什么是发票处理？ – 发票处理说明

发票处理或账单处理是与从供应商处购买产品/服务的业务端（双关语意想不到的）相关的全部操作。

听起来很简单——收到发票、检查正确性、支付发票、结束交易——在大多数情况下，发票处理并不是一个简单的工作流程。 此过程中的任何延迟或中断都会对您与供应商的关系产生负面影响，并阻碍服务、供应品和材料的及时交付。

让我们看看发票是如何处理的以及如何 AP自动化 有助于简化 发票管理 帮助企业更高效地运营。

什么是发票处理？

发票处理是应付账款团队从收到供应商发票时起遵循的工作流程。 它包含从收到供应商发票到在适当的检查和批准后记录付款的所有步骤。

只有清除了所有发票处理步骤后，才能处理发票以进行付款。 以下是详细的发票处理步骤：

发票处理工作流程

• 收集和整理通过多种渠道发送的发票：电子邮件、邮寄等。
• 捕获发票数据、分配总帐代码并将发票数据与支持文档（采购订单或收据）相匹配。
  • 如有差异，发票将退还给供应商。
• 根据内部支出政策，将发票发送给授权审批人以批准或拒绝。
• 通过电汇、ACH 或检查批准的发票设置付款。
• 在您的 ERP 或会计软件中记录付款。

简化的发票处理工作流程对于确认应付账款和优化现金流以满足有效付款至关重要。

如何处理发票？

在大中型公司中，发票处理是应付帐款 (AP) 流程的一部分。 的过程 发票管理 不仅对组织现金流很重要，而且对处理供应商和供应商以确保及时采购也很重要。

发票的常规处理涉及以下基本步骤：

• 评估从供应商处收到的发票：首先从供应商处收到发票，用于通常通过采购订单 (PO) 订购的产品或服务。 应付账款发票处理人员使用识别代码（总帐或 GL 代码）在分类帐中记录发票。
• 发票匹配：将发票中的数据，包括订购的产品/服务的类型、约定的价格、交货日期等，与原始采购订单进行比对。 如果在产品/服务交付后开具发票，则发票详细信息也与送货收据上的详细信息相匹配。 这个“t三向匹配” 解决诸如以下问题：

o 付款条件是否匹配？

o 是否包括任何承诺的折扣？

o 发票是否已编码到适当的费用账户？

o 收货后是否存在性能问题需要扣款？

• 检查差异：发票数据中的任何差异都被标记为异常。 AP 人员随后联系供应商和公司内的相关部门以修复错误/差异。 解决异常后，供应商将重新开具发票，并重复发票匹配过程。
• 获得适当的授权和批准：根据公司的政策，发票被发送到各级管理层进行验证和批准。 所需批准的数量和性质取决于公司政策和规模。 其他因素包括采购流程中涉及的部门、产品类型和发票金额。 例如，一些公司可能会要求管理层对高于特定阈值的发票价值进行批准。
• 授权发票付款：经过各级批准后，根据与供应商协商的条款支付发票。 根据业务结构，付款可能由 AP 部门、财务部门或采购部门负责。 根据预先确定的条款和条件，付款以支票、电汇或其他方式处理。
• 关闭交易：付款完成后，该特定发票跟踪将关闭，交易将被记录为完成。 发票和付款详情在 GL 中存档以供将来审计。

---

希望自动化您的手动 AP 流程？ 预订 30 分钟的现场演示，了解 Nanonets 如何帮助您的团队实施端到端 AP自动化.

安排演示

[嵌入的内容]

---

处理发票的挑战

1. 遗失或遗失发票

当一家公司每天与多个供应商和许多发票打交道时，这就是一个问题。 可以收到各种格式的发票——如硬拷贝、扫描的 pdf 文件、文字处理文件等——这一事实加剧了这个问题。管理这些不同形式的发票变得具有挑战性，这些发票在不同时间收到，并且通常由不同人员接收.

遗漏发票会导致延迟付款和相关罚款、紧张的供应商关系、运营延迟和审计问题。

2. 数据不匹配或缺失

发票包含关键数据，如公司 ID、税务信息、提供的服务/产品、价格、交付状态等。如果发票采用各种格式，即使不是不可能检查所有有效数据，也会变得很麻烦。 一些容易遗漏的错误包括：

