企业财务团队执行供应商发票的三向匹配作为基本的应付账款流程。通过 3 种方式匹配支持文件，公司可以检测重复、错误或欺诈性付款。
本文的目标是了解三向匹配流程、手动匹配流程的痛点、如何自动化三向匹配流程以及自动化的好处。
三向匹配最好作为由应付账款自动化解决方案（例如 Nanonets）支持的自动化工作流程来执行。
什么是3路匹配？
所有付款都涉及某种验证，以避免欺诈并确保支持文件中的财务详细信息相互匹配。
三向匹配是一种内部控制流程，将采购订单 (PO) 与收货单 (GRN) 和相关供应商的发票进行比较。
相比之下，双向匹配仅将 PO 与发票进行比较。开票数量（发票中）应与订购数量（采购订单中）相符。发票价格应与采购订单中的报价相符。
双向匹配流程是跨组织验证发票的默认方法。但公司越来越多地采用三向匹配来增加额外的验证层并防止超支。
三向匹配有助于更快地批准发票付款，并标记任何不一致、错误或潜在的欺诈行为。
三向匹配可比较采购订单 (PO)、货物收据（经过验证的接收单据和装箱单）以及发送给客户的供应商发票的行项目详细信息和总计。
成功验证的发票必须在可接受的容差范围内与采购订单和收据相符。未能匹配容差的发票将被搁置并发送以进行适当的审查。
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目录
如何进行3路匹配？
应付帐款流程 很大程度上依赖于跟踪三个文档的详细信息：采购订单、订单收据和发票。
在处理供应商付款之前，AP 团队会检查这 3 个文件，以验证公司收到的产品/服务是否与最初订购/请求的详细信息相符。
3路 发票匹配 有助于突出显示上述 3 个重要文件中任何一个的错误或不一致之处。错误/问题可能包括错误的付款详细信息、虚高/不正确的价格、错误或损坏的产品等。
如果在三向匹配流程中标记出错误，发票将被暂停并扣留付款。一旦问题得到协调并成功三向匹配，就可以处理和支付发票。
3路匹配示例
为了说明，假设一个买家， 买方公司., 从卖主/供应商那里收到一张 1500 美元的发票， 供应商公司, 对于一百个笔式驱动器：
- AP 团队首先将发票与其 PO 进行比较/匹配，以检查描述（笔式驱动器）、数量（100 个）、成本（每件 15 美元）、总价（1500 美元）和条款（付款条款）是否与最初的匹配批准采购订单。
- 接下来，将发票和采购订单详细信息与订单收据（接收报告）中的进行比较/匹配。 此收据由收货部门根据交货时随附的装箱单准备。 笔式驱动器 (100) 的类型和数量、价格（每件 15 美元）和总价（1500 美元）应与原始采购订单和发票中的详细信息相符。
- 收货部门也在这个阶段检查破损和质量。
如果发票、采购订单和订单收据完全匹配（或在可接受的容差范围内），那么您就获得了成功的三向匹配。 AP 团队现在可以支付发票。
如果 3 个文档不匹配（高于三向匹配容差级别），则发票将被搁置，直到错误/问题得到排序。
让我们简要地看一下这些文档，看看它们与应付账款三向匹配流程有何关系：
采购订单
采购订单或 PO 是公司标准的按顺序编号的表格，列出了其所需的产品或服务。采购订单用于授权采购。
当 PO 被发送给打算交付货物或服务的供应商并被其接受后，该 PO 就成为合同。 采购部 根据已签署和批准的采购订单生成采购订单 采购申请 供应商选择后。
采购订单流程 捕获公司名称和徽标、供应商名称和联系信息、法律和付款条款、提供的折扣、采购订单号、公司账单和送货地址、带有描述的行项目、定价、订购数量、扩展金额、小计、销售税（如果有），和总额。
收据
收据是反映实际收到的商品/服务的物理或电子文件。收货由公司的接收部门根据交付产品中包含的逐项供应商装箱单进行验证。
收据引用了付款方式以及采购订单编号，以便于文件匹配。
收货可以是整个采购订单的交付，也可以是部分装运，如果有任何产品被延期订购以供以后交付或从其他位置装运。
供应商发票
供应商发票是针对交付的货物或提供的服务向客户开具账单的文件。发票是付款请求。
发票字段基本上与采购订单的字段相同。
发票还提到发票号码、订单日期、发货日期、汇款地址、付款条件、提前付款折扣、小计、销售税和应付总额。
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手动匹配的痛点
