什么是文档工作流程自动化？

在当今信息驱动的世界中，团队内部的协作和沟通严重依赖数据和文档。 从合同和发票到手册和报告，文档在传递易于共享、理解和采取行动的结构化信息方面发挥着至关重要的作用。 然而，为了充分发挥文件的潜力，有效的管理至关重要。 这就是文档审批工作流程发挥作用的地方。

文档审批工作流程是一系列涉及人工输入的步骤，所有这些步骤都旨在确保文档在使用之前符合内部标准。 这些工作流程充当质量保证机制，保证文档在组织框架内实现其预期目的。 通过实施文档审批工作流程，组织可以简化文档管理流程并提高整体效率。

传统上，文档工作流程管理依赖于手动任务，例如打印、扫描、邮寄、手动数据输入、跨层次结构的文档物理传输以供审批等。随着自动化工具的出现，企业现在正在利用自动化来更好地管理他们的文档工作流程。

在本文中，我们将定义并探讨自动化在文档工作流程管理中的作用。

什么是文档工作流程自动化？

文档工作流自动化是业务工作流自动化更大领域的一部分，是指使用智能工具来管理涉及各个个人、工作人员和部门的组织内的文档移动。 它是企业有效处理文书工作的一种手段，引导文档通过预定义的路径和操作操作，直到到达最终目的地或结果。 通过实施工作流程自动化，组织可以提高工作效率并简化运营。

文档工作流程自动化在几乎所有业务领域都很有用，因为任何公司的所有活动都需要大量的文书工作。 例如，让我们看看文档自动化工作流程如何在采购到付款流程中帮助应付账款部门——这是一个涉及大量文书工作、审批和路由的日常业务操作。

1. 文件收据： 该流程从获取相关采购文件（例如发票、采购订单和收据）开始。 这可以通过多种方式来完成，包括扫描物理文档或以电子方式从供应商处接收文档。
2. 文档提取： 自动化工具可以使用光学字符识别 (OCR) 或智能文档识别 (IDR) 等技术从捕获的文档中提取关键数据。 这使系统能够捕获重要信息，例如发票号码、供应商详细信息、行项目描述和金额。
3. 数据验证和验证： 提取的数据根据​​预定义的规则进行验证，并与相应的采购订单和收据进行匹配，以确保准确性和一致性。 进行双向和三向比赛。 可以标记差异或异常以供进一步审查和解决。
4. 工作流程路由： 自动化系统根据预定义的工作流程将文档发送给适当的利益相关者进行审查和批准。 这可能包括负责验证行项目、检查合同合规性或授权付款的个人。 该系统确保根据工作流程设计，以顺序或并行方式将文档发送给正确的个人。
5. 审批及异常处理： 利益相关者收到通知并可以通过电子方式查看文件。 他们可以根据需要批准、拒绝或请求其他信息。 在继续采取进一步步骤之前，可以标记价格差异或信息缺失等异常情况以供解决。
6. 与 ERP 系统集成： 自动化文档工作流程系统与组织的企业资源规划 (ERP) 系统集成，可实现无缝数据传输和财务记录更新。 批准的文件和相关数据会自动捕获到 ERP 系统中，确保一致性并消除手动数据输入的需要。
7. 交付过程： 一旦文件经过必要的批准和验证，系统就会根据批准的数据生成付款指令。 这可以触发支付流程，无论是生成支票、启动电子资金转账还是利用其他支付方式。
8. 审计追踪和报告： 在整个自动化采购到付款流程中，系统维护全面的审计跟踪，记录对文档采取的每项操作。 此审计跟踪可作为合规目的、内部审计和报告要求的记录。

另一个可以从文档工作流程自动化中受益匪浅的领域是人力资源部门。 一个典型的例子是新员工的入职流程，这通常涉及背景调查和手动数据输入等耗时的任务。 通过文档工作流程自动化，这些任务可以实现自动化，从而使人力资源员工能够专注于更有意义、更有吸引力的项目。 这种自动化不仅提高了人力资源效率，而且还扩展到 IT、营销、财务、法律和销售等其他部门，使他们能够自动化日常任务并提高整体生产力。 通过实施文档工作流程自动化，人力资源部门可以简化运营、提高生产力，并将资源分配给更具战略意义的举措，从而为组织增加价值。

