Ghi lại để báo cáo (Quy trình R2R) trong Tài chính là gì?

Ghi vào báo cáo (R2R) là một quy trình quản lý tài chính quan trọng trong tài chính doanh nghiệp, tập trung vào việc thu thập, xử lý và cung cấp dữ liệu tài chính chính xác.

Quá trình này gói gọn mọi thứ từ ghi lại các giao dịch tài chính đến việc lập và báo cáo báo cáo tài chính cũng như báo cáo hiệu quả hoạt động mà các bên liên quan sử dụng để đưa ra các quyết định quan trọng.

Đối với các doanh nghiệp, R2R không chỉ đơn thuần là một thủ tục pháp lý hay kế toán mà còn đóng vai trò là xương sống của việc lập kế hoạch và phân tích tài chính chiến lược. Nó cung cấp một tấm gương phản ánh tình hình tài chính của tổ chức, cho phép đưa ra các quyết định sáng suốt nhằm thúc đẩy tăng trưởng, tính bền vững và tuân thủ các tiêu chuẩn quy định.

Do đó, việc hiểu toàn bộ R2R không chỉ dành cho kế toán viên hoặc nhà phân tích tài chính mà còn rất quan trọng đối với mọi người trong tổ chức.

Khái niệm về ghi lại để báo cáo

Chu kỳ Ghi vào Báo cáo (R2R) là nhịp tim tài chính của một tổ chức. Đó là một khuôn khổ toàn diện giúp chuyển đổi dữ liệu tài chính thô thành những thông tin chi tiết có ý nghĩa và hữu ích.

Chu trình R2R bao gồm các thành phần chính sau:

1. Thu thập dữ liệu: Nền tảng của R2R, nơi mọi giao dịch tài chính được ghi lại chính xác.
2. Xử lí dữ liệu: Các giao dịch được phân loại, sắp xếp và ghi lại vào các tài khoản thích hợp.
3. Hợp nhất: Dữ liệu từ nhiều nguồn và công ty con khác nhau được kết hợp để thể hiện tình trạng tài chính thống nhất.
4. Đối chiếu: Đảm bảo rằng tất cả dữ liệu tài chính là chính xác và nhất quán trên các báo cáo.
5. Báo cáo: Việc tạo ra các báo cáo tài chính và báo cáo phản ánh tình hình tài chính của công ty.
6. Phân tích: Giải thích dữ liệu để cung cấp cái nhìn sâu sắc cho việc ra quyết định chiến lược.
7. Đóng cửa: Hoàn thiện các báo cáo và khóa sổ trong kỳ.

Sự cần thiết của việc ghi lại để báo cáo

R2R đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính trong một doanh nghiệp. Nó phục vụ một số mục đích -

1. Nâng cao khả năng ra quyết định

Quy trình R2R có vai trò then chốt trong việc tạo ra các báo cáo tài chính chính xác, đóng vai trò là nền tảng cho việc ra quyết định chiến lược ở nhiều cấp độ khác nhau của tổ chức.

• Đối với các bên liên quan nội bộ:
  • Đánh giá hiệu suất: Cho phép các nhà lãnh đạo đánh giá sức khỏe tài chính và hiệu quả hoạt động dựa trên các mục tiêu và tiêu chuẩn được xác định trước.
  • Lập kế hoạch chiến lược: Tạo điều kiện cho việc xây dựng các chiến lược khả thi để giải quyết các khoảng trống, tối ưu hóa hiệu suất và tận dụng các cơ hội.
• Đối với các bên liên quan bên ngoài:
  • Quyết định đầu tư: Cung cấp cho các nhà đầu tư và các bên bên ngoài những dữ liệu cần thiết để đánh giá khả năng tồn tại tài chính và tiềm năng phát triển của tổ chức.
  • Minh bạch và Tin cậy: Tăng cường niềm tin của các bên liên quan thông qua báo cáo tài chính rõ ràng, đáng tin cậy.

2. Tuân thủ quy định và độ chính xác

Việc tuân thủ các quy định tài chính là không thể thương lượng và quy trình R2R đảm bảo các tổ chức luôn tuân thủ trong khi vẫn duy trì tính chính xác của báo cáo tài chính của họ.

