ phận nhận được hóa đơn cho đến thời điểm nhà cung cấp được chỉ định nhận được khoản thanh toán của họ. 

Nhóm AP càng mất nhiều thời gian để xử lý hóa đơn thì KPI Chi phí trên mỗi hóa đơn càng cao. 

Theo thuật ngữ thông thường, nhóm AP của bạn xử lý các hóa đơn trước đây càng nhanh thì họ sẽ càng ít bị trì hoãn khi có hóa đơn mới. Mục tiêu Thời gian thanh toán trung bình có thể khác nhau giữa các công ty, chủ yếu tùy thuộc vào chính sách của họ liên quan đến việc nắm giữ tiền mặt. Điều quan trọng ở đây là phải hiểu rằng số liệu này cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về dòng tiền của công ty bạn. 

Công thức = Tổng thời gian sử dụng khi xử lý hóa đơn/ Số hóa đơn được xử lý 

Điểm chuẩn công nghiệp: Đây là một số liệu có thể thay đổi và có thể lấy trung bình từ 3.7 – 12.2 ngày. 

3. Thời gian trung bình trên mỗi hóa đơn

Như bạn biết, doanh nghiệp của bạn có thể bắt đầu thua lỗ thay vì kiếm được tiền nếu bạn xử lý hóa đơn chậm. Một số lý do chính đằng sau Thời gian trung bình trên mỗi hóa đơn được xử lý cao có thể là: 

Quy trình làm việc quá đầy đủ: Quy trình làm việc quá phức tạp không chỉ gây rắc rối cho nhóm AP mà còn gây rắc rối cho tất cả các bộ phận làm việc chung. 

Xác minh hóa đơn bị trì hoãn: Mặc dù các hóa đơn được đặt đúng bàn vào đúng thời điểm nhưng hầu hết chúng đều không được phê duyệt trên bàn trong nhiều ngày liên tục. 

Mã hóa tiêu tốn thời gian: Thời gian xử lý hóa đơn bị chậm trễ do sử dụng phần mềm cũ hoặc kiểm tra kỹ mọi tham chiếu trong hóa đơn. 

Thời gian trung bình cho mỗi hóa đơn được xử lý cũng phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và lĩnh vực công nghiệp của nó. Như bạn có thể đoán bây giờ, nếu thời gian trung bình để xử lý một hóa đơn cao thì nhóm của bạn sẽ bị mắc kẹt trong một vòng luẩn quẩn về thời gian thanh toán và chi phí trung bình cao trên mỗi hóa đơn. 

Công thức = Thời gian dành cho việc nhập khóa + nhập lại khóa + đánh giá tài liệu + xác định điểm kiểm tra lộ trình + phê duyệt + nộp + đối chiếu + cập nhật thông tin liên lạc. 

Điểm chuẩn ngành: Một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể mất khoảng 25 ngày để xử lý một hóa đơn theo cách thủ công. 

4. Số hóa đơn được xử lý mỗi ngày trên mỗi nhân viên AP 

Một KPI quan trọng khác để đo lường hiệu suất của bạn và nhóm AP của bạn là Số hóa đơn được xử lý mỗi ngày cho mỗi nhân viên. Điều này sẽ giúp bạn hiểu được điểm mạnh của nhóm AP của bạn cũng như những điểm chưa rõ ràng mà họ cần cải thiện. 

Thời gian mà nhân viên nhóm AP xử lý hóa đơn cũng ảnh hưởng đáng kể đến các bộ phận kinh doanh khác. Cho đến khi và trừ khi hóa đơn được nhân viên nộp vào hệ thống ERP, không bộ phận nào khác có thể đánh giá sự phát triển của nó. 

Các vấn đề lớn khác có thể xuất phát từ sự chậm trễ này là – bỏ lỡ chiết khấu của nhà cung cấp, quản lý dòng tiền yếu kém, mối quan hệ kinh doanh-nhà cung cấp bị gián đoạn, v.v. 

Tại đây, bạn cũng cần xem xét nhiệm vụ xử lý mà mọi nhân viên AP đang xử lý. 

Điểm chuẩn ngành: Một nhân viên AP trung bình xử lý khoảng 5 hóa đơn mỗi giờ. Điều đó tạo nên 42 hoá đơn mỗi ngày! 