客户数据管理是受益于文档工作流程自动化的另一个领域。 通过利用标准化模板和 API 请求，组织可以自动将动态客户信息插入到文档中。 例如，当客户通过在线网络表单提交信息时，可以自动生成包含其详细信息的提案，包括全名、地址、公司名称、联系信息等。 可以针对不同的工作流程和操作设置不同的模板，确保根据特定的客户信息创建个性化、高效的文档。

在医疗保健行业，患者记录的有效管理至关重要。 自动化文档管理流程简化了医疗记录的生成和维护，使医疗保健提供者能够提供优质的患者护理。 自动化平台提供了一个安全、集中的存储库，用于存储和访问医疗记录、处方信息和治疗计划，使医疗保健专业人员能够提供增强的医疗保健服务。

同样，在教育行业，自动化文档管理可以彻底改变管理流程并增强学生体验。 学校和大学可以将所有学生记录（包括成绩单、注册表和经济援助文件）整合到一个位置，从而提高数据可访问性并确保数据准确性。 自动化还帮助教育工作者优化评分、作业提交和出勤跟踪等流程，最终提高整体运营效率。

文档工作流程自动化的好处

根据麦肯锡研究估计 50% 的工作可以自动化，并且围绕 31% 的企业已经至少在其中一项职能上采用了自动化。 这突显了人们越来越认识到业务流程各个方面的自动化所带来的好处。 对简化通信、高效资源分配和强大 IT 系统的需求进一步推动了全球业务流程自动化市场的增长。 预测表明，到 2026 年，该市场的价值预计将达到 的美元19.6亿元。 这意味着自动化技术被广泛采用，以提高生产力、减少人工工作量并优化各行业的运营效率。

文档工作流程自动化从 1980 世纪 1990 年代末开发的文档管理系统 (DMS) 发展而来。 第一个商业 DMS 产品于 2021 世纪 5.00 年代初推出，主要侧重于文档组织和存储。 然而，随着组织认识到对更高级功能的需求，DMS 系统已经发展到包含文档版本控制、全面的安全模块和文档工作流功能等功能。 将工作流程管理纳入 DMS 自然会带来市场规模的显着增长； XNUMX年，DMS全球市场规模预计将达到XNUMX亿美元，令人印象深刻 16.42十亿 通过2029。

文档工作流程自动化的一些具体优势包括：

• 快速生成文档： 手动创建文档是一项费力且耗时的工作。 流程自动化消除了手动数据输入的需要，并简化了协作，使企业能够在几分钟而不是几周内生成发票、合同和提案。 例如，通过文档流程的数字化，圣路易斯公立学区将员工申请时间从三周缩短至 三个小时.
• 减少错误： 手动输入数据可能会导致惊人的结果 40% 人为错误的可能性，给组织带来重大的技术和财务挑战。 文档自动化通过自动化数据输入、标记潜在错误以及在输入点验证数据来最大限度地减少错误的可能性。
• 更好的协作： 手动创建文档的协作通常涉及复杂的跟踪和通信，从而导致错误和延迟。 文档自动化提供了一个集中平台，利益相关者可以在其中实时协作，减少等待时间并最大限度地减少冗长的电子邮件链和会议的需要。
• 一致性和版本清晰度： 文档自动化可确保最新文档版本的清晰度，提供版本控制并保持一致性。 自动化跟踪更改，识别最新版本，并使企业能够建立一致格式的模板和标准。
• 数据安全： 手动创建文档会带来数据泄露和丢失的风险。 文档自动化为文档创建和存储提供了一个安全的数字平台，具有访问控制、加密和审计跟踪等功能，确保敏感信息的保护。
• 环境效益： 根据美国环保局 (EPA) 的数据，办公室工作人员平均产生约 XNUMX磅 每天都会产生大量的纸张和纸板产品，从而产生大量的办公废物。 常见的浪费来源包括印刷错误、劣质复印件、过时的备忘录和报告以及过时的期刊。 值得注意的是，纸张垃圾约占所有办公垃圾的 90%。 实施法律文档自动化可能无法完全消除纸张浪费，但它可以对提高准确性和减少导致纸张浪费的错误产生重大影响
• 增强底线： 文档自动化通过降低与手动流程（包括打印、邮寄和物理存储）相关的成本来产生显着的经济效益。 此外，自动化可以节省时间和精力，使员工能够专注于增值活动。 它还改进了发票和付款流程，确保及时、准确的付款。

