适用于 Sage 的 OCR 和发票扫描软件

在繁忙的商业世界中，手动管理应付账款和发票处理变得越来越具有挑战性。

挑战有很多：

• 手动数据输入极其缓慢
• 人为错误的风险始终存在
• 审批流程缺乏效率

企业不断寻求简化这些关键运营的方法。如今，AP 自动化技术可以将曾经费力的流程实现自动化。当与市场上的 Sage 会计软件套件配合使用时，AP Automation 软件的集成成为追求效率和准确性的企业的必需品。 Nanonets 与 Sage 的集成代表了金融交易管理方面的飞跃，为数字时代的运营效率设立了新标准。让我们看看它是如何工作的，以及如何为您的团队进行设置。

发票处理的演变

发票处理从传统的手动根源到数字前沿的历程是一个技术演变的故事。

1980 世纪 XNUMX 年代之前：手动应付账款

应付账款流程完全是手动的，涉及实​​物发票、纸质支票和分类账簿。

1980 年代至 1990 年代：数字账本

早期的软件解决方案提供了基本的数字账本功能，简化了流程的某些部分。

2000 年代：电子发票解锁

互联网彻底改变了应付账款，引入了电子发票、在线交易和电子邮件通信。这个时代见证了纸质流程的显着减少。

2010 年代：易于使用的云解决方案

基于云的解决方案可实现更具可扩展性、灵活且可访问的财务运营，而移动技术则可实现动态发票管理和审批。

2010 年代末至今：自动化应付账款解决方案

最新的发展涉及使用自动化和人工智能来自动化整个过程，包括 -

• 会计和 AP 情报： 基于人工智能的会计系统的出现开创了效率的新时代。这些系统能够执行重复性任务，例如数据输入、发票匹配和交易处理，其运行速度和准确性超出了人类的能力。
• 跨应用程序的连接工作流程： 在当今互联的数字环境中，应用程序之间的无缝通信至关重要。电子邮件、AP 工具、会计软件、ERP 和其他数据库现在协同运行，跨平台自动捕获和同步数据。
• 智能数据采集： 当今的系统利用自然语言处理和光学字符识别 (OCR) 等人工智能技术，自动从各种发票格式中提取和解释数据。这包括以前所未有的效率处理非结构化和扫描数据，使应付账款流程比以往更加顺畅和准确。

发票扫描 OCR 技术

OCR（光学字符识别）简化了企业处理文档的方式。在我们的用例中，OCR 扫描发票和其他纸质文档，将其转换为数字文本。使用人工智能解释数字文本并提取发票详细信息 –

• 字段（发票日期、发票号码、金额、卖家详细信息、买家详细信息等）
• 行项目（所售商品和服务的描述和成本）。
• GL 代码（AI 根据过去的数据自动分配）。
• 基于上下文的其他维度（费用分类等）

OCR 和发票扫描软件有什么影响？

各种报告的统计数据强调了自动化软件的影响。这些数字代表了您和您的团队可以期待经历的成功类型。

加工成本大幅降低

让我们从您部门的财务状况开始。 AP Automation 已被证明可将处理成本大幅削减 70%。 这不仅仅是为了省钱；这是关于将您的预算重新分配给增长、培训，甚至可能是每个人都在关注的办公室浓缩咖啡机。将此视为对团队效率和福祉的投资。

时间就是生命

现在， 想象一下将您的发票处理时间减少 384%。 这种大幅减少意味着您的团队可以比以往更快地处理更多发票，从而腾出时间专注于真正重要的战略计划。有了 AP Automation，“我没有时间”变成了“议程上的下一步是什么？”

减少错误，让您高枕无忧

我们知道错误不仅令人烦恼，而且代价高昂。 发票处理错误减少 37%，AP Automation 让您的运营高​​枕无忧。错误更少意味着纠正周期花费的时间更少，并且对数据完整性更有信心。这也意味着减少与供应商和利益相关者的摩擦，为更顺畅的关系和运营铺平道路。