• Khung báo cáo được chuẩn hóa: Cung cấp một phương pháp nhất quán để thu thập và xác thực dữ liệu tài chính, rất quan trọng để đáp ứng các yêu cầu quy định đa dạng.
• Giảm thiểu rủi ro:
  • Rủi ro tuân thủ: Giảm khả năng không tuân thủ các tiêu chuẩn báo cáo tài chính của ngành và địa lý.
  • Rủi ro tài chính: Giảm thiểu sai sót trong báo cáo tài chính, từ đó tránh được các khoản phạt có thể xảy ra, hậu quả pháp lý và thiệt hại về danh tiếng.

3. Báo cáo và chiến lược thuế

Quy trình R2R là công cụ cung cấp thông tin tài chính chi tiết và có tổ chức cần thiết để quản lý thuế hiệu quả.

• Đánh giá trách nhiệm thuế: Cho phép tính toán chính xác nghĩa vụ thuế, đảm bảo tuân thủ luật và quy định về thuế.
• Lập kế hoạch thuế chiến lược: Xác định các cơ hội tối ưu hóa và tiết kiệm thuế, nâng cao hiệu quả tài chính.

---

Tóm lại, quy trình R2R không chỉ là sự cần thiết về mặt thủ tục mà còn là một công cụ chiến lược hỗ trợ các lĩnh vực quan trọng của quản lý kinh doanh—từ việc đưa ra các quyết định sáng suốt và đảm bảo tuân thủ cho đến tối ưu hóa các chiến lược thuế.

Quy trình ghi lại để báo cáo

Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về quy trình Ghi vào Báo cáo (R2R) và thực hiện các bước tuần tự của nó, khám phá ứng dụng thực tế của nó trong bối cảnh kinh doanh.

Quy trình R2R thủ công

Một số người làm việc tự do, người khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ thực hiện quy trình Ghi vào báo cáo (R2R) mà không cần cơ sở hạ tầng phức tạp của ERP hoặc phần mềm kế toán chuyên dụng, đặc biệt là trong giai đoạn đầu. Cách tiếp cận này thường được thúc đẩy bởi sự cân nhắc về chi phí, tính đơn giản và khối lượng giao dịch ban đầu thấp hơn.

• Thu thập dữ liệu: Nhập thủ công vào bảng tính hoặc các công cụ kế toán đơn giản như Excel. Các giao dịch được ghi lại dưới dạng sổ cái ghi ngày, số tiền và phương thức thanh toán, với các bảng riêng biệt về doanh thu, chi phí, tài sản và các sự kiện tài chính khác.
• Xử lí dữ liệu: Việc phân loại và ghi lại các giao dịch được quản lý thủ công tại thời điểm thu thập dữ liệu. Chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên được chỉ định xem xét từng giao dịch, xác định tính chất của nó (ví dụ: doanh thu, chi phí, mua tài sản) và ghi lại vào sổ cái thích hợp.
• Hợp nhất: Ở các doanh nghiệp rất nhỏ hoặc các công ty khởi nghiệp, việc hợp nhất có thể không cần thiết nếu công ty hoạt động từ một địa điểm duy nhất và không có công ty con. Tuy nhiên, nếu cần, việc hợp nhất được thực hiện thủ công, thường bằng cách chuẩn bị một bảng tính tổng hợp dữ liệu tài chính từ nhiều nguồn khác nhau.
• Đối chiếu: Việc đối chiếu bao gồm việc kiểm tra thủ công các hồ sơ đối chiếu với các báo cáo và biên lai ngân hàng. Việc này có thể tốn thời gian nhưng rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
• Báo cáo: Báo cáo tài chính được biên soạn thủ công bằng cách thuê một nhà tư vấn tự do vào cuối mỗi quý hoặc bằng cách sử dụng các mẫu trong Excel hoặc Word. Bước này đòi hỏi sự hiểu biết tốt về các nguyên tắc tài chính để đảm bảo rằng các báo cáo như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập chính xác.
• Phân tích: Việc phân tích có thể ít chính thức hơn trong các hoạt động nhỏ hơn nếu không có phần mềm chuyên dụng. Chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý có thể xem xét báo cáo tài chính để xác định xu hướng, lợi nhuận và các lĩnh vực cần tiết kiệm chi phí, dựa vào trực giác và kinh nghiệm của họ thay vì các công cụ phân tích phức tạp.
• Đóng cửa: Quá trình kết thúc được thực hiện thủ công, có danh sách kiểm tra để đảm bảo mọi hoạt động tài chính trong kỳ đều được ghi chép và đối chiếu. Điều này có thể bao gồm việc xác nhận tất cả các hóa đơn đã được phát hành và thanh toán, các chi phí được ghi lại và các khoản tích lũy cần thiết đã được thực hiện.