5. Tỷ lệ ngoại lệ hóa đơn 

Sự khác biệt trong dữ liệu hóa đơn và đơn đặt hàng hoặc sự tắc nghẽn trong quá trình phê duyệt hóa đơn có thể dẫn đến các trường hợp ngoại lệ. Một ví dụ điển hình về ngoại lệ hóa đơn là khi có lỗi định tuyến trong quá trình xử lý hóa đơn hoặc khi có phê duyệt đang chờ xử lý. Điều này có thể trì hoãn quá trình thanh toán hóa đơn và thậm chí có thể làm phát sinh các hoạt động AP độc hại như thanh toán trùng lặp. 

Công thức = Tỷ lệ loại trừ hóa đơn/Số hóa đơn được xử lý * 100 

Điểm chuẩn ngành: Tỷ lệ ngoại lệ hóa đơn trung bình công nghiệp là khoảng 24.6%. 

6. % Hóa đơn được xử lý trong Điều khoản thanh toán (Tối ưu hóa dòng tiền) 

Số liệu này tính toán số hóa đơn nhà cung cấp mà công ty đã thanh toán đúng hạn. Nó theo dõi số lượng hóa đơn được thanh toán vào ngày được liệt kê trong thời hạn hóa đơn hoặc trước đó. Giá trị thấp cho số liệu này có thể cho thấy quá trình xử lý hóa đơn thủ công dễ xảy ra lỗi, các hướng dẫn liên quan đến hóa đơn của nhà cung cấp không rõ ràng và việc đào tạo nhân viên AP dưới tiêu chuẩn. 

Để giúp bạn dễ dàng theo dõi các KPI nêu trên, chúng tôi đã đưa ra một danh sách các nguyên tắc. Đây là cách bạn có thể theo dõi các chỉ số hiệu suất chính của nhóm AP của mình: 

Xác định mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của bạn để theo dõi xem doanh thu của công ty bạn đang tăng trưởng hay đang trì trệ. 

Để có được những hiểu biết sâu sắc về giám sát KPI, bạn cần có quyền truy cập đầy đủ vào dữ liệu lịch sử và thời gian thực. 

Chọn hình ảnh trực quan chính xác cho mọi số liệu được chỉ định. Bạn có thể sử dụng một số loại biểu đồ, đồ thị và trang tổng quan để trực quan hóa dữ liệu doanh nghiệp của mình. Đầu tư vào những cải tiến phù hợp để theo dõi KPI sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh sinh lợi. 

Chọn các KPI gắn kết để bổ sung cho hình ảnh trực quan và đặt ra các tiêu chuẩn phù hợp. Với tiêu chuẩn KPI bạn đã chọn, hãy cho phép các bên liên quan kiểm tra các chỉ số.

Bạn theo dõi KPI bằng cách nào? 

Để giúp bạn dễ dàng theo dõi các KPI nêu trên, chúng tôi đã đưa ra một danh sách các nguyên tắc. Đây là cách bạn có thể theo dõi các chỉ số hiệu suất chính của nhóm AP của mình: 

Xác định mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của bạn để theo dõi xem doanh thu của công ty bạn đang tăng trưởng hay đang trì trệ. 

Để có được những hiểu biết sâu sắc về giám sát KPI, bạn cần có quyền truy cập đầy đủ vào dữ liệu lịch sử và thời gian thực. 

Chọn hình ảnh trực quan chính xác cho mọi số liệu được chỉ định. Bạn có thể sử dụng một số loại biểu đồ, đồ thị và trang tổng quan để trực quan hóa dữ liệu doanh nghiệp của mình. Đầu tư vào những cải tiến phù hợp để theo dõi KPI sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh sinh lợi. 

Chọn các KPI gắn kết để bổ sung cho hình ảnh trực quan và đặt ra các tiêu chuẩn phù hợp. Với tiêu chuẩn KPI bạn đã chọn, hãy cho phép các bên liên quan kiểm tra các chỉ số.

Tự động hóa cải thiện KPI như thế nào? 

Thúc đẩy thành công nội bộ của công ty bạn và khám phá các công nghệ tiên tiến để giúp củng cố hoạt động kinh doanh của bạn! 

Kế toán là một công việc khó khăn đối với nhiều doanh nghiệp. Ngay cả sau nhiều vòng xử lý dữ liệu thủ công, bằng cách nào đó, bạn vẫn luôn có nhiều dữ liệu công ty hơn để sắp xếp! Đây là lý do tại sao các doanh nghiệp đang hướng tới kỷ nguyên tự động hóa. 

Với sự ra đời của công nghệ, ngày nay chúng ta có thể tiết kiệm tiền và nâng cao hiệu quả kinh doanh cùng một lúc. Nó không chỉ giúp bạn giảm bớt một số nhiệm vụ hành chính của công ty mà còn cung cấp cho bạn dữ liệu kinh doanh quan trọng ở định dạng có cấu trúc hơn. 

