Cách quản lý kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải trả

Cách quản lý kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải trả

Dấu thời gian: Ngày 17 tháng 2023 năm 2 59:XNUMX sáng
Cách quản lý kiểm soát nội bộ đối với các tài khoản phải trả PlatoBlockchain Data Intelligence. Tìm kiếm dọc. Ái.

Tất cả các doanh nghiệp phải quản lý một cách thành thạo các khoản thanh toán họ nợ người khác hoặc tổ chức khác. Chức năng này, được gọi là các khoản phải trả, rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, quản lý tài chính và xây dựng mối quan hệ lâu dài trong mọi ngành. 

Nhóm tài khoản phải trả phải tìm sự cân bằng giữa tốc độ và độ chính xác để có được khoản thanh toán phù hợp cho đúng đối tác kịp thời. Khả năng xảy ra sai sót xung quanh việc thanh toán đòi hỏi phải thực hiện một số biện pháp kiểm soát tài khoản phải trả trong suốt quá trình thanh toán. quy trình tài khoản phải trả. 

Kiểm soát nội bộ các khoản phải trả đã được phát triển cẩn thận, triển khai rộng rãi và liên tục được cải tiến để bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro thanh toán cho dù chúng bắt nguồn từ đâu trong quy trình AP. Chúng tôi sẽ xem xét các loại kiểm soát AP khác nhau, các phương pháp hay nhất về kiểm soát nội bộ phải trả đối với tài khoản và cách quản lý các biện pháp kiểm soát AP trong bối cảnh kỹ thuật số ngày nay.

Hiểu các tài khoản phải trả Kiểm soát nội bộ

Khi nói đến việc giải ngân vốn - cho dù đó là cho khách hàng trả lại hàng, nhà cung cấp gửi nguyên liệu thô hay cơ quan chính phủ đang thu thuế hoặc phí - điều quan trọng là không được xảy ra lỗi trong quá trình xử lý. Doanh nghiệp đang nợ tiền sẽ gửi hóa đơn, hóa đơn đó sẽ được nhóm AP xử lý và sau đó nhóm AP sẽ gửi tiền cho chủ sở hữu hóa đơn. Khi tiền đã rõ ràng, quá trình này sẽ hoàn tất và hoạt động kinh doanh có thể tiếp tục như bình thường. 

Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải trả là một bộ tiêu chuẩn và yêu cầu giúp quy trình AP hiệu quả hơn, giảm rủi ro kinh doanh liên quan đến chức năng này và tối ưu hóa việc quản lý tiền mặt dài hạn. Nói một cách ngắn gọn, một nhóm AP hiệu quả và hiệu quả sẽ tác động tích cực đến mọi chức năng kinh doanh ở hạ nguồn. 

Rủi ro về khoản phải trả

Tài khoản phải trả rủi ro vượt xa việc thanh toán chậm và các mối quan hệ kinh doanh bị tổn hại; nếu đủ nghiêm trọng, khả năng tồn tại của doanh nghiệp có thể bị đặt dấu hỏi vì các vấn đề về tài khoản phải trả. Một số rủi ro lớn nhất trong chức năng kinh doanh này là:

  • Gian lận
  • Thanh toán trễ hoặc không đầy đủ
  • Không tuân thủ các yêu cầu kiểm toán
  • Quản lý hóa đơn không đúng cách
  • Thanh toán vượt mức

Chức năng kinh doanh của việc kiểm soát các khoản phải trả

Khi được triển khai chính xác, kiểm soát nội bộ các khoản phải trả sẽ phân chia vai trò và trách nhiệm trong suốt quá trình, đảm bảo tính chính xác của hóa đơn và thanh toán, giảm thiểu rủi ro thanh toán nhiều lần, duy trì dấu vết giấy tờ có thể kiểm tra và giảm sai sót của con người từ đầu đến cuối. 

