随着业务变得更加复杂且规模不断扩大,供应商付款流程变得更加复杂、耗时且重要。 供应商付款不仅对于获得运营公司所需的原材料至关重要,而且还包括水电费、办公空间租金等等。
如果组织延迟或错误地提交供应商付款,可能会对企业的运营能力产生重大的下游影响。 的作用 应付账款 团队的职责是监控并履行向供应商支付的所有款项。 他们必须验证发票是否正确,是否已收到货物或服务,以及是否根据供应商和采购组织之间商定的付款计划提交了付款。
管理供应商付款并非易事,但它可能是每天发生的最关键的业务运营之一 - 无论行业、地区或业务类型如何。 幸运的是,对于世界各地的 AP 团队来说,新的工具和技术已经开发出来,可以更轻松地有效管理供应商付款流程。
什么是供应商付款/供应商付款?
尽管被称为供应商付款或供应商付款,但完整的供应商付款流程不仅仅是通过邮件发送支票或通过您的企业银行帐户提交电汇。 资金支付是该过程的最后一步,但在此之前,企业必须进行尽职调查,以确保向供应商的付款是有保证的、准确的和及时的。
快速回顾一下,典型的供应商付款流程如下所示:
- 供应商将向您的企业发送他们所提供的商品或服务的发票。 供应商发票管理 从这里开始,需要美联社团队的密切关注。
- 财务部门内的 AP 团队应审核发票,验证是否已收到货物或服务,并验证所欠金额是否正确。 如果一切正常,他们将批准付款发票。
- 发票获得批准后,您可以根据您与供应商签订的付款条件向供应商付款。 最常见的是,N30 付款条件意味着必须在 30 天内支付发票。
表面上看起来很简单,但在提交供应商付款之前,应该在流程中建立很多检查和平衡。 直到最近几年,每一步都依赖于美联社团队; 他们必须手动检查发票,将数据与仓单进行匹配,在纸上写下支票,在发送前将其放在主管的办公桌上签名,并按正确的周期将其邮寄到供应商手中。 现在,通过技术的使用,许多制衡措施都可以实现 自动化,从而实现更低的错误率、更快的付款时间以及许多其他好处。
向供应商手动付款的问题
为了了解技术增强的供应商付款流程对组织的影响,我们必须首先检查传统供应商付款方式中常见的痛点。 如果一切都是手工完成并依赖于人类,那么一些最大的问题是:
延迟交货时间
许多供应商为提前付款的供应商提供折扣,为客户创造了一种简单的省钱策略。 然而,另一方面,如果他们在到期日之前没有收到付款,大多数人都会收取滞纳金。 在传统的供应商付款流程中,付款有很多延迟的机会。 问题可能很简单,就像一张纸质发票被错误地堆放在审批者的办公桌上,并且几周内都没有被注意到。 当该人找到它、批准发票并将其发送到完成其余流程时,肯定已经产生了滞纳金。
脱节的系统
任何曾经在 AP 工作过的人都知道,如果采购团队在系统中输入的信息不正确,则尝试将发票与采购系统进行匹配是一件令人头疼的事情。 如果您的组织使用断开连接且过时的系统,无法与整个公司的其他系统进行通信,您会发现在尝试解决发票错误或不正确的数据输入时会浪费大量时间。
欺诈风险
向供应商提交付款总是存在欺诈风险,但手动付款流程会成倍增加该风险。 手动步骤更容易导致数字被错误调整、供应商完全被欺诈者捏造以及重复付款被漏网。
人为错误
即使供应商的错误付款并非出于恶意,人为错误也会对您手头可用的现金储备产生负面影响。 也许写支票的人写错了金额,而审批人没有注意到。 或者,也许发票未按时处理,导致滞纳金。 这些错误可能会累积起来,对组织的流动性和利润造成严重破坏。
未优化的支付策略
如果您走向全球或与不同国家/地区的供应商合作,则在向供应商付款时需要考虑货币汇率。 正确的 供应商付款策略 可以减轻不断变化的汇率带来的负担,但这并不是唯一需要考虑的因素。发送批量付款可以降低处理费用,而使用具有高转账限额的银行将降低发送大笔资金的成本。 如果您依赖手动付款流程,那么要正确处理所有这些小细节是一项挑战。
简化供应商付款流程的重要技巧
如果您经历过上述一个或多个痛点,那么是时候做出改变了。 流程方面可以做出一些改变,但技术中存在很大的机会空间。 和 AP自动化 在 Nanonets 等平台上,大多数 AP 功能都可以简化、优化和自动化,从而为组织中的员工提供宝贵的时间。
根据您面临的挑战,使用以下提示来创建新的和改进的供应商付款流程:
刷新您的 AP 流程
在实施新技术之前,请先查看 AP流程 你现在已经就位了。 是不是涉及的人太多了? 您可以在流程中的任何地方削减“脂肪”或额外步骤吗? 有没有更简单的方法来编写和发送支票或电汇? 许多企业只采用当前流程,因为“这就是一直以来的做法”,但一旦释放了这种心态,您就会在最意想不到的地方找到改进的机会。
投资全方位的供应商支付平台
当今市场上有太多的 AP 平台,不容错过使用其中之一的好处。 找到一个可以与您的组织使用的现有 ERP、CRM 和业务系统进行通信的供应商支付平台,您将立即开始看到好处。 这些平台可以编写和打印支票,允许 审批流程 在工具本身内完成,并自动执行每张发票所需的验证过程。 使用正确的工具,向供应商付款变得更加容易。
制定一致的入职策略
在与新供应商签订合同之前,请审查该公司、您将与之合作的团队以及他们将提供的货物,以确保您 选择合适的供应商 满足您的需求。 当您开始与新供应商合作时,以统一的方式加入他们。 您应该有一个通常使用的预定付款结构、每周或每月发送供应商付款的日期,以及每个供应商的信息收集流程,以便它们在您的系统中准确表示。 您是否拥有纳税表格所需的所有信息? 如果供应商是国际供应商,海关表格怎么办? 所有内容都应该存储在一个地方 - AP 平台 - 并且您的供应商应该确切地知道在整个合作伙伴关系期间对您的期望。
自动化、自动化、自动化
许多 AP 专家都陷入了验证发票、寻求批准和手动输入付款信息的困境。 这是21号st 世纪; 他们应该制定新的策略来优化对供应商的每笔付款,与会计部门合作调查潜在的欺诈行为,并花时间建立供应商关系。 确保他们有时间从事真正增值工作的最佳方法是 自动化 平凡的任务——例如重复性的任务 应付账款报告 – 这会削弱他们的日常工作效率。 正确的 AP 工具与高级帐户软件配合使用,可以验证发票数据、交叉检查之前的付款、创建支票或电汇,并将其发送以供批准,所有这些都无需人工干预。
展望未来:AP 正在改变
应付账款团队的职能 一段时间以来一直在慢慢转变。 那些花了很多时间确保您的组织正确、及时地向供应商付款的人才可以提供的不仅仅是数据验证和签名追踪。 为他们配备改进的流程和先进的工具不仅会改变他们的日常生活,还会改变您的供应商关系、费用管理策略以及您的业务可以达到的成功水平。
这些变化可能需要一些时间才能流行起来。 实施新工具和调整人们的工作方式可能是一个乏味的过程,但总会有回报的。 现在就开始 – 不要让您的组织落后。
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