Hoạt động mà không có ERP hoặc phần mềm kế toán chuyên dụng đòi hỏi phải lưu giữ hồ sơ tỉ mỉ và nắm vững các nguyên tắc cơ bản về kế toán. Mặc dù khả thi đối với các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch rất nhỏ, khi công ty phát triển thành SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ), những hạn chế của quy trình thủ công ngày càng trở nên rõ ràng, thường đòi hỏi phải chuyển đổi sang các giải pháp kế toán phức tạp hơn và tự động hóa để đảm bảo hiệu quả, chính xác và tuân thủ.

Quy trình R2R sử dụng phần mềm kế toán/ERP

Đối với các doanh nghiệp đã vượt ra ngoài bảng tính, việc sử dụng phần mềm kế toán/ERP độc lập thể hiện một bước tiến đáng kể trong việc quản lý quy trình Ghi vào Báo cáo (R2R). Kịch bản này thường liên quan đến việc quản lý tài chính phức tạp hơn các phương pháp thủ công cho phép.

Thu Thập Dữ Liệu

Việc chuyển sang phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP phần nào tự động hóa việc nhập giao dịch.

• Các nền tảng này có thể tích hợp trực tiếp với tài khoản ngân hàng, hệ thống điểm bán hàng và các nguồn dữ liệu tài chính khác, tự động ghi lại các giao dịch theo thời gian thực.
• Hóa đơn và các giao dịch khác nhận được qua email hoặc biên lai trên giấy yêu cầu nhập thủ công vào hệ thống.
• Các giao dịch tài chính tùy chỉnh hoặc không thường xuyên không phù hợp với các mẫu hoặc danh mục tiêu chuẩn có thể cần can thiệp thủ công để đảm bảo ghi lại chính xác.

Xử lí dữ liệu

Với phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP, việc phân loại và ghi chép giao dịch được thực hiện bằng cách sử dụng biểu đồ tài khoản và mã GL thích hợp cho từng giao dịch tài chính, được thực hiện thủ công. Phần mềm xác định bản chất của từng giao dịch dựa trên mã GL được nhập (gán thủ công) và phân bổ vào sổ cái chính xác (chi phí, tài sản, doanh thu, v.v.), giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công và khả năng xảy ra lỗi. Mã hóa nhà cung cấp có thể giúp dễ dàng hơn nữa trong việc phân loại.

Mọi điều bạn cần biết về mã GL

Mã GL là mã được sử dụng để phân loại các giao dịch tài chính. Tìm hiểu cách thiết lập và gán chúng cũng như khám phá tính năng tự động hóa mã GL bằng Nanonets.

Hợp nhất

Đối với các doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc công ty con, phần mềm kế toán và hệ thống ERP sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hợp nhất.

Các hệ thống này có thể xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, tự động hợp nhất dữ liệu thành một tập hợp thống nhất cho các báo cáo tài chính chính xác, sẵn sàng để phân tích và báo cáo.

Hòa giải

Một số tính năng trong phần mềm kế toán và hệ thống ERP hỗ trợ quá trình này, với một số nỗ lực thủ công cần thiết.

• Cần điền dữ liệu giao dịch ngân hàng vào phần mềm ERP/kế toán bằng cách nhập thủ công.
• Việc đối chiếu các giao dịch được ghi trong phần mềm với bảng sao kê ngân hàng có thể tiết lộ các mục không khớp do chênh lệch thời gian hoặc sai sót, đòi hỏi phải điều tra và giải quyết thủ công.

Báo cáo

Việc tạo báo cáo tài chính trở nên đơn giản với phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP.

Họ có thể tự động lập báo cáo tài chính dựa trên các giao dịch được ghi lại, tuân thủ các chuẩn mực báo cáo tài chính hiện hành.

Người dùng thường có thể tùy chỉnh các mẫu báo cáo để đáp ứng các yêu cầu cụ thể mà không cần tốn nhiều công sức.

nghiên cứu

Tính sẵn có của dữ liệu thời gian thực kết hợp với báo cáo và phân tích toàn diện sẽ nâng cao khả năng đưa ra quyết định sáng suốt.

Đóng

Quá trình kết thúc được hưởng lợi từ cách tiếp cận có cấu trúc do hệ thống ERP cung cấp, cung cấp danh sách kiểm tra và quy trình làm việc.