Với các biện pháp kiểm soát AP phù hợp, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, khách hàng và các nhà cung cấp khác có thể ngủ ngon khi biết rằng nguy cơ gian lận là rất nhỏ, việc chuyển tiền sẽ nhanh chóng và chính xác cũng như khả năng quản lý tài chính của tổ chức của bạn là đáng tin cậy. Có nhiều phương pháp kiểm soát nội bộ tốt nhất về khoản phải trả mà mọi doanh nghiệp nên ưu tiên; chúng ta hãy đi sâu vào chúng.

Các loại kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải trả

Kiểm soát nội bộ các khoản phải trả được chia thành ba loại chính: nghĩa vụ kiểm soát thanh toán, kiểm soát nhập dữ liệu và kiểm soát nhập thanh toán. Mỗi danh mục đều phù hợp với các bước chính trong quy trình thanh toán: xác thực hóa đơn đến, đảm bảo dữ liệu được ghi lại chính xác trong nội bộ và giải ngân đúng số tiền cho người nhận thanh toán. 

Nghĩa vụ kiểm soát thanh toán

Loại kiểm soát nội bộ đầu tiên đối với các khoản phải trả xoay quanh nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp. Khi hóa đơn đầu vào được gửi đến doanh nghiệp, doanh nghiệp phải xác nhận mọi hóa đơn. Chúng phải phù hợp với hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được và không được trùng lặp với các hóa đơn đã được xử lý. Ở phần này của quy trình, nhóm AP của bạn cần thực hiện thẩm định bằng các phương pháp sau:

  1. Phê duyệt hóa đơn

Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của bạn, vai trò chính xác phụ trách phê duyệt hóa đơn có thể khác nhau, nhưng nhìn chung, có một người hoặc một nhóm nhỏ người xem xét các hóa đơn đến, xác minh số tiền còn nợ là chính xác và phê duyệt thanh toán cho hóa đơn đó. 

Điều này có thể khó thực hiện hơn bạn nghĩ. Người phê duyệt cần biết số lượng sản phẩm được mua, giá bán thỏa thuận là bao nhiêu và sản phẩm đó đã được nhận hay chưa. Với hóa đơn, đơn đặt hàng ban đầu và biên lai vận chuyển, họ có thể kiểm tra chéo thông tin để đảm bảo tính chính xác của thông tin.

  1. Phê duyệt Đơn đặt hàng

Khi doanh nghiệp quyết định mua hàng, nhóm mua sắm phải ban hành và phê duyệt đơn đặt hàng. Sau khi đơn đặt hàng được phê duyệt, nó sẽ được cấp số đơn đặt hàng và chia sẻ với nhà cung cấp. Điều này giúp người phê duyệt hóa đơn có thể kiểm tra đơn giản trước khi phê duyệt thanh toán cho từng hóa đơn. Đây là một cách tuyệt vời để giảm thiểu bội chi và quản lý dự báo chi phí. 

  1. Kết hợp ba chiều

Quá trình đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và tiếp nhận thông tin được gọi là kết hợp ba chiều. Điều này đảm bảo rằng các mặt hàng được thanh toán đã được nhận. Việc đối chiếu phải được thực hiện trước khi cho phép thanh toán. 

  1. Kiểm tra hóa đơn hoặc thanh toán trùng lặp

Bước cuối cùng là xác minh rằng khoản thanh toán chưa được gửi đến nhà cung cấp cho các chi tiết đơn hàng trên hóa đơn. Trước đây, việc này được thực hiện thủ công, nhưng hiện tại, hầu hết các doanh nghiệp đều dựa vào công cụ phần mềm như Nanonets để rà soát hệ thống của họ, tìm kiếm số hóa đơn và số đơn đặt hàng liên quan cũng như gắn cờ bất kỳ khoản thanh toán trùng lặp nào.  

