在美国，保存员工记录是联邦政府的强制规定，但它也可以用作您公司的宝贵资源。 经营企业时，保持准确且最新的员工记录对于企业的成功至关重要。
什么是员工记录？
员工记录是受保护的文件，记录了有关员工的事实。员工记录帮助企业主跟踪许多不同的事情，包括工资、绩效评估、联系信息等等。建议您将业务和员工文档存储在限制访问的安全区域，以保护每个人的隐私。
联邦要求的记录
某些类型的员工记录 联邦法律要求所有企业主保存。联邦政府强制执行这些规定的原因是为了保护您和您的员工。如果发生法律纠纷、刑事调查，甚至是裁员这样的小事情，政府都希望获得准确的信息。
以下是联邦政府要求您作为企业主保留的员工记录及其含义。
平等就业机会委员会（EEOC）
平等就业机会法案 该法案于 1965 年通过，保护工人无论种族、性别或宗教都有受雇资格的权利。该法律保护雇员在就业前、就业期间和就业后免受歧视。此外，该法案还要求雇主除终止合同后一年外，还必须将所有雇员记录保存至少一年。
就业年龄歧视法案 (ADEA)
阿迪达于 1967 年通过，禁止雇主因年龄而歧视潜在或现任雇员。它还确保雇主为所有工人提供平等的福利和报酬，无论其年龄如何。该法律还要求您保留工资记录和福利计划文件至少三年。
公平劳动标准法 (FLSA) 和同工同酬法 (EPA)
公平劳动标准法案 (FLSA) 和美国环保局 (EPA) 旨在防止员工工资方面的性别歧视。这些法案要求您记录不同性别员工之间薪酬差异的任何原因，并将这些记录保存两年，并且正确记录员工薪酬。
其他类型的员工记录
如果可能的话，还有其他几种类型的员工记录可供保留。记录员工行为、工资和绩效等信息也可以防止工作场所纠纷。毕竟，如果事情已经书面化，就没有必要争论。
以下是一些可能明智的员工记录的其他示例：
- 联系信息（电子邮件、电话等）
- 行为笔记/记录
- 护理
- PTO
- 认证的益处
- 训练经验
- 工作场所住宿
1.对于绩效评估有用
绩效评估 这是就业的正常组成部分，尽管有时可能令人畏惧。简化此过程的一种方法是创建您进行的绩效评估的记录。这样，下次您与员工坐下来时，上一次会议的笔记就会记忆犹新。
记录员工的行为也是一个好主意，即使您不一定有兴趣进行全面的记录。例如，如果您发现一名员工有时上班迟到或与另一位同事发生争执，您应该记下来。如果人力资源部门需要调查员工过去的行为，这可以让他们免于头痛。
2. 创建员工档案
员工记录允许您组织有关每个员工的信息，否则您可能不会记住这些信息。例如，如果员工在夜班期间表现更好，您可以将其记录下来并在创建时间表时参考。创建员工档案可以让您了解每个员工的整体情况。
这还可以帮助您识别某些员工可能反复出现的问题，或者他们重复的成功领域。如果一名员工在一个领域给你留下了深刻的印象，但在另一个领域却表现不佳，那么可能需要一些指导。您可以在他们的员工档案中找到这些信息，以便您可以确保所有员工都尽力而为。
3. 防止诉讼
如果您被前任或现任员工起诉，您始终可以依靠文件和记录来支持事实。这些文件可以保护您以后免受虚假指控和法律问题。没有人打算被起诉，但安全总比后悔好。
写下来
保存员工记录可以保护您、您的公司和您的员工免受不必要的法律或个人纠纷。保持井井有条和做好准备是开展业务的最佳方式，从长远来看，它可以让您和您的员工摆脱麻烦。确保尽可能多地记录有关您的工作场所和员工的信息，以防止日后发生误解。
您可能希望为您的企业实现的目标之一是拥有一个安全、健康和高效的工作环境，充满活力 快乐、敬业的员工。保存员工记录可以通过保护您和您的员工来帮助您做到这一点。
团队作家：Ari 是华盛顿州的一位作家、博主和小企业主。
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商业机会 · 企业文化 · 精选 · 找到你的方式 · 拓展您的业务 · 领导团队 · 你的心态
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找到你的方式 · 拓展您的业务 · 领导你的团队 · 生产力 · 你的心态
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