Tuy nhiên, các biện pháp can thiệp thủ công thường cần thiết để điều chỉnh các mục nhật ký, xem xét và phê duyệt các bản đối chiếu và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động tài chính được ghi lại một cách chính xác.

Đặc biệt, các giao dịch phức tạp hoặc bất thường vào cuối kỳ báo cáo có thể yêu cầu xem xét thủ công chi tiết để đảm bảo việc ghi chép và phân loại phù hợp.

Quy trình R2R tự động sử dụng Nanonet và phần mềm kế toán

Việc tích hợp phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP với phần mềm tự động hóa kế toán như Nanonets sẽ cách mạng hóa quy trình Ghi vào báo cáo (R2R), mang lại hiệu quả, độ chính xác và hiểu biết sâu sắc có thể áp dụng cho quản lý tài chính.

Thu Thập Dữ Liệu

Thông qua việc tích hợp với các nền tảng tự động hóa AP như Nanonets, việc thu thập và nhập dữ liệu tài chính trở nên hoàn toàn tự động, tận dụng công nghệ OCR và AI.

Mọi thông tin tài chính đều được tự động thu thập từ nguồn gốc của nó (hóa đơn, biên lai, email, hệ thống POS, báo cáo ngân hàng) và được xử lý ngay khi đến, đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch vào hệ thống tài chính của bạn.

Với tính năng trích xuất dữ liệu được hỗ trợ bởi AI với tỷ lệ chính xác vượt quá 99%, độ tin cậy của dữ liệu tài chính của bạn được nâng cao đáng kể, tiết kiệm vô số giờ và thay đổi bầu không khí tại nơi làm việc.

Tác động sâu sắc trong thế giới thực: Hãy tưởng tượng nhóm của bạn chuyển hướng tập trung từ việc nhập dữ liệu tẻ nhạt sang tham gia vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược, có giá trị cao hơn.

Xử lí dữ liệu

Sau khi dữ liệu được thu thập, dữ liệu sẽ tự động được xử lý và mã hóa vào phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP của bạn theo thời gian thực.

Các nhiệm vụ truyền thống sử dụng nhiều lao động về mã hóa các mục nhập Sổ cái chung (GL) hiện được xử lý dễ dàng bởi AI tiên tiến, bao gồm Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và Mô hình ngôn ngữ lớn (LLM).

Việc tự động hóa này không chỉ tăng tốc độ xử lý dữ liệu mà còn giảm thiểu sai sót, giúp đội ngũ tài chính của bạn có thể thoải mái áp dụng các kỹ năng và kiến ​​thức chuyên môn của họ vào những lĩnh vực quan trọng nhất.

Hợp nhất

Nanonet có thể được cấu hình để thực hiện các bước xử lý hậu kỳ, quản lý thành thạo các tình huống phức tạp như giao dịch giữa các công ty và hoạt động đa tiền tệ. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu được đưa vào ERP hoặc phần mềm kế toán của bạn luôn sạch sẽ và chính xác.

Hòa giải

Nanonet có thể tự động nhập bảng sao kê ngân hàng của bạn và khớp các giao dịch với bảng sao kê ngân hàng, gắn cờ mọi điểm không nhất quán để con người xem xét, từ đó cải thiện độ chính xác và giảm rủi ro chênh lệch tài chính.

Báo cáo, phân tích và kết thúc

Với các giao dịch được báo cáo ngay lập tức khi chúng xảy ra, những người ra quyết định có quyền truy cập vào dữ liệu tài chính cập nhật từng phút.

Sự linh hoạt trong báo cáo này tạo điều kiện cho các quyết định kinh doanh sáng suốt và kịp thời hơn.

Hơn nữa, quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý và tự động giúp giảm đáng kể thời gian và công sức cần thiết để đóng sổ, nâng cao hiệu quả và giảm khả năng xảy ra lỗi.

---

Việc tích hợp phần mềm tự động hóa như Nanonets với hệ thống kế toán hoặc ERP không chỉ làm thay đổi quy trình R2R; nó cách mạng hóa nó. Bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công tẻ nhạt, nâng cao độ chính xác của dữ liệu và cung cấp thông tin chi tiết về tài chính theo thời gian thực, doanh nghiệp không chỉ có thể tối ưu hóa quy trình tài chính của mình mà còn tận dụng những hiểu biết chiến lược để thúc đẩy tăng trưởng và hiệu quả.