Kiểm soát nhập dữ liệu

Kiểm soát nhập dữ liệu - đặc biệt là với các giải pháp kỹ thuật số được sử dụng trong hầu hết các chức năng kế toán và FP&A – là những biện pháp kiểm soát nội bộ quan trọng đối với các nhóm tài khoản phải trả ngày nay. Sau khi xác định nghĩa vụ thanh toán của bạn, các biện pháp kiểm soát nhập dữ liệu sẽ được áp dụng để đưa dữ liệu chính xác vào phần mềm tài khoản phải trả của bạn. Cho dù bạn sử dụng ERP, nền tảng tự động hóa hay kết hợp các công cụ, việc nhập dữ liệu chính xác đều phải được ưu tiên. Có hai cách để điều hướng các biện pháp kiểm soát nội bộ này đối với các khoản phải trả:

  1. Ghi hóa đơn trước khi phê duyệt

Với phương pháp này, hóa đơn và khoản ghi nợ tương ứng sẽ được ghi lại ngay khi nhóm AP nhận được từ người gửi. Sau đó, nó sẽ được gửi qua quy trình phê duyệt, thường dẫn đến việc xử lý và giải ngân vốn nhanh hơn.

  1. Ghi hóa đơn sau khi phê duyệt

Nếu bạn lo lắng về các khoản thanh toán trùng lặp, hãy chọn ghi lại hóa đơn trong hệ thống của bạn sau khi nó được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt nội bộ. Nếu bạn đang thận trọng thì đây là phương pháp được khuyến nghị. 

  1. Kiểm soát nhập thanh toán

Loại kiểm soát nội bộ chính cuối cùng đối với quy trình tài khoản phải trả là tất cả các biện pháp kiểm soát mục nhập thanh toán. Chúng tập trung vào việc gửi các khoản thanh toán liên quan đến hóa đơn đã được phê duyệt và tải lên hệ thống của bạn. Các biện pháp kiểm soát tài khoản phải trả trong danh mục này là:

  1. Sự phân chia nhiệm vụ

Không chỉ định cùng một người chuẩn bị và ký séc; giữ chúng tách biệt để tạo thêm một lớp bảo mật. Điều này cũng đảm bảo rằng người thứ hai sẽ kiểm tra kỹ mọi thứ trước khi thực hiện thanh toán. Điều này có vẻ đơn giản nhưng nó đóng một vai trò quan trọng trong việc kiểm soát nội bộ các khoản phải trả tổng thể. 

  1. Ký kiểm tra thủ công

Tránh xa tem chữ ký và bắt buộc phải ký séc thủ công kiểu cũ cho tất cả các khoản thanh toán của nhà cung cấp. Tem có thể được sử dụng bởi những cá nhân không được phép, làm tăng nguy cơ gian lận và vô tình gây ra các khoản thanh toán trùng lặp.

  1. Lưu trữ kiểm tra an toàn

Lưu trữ séc trong khu vực lưu trữ có khóa, tách biệt với mọi tem chữ ký mà tổ chức của bạn sử dụng.

  1. Số kiểm tra theo dõi

Bằng cách theo dõi chặt chẽ tất cả các bước kiểm tra đã được gửi đi bằng cách chạy kiểm tra, các nhóm AP có thể xác định xem có bất kỳ bước kiểm tra nào bị thiếu hay không và gắn cờ vấn đề thông qua các kênh thích hợp.

  1. Ký đôi

Việc kiểm soát các khoản phải trả sẽ không hoàn thiện nếu không có chính sách ký hai lần đối với bất kỳ khoản thanh toán nào vượt quá một số tiền nhất định. Người quản lý hoặc người điều hành cấp cao hơn có thể đóng vai trò là người bảo vệ hiệu quả khi có nhiều tiền sắp bị đe dọa.

Kiểm soát nội bộ tài khoản phải trả Các phương pháp hay nhất

Tất cả các danh mục kiểm soát AP đều có đề xuất phương pháp hay nhất. Điều quan trọng là phải luôn cập nhật các biện pháp kiểm soát nội bộ tốt nhất về khoản phải trả tài khoản hiện tại, đặc biệt là khi các công nghệ mới thay đổi quy trình AP trong nội bộ và bên ngoài. 

