员工监控：“老板软件”适合您的公司吗？

隐私、商业安全

虽然员工监控软件可能会提高工作效率，但它也可能是潜在的隐私雷区，并且会影响您与员工的关系

菲尔·芒卡斯特

29 Jun 2023  •  , 4分钟读

职场上的事情并不总是一帆风顺，老板和员工在很多事情上也未必总是意见一致。 但城里可能还存在另一个“威胁”：远程员工监控。 在某些情况下，员工监控软件也称为“老板软件”和“流氓软件”，有可能导致雇主和雇员之间产生隔阂。

如果做得好，bossware 可以帮助组织免受盗窃和法律风险，甚至可以推动生产力的重大提高。 但这也是一个隐私雷区，最终可能会降低员工的积极性并使您的组织面临诉讼。

然而在一个新的 随时随地工作时代，管理者越来越倾向于监控分散的员工队伍。 考虑到其中的利害关系，仔细规划应该成为任何考虑员工监控的组织的口号。

什么是老板软件？

Bossware 是各种员工跟踪工具的总称。 虽然此类软件的功能各不相同，但在较高层面上，它会跟踪员工白天使用的程序以及使用时长。 更具侵入性的监控可能会记录工作人员的屏幕并记录他们的按键操作。 理想情况下，Bossware 应该在员工明确知情并同意的情况下安装在员工的 PC 或设备上，尽管情况并非总是如此。

由于疫情导致远程工作激增，员工监控比您想象的更受欢迎。 一项研究发现 60% 拥有远程员工的公司现在使用某种形式的 bossware，其中 88% 在部署该软件后解雇了员工。 这可能是因为超过一半 (53%) 的活动受到监控的工人被发现每天花费三个或更多小时进行非工作活动。

监控可以涵盖：

• 电子邮件（内容和发件人/收件人）
• 浏览器历史
• 应用程序使用
• 电脑屏幕和按键
• 摄像头
• 电话使用和通话内容
• 闭路电视录像（办公室内）
• GPS车辆追踪
• 访问徽章位置跟踪
• 生命体征和情绪的健康跟踪

优点和缺点

Bossware 倡导者表示，明智地使用监控软件可以通过多种方式帮助他们的组织，包括：

• 跟踪 劳动力的压力水平
• 帮助提高生产力——通过显示哪些员工缺乏注意力，哪些员工在可以优化的手动重复性任务上花费了太多时间
• 确保每个人都尽职尽责，打造更公平的工作场所
• 降低故意/意外数据泄露和安全卫生不良的风险

另一方面，也存在潜在的缺点，例如：

• 员工可能会找到变通办法，从而抵消任何潜在的好处
• 有限的基于计算机/设备的跟踪可能无法记录思考、解决问题和其他非数字任务所花费的时间——使管理者对工人的生产力产生短视的看法
• 它会增加压力水平，并可能降低员工积极性并削弱士气
• 对雇主的隐私和法律影响

法律和隐私影响

现代隐私和数据保护法为想要部署 bossware 的组织增加了一层额外的风险。 任何计划的实施都必须符合当地法律法规，这一点很重要。

• 欧盟范围内的 GDPR 不 允许工作场所监控，但在一组特定的指导方针内。 组织必须制定明确的政策，告知员工任何员工监控计划，并努力使部署尽可能不引人注目。 不允许对互联网使用和通信内容等进行秘密、详尽的监控。 想要监控电子邮件等私人通信的组织还必须概述这样做的明确的法律依据。 保护任何员工数据都有严格的规则，确保数据仅用于收集目的，并且仅在必要的最短时间内收集相关信息。
• 在美国， 联邦隐私法 电子通信隐私法 (ECPA) 允许监控电子邮件等电子通信，只要它是出于合法的商业目的并且是在工作分配的设备/计算机上完成的。 它还允许监控社交媒体和互联网活动，甚至键盘记录和屏幕录制。 然而，虽然联邦法律不要求事先通知此类活动，但一些州法律可能要求雇主在实施员工监控之前获得同意。 组织还对其收集的任何数据的安全负责，并且所有组织都必须制定明确的员工监控政策。

实施公平的员工监控做法

从上述内容可以清楚地看出，员工监控并不是一项可以掉以轻心的工作场所举措。 没有两个组织或法律框架是相同的，但一些高级最佳实践可能包括：

• 考虑并概述实施该计划的法律依据。
• 确保监控是必要的和相称的，并且不会过度干扰员工的生活。
• 考虑监控的范围。 包括电子邮件、应用程序、互联网使用和通话吗？ 为了避免法律麻烦，提醒员工仅使用个人设备处理个人事务，仅使用工作设备处理公司事务可能会有所帮助。
• 尽可能对员工透明地告知您计划做什么以及原因 - 完整记录在清晰且标准化的政策中。
• 确保所有收集的数据不会丢失、损坏或被盗，并且只有授权用户才能看到。
• 遵循数据最小化实践，一旦不再需要任何收集的数据就将其删除。
• 考虑员工监控的替代方案，例如培训课程和/或定期绩效评估。
• 考虑是否有必要在整个组织内进行监控，或者是否可以将其限制在业务的较小部分。

最好的政策将在组织的业务需求和员工的隐私权之间取得困难但必要的平衡。 透明度和对话是让员工参与新的混合工作时代的关键。