– 使用错误的客户名称

– 没有清楚地逐项列出产品/服务

– 与要求的品牌不符

– 计算错误

– 没有使用正确的货币

– 没有提到截止日期

– 未提及折扣或罚款

– 税率错误

根据 热心的合作伙伴，将近四分之一的发票被标记为必须由应付账款发票处理人员处理的异常情况。 发票错误会导致金钱和时间损失。

它一直 报道 由于计费错误，仅医院每年就损失约 68 亿美元。 纸质发票中的错误修复起来非常昂贵——发票数据的纠正可能需要花费 $53.50 平均每张发票！

与人工账单处理相关的问题占 AP 团队成本的 30% 以上。 检查准确性也会消耗过多的时间，如果发现不充分或错误，则引发的异常将花费更多时间来解决。 此类发票处理延迟会影响付款时间表。 几乎 五分之一的公司 由于延迟供应商付款而失去优惠条件和折扣率。

3. 发票状态不明

发票在其处理模式中的当前状态通常是未知的，尤其是当流程中涉及许多利益相关者时。 它在哪里？ 谁批准了？ 它还需要什么？ 什么时候付款？ 这些是由于缺乏透明度而经常出现的问题。

4.发票路由错误

可能有多个供应商每天向一家公司开具多张发票。 初步检查后，AP 发票处理团队将每张发票分类到路由队列中。 即使是最高效的 AP 专家也可能在发送发票时出错。 当发票被错误地发送时，它会经历不必要的步骤——浪费时间和人力。 这种“高接触”场景特别有压力，尤其是当 AP 团队必须定期结帐时。 因此，尽管应付账款团队旨在改进 采购和采购 实际上，他们可能会花费过多的时间通过复杂的审批路线追查发票并修复链中发生的由此产生的错误。

发票处理问题的实际影响

传统的问题 发票管理流程，在上一节中列出，可能对公司的生产力和盈利能力产生严重影响：

• 效率和生产力的损失：检查发票、处理错误和异常、跟踪其过程、获得批准和支付发票都是耗时的过程。 “浪费”在此类任务上的时间最好花在有助于企业价值的任务上。 与账单处理相关的重复性任务会扼杀组织的生产力。
• 员工士气和文化：60% 的 AP 人员 据说 发现处理发票是他们工作中最讨厌的苦差事——超过一半的工作不满意导致员工士气和热情下降。 员工自然而然 发现 花在工作中有趣的方面的时间是有回报的。 因此，最大限度地减少发票处理过程中的琐碎琐事并增加花在员工工作中具有挑战性和有趣方面的时间可以提高工作满意度，从而提高员工保留率。
• 责任升级：发票处理工作流程中造成的延迟可能导致发票无法操作。 随着时间的推移，这可能会导致应计负债、审计期间的压力不断增加以及违规行为。 所有这些都会影响底线。
• 欺诈漏洞：发票过程中出现的一些欺诈行为包括第三方欺诈、人工误收费、重复付款和其他内部错误。 发票欺诈可能表现为异常的发票数量、交付的产品/服务与发票规格不匹配、PO 与发票之间的差异以及可疑的员工行为。 手动发票处理任务可能很无聊，并导致精神萎靡不振。 这可能会导致在检查发票是否存在错误和数据问题时遗漏欺诈行为。 在危机时期尤其如此。 例如，Covid-19 大流行 据说 增加了2020年发票欺诈的发生率。发票欺诈很难被人工检测到，尤其是在业务量大的时候。
• 分散的发票处理：缺乏一致或有凝聚力的发票管理工作流程会导致流程分散，进而会阻碍集中的可见性和治理。
• 扩大规模的障碍：随着公司的发展，人工账单处理变得笨拙。 因此，继续坚持可能对小型设置有用的东西会阻碍扩展和扩展潜力。 任何企业的最终目标都不是维持现状，而是成长！

---

设置非接触式 AP 工作流程和 简化应付账款流程 片刻之间。 立即预订 30 分钟的现场演示。

安排演示

---

自动发票处理

发票处理的自动化为大多数（如果不是全部）与此手动流程相关的问题提供了明确的解决方案。 “如果不是全部”的警告是由于在某些阶段很少需要人工干预。 然而，自动化流程中的许多重复性任务可以节省时间、节省资金、保持员工士气并保持良好的供应商关系。

完全无接触的发票路由——从收到发票到关闭自动处理发票，无需人工干预——仍然很少见。 一个 在参与 AP 流程的人员中进行的一项调查表明，绝大多数人都支持将大多数手动任务自动化。