Thực tiễn tốt nhất: Nghĩa vụ kiểm soát thanh toán

Để được bảo vệ tốt nhất khỏi nghĩa vụ kiểm soát thanh toán, hãy đảm bảo sử dụng giải pháp lưu trữ tài liệu gắn kết. Nếu doanh nghiệp của bạn chấp nhận hóa đơn giấy, giữ tất cả chúng ở những nơi khác nhau và không có quy trình chuẩn cho nơi chúng đến thì mọi thứ sẽ bị thất lạc.

Thay vào đó hãy đầu tư vào Phần mềm AP chẳng hạn như Nanonets, có thể giữ bản sao kỹ thuật số của từng hóa đơn, theo dõi quy trình phê duyệt và khớp dữ liệu hóa đơn với các hệ thống khác trong tổ chức của bạn. Các giải pháp phần mềm cũng có thể gắn cờ các bản sao hoặc thông báo cho các cá nhân khi khoản thanh toán đã được gửi. Ngay cả với công cụ kỹ thuật số, hãy đảm bảo tránh xung đột lợi ích và giữ nhiều người tham gia vào quá trình phê duyệt và thanh toán để giúp phân biệt vai trò và trách nhiệm. 

Thực tiễn tốt nhất: Kiểm soát nhập dữ liệu

Nhập dữ liệu là một ứng cử viên lớn cho lỗi của con người. Thay vì dựa vào một trong các nhân viên AP của bạn để nhập thông tin từ mỗi hóa đơn hoặc đơn đặt hàng bằng tay, hãy quét tài liệu vào công cụ đọc tài liệu có thể tự động trích xuất thông tin và phân phối thông qua hệ thống kinh doanh mà bạn sử dụng. Flow by Nanonets được tùy chỉnh để loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và liên lạc liền mạch với tất cả ERP hàng đầu, CRM và các công cụ kinh doanh khác. 

Thực tiễn tốt nhất: Kiểm soát mục nhập thanh toán

Để phù hợp với chính các biện pháp kiểm soát mục nhập thanh toán, hãy đảm bảo phân biệt một số nhiệm vụ trong quy trình. Bạn không muốn người đã phê duyệt hóa đơn lại là người viết và ký séc; một bộ mắt khác sẽ xem xét mọi thứ trước khi thanh toán được thực hiện. Thậm chí tốt hơn, hãy cân nhắc chuyển sang thanh toán ACH hoặc chuyển khoản ngân hàng thay vì in séc. Mọi thứ không thể bị mất, dấu vết giấy tờ không thể phá hủy và các khoản thanh toán được nhận gần như ngay lập tức. 

Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải trả bảo vệ doanh nghiệp, nhà cung cấp và khách hàng của bạn

Nếu bạn mong muốn triển khai các điều khiển AP mới nhưng bạn không chắc chắn nên bắt đầu từ đâu. Hãy ngồi xuống và kiểm tra quá trình từ đầu đến cuối. Những ai liên quan? Các bước chính xác diễn ra từ khi nhận được hóa đơn cho đến khi được thanh toán là gì? Những điểm khó khăn với quy trình hiện tại là gì? Yếu tố công nghệ ảnh hưởng như thế nào

Khi bạn đã có câu trả lời cho những câu hỏi này làm cơ sở, bạn có thể bắt đầu xác định những kết quả dễ thực hiện và những thay đổi phức tạp hơn trước khi bắt tay vào thực hiện. Bạn sẽ cần những người hiểu rõ chức năng để giúp triển khai các biện pháp kiểm soát mới hoặc các quy trình cập nhật, nhưng sau khi hoàn tất, những biện pháp kiểm soát này sẽ bảo vệ doanh nghiệp của bạn và mọi cá nhân hoặc tổ chức có liên quan đến doanh nghiệp đó.

Dấu thời gian:

Thêm từ AI & Máy học