培养供应商关系

说到人际关系， 我们来谈谈 76% 的组织表示供应商满意度有所提高。 这是关键。满意的供应商意味着可靠的供应链以及未来谈判和折扣的机会。借助 AP Automation，您的供应商将会注意到并赞赏您付款的准时性和准确性。

通过提前付款折扣优化现金流

通过提前付款折扣可节省 3% 为您的组织带来财务整顿，增强您的现金流，并为您的财务运营提供更大的杠杆作用和灵活性。

合规无并发症

最后，AP Automation 皇冠上的宝石：100% 无压力合规性。在监管要求不断提高的时代，毫无压力地实现完全合规简直就是奇迹。

Sage 中用于 OCR 和发票扫描的纳米网

对于使用 Sage 来满足会计需求的公司来说，手动处理发票的过程不仅是对耐心的考验，也是对资源的巨大消耗。 Sage 的 OCR 和发票扫描软件将这一关键而繁琐的流程转变为简化、高效的工作流程。

让我们看看会计团队如何使用基于 OCR 的 AP 自动化软件（如 Nanonets）并将其与 Sage 集成以简化其会计工作流程。

Sage 中的手动 AP 工作流程

让我们看一下使用 Sage 的公司的典型手动 AP 流程：

发票收据：发票有多种格式，包括纸质发票和电子发票。工作人员必须手动收集和整理这些文件。

手动分类和 GL 编码：然后根据供应商、金额或到期日等标准对每张发票进行排序，这需要大量的时间和精力。然后，每张发票必须编码到相应的总账科目。

数据录入：每张发票的关键信息（例如供应商详细信息、金额和日期）均手动输入到 Sage 中。

发票验证：根据公司政策，发票可能会进行两向（发票和 PO）、三向（发票、PO 和收货报告）或四向（发票、PO、收货报告和检验报告）匹配验证交易。

赞同：经过验证后，发票将被送去审批，通常涉及多个部门或级别的权限。

支付处理：根据条款和现金流考虑安排批准的发票付款。

和解：最后，付款在 Sage 中进行核对，确保所有交易都准确反映在财务记录中。

使用 Nanonet 的自动化 AP 工作流程

现在，让我们通过将 Nanonet 集成到 Sage 中来重新构想这个工作流程：

发票收据：想象一下 - 您的企业收到的每一张发票，无论其来源如何，都会整齐地落在一个数字位置。发票一到达就会自动从混乱的电子邮件、驱动器和数据库中导入，从而节省您的时间并减少错误。

Nanonets 自动从电子邮件正文和附件中读取通过电子邮件发送的发票。

所有手写和打印的发票都可以使用智能手机轻松扫描或直接上传到平台。

数字收据可以使用 Nanonets 平台直接创建和打印，也可以从邮件、应用程序和数据库导入 Nanonets。

这一过程确保每条数据，无论其来源如何，都能在集中式数字存储库中找到自己的位置，为进一步的行动做好准备。

自动数据输入： Nanonets AI 读取发票的准确率超过 99%，将时间缩短为几分钟。这一变化意味着您的团队可以放弃苦差事，投入到真正重要的工作中。然后提取数据并直接输入到 Sage 中，无需手动输入数据。

自动排序和 GL 编码： Nanonets 使用 OCR 按供应商、日期、金额和其他相关标准自动识别和分类发票。 GL 代码分配可以通过以下方式自动化：

• 对过去数据的训练： 这涉及上传带有历史正确总帐代码标记的历史财务文件和交易。该模型从这些示例中学习，以准确预测新交易的总帐代码。

• 开箱即用的新一代人工智能： 通过使用 Nanonets GenAI，我们的软件可以模仿人类理解的方式解释财务文档上的文本。这使得它能够提取相关信息、上下文和语义，以便应用复杂的推理来准确分配 GL 代码，即使在交易细节不明确或稀疏的情况下也是如此。

智能发票验证：利用 AI，Nanonets 通过读取提