Dưới đây là sáu lý do thuyết phục tại sao bạn phải bắt kịp xu hướng này! 

Tiết kiệm thời gian của bạn: Nếu bạn là người quản lý AP thì bạn sẽ quen với việc quá trình xử lý thủ công chậm chạp có thể ảnh hưởng đến KPI AP của bạn như thế nào. Tự động hóa quy trình Tài khoản phải trả của bạn giúp thực hiện các công việc đơn giản như nhập dữ liệu và kiểm tra biểu mẫu mua hàng được thực hiện với độ chính xác cao hơn và trong khung thời gian ngắn hơn. 

Xử lý hóa đơn không có lỗi: Con người chúng ta dễ mắc lỗi trong khi AI thì không. Các quy trình AP tự động dẫn đến việc lặp lại vô tận các nhiệm vụ AP mà không có lỗi. 

Truy cập vào các tài liệu được số hóa: Một lợi thế quan trọng khác của việc sử dụng quy trình AP tự động là bạn không phải lo lắng về việc điền các thủ tục giấy tờ quan trọng. Thông qua tự động hóa, bạn có thể ngay lập tức tạo các tài liệu số hóa ngay từ đầu và tạm biệt những rắc rối khi theo dõi, quét và gửi đơn đặt hàng qua email.

Xác nhận dữ liệu: Hệ thống theo dõi KPI cung cấp cho bạn khả năng thực hiện các thay đổi cần thiết trong hoạt động kinh doanh thông qua việc theo dõi biểu đồ và các số liệu thống kê khác. Bạn cũng có thể lập biểu đồ tiến trình kinh doanh của mình thông qua xác thực dữ liệu. 

Nâng cao năng suất: Một trong những lợi thế lớn nhất của việc tự động hóa quy trình AP của bạn là bạn có thể tránh khỏi những công việc thủ công tẻ nhạt và tập trung vào những nhiệm vụ kinh doanh quan trọng hơn. 

Khả năng truy cập được cải thiện: Thông qua số hóa, bạn có thể đưa các quy trình AP của mình lên đám mây và không còn lo lắng về việc nộp giấy tờ vào đúng tủ!

Tự động hóa thật dễ dàng với phần mềm như Flow Nanonets có thể xử lý quy trình thanh toán tài khoản từ đầu đến cuối và giúp bạn tăng hiệu quả gấp 10 lần. Bạn có thể tự động hóa quy trình hóa đơn, phê duyệt và thanh toán của mình. Đồng bộ hóa dữ liệu trong thời gian thực với ERP của bạn như Quickbooks để đối chiếu, giám sát và thực hiện phân tích trên quy trình AP của bạn.

Lên lịch dùng thử với Flow by Nanonets ngay hôm nay:

Kết luận: Chuyển khoản bằng Paypal

Tìm hiểu cách đạt được các mục tiêu phải trả cho tài khoản của bạn một cách chiến lược hơn

Không thể đánh giá thấp tầm quan trọng của tự động hóa đối với việc số hóa các quy trình AP của nhóm AP của bạn. 

Trải nghiệm sức mạnh của tự động hóa bằng cách cải thiện hiệu quả nhóm của bạn thông qua việc quản lý các công việc thủ công tẻ nhạt và số hóa các thủ tục giấy tờ quan trọng! 

Nanonets có thể giúp bạn quản lý nhóm Tài khoản phải trả một cách hiệu quả để bạn có thể dành thời gian lãnh đạo doanh nghiệp của mình ngay từ đầu! Thông qua sức mạnh của deep learning, bạn có thể dễ dàng nắm bắt mọi dữ liệu công nghiệp từ bất kỳ tài liệu nào bạn muốn! 

Tự động hóa các tác vụ thủ công thông thường như lưu hóa đơn vào tủ, quét đơn đặt hàng và hơn thế nữa! 

Thu thập dữ liệu từ nhiều tài nguyên và sử dụng chúng để phát triển nhóm AP của bạn! 

Nhận quyền truy cập độc quyền vào các giải pháp bất khả tri mẫu giúp nối các dấu chấm giữa các phần thông tin khác nhau. 

Giảm thời gian bạn bỏ ra để theo đuổi hóa đơn và tự động hóa việc thu tiền thanh toán của bạn! 

Giảm thanh toán hóa đơn trễ và tăng cường dòng tiền của bạn

Dấu thời gian:

Thêm từ AI & Máy học