Tại sao phần mềm quản lý văn bản là điều bắt buộc đối với các doanh nghiệp?

---

Tại sao bạn cần phần mềm quản lý tài liệu?

Cải thiện việc xử lý tài liệu

Số hóa tài liệu của bạn là không đủ nếu bạn muốn hợp lý hóa việc quản lý tài liệu của mình. Nếu không có phần mềm quản lý tài liệu, bạn sẽ vẫn gặp khó khăn trong việc sắp xếp, theo dõi và truy xuất các tệp trong cơ sở dữ liệu của mình theo cách thủ công. Điều này vẫn có thể chiếm mất thời gian quý báu mà lẽ ra bạn có thể sử dụng để thực hiện các trách nhiệm quan trọng khác. Chưa kể, nó vẫn không loại bỏ được những lỗi tiềm ẩn của con người khi xử lý tài liệu.

Phần mềm quản lý tài liệu không chỉ là cơ sở dữ liệu tuyệt vời cho tài liệu của bạn. Nhiều công cụ và tính năng của nó giúp bạn xử lý và quản lý tất cả các tệp và bản ghi của mình dễ dàng hơn chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Bạn cũng có thể sử dụng nó để theo dõi và truy xuất tệp theo một từ hoặc cụm từ trong tài liệu. Và bằng cách tích hợp nó với các ứng dụng khác, bạn có thể dễ dàng nhập và xuất dữ liệu được trích xuất từ ​​​​tài liệu và do đó tránh được việc nhập dữ liệu thủ công trong quy trình.

Điều quan trọng cần lưu ý là DMS khác với hệ thống quản lý nội dung. Hệ thống quản lý nội dung hoặc CMS được sử dụng để tạo và xuất bản nội dung của bạn trực tuyến. Nó không nhất thiết phải quản lý các tập tin và tài liệu của bạn. Vì vậy, việc có cả DMS và CMS có thể hữu ích cho doanh nghiệp của bạn. Một số ví dụ về phần mềm CMS có thể tích hợp liền mạch với DMS, vì vậy hãy đảm bảo kiểm tra chúng.

Tăng cường khả năng tiếp cận

Với sự gia tăng của công việc từ xa và nơi làm việc kết hợp, nhân viên của bạn sẽ có thể truy cập tất cả các tệp họ cần mọi lúc, mọi nơi. Mặc dù số hóa tài liệu của bạn giúp chia sẻ và gửi tệp từ thiết bị này sang thiết bị khác dễ dàng hơn nhưng bạn vẫn cần phần mềm quản lý tài liệu để hợp lý hóa việc tìm kiếm và truy xuất tài liệu. Nó tự động tìm kiếm, theo dõi và truy xuất tệp bằng cách sử dụng từ khóa và các đặc điểm khác. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, bạn có thể lấy bất kỳ tài liệu nào bạn muốn mà không cần phải đến văn phòng.

Phần mềm quản lý tài liệu tập trung tất cả tài liệu của bạn vào một nền tảng duy nhất mà bạn có thể truy cập bằng bất kỳ thiết bị nào như máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Hơn nữa, nó cho phép bạn chuyển từ thiết bị này sang thiết bị khác mà không làm mất những thay đổi quan trọng trong tài liệu hoặc cơ sở dữ liệu. Điều này làm cho việc tìm kiếm và truy xuất trở nên thuận tiện hơn các tập tin PDF và các loại tài liệu khác khi bạn đang di chuyển. Tùy thuộc vào giải pháp được triển khai, các tệp này có thể được truy cập trực tuyến hoặc ngoại tuyến.

Thúc đẩy sự hợp tác

Bằng cách làm cho tài liệu dễ tiếp cận hơn, hệ thống quản lý tài liệu cũng có thể tăng cường sự cộng tác trong tổ chức của bạn và với khách hàng của bạn. Vì DMS tập trung tất cả các tệp của bạn vào một nền tảng nên các nhóm từ các phòng ban khác có thể làm việc cùng nhau để sửa đổi một số tài liệu nhất định, biên soạn hồ sơ và sắp xếp cơ sở dữ liệu. Nó cũng đảm bảo rằng công ty của bạn có một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất. Điều này có nghĩa là mọi người đều đang làm việc trên cùng một bộ thông tin và dữ liệu bất kể họ lấy nó khi nào và ở đâu.