如何使用 Nanonets 实现文档工作流程自动化？

Nanonets 是一款基于人工智能的智能文档自动化软件，它提供了一系列工具和功能，可通过无代码、基于规则的工作流程自动执行文档审批流程。 借助 Nanonets，团队可以有效地管理文档工作流程的各个方面，包括信息如何进入工作流程和在工作流程中移动、评论和批准的检查点以及向团队成员分配任务。

借助 Nanonets，企业可以通过多种方式增强文档工作流程管理：

自动执行任务：

• 自动执行工作流程中的数据提取和验证等重复任务，从而节省时间并减少手动工作量。
• 根据特定字段值建立条件和规则以简化文档处理。
• 自动对传入文档（例如发票、采购订单、合同和收据）进行分类，从而改进组织和数据提取。
• 确定访问权限，确保只有授权人员才能查看或编辑敏感文档。

高级文档处理：

• 利用先进的 OCR 技术准确识别各种类型文档（包括手写文本和机器打印文本）中的文本、数字和字符。
• 利用深度学习算法来理解数据的上下文，从而能够从复杂和非结构化文档中准确提取。
• 通过调整提取规则来自定义模型，并使用示例文档对其进行训练，以实现精确的数据提取。

工作流程自动化：

• 使用模板和可自定义参数轻松创建审批工作流程。
• 定义审阅者、规则和阶段，以确保高效的文档审阅和批准流程。
• 在自动驾驶仪上为每个文档运行定义的规则，最大限度地减少错误并消除审批瓶颈。
• 简化跨部门的协作和沟通，减少瓶颈并提高整体生产力。

用户友好的界面和集成：

• 受益于用户友好的界面，可以轻松查看和纠正提取的数据，确保数据准确性。
• 以多种格式导出提取的数据，例如 CSV、JSON 和 Excel，以便与其他系统无缝集成。
• 利用多语言支持，可以从用不同语言编写的文档中进行提取。
• 利用 API 集成将 Nanonet 与现有工具和系统（例如会计软件、ERP 和 CRM）集成。

洞察力和可扩展性：

• 通过全面的报告和分析获得有价值的见解，从而实现性能监控和瓶颈识别。
• 基于数据驱动的改进不断优化工作流程，以实现最大的效率和生产力。
• 受益于 Nanonet 的可扩展性，能够高效处理大量文档和数据。

通过利用 Nanonet 的功能，企业可以简化文档工作流程管理、提高准确性、提高数据安全性并提高文档相关流程的效率。

带走

根据 gitnux，工作流程自动化的实施使数据准确性提高了 88%。 研究表明，直到 72% 的员工认为低效的流程会对他们的工作满意度产生不利影响。 在缺乏数字化和自动化的情况下，员工常常会感到沮丧、压力和整体不满。

文档工作流程自动化是一种变革性的解决方案，提供了许多不可否认的好处。 通过实施自动化，企业可以见证生产力和吞吐量的提高，以及数据准确性的显着提高。 采用像 Nanonets 这样基于规则的流程自动化平台可以帮助公司建立集中且简化的流程来生成、编辑和签署关键文档。 用户友好的界面使用户能够轻松跟踪和管理所有文档，消除对过时的纸质系统的依赖。

如果您渴望发挥文档自动化的优势并提高组织的运营绩效，我们的专家可以提供指导。 他们可以引导您了解 Nanonet 的卓越特性和功能，帮助您确定它是否符合您的特定要求。 不要错过简化文档管理流程和优化工作流程的机会。 拥抱自动化的力量，推动您的企业实现更高的效率和成功。

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