Biên lai chi phí là gì?

Được xuất bản lại bởi Plato

Người theo dõi: 0

Biên lai chi phí là gì? Thông tin dữ liệu PlatoBlockchain. Tìm kiếm dọc. Ái.

Toàn bộ vấn đề hoàn trả có thể khiến nhân viên và công ty đau đầu. Khi nhân viên tự chi tiền mặt cho những việc như đi du lịch hoặc đăng ký phần mềm, họ phải được trả lại.

Vì vậy, việc hoàn trả cũng giống như việc công ty trả lại tiền cho người dân của mình để trang trải các chi phí liên quan đến công việc. Nhưng đây là thỏa thuận: bạn cần biên lai chi phí để hiển thị những gì bạn đã mua. Bạn phải đính kèm các biên lai này vào báo cáo chi phí hàng tháng, trong đó ai đó phải kiểm tra và phê duyệt từng yêu cầu theo cách thủ công. Đó là một rắc rối cho tất cả mọi người liên quan.

Những biên lai này giống như bằng chứng về số tiền đã chi tiêu, đảm bảo mọi thứ đều ổn định. Bằng cách tuân thủ các quy tắc và sử dụng tự động hóa, chúng tôi có thể đơn giản hóa quy trình hoàn trả này. Đó là về việc theo dõi chi tiêu, rõ ràng về tiền bạc và làm cho cuộc sống của mọi người trở nên dễ dàng hơn.

Biên lai chi phí hợp lệ là gì?

Xác định những gì đủ điều kiện là biên lai chi phí hợp lệ là một truy vấn phổ biến trong quy trình hoàn trả. Việc điều hướng sự phức tạp của báo cáo chi phí, thủ tục hoàn trả và chứng từ thuế có thể gây nhầm lẫn, dẫn đến chi phí ẩn trong yêu cầu chi phí.

Cần phải có biên nhận chi phí để nêu rõ số tiền, ngày, địa điểm và tính chất của chi phí. Thông tin cơ bản này đóng vai trò là bằng chứng cho các chi phí kinh doanh hợp pháp. Các công ty cần có bằng chứng mua hàng hợp lệ để yêu cầu khấu trừ thuế, chứng minh rằng chi phí đó thực sự là chi phí liên quan đến kinh doanh. Đó là thông lệ thường lệ của các công ty nhằm giảm thiểu nghĩa vụ thuế trong khi vẫn tuân thủ các ranh giới pháp lý.

Biên lai chi phí kinh doanh không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn trả; cơ quan thuế như HMRC và IRS yêu cầu họ xác minh việc tuân thủ các quy định về thuế của công ty. Các khoản thu này chứng minh chi phí kinh doanh hợp pháp, đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế. Hiểu được các yếu tố cần thiết của biên lai chi phí hợp lệ là rất quan trọng đối với những nhân viên đang tìm cách hoàn trả và các công ty muốn duy trì hồ sơ tài chính chính xác và tuân thủ các quy định về thuế.

Ví dụ về Hoàn trả các chi phí kinh doanh hợp lệ:

Chi phí du lịch
Hoàn trả bữa ăn
Chi phí vận chuyển
Hoàn trả chi phí văn phòng tại nhà
Hoàn trả chi phí di dời

Tự động hóa biên nhận

Các giải pháp tự động hóa hiện đại cung cấp bộ công cụ toàn diện giúp chuyển đổi các khoản hoàn trả từ một nhiệm vụ thủ công và dễ xảy ra lỗi thành một quy trình hiệu quả, chính xác và hợp lý. Các giải pháp này tự động trích xuất dữ liệu quan trọng từ biên lai của bạn bằng cách khai thác OCR AI. Biên lai được chuyển đến cơ quan phê duyệt thông qua các quy tắc phê duyệt. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm tới 80% thời gian và chi phí của bạn.

Bạn có thể tự động hóa quy trình thanh toán của mình bằng cách tích hợp các nhà cung cấp thanh toán. Đồng bộ hóa dữ liệu trong thời gian thực với ERP của bạn như Quickbooks để đối chiếu, giám sát và thực hiện phân tích trên quy trình AP của bạn.

Tự động hóa quy trình yêu cầu bồi thường của bạn với Flow by Nanonets ngay hôm nay:

Câu Hỏi Thường Gặp

Làm thế nào tôi có thể yêu cầu chi phí mà không có biên lai?

Mặc dù hầu hết các công ty đều yêu cầu biên lai hoàn trả, một số công ty có thể xem xét các lựa chọn thay thế như báo cáo ngân hàng hoặc ghi chú chi tiết làm bằng chứng trong một số trường hợp.

Tôi có cần biên lai gốc để báo cáo chi phí không?

Nhiều công ty hiện chấp nhận biên lai điện tử, hóa đơn và vé làm bằng chứng hợp lệ về chi phí, loại bỏ nhu cầu về bản sao cứng. Tuy nhiên, một số tổ chức vẫn có thể yêu cầu biên lai gốc.

Có thể yêu cầu chi phí mà không cần biên lai?

Để ngăn chặn gian lận chi phí, hầu hết các tổ chức đều có chính sách nghiêm ngặt yêu cầu biên lai hoàn trả. Tuy nhiên, trong những trường hợp đặc biệt, công ty có thể xem xét bằng chứng thay thế về chi phí mà nhân viên nộp.