Nanonets 智能自动化和业务流程人工智能博客

在快速发展的商业环境中，应付账款 (AP) 流程的效率不再只是后台问题，而是战略要务。传统 AP 工作的复杂性和资源密集性正在变得不可持续，特别是面对对速度和准确性不断增长的需求。

应付帐款 (AP) 自动化 是指利用技术来简化和改进公司账单和欠他人付款的管理流程。 AP 自动化不是手动处理发票、检查发票和付款，而是使用软件更快、更准确地完成这些任务，并且减少人力。这可以帮助公司按时支付账单、避免错误并节省时间和金钱。

我们的博客剖析了 AP 流程的复杂性，为 AP 自动化提供了一条清晰的途径。这种叙述在很大程度上是通过使用软件取代与应付账款相关的手动任务来推动的；但这也是一个更大的故事，讲述了在商业世界中，最具影响力的革命往往在幕后悄然发生，深刻地改变了企业生活的结构。

为什么应付账款如此具有挑战性？

这是一个长期困扰最优秀的金融专业人士的问题。应付账款通常被视为公司内部的成本函数，原因很简单 – 没有人愿意花时间支付账单和输入有关账单支付的数据！

然而，它仍然（非常）是一项重要的业务功能。

AP 难以优化的原因实际上是由于其野兽的本质。

AP 流程中的关键活动（数据提取、发票编码、ERP 同步）本质上是数据转换活动。利用当今的技术，实现这些自动化将是非常简单的。

然而，更重要的是，AP 工作还涉及人工干预——审查、批准和财务控制。

正是这种数据转换和人工输入的结合，使得 AP 成为一个众所周知的复杂且难以优化的过程。

这些挑战到底是什么？

下面详细介绍了 AP 流程的每个步骤。通过阅读，我们可以看到应付账款工作流程每个部分中固有的挑战所在。

• 发票收集：管理数字发票和纸质发票的效率低下，导致文件放错地方和处理延迟。

• 数据录入：手动数据输入会导致财务记录和报告不准确和延迟。

• 企业验证：根据采购订单和交货单交叉检查发票的过程非常耗时，通常会导致付款延迟。

• 认证： 审批流程繁琐，在向审批者提供背景信息、跟踪发票状态和确保及时授权方面面临挑战。

• 支付方式： 难以管理多种付款条件、时间表和货币，同时确保及时付款。

• 和解： 将银行交易与分类账条目进行匹配的劳动密集型过程。

• 争议解决： 争议解决过程耗时且复杂，影响供应商关系和运营效率。

低效的应付账款：事实证明是组织发展的障碍

为您的企业采用手动账户流程会直接影响与 AP 流程相关的准确性、效率和费用，从而减缓其增长 –

1. 不必要的运营成本：手动发票处理成本从 13 美元增加到 50 美元，导致应付账款最多延长三周。
2. 处罚和紧张的供应商关系：近一半的供应商面临逾期付款，导致供应商关系紧张并产生滞纳金或罚款。
3. 现金流混乱： 74% 的中端市场和早期企业 CFO 认识到 AP 支付流程的数字化可以改善资产负债表。
4. 欺诈和合规风险：ACFE 的一项研究发现，14% 的欺诈案例源自会计部门，每个案例的平均损失为 200,000 万美元。
5. 生产力损失： 手动环境下的平均发票处理时间可达 45 天。这意味着浪费了时间和宝贵的人力资源，最好将其用于更有影响力的举措上。

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现在让我们看看 AP Automation 如何简化应付账款流程并解决这些问题。

什么是应付账款自动化？

应付帐款 (AP) 自动化 是指对公司应付账款业务的管理进行数字化、精简、自动化和优化的技术流程，从而提高效率、准确性和合规性。

AP Automation着眼于回答一个特定问题：应付账款流程的每一步如何才能改善 10 倍？

让我们一步一步地完成每个步骤并理解这一点。

拥抱自动化发票收集

想象一下这样一个世界：您所有的发票收集工作都和谐地汇聚到一个中央枢纽。这不是一个遥远的梦想——AP Automation 已将其变为现实。您将告别筛选电子邮件、共享驱动器、供应商门户和过时数据库的日子。相反，欢迎一个简化的目的地，每张发票，无论其来源如何，都会自动收集。想想您将节省的时间和减少的错误！

