Xero 是一款基于云的 SaaS 会计软件,适用于许多国家/地区的小型企业客户。 Xero 公司成立于 2006 年,总部位于新西兰。 Xero 的软件像传统系统一样处理应付账款,需要手动输入数据。对于 Xero 应付账款自动化,Xero 客户集成了第三方 AP 自动化软件。
如何在Xero上管理AP
在 Xero 上管理应付账款 (AP) 通过执行这些必要的过程:
- 通过电子邮件发送到 Xero 会计系统或通过扫描接收供应商发票或其他账单
- 批准发票
- 安排付款
- Xero 将发票/账单添加到应付账款
- 已付款
- 发票/账单标记为已付款
但请注意,这些可在 Xero 中执行的步骤并不涵盖很多手动任务。例如,应付账款部门员工需要直观地确定 发票 通过手动验证流程正确并获得批准。
这些准确性验证流程包括发票与采购订单 (PO) 的三向匹配(或二向匹配)以及货物接收的接收报告(如果适用)。
AP 工作人员需要根据公司费用政策确定哪些指定的预算经理需要批准发票。然后,应付账款将匹配的(通常是纸质的)文档发送给正确的审批者,并在审批不及时时跟进审批者。
应付账款批量支付发票。也许应付账款仍然使用老式的纸质支票。使用纸质支票时,需要执行以下手动步骤:
- 让 CFO 或财务总监批准检查运行
- 获取授权支票签名
- 在纸上打印支票
- 将支票副本与匹配的发票文件副本分开并归档
- 将支票和随附的汇款单装入信封并邮寄
- 回复要求当前付款状态的供应商来电或电子邮件
Xero 应付账款工作流程
以下描述涉及用于在 Xero 核心应付账款软件中执行应付账款流程的 Xero 应付账款工作流程。
捕获并输入供应商账单/发票
Xero 商业版计划(包括早期、成长和成熟 SaaS 定价计划)的用户将收到 内置 Hubdoc 在 Xero 中捕获账单和收据的功能。 Hubdoc 是 Xero 的 OCR 数据捕获合作伙伴,可从文档中提取数据并在 Xero 中创建交易。 Xero 账单电子邮件地址显示在“购买概览”页面的任何状态选项卡上。
要使用 Hubdoc 功能在 Xero 中捕获供应商账单和发票,账单必须是电子邮件附件,而不是嵌入电子邮件本身。对于此电子邮件捕获过程,您将从任何供应商收到的账单转发到您的 Xero 账单电子邮件地址。
大多数文档和图像格式在以下情况下都可以工作 电子邮件帐单 发送到您的 Xero 组织的唯一电子邮件地址,以创建带有电子邮件附件的账单草稿。您可以在一封电子邮件中发送最多 10 个账单,这将在 Xero 中创建单独的账单。电子邮件的最大大小为 25MB。
通过电子邮件发送的账单将以贵公司的基础货币而不是外币显示。仅当订阅包含多币种时,您才可以在 Xero 中手动将汇票或发票上的货币更改为外币。
仅当 Xero 可以成功读取通过电子邮件发送的帐单时,某些字段(包括这些字段)才会自动填充并在 Xero 中通过闪电图标指定:
- 联系我们
- 日期
- 合计
- 截止日期
- 参考文献
请注意,此发票捕获过程可能不完整或不准确,并且仍然需要在“业务/付款账单”菜单中执行手动步骤(在电子邮件账单的 Xero 链接中列出)以及所需的货币转换。
如果您不使用 Xero 的 Hubdoc 功能来捕获电子邮件账单数据,则需要执行手动数据输入 添加发票 并将账单存入 Xero 会计软件系统。在“业务/付款账单”菜单中,选择“新账单”并输入字段的详细信息。在支付账单之前,保存账单并发送以供批准。
您将手动将这些应付账款帐单编码到正确的费用或资产帐户,例如库存。
支付账单并记录付款
至 支付帐单,通过输入付款日期并对正在支付的发票应用复选标记来安排系统中的账单(按批次)。当账单被支付时,Xero 将交易记录为应付账款的减少作为借方和平衡复式记账贷方到现金(以及采取的任何提前付款折扣)。
添加新供应商
在Xero会计软件中, Xero 将新供应商设置为联系人 并确定您如何使用这些联系人——作为供应商或客户,或两者兼而有之。如果您加载账单,联系人将用作供应商。因此,您无需将联系人移至供应商。当您在 Xero 中使用 Hubdoc 时,Hubdoc 会自动 在Xero中设置供应商 收到发票后,会计软件系统会为您提供服务。否则,需要手动输入数据才能在 Xero 中设置供应商。
管理费用和报销
借助 Xero,您可以通过基于云的在线软件或使用 Xero 应用程序的移动设备查看和管理发票、费用和报销。您对支出管理的了解不会像 AP 自动化软件集成那样全面。
使用 Nanonet 自动化 Xero AP 工作流程
您可以使用 Nanonets Flow、其 AP 自动化和 发票处理软件 对于应付账款。纳米网用途 应付账款最佳实践 在其 AP 自动化软件中。
纳米网帮助您实现 供应商入职 轻松并拥有与应付账款相关的出色文档管理。供应商选择付款方式。
Nanonets Flow AP 自动化软件可让您通过 AI/ML 增强型智能 OCR(光学字符识别)转发电子邮件或将发票扫描到 Nanonets 中,从而按带标题的行项目以电子方式捕获发票数据。但 Nanonets 是 OCR 专家,捕获发票数据的准确率比 Xero 与 HubDocs 能够可靠地为每张发票提供的准确率高得多。纳米网 人工智能数据输入 是解锁准确性和效率的关键。
Nanonets 为您的企业提供及时、非接触式的发票处理,无需人工干预或由人工智能 (AI) 及其子集机器学习 (ML) 提供支持的手动流程。自动化软件发票处理包括验证发票的步骤, 发票匹配、批准付款发票,并批量支付批准的账单和发票。
当您在发票付款条款中指定的短时间内付款时,您将能够申请供应商的提前付款折扣,例如在 10 天内支付 2/10,净额 30,以获得应付发票余额的 10% 折扣而不是在 30 天内支付全部发票金额。当您享受提前付款折扣时 贸易应付款项 对于库存物品,成本节省是令人印象深刻的。
使用 Nanonets,在您捕获发票数据后,Nanonets 会验证发票和帐户编码,并将该数据与您的会计系统同步。 Nanonets 将发票与支持文件进行匹配,包括 采购订单 (采购订单)和收货(如果适用)。
您的企业可以根据公司政策设置发票审批者和支出限额,或者让 AI 处理 发票审批工作流程 如果您愿意,可以在 Nanonets 内自动为您提供。审批者可以选择拒绝或批准付款发票。
使用 Nanonets 使用高效、大批量的方式安排并以所选货币进行全球电子支付。然后 Nanonets 将内部记录或交易或付款与银行账户、信用卡对账单或其他来源进行核对和匹配 对账.
Nanonets 为您的业务团队提供智能视图,了解业务支出,让您更好地控制业务成本。
结论
Xero 应付账款工作流程非常耗时。当您的企业开始使用 Xero + AP 自动化简化工作流程时,应付账款员工将不需要为每个需要报销的供应商、发票或员工费用报告执行这些重复的手动数据输入步骤。
了解如何 纳米网流 可以增强 Xero 应付账款自动化工作流程,并提供更高的准确性和财务控制。
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