对于从薪水到薪水过活的外行来说，经常被问到的问题是“为什么钱结束时还剩下这么多月？” 对于会计师来说，情况正好相反——“为什么月底有这么多钱要核对？”
许多企业在月末结账以整理财务数据。 由于涉及的工作量很大，月末结算流程绝不是一个月中的一天活动，可能需要 甚至每个月休息一周.
因此，会计师不仅必须管理日常和年终会计活动，还必须执行月末结算流程。 自然而然，会计师一年四季都在过度劳累，而会计也成为了一份永不停息的工作。
虽然月末结账对小企业的会计师来说可能会压力很大，但对于拥有大量财务活动的大公司的会计师来说，这可能是压倒性的。
有一些方法可以解决压倒性的问题。 拥有月末结账清单可以对流程进行系统管理。 自动化还可以使会计结账流程更具优势，并允许更好、更快地每月结账。
本文深入探讨了月末结算流程以及自动化如何帮助优化流程。
什么是月底收盘？
任何企业的月末结账过程都是“结账”的过程。 它涉及在每个月末对所有财务信息进行合并、审查和核对。
会计结算流程很重要，因为它可以深入了解公司的财务状况。 此过程还有助于财务和运营规划，并为战略性业务决策提供基础。
目录
月末结算流程的步骤
月末结算流程涉及记录、审查和报告自上个月最后一次结算以来期间发生的金融交易。 它提供了公司在此期间财务状况的快速概览，并作为交易的截止点，以便下个月重新开始。
月末结算流程的细节和步骤很大程度上取决于公司的规模和每月执行的金融交易量。
但是，所有会计结算流程都由四项活动组成：
- 记录现金流* - 记录过程涉及将收入、支出、负债、固定资产和税收数据输入到选择的存储库中。
- 核对收入和支出账户——核对过程将银行对账单和小额现金持有量与企业之间的交易和支付进行核对。
- 分析资产负债表——分析利用记录和调节步骤中的数据来分析模式并提供预测。
- 报告/存档——最后一步为利益相关者生成所有报告和声明，并存档所有数据。
账户结账流程有时被称为“记录报告 (R2R)”流程。
*收入和支出数据进入存储库本身分为四个步骤：
- 将收入帐户中的所有余额转入收入摘要。
- 将费用账户中的余额转入收入摘要
- 鉴于收入汇总是一个临时账户，余额将转移到留存收益
- 支付给所有者的现金分配或股息计入留存收益
月末结账的过程确实很复杂，因为它涉及到各种类型的信息和数据，必须进行整合、验证和核对。
除非会计团队有一个可以遵循的精心设计的 SOP，否则它可能会变得不堪重负。 许多高效的会计师都有一个全面的账户关闭流程清单。
月末结账清单
清单可提醒基本步骤、启用验证和加强纪律，所有这些都可以实现无缝和高效的操作。
月末结账清单是公司特有的，但可能是这样的：
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记录任务
✅ 提交时间表 ✅所有应付账款账单都包含在系统中 ✅ 所有应收账款发票都包含在系统中 ✅所有费用报告都包括在内并获得批准 ✅ 记录所有付款
审查任务
✅ 审查收入并确定其是否包含在内。 ✅ 审查延期、应计和冲销并确定它们的包含。 ✅ 确认所有条目都已输入 ✅ 检查包含或排除延迟或延迟交易、失败交易和等待批准的交易。
和解
✅ 核对所有银行账户与银行对账单。 ✅ 将 AP 数据与子分类帐和/或总帐对帐。 ✅ 将 AR 数据与子分类帐和/或总帐对帐。 ✅ 核对资产和延期活动。 ✅ 将实际库存与总帐核对。
报告
✅ 审计追踪报告 ✅ 利益相关者报告 |
这样的清单可确保顺利有效的月末结算。 有效的月末会计结算流程具有以下好处：
- 提供可靠和准确的会计系统
- 提供企业财务状况的图片
- 简化年终财务审计
- 简化报税
- 帮助制定近期和远期的财务计划和决策
与手动月末结算流程相关的挑战
月末结算可能既费力又费时，尤其是在每月有大量财务交易的大公司中。
据一项调查显示 本塔纳研究，2014 年，58% 的公司报告称需要 XNUMX 天或更长时间才能结账。 增加压力和工作水平的是活动的期限导向性质； 帐户必须在该月的最后一天关闭。
工作量、繁琐的性质和截止日期可能会给会计师和金融专业人士带来压力。 除了密切和解之外，还需要履行定期职责，从而进一步增加了对注意力和时间的要求。
乔治亚大学消费者分析计划于 2022 年 81 月在月末结束后立即在会计和金融专业人士中进行的一项在线调查发现，会计结束的忙碌扰乱了至少 XNUMX% 的会计师的个人生活。过去一年至少一个月。
由于错误的可能性，任何会计结算活动都无法加快，这在会计领域是不可接受的。 上述调查还发现，85% 的参与者表示在过去一年中必须在至少一个月内重新打开书籍以修复错误。
会计结账流程的许多挑战可以追溯到以下一个或多个原因：
- 团队成员不清楚需要完成的任务
- 主管对任务及其状态的了解有限