完善自动数据输入的艺术

数据输入通常是效率的祸根，但事实并非如此。 AP Automation 带来了人工智能驱动的数据提取，其准确率高达 99% 以上，令人印象深刻。这意味着您的发票和采购订单无需手动输入即可读取和处理。这可以为您的团队节省数小时甚至数天的劳动时间，这是无价的。这种变化会让您的团队愿意早上来上班，因为他们知道他们可以专注于真正需要他们专业知识的任务。

通过自动 GL 编码和数据导出进行简化

我们都知道发票编码是多么乏味且容易出错。但通过 AP Automation，NLP 和 LLM 等先进的人工智能技术可以解决繁重的工作。通过自动化总帐编码和数据导出，您的部门可以更聪明地工作，而不是更辛苦，并确保团队的努力技能用在最需要的地方。

通过自动验证提高准确性

自动三向匹配的魔力怎么强调都不为过。集成发票、采购订单和交货单可以减少花费的时间和潜在的错误——不再需要追查差异或发送无数的后续电子邮件。该系统以如此精确的方式处理验证过程，感觉就像多了一双万无一失的眼睛。

通过轻松审批简化流程

工作流程自动化意味着审批不再是瓶颈。它们变得灵活并可在您的组织所在的地方运行 - 无论是在电子邮件、Slack 还是 Teams 上。这样就不再需要干扰性的电话和再熟悉不过的一连串提醒。您的审批流程变得与您的团队一样敏捷，无缝地适应您的日常运营流程。

通过无缝支付实现流动性

AP Automation 不仅仅用于处理发票；还用于处理发票。这也是为了简化付款流程。这意味着直接进行全球支付变得无忧，因为您可以相信系统将处理外汇费用并避免突然退款。这也意味着您可以向供应商保证及时、准确的付款，从而培养更好的关系和更强大的供应链。

通过自动对账掌握财务状况

最后，我们来谈谈结账的事情。自动对账改变了这项通常艰巨的任务，将银行交易与分类账条目进行匹配，所需时间仅为过去的一小部分。以前需要几天时间才能完成的事情现在只需几分钟即可完成。想象一下，你每月的账簿以如此快的速度和精确度结账，你几乎可以听到你的团队集体松了一口气。

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AP Automation 是您财务部门最好的盟友。它旨在将您的 AP 流程转变为十倍，不仅提高效率，而且提高工作满意度和准确性。

它会导致应付账款部门发生根本性转变，从以任务为导向转向以战略为中心的方法。拥抱这些变化，您不仅会看到工作流程的转变，还会看到团队士气的转变，因为他们意识到只要有足够的时间和掌握正确的技术就可以实现目标。

数字说话

各种报告的统计数据强调了 AP 自动化的影响。这些数字代表了您和您的团队可以期待经历的成功类型。

加工成本大幅降低

让我们从您部门的财务状况开始。 AP Automation 已被证明可将处理成本大幅削减 70%。 这不仅仅是为了省钱；这是关于将您的预算重新分配给增长、培训，甚至可能是每个人都在关注的办公室浓缩咖啡机。将此视为对团队效率和福祉的投资。

时间就是生命

现在， 想象一下将您的发票处理时间减少 384%。 这不是一个错字，这是一场革命。这种大幅减少意味着您的团队可以比以往更快地处理更多发票，从而腾出时间专注于真正重要的战略计划。有了 AP Automation，“我没有时间”变成了“议程上的下一步是什么？”

减少错误，让您高枕无忧

我们知道错误不仅令人烦恼，而且代价高昂。 发票处理错误减少 37%，AP Automation 让您的运营高​​枕无忧。错误更少意味着纠正周期花费的时间更少，并且对数据完整性更有信心。这也意味着减少与供应商和利益相关者的摩擦，为更顺畅的关系和运营铺平道路。

培养供应商关系

说到人际关系， 我们来谈谈 76% 的组织表示供应商满意度有所提高。 这是关键。满意的供应商意味着可靠的供应链以及未来谈判和折扣的机会。借助 AP Automation，您的供应商将会注意到并赞赏您付款的准时性和准确性。