Một số tính năng của hệ thống quản lý tài liệu cũng bao gồm tự động hóa quy trình phê duyệt để có thời gian xử lý tài liệu nhanh hơn. Điều này có nghĩa là bạn không phải lo lắng về việc gửi tài liệu đến các bên liên quan cần thiết để nhận được chữ ký hoặc phê duyệt của họ. Bản thân tài liệu sẽ tự động chuyển tiếp tài liệu khi nó trải qua quá trình này. Nó thậm chí có thể thông báo cho người nhận về việc tài liệu sắp được phê duyệt để tránh sự chậm trễ.

Tăng cường bảo mật dữ liệu

Đầu tư vào hệ thống quản lý tài liệu cũng là một cách để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp của bạn. Các loại hệ thống quản lý tài liệu khác nhau cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ để ngăn chặn truy cập trái phép vào tài liệu của bạn. Điều này bao gồm các tính năng như kiểm soát quyền, mã hóa dữ liệu, công cụ theo dõi và giám sát, v.v.

Không nên bỏ qua tầm quan trọng của việc quản lý tài liệu trong bảo mật dữ liệu. Việc không xử lý đúng cách các tệp của bạn có thể dẫn đến mất dữ liệu và vi phạm. Và đến lượt nó, điều này có thể ảnh hưởng đến an ninh chung của doanh nghiệp, khách hàng và đối tác của bạn.

Một số DMS còn có tính năng sao lưu và phục hồi tài liệu tự động để đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất dữ liệu có giá trị trong công ty của mình. Điều này cho phép bạn truy xuất các tập tin bị hỏng, bị xóa hoặc bị mất chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Cắt giảm chi phí

Thoạt nhìn, hệ thống lưu trữ vật lý có vẻ rẻ hơn việc đầu tư vào hệ thống quản lý tài liệu. Nhưng nhìn chung, chi phí do quản lý yếu kém, hư hỏng tài liệu hoặc mất mát có thể lớn hơn nhiều. Chưa kể, điều này sẽ buộc bạn phải dành thời gian quý báu để tạo lại hoặc truy xuất tập tin bị mất hoặc bị hỏng đó. Như vậy, DMS được coi là một khoản đầu tư lớn cho doanh nghiệp của bạn vì nó tối ưu hóa quy trình của bạn với chi phí tối thiểu.

DMS cũng có thể giúp bạn cắt giảm chi phí vật tư văn phòng như giấy, mực và bưu phí. Tương tự như vậy, bạn không phải lo lắng về dung lượng lưu trữ vì tất cả các tệp của bạn có thể được lưu trữ dưới dạng điện tử. Do đó, bạn sẽ không cần những chiếc tủ đựng hồ sơ bằng thép đắt tiền hoặc một nhà kho hay kho tiền bên ngoài để đựng tài liệu của mình.

---

Nếu bạn làm việc với hóa đơn và biên lai hoặc lo lắng về xác minh ID, hãy xem Nanonets OCR trực tuyến or Công cụ giải nén văn bản PDF để trích xuất văn bản từ tài liệu PDF miễn phí. Nhấp vào bên dưới để tìm hiểu thêm về Giải pháp tự động hóa doanh nghiệp Nanonets.

---

Chọn phần mềm phù hợp

Với sự chuyển đổi kỹ thuật số ngày càng gia tăng, đã đến lúc bạn nên đầu tư vào hệ thống quản lý tài liệu cho doanh nghiệp của mình. DMS không chỉ số hóa các tập tin của bạn. Nó cũng cung cấp cho bạn các công cụ và chức năng để hợp lý hóa việc quản lý tài liệu trong tổ chức của bạn. Nhiều lợi ích của nó khiến nó trở thành một công cụ thiết yếu cho công ty của bạn nếu bạn muốn duy trì sự phù hợp và cạnh tranh trên thị trường.

Tuy nhiên, việc chọn phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất đối với doanh nghiệp của bạn đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về những gì công ty bạn cần và loại DMS nào phù hợp với nó. Vì vậy, hãy đảm bảo khám phá các lựa chọn của bạn và tự mình thử chúng.

---

Ống nano API OCR & OCR trực tuyến có nhiều điều thú vị trường hợp sử dụng that có thể tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh của bạn, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy tăng trưởng. Tìm ra cách các trường hợp sử dụng của Nanonets có thể áp dụng cho sản phẩm của bạn.

---