- 杂乱无章的会计来源——发票和其他会计文件有各种格式和不同的存储库，这使得整合变得复杂。 碎片化、跨多个地理位置的操作以及财务数据的高度相互依赖性使关闭过程进一步复杂化。
- 账户对账中的错误不会及早发现，而是滚雪球成复杂的错误，修复起来更加困难和耗时。
月末结算流程的最佳实践
有一些常识性步骤可以避免错误/失误并克服通常与会计结算流程相关的压力。
- 无缝关闭流程的第一步是精心设计的 SOP，它根据公司的工作考虑所有任务和步骤。 细致的计划和关闭过程的样板可以防止不必要的步骤和利益相关者之间的协调不良。
- 对参与交割过程的所有专业人员进行广泛培训可以确保角色和责任的明确性。
- 对每月结算所需时间的实际估计不得忽视会计师和财务专业人员的非结算责任。结束前会议有助于讨论日程安排和时间表，并有助于重新安排任务以满足月末截止日期。它有助于确定特定活动的具体截止日期，例如收集数据、调整账本、准备报告等。
- 整合结账操作所需的所有数据源。这些可能包括银行对账单、财务报表和资产负债表、固定资产和库存、应收账款和应付账款文件、零用现金基金和总账数据。
- 如上所示的月末结算清单有助于会计流程的无缝操作。
月末结算自动化
会计软件可以缓解月末结算操作的许多困难。 自动化可以帮助将所有相关数据整合到一个平台下，并有助于将数据分类和组织到有助于协调和生成报告的字段中。
月末结算自动化的好处包括：
节省时间
每月手动关闭非常耗时。 例如，据报道，低级别、可自动化的任务占用了 AP 部门 47% 的时间，以及 HR 和薪资部门员工 75% 的时间。 这自然会导致延误和相关的压力。 每月结账流程的部分或全部任务的自动化有助于避免延误和瓶颈。
节约成本
人工会计结算需要大量的人力资本。 麦肯锡的研究表明，目前有 45% 的有偿活动（每年总工资相当于 2 万亿美元）可以实现自动化。 此外，手动执行冗余的、潜在的自动化任务会降低公司的生产力，而低生产力每年会使雇主损失约 1.8 亿美元。
减少错误
手动会计任务在时间紧迫和压力大的情况下执行时，很容易出错。 一个人在执行冗余工作时，每 10 个步骤中可能会犯 100 个错误。
更加关注战略任务
一项关于自动化流程的全球研究发现，普通员工每天花费超过 3 个小时在平凡的重复性任务上，这减少了对涉及人类战略和规划以改善组织的高价值任务的关注。 当员工将时间花在工作中有趣和有益的方面时，他们的生产力和满意度就会提高，这会减少员工流动率并提高员工保留率。
协同处理
月末结算自动化工具构建了一个统一平台，所有利益相关者可以协同工作并完成公司开发的月末结算清单。 此类软件工具提供仪表板和通知，以实时跟踪关闭过程，从而确保每个相关人员都了解过程的状态，并且可以及时识别和解决问题。
审计准备
自动月末结算最引人注目的优势可能是审计准备就绪。 自动化的业务流程不仅可以实现运营标准化，还可以确保全年维护记录，从而创建审计跟踪。
可扩展
随着企业客户群和财务组合的扩大，如果没有自动化，每月手动关闭帐户可能会变得笨拙且不可能。
毫不奇怪，越来越多的公司在他们的账户关闭过程中使用某种自动化工具。
维罗纳研究 显示 83% 的公司现在至少应用了一些自动化，而 60 年这一比例为 2015%。因此，61% 的参与者表示他们的公司在六个工作日内完成了每月结算，近一半 (46%) 在四个工作日内完成. 将其与之前报告的 7 天或更长时间进行比较，而不使用自动化。
月末结算流程的 Nanonets
会计工具不是单个实体，而是服务于各种目的、活动和部门的工作流的集合。 可能存在特定于应付账款流程、应收账款流程、工资单等的工作流程。 结账流程结合所有这些组件的输出或内容以进行对账。 在其核心，数据收集是任何账户关闭过程的基本任务
将您现有的工具与 Nanonets 集成，并自动收集数据、导出存储和簿记。
Nanonets 还可以通过以下方式帮助自动化月末结算流程：
- 从多个来源导入和整合数据——电子邮件、扫描文档、数字文件/图像、云存储、ERP、API 等。
- 从发票、收据、账单和其他财务文件中智能地捕获和提取数据。
- 根据业务规则对事务进行分类和编码。
- 设置自动审批工作流程以获得内部审批和管理异常。
- 核对所有交易。
- 与 ERP 或会计软件（如 Quickbooks、Sage、Xero、Netsuite 等）无缝集成。
Nanonets 的所有这些功能允许快速准确地关闭账簿和有效管理资源。
带走
会计师的工作绝不是一个有起点和终点的单一实体。 充其量，它可以分解成每月对账的小块，这样账户关闭过程就不会在财政年度结束时变得不堪重负。
每月帐户关闭流程的自动化可以减轻与活动相关的大部分压力，并且可以帮助任何企业不仅掌握当前情况，还可以为未来做好准备。