通过提前付款折扣优化现金流

通过提前付款折扣可节省 3% 为您的组织带来财务整顿，增强您的现金流，并为您的财务运营提供更大的杠杆作用和灵活性。

合规无并发症

最后，AP Automation 皇冠上的宝石：100% 无压力合规性。在监管要求不断提高的时代，毫无压力地实现完全合规简直就是奇迹。

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战略转变

重要的是要谈论应付账款自动化给 AP 部门的精神和运营带来的深刻转变。这不仅仅是任务完成方式的改变，更是应付账款在组织内的角色的复兴。其标志是从以任务为导向的工作流程转变为以策略为中心的方法。

• 从处理到分析：想象一下，您的员工利用手动数据输入节省的时间进行彻底的支出分析，识别趋势和节省成本的机会。他们可以与供应商协商更好的条款，利用批量折扣或通过新发现的财务灵活性探索提前付款的好处。
• 从反应到计划：您的团队现在可以主动规划，而不是对无休止的发票和审批周期做出反应。借助 AP Automation 带来的效率提升，您将有能力制定稳健的预算预测并参与战略财务规划。这可能涉及制定应急计划以确保市场波动期间的财务稳定或为增长和扩张项目分配资源。
• 从解决到创新：您的团队现在可以专注于创新，而不是花费大量时间解决错误和核对账目。这意味着他们可以实施新的支付技术，例如虚拟卡或区块链，以实现安全高效的交易。或者，也许他们可以探索可持续发展举措，例如过渡到完全无纸化的 AP 流程，这不仅可以降低成本，还可以支持公司的环境目标。
• 从交易到关系： AP Automation 将重点从事务性职责转移到建立和培育关系。您的团队可以花更多时间与供应商合作以改善供应链，或与内部利益相关者合作以更好地了解和满足他们的采购需求。他们可以发起供应商绩效评估、建立战略合作伙伴关系，并就互惠互利的联合计划进行协作。
• 从合规到领导：最后，摆脱耗时的合规性检查，您的团队现在可以引领财务治理的最佳实践。他们可以建立内部控制框架，设定行业标准并有助于金融运营的思想领导。这种积极主动的合规立场还可以保护您的组织免受未来监管变化的影响，使您成为一个具有前瞻性和弹性的部门。

AP 自动化要点

在任何不断发展的叙事中，都有一些不可协商的因素——故事要推进必须存在的因素。就应付账款自动化而言，这 3 个不容忽视的因素是确保您的应付账款流程结构稳固高效的支柱。