发票处理工作流程的部分或大部分任务自动化的一些具体优势是：

• 数据一致性：自动发票处理工具通常包括自动数据提取工具，可以从发票中提取相关数据并以标准化格式保存，以协助后续检查和批准。 许多发票处理工具都带有内置的 OCR 模块，可以从发票中提取相关数据。 启用人工智能 发票管理工具 可以训练 Nanonets 从各种格式的发票中提取特定数据。
• 更快的三向匹配：发票与采购订单和收据的自动三向比较比手动验证更快，因为与交易相关的所有数据都以数字方式存储在同一位置，并且可以通过视觉或基于 AI 的方式轻松进行比较软件。 自动发票处理工作流程可以与数据库和其他会计系统集成，无需人工干预即可自动匹配。
• 简化审批：自动将发票从一个阶段转移到下一阶段并设置审批提醒，可以避免发票处理的延迟。 将突发事件和提醒纳入工作流程可以消除瓶颈。 电子签名和数字表格的集成可以使流程的不同参与者在旅途中获得批准，这样即使离开办公室也不会延迟批准过程。
• 流程透明度：对数据的多级访问和集中式数据存储可以实现透明度。 发票处理的自动化还创建了一个审计跟踪，用于跟踪发票沿检查点的进度。
• 数据安全：发票数据的数字化可以防止丢失通常与物理移动文档以进行验证和批准相关的信息。 自动化还可以将发票管理工作流程与公司的 文件管理系统 以及其他用于审计和归档目的的簿记工具。 它还有助于遵守法规。
• 更好的商业智能：自动发票管理可以轻松访问和评估采购数据和支出，从而实现更好的分析和决策制定。
• 维护供应商关系：没有延误和有组织的发票管理导致及时付款，更好的供应商沟通，从而与供应商建立富有成效的关系。
• 消除欺诈：自动化发票审批工作流程可以通过在整个工作流程中进行检查和提高可见性来消除欺诈。 违规行为可以在检查期间自动标记 自动三向匹配. 电子签名验证可以防止内部/外部欺诈和相关损失。

适合自动化的 AP 流程

受益于自动化的一些发票处理步骤是：

• 发票收据：鉴于从不同的供应商处收到各种格式的发票，自动检测发票中的各种相关字段将有助于发票的数字化和更好的数据管理。 OCR 工具在这里派上用场。
• 发票验证：很容易设置规则来检查发票中的数据完整性和完整性。 填充发票数据库中的各种自定义字段有助于检测不完整或缺失的信息。
• 三向匹配：发票通常是为响应采购订单而开具的，并且通常与收据相关联。 这三个文件将通过一个共同的 PO 编号联系起来。 发票、采购订单和收据的自动匹配将加快验证过程并将发票移至下一级别而不会出现延迟。
• 异常处理：异常和边缘情况在发票管理中并不少见。 由于时区变化、多次重复收费、追溯性价格调整和可变月份长度，可能会出现边缘情况。 一些软件，尤其是那些由人工智能驱动的软件，比如 Nanonets，可以处理这些边缘情况，而有些则需要不同程度的人工干预。
• 审批流程：数字发票可以在管理层次结构中自动移动以供审批。 提醒的设置也有助于加快发票流程。
• 支付：数字支付（电汇等）可以内置到软件中，以便在收到所有批准后自动向供应商付款。
• 分析：自动化可以实现对支出模式和供应商关系的评估和分析，这有助于修正路线和做出富有成效的业务决策。 基于 AI 的系统将通过更多的发票培训来实现更好的分析。

---

预订这个 30 分钟的现场演示，让您不再需要手动将发票或收据中的数据输入到 ERP 软件中。

安排演示

---

用于智能发票处理的纳米网

Nanonets 是一种基于 AI 的软件，可用于自动化和简化您企业的发票处理步骤。

可以从各种发票文件类型中无误地捕获数据。 Nanonets 的 AI 引擎可以用实际发票进行训练，无需编码，这使得它可以为公司定制。  

它还具有内置的最先进算法和用于多步批准的强大基础架构。 Nanonets 发票处理软件可以与其他系统集成，例如 Mysql 数据库、QuickBooks 或 Salesforce，并且与平台无关。 它准确且可扩展，可为您的应付账款发票处理团队节省时间和金钱，并提高工作效率。

总结

发票处理的自动化简化了采购流程，提高了发票路线的透明度，节省了时间和金钱，提高了员工的工作效率，并改善了供应商关系。 发票流程自动化使人类员工能够专注于不那么平凡、价值更高的活动，例如规划和战略制定。 这些反过来又可以提高企业的整体效率和盈利能力。

• SEO 支持的内容和 PR 分发。 今天得到放大。
• 柏拉图爱流。 Web3 数据智能。 知识放大。 访问这里。
• 与 Adryenn Ashley 一起铸造未来。 访问这里。
• 使用 PREIPO® 买卖 PRE-IPO 公司的股票。 访问这里。
• Sumber: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/