手动 2 路或 3 路匹配可能非常缓慢、昂贵且容易出错。 自动化 3 向匹配和应付账款审批工作流程 肯定会帮助 AP 团队专注于更高价值的任务，并将他们从大量的手动文书工作中解救出来。
手动匹配数千份证明文件可能非常耗时、昂贵且耗费人力。 AP 团队最终花费大量工时手动寻找每张发票、采购订单和收据！
延误和错误迫使应付账款团队加班，还可能因逾期向供应商付款而受到处罚。
以下是手动三向匹配过程中的一些主要痛点，这些痛点最终会导致延迟和成本超支：
遗失或遗失文件
手动匹配过程需要收集、存储和维护所有文件以供将来参考。 随着时间的推移，文件可能会损坏、丢失、被盗或丢失。 这会严重影响应付账款的可见性并导致延误。
处理变化
当供应商发票上的行项目、数量、扩展金额或应付总额与采购订单或货物或服务收据不匹配时，就会出现差异。 手动处理变化或异常可能非常棘手且难以记录。
一次性方案
如果应付账款员工遇到一次性匹配错误，他们将需要调查问题以解决问题。 与已知的重复性问题相比，该解决方案需要额外的时间。
例如，如果供应商开具了错误的产品发票，应付账款将需要请求更正的发票以完成匹配。 等待从供应商那里收到更正的发票将延迟发票批准、付款并降低整体生产力。
重复或欺诈性发票
重复的发票将没有必要的证明文件，这些文件已经与原始发票相匹配。 但想象一下，尝试从数千张其他发票中手动识别重复或欺诈性发票！
发票批准延迟
在手动发票审批工作流程中，发票实际上是从一张桌子推到另一张桌子，直到最终批准。 很难跟踪文档当前停留在哪个级别的审批，以及审批人是谁。
在基于纸质的三向匹配和发票审批中，审批人延迟可能是由于拖延、繁重的工作量、与请求者解决问题以及假期/休假造成的。
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流程自动化的好处
自动化 3 路匹配过程解决了上述手动匹配的大部分（如果不是全部）痛点。 以下是企业越来越多地将三向匹配和更大的 AP 流程自动化的一些主要原因：
提供审计追踪
自动化的数字优先方法确保所有记录都是一致的，并提供单一的真实来源。 当数据随时可用时，企业可以访问清晰的审计线索并快速查明财务不一致之处。
减少错误率和欺诈
自动三向匹配软件根据容差级别和批准按照预设规则/工作流程运行。这种自动化工作流程快速且高度准确。他们快速标记错误和潜在的欺诈案例，以便 AP 团队可以立即采取行动。
改善供应商关系
增压的 3 路匹配 AP 工作流程确保及时的供应商付款。 供应商重视提前付款，并可以提供折扣作为回报。 因此，自动化可以帮助节省成本，同时建立稳定的供应链。
增加底线
自动化三向匹配和其他 AP 流程可以节省时间、降低劳动力成本、防止欺诈/错误，并从长远来看为供应商提供折扣。这对公司的利润起着重要作用。
无缝同步
通过将 3 向匹配直接同步到 ERP 或会计软件，更快地结账。
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如何自动化三向匹配和 AP 工作流程
桥梁 AP自动化软件与 Nanonets 一样，可以帮助组织从手动 3 向匹配切换到完全非接触式自动化工作流程。 跨企业的 AP 团队使用 Nanonets 来构建端到端的自动化应付账款工作流程。
在 Nanonets 上设置的 AP 自动化和 3 路匹配工作流程可以减少 80% 的 AP 部门工作量，而无需雇用额外的员工。
使用 Nanonets，您可以设置一个自动化的 AP 3 路匹配工作流程，该工作流程会自动：
- 从多个来源提取文档和文件——电子邮件、扫描文档、数字文件/图像、云存储、ERP 等。
- 将文档正确分类和排序为发票、采购订单和收据
- 准确读取和捕获所有发票、采购订单和收据中的数据
- 通过三向匹配协调相关发票、PO 和收据中的字段、费用、余额和 SKU 级别信息
- 标记违反容忍度的 3 路匹配错误或发送发票以在成功的 3 路匹配上获得进一步批准。
- 处理从创建费用报告到获得经理批准的所有费用工作流程
- 并将上述所有内容与您选择的任何 ERP、会计软件或业务工具同步/集成
- 我们很容易与 Sage、Xero、Netsuite、Quickbooks 等集成
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