1. 整合：通向未来的桥梁

这涉及新的 AP 自动化工具与现有 ERP 系统的无缝合并。选择可轻松与当前 ERP 系统融合的 AP 工具，提供直接的市场路径并缩短价值实现时间。

2. 人工智能驱动：机器背后的思想

第二个支柱是系统的智能，这是一个由人工智能驱动的核心，可以塑造工作流程，确保每个手动流程和数据转换都是自动化的，并且每个人工审核都变得更加容易。

3. 可扩展性：增长的要务

最后，可扩展性说明了增长的雄心。选择满足当前需求并随着业务增长无缝扩展的软件，避免昂贵的系统检修和许可。

AP 自动化清单

以下是您应考虑优先考虑的功能的详尽列表。

您可以将其视为撕纸以供参考。

彻底改变您的应付账款 – 入门

让我们探讨如何开始使用 AP 自动化并将其集成到您的应付账款流程中。以下是一些需要记住的事情。

1.拥抱自动化思维：从这样的理念开始：自动化是核心战略，而不是事后的想法。这种心态确保每个流程和决策都能最大限度地提高效率和准确性。

2.定义你的成功指标：确定清晰、可衡量的目标来评估过渡是否成功。这可能会减少处理时间、降低成本或提高准确性。了解成功是什么样子对于跟踪进度至关重要。

3. 与注重投资回报率的供应商合作：选择一个会询问您的成功指标并真正致力于提供价值的供应商。

4. 确保利益相关者的认可：通过阐明 AP 自动化的价值主张（节省成本、提高效率和加强财务控制）来获得领导层的支持。

5. 评估当前 AP 流程：对您现有的 AP 流程进行彻底审查。确定效率低下和自动化潜力的领域。

6. 明确需求和定制：清楚地概述您对 AP 自动化工具的需求，包括任何特定的自定义。

7. 集成和可扩展性计划：确保所选解决方案与您现有的系统良好集成，并且可扩展以适应未来的业务增长和不断变化的需求。

8. 实施、培训和适应：实施后，重点对团队进行全面培训。准备好根据反馈和不断变化的需求根据需要调整流程。

您与 Nanonets 的 AP 自动化之旅是什么样的？

AP Automation 与 Nanonet 的成功案例

从努力解决 AP 工作流程设置的小型企业，到寻求提高应付账款流程效率的大型企业，这些叙述提供了 AP 自动化可以带来的切实好处的全景。

SaltPay 使用 Nanonet 与 SAP 集成以实现应付账款自动化

SaltPay 总部位于英国伦敦，是一家为欧洲本地企业提供支付服务和软件提供商。该公司成立于 2019 年，为欧洲 100,000 多家中小企业提供服务。

挑战

• SaltPay 需要集成 SAP 以实现高效的供应商管理。
• 手动处理数千张发票是不切实际的。

解决方案

• Nanonets 提供了一个人工智能驱动的发票数据提取工具。
• 与SAP无缝集成，提高数据准确性和流程效率。

成果

• 大幅减少手动工作量，节省 99% 的时间。
• 成功管理超过100,000家供应商。
• 生产力和自动化能力显着提高。

Tapi 使用纳米网自动生成物业维护发票

Tapi 的物业维护软件简化了物业维护。 Tapi 总部位于新西兰惠灵顿，帮助维护 110,000 处房产，并且正在迅速扩张。

挑战

• 手动处理每月超过 100,000 张物业维护发票。
• 需要可扩展、高效的发票管理。

解决方案

• Nanonets AI 工具用于自动提取发票数据。
• 与现有系统快速集成，由非技术人员维护。

成果

• 处理时间从 6 小时缩短至 12 秒。
• 节省 70% 的发票成本。
• 94% 自动化准确度。

Pro Partners Wealth 使用 Nanonet 实现会计数据输入自动化

Pro Partners Wealth 总部位于密苏里州哥伦比亚，专门为兽医业主提供财富管理和会计服务。

挑战

• Pro Partners Wealth 需要准确、高效的数据输入来进行发票处理。
• 现有的自动化工具不足，导致错误率很高。

解决方案

• Nanonets 提供了一个定制解决方案，可准确提取数据并与 QuickBooks 集成。
• 启用简化的发票和自动数据验证。

成果

• 数据提取准确率达到95%以上。
• 与传统 OCR 工具相比，节省 40% 的时间。
• 直通处理率超过80%，减少人工干预。

Augeo 利用 Nanonets 在 Salesforce 上实现应付账款自动化

Augeō 提供外包会计和咨询服务，并作为美国各地客户的虚拟会计部门。他们的创始人兼首席执行官 Ken Christiansen（Kaiser Permanente 前财务总监）在财务和会计领域拥有 20 多年的经验。

挑战

• Augeo 需要 Salesforce 上的高效应付账款解决方案。
• 每月手动处理数千张发票。

解决方案

• Nanonets 提供了一个人工智能驱动的平台，用于自动发票处理。
• 与 Salesforce 集成以简化数据处理。

成果

• 发票处理时间从每天 4 小时减少到 30 分钟。
• 手动数据输入时间减少 88%。
• 每年处理 36,000 张发票，准确性和效率更高。

常见问题

什么是应付账款自动化？

应付账款自动化就像为您的财务团队提供了超能力。它使用软件将传统的手动应付账款处理转变为简化的数字流程。通过自动化发票处理、数据输入和付款安排等任务，企业可以加快工作流程、减少错误并实时了解财务状况。将其视为自动驾驶的财务运营，提高了效率和控制力。

自动化如何影响应付账款的准确性？

想象一下，一个发票放错地方、打字错误和计算错误都已成为过去的世界。这就是自动应付账款的世界。通过最大限度地减少人为干预，自动化显着降低了出错的可能性。这就像拥有一位一丝不苟、不知疲倦的虚拟助理，可确保每个数字准确无误，从而提高您财务运营的整体准确性。

自动化可以与现有的金融系统集成吗？

是的，这是它最大的优势之一！应付账款自动化并不是要更换现有系统；而是要更换现有系统。这是为了增强它们。大多数现代解决方案旨在与各种财务系统和 ERP 平台无缝集成。这就像在您的汽车上添加涡轮增压器一样——在不改变已经适合您的情况下提高性能。