Đọc thêm và tài nguyên

Điều đầu tiên cần nhận ra là mặc dù tổng quan về quy trình Ghi vào báo cáo (R2R) được cung cấp ở trên đóng vai trò là nền tảng vững chắc, nhưng các doanh nghiệp cần chủ động tìm kiếm thông tin hữu ích có thể áp dụng để giúp hoạt động của họ hiệu quả hơn, tuân thủ hơn và đúng đắn về mặt chiến lược. Đây là những gì cần tìm:

1. Vai trò của Quản trị, Rủi ro và Tuân thủ (GRC): Làm thế nào các doanh nghiệp có thể điều chỉnh hiệu quả các quy trình R2R của mình cho phù hợp với nhu cầu GRC?
   1. Quản trị trong R2R đảm bảo rằng báo cáo tài chính được quản lý bởi các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn rõ ràng. Nó xác định vai trò và trách nhiệm trong nhóm tài chính và đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu kinh doanh rộng hơn.
   2. Quản lý rủi ro trong R2R tập trung vào việc xác định, đánh giá và giảm thiểu rủi ro liên quan đến báo cáo tài chính. Điều này bao gồm mọi thứ, từ lỗi nhập dữ liệu đến rủi ro tuân thủ các quy định tài chính.
   3. Tuân thủ trong bối cảnh R2R liên quan đến việc tuân thủ các chuẩn mực, luật và quy định kế toán hiện hành. Điều này đảm bảo rằng báo cáo tài chính được lập theo các khuôn khổ được công nhận như GAAP (Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung) hoặc IFRS (Chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế), cũng như tuân thủ luật thuế và các yêu cầu pháp lý khác.

Sáu bước để triển khai GRC thành công: https://www.crowe.com/insights/6-steps-for-a-successful-grc-implementation

GRC tích hợp: Chìa khóa để nhận thức rủi ro tốt hơn và hiệu suất tốt hơn

Thông tin về rủi ro và tuân thủ ở đúng định dạng, vào đúng thời điểm và đến đúng người là chìa khóa thành công của tổ chức.

• Ý nghĩa chiến lược của R2R: Tìm hiểu sâu hơn về cách chuyển đổi những hiểu biết sâu sắc về R2R thành các chiến lược có thể thực hiện được. Ví dụ: làm thế nào các xu hướng được xác định trong báo cáo tài chính có thể thông báo những thay đổi chiến lược trong mô hình kinh doanh, đầu tư vào công nghệ mới hoặc thâm nhập thị trường mới? Ví dụ -

Đóng kỹ thuật số

Thúc đẩy quá trình R2R bước vào thời đại kỹ thuật số

• Nghiên cứu trường hợp và ví dụ thực tế: Tìm kiếm các doanh nghiệp đã tối ưu hóa thành công quy trình R2R của họ. Điều này có thể bao gồm các ví dụ về tiết kiệm chi phí, cải thiện việc tuân thủ hoặc xoay chuyển chiến lược dựa trên những hiểu biết sâu sắc thu được từ dữ liệu R2R. Ví dụ -

Chuyển đổi R2R của GlaxoSmithKline với Cadency

Tìm hiểu thêm từ Babak Naraghi, Giám đốc R2R Cadency GPO tại GSK, khi ông thảo luận về quá trình chuyển đổi tài chính của GlaxoSmithKline với Cadency.

• Tiêu chuẩn quốc tế: Những tác động đối với các doanh nghiệp hoạt động ở nhiều khu vực pháp lý là gì?

Kết luận

Tóm lại, quy trình Ghi vào báo cáo (R2R) là một phần quan trọng trong việc quản lý tiền bạc trong doanh nghiệp, vượt xa việc chỉ tuân theo các quy tắc để trở thành một công cụ quan trọng để thành công.

Bằng cách sử dụng tự động hóa và công nghệ mới như hệ thống ERP và các công cụ như Nanonet, các công ty có thể làm việc nhanh hơn, chính xác hơn và có được cái nhìn rõ ràng về tình trạng tài chính của họ trong thời gian thực.

Quy trình R2R hiệu quả không chỉ giúp công việc hàng ngày trôi chảy hơn mà còn giúp đưa ra các quyết định lớn, giúp các công ty giải quyết những thách thức kinh doanh ngày nay một cách thông minh hơn và lập kế hoạch tốt hơn.

Như chúng tôi mong đợi, vai trò của R2R trong chiến lược kinh doanh sẽ ngày càng tăng lên, khiến việc làm chủ nó trở thành yếu tố quyết định thành công của tổ chức.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/what-is-record-to-report-r2r-process-in-finance/