实施自动化会对成本产生哪些影响？

没有任何粉饰——实施自动化需要初始投资。这可能包括软件成本、集成和潜在的培训。然而，这就像种下一颗种子，它会长成一棵储蓄之树。随着时间的推移，自动化降低了劳动力成本，消除了滞纳金，并改善了现金流管理。长期的财务收益和投资回报率往往远远超过初始成本。

阅读此博客，其中讨论了应付账款自动化为企业节省了多少钱。 https://www.nextprocess.com/ap-software/much-money-will-accounts-payable-automation-actually-save-company-future/

应付账款自动化的安全性如何？

在当今的数字时代，安全不仅仅是一个功能；而是一个功能。这是必要的。应付账款自动化解决方案采用加密、用户身份验证和审计跟踪等强大的安全措施构建。它们遵守各种数据保护法规，以确保您的财务数据保持安全和保密。

员工使用自动化系统是否需要培训？

虽然应付账款自动化工具的设计易于使用，但通常需要进行一些培训才能充分利用系统。然而，这并不是一个为期数月的课程；而是一个为期数月的课程。更多的是关于熟悉和最佳实践。大多数供应商提供全面的培训资源和支持，以确保顺利过渡。将其视为一个较短的学习曲线，可以在数小时内克服，从而实现一条漫长的效率之路。

AP 软件如何运作？

应付帐款软件通过数字化和自动化整个发票处理工作流程来运行。它的核心是使用光学字符识别 (OCR) 等技术将发票数据转换为数字格式。然后，先进的算法根据采购订单和交货收据对这些数据进行分类和验证。该软件通过预定义的审批工作流程自动发送发票，并与现有的财务系统集成，以实现无缝支付处理和记录保存。

自动化软件如何促进 AP 团队扩展？

AP 自动化软件使团队能够管理更多的发票，而无需按比例增加人员数量或人工工作量。通过自动化日常任务，它使员工能够专注于战略活动。该软件的可扩展性确保随着交易量的增长，系统可以处理增加的工作负载，而不会牺牲效率或准确性。

AP Automation 会使某些会计工作变得多余吗？

AP 自动化并没有让工作变得过时，而是改变了它们。它将重点从手动、重复性任务转移到更具分析性和战略性的角色。会计和簿记专业人士将发现他们的角色不断发展，包括管理自动化软件、分析财务数据以及为战略决策做出贡献。

AP 软件的典型成本是多少？

AP 软件的成本根据业务规模、交易量和所需的特定功能等因素而有所不同。每月费用可以从几百到几千美元不等。许多提供商提供可定制的定价模型，以满足不同的业务需求和规模。

通过 AP 自动化，企业可以节省多少成本？

企业可以通过 AP 自动化实现大量节省。这些节省来自劳动力成本的降低、滞纳金的取消、提前付款折扣以及错误和欺诈的减少。通常，在实施 AP 自动化后，公司预计可以节省 60% 到 80% 的当前处理成本。

自动化如何改善 AP 部门的结构？
自动化将 AP 部门从以交易为中心的结构转变为以战略为中心的结构。通过自动化手动任务，员工可以专注于更高价值的活动，例如供应商关系管理、支出分析和财务策略。这一转变不仅提高了 AP 部门的效率和效力，还提升了其在组织中的作用。

AP 自动化如何帮助发票审批流程？

AP 自动化根据预设规则自动将发票发送给适当的审批人，从而简化了审批流程。它为审批者提供所有必要的信息和背景，有助于更快地做出决策。系统还跟踪每张发票的进度，发送提醒和更新，以确保及时批准。

AP 自动化软件能否防止发票欺诈和重复付款？
AP 自动化软件在防止发票欺诈方面发挥着重要作用。它通过实施三向匹配等控制措施来实现这一点，确保仅针对经过验证和批准的购买进行付款。此外，使用数字审计跟踪和异常检测算法有助于识别可疑活动，降低欺诈交易的风险。

AP Automation 可以处理多币种和国际支付吗？
AP 自动化软件通常用于处理多货币交易和国际支付。它可以按照当前汇率自动兑换货币，管理货币波动风险，并遵守国际支付协议和税务法规，确保全球支付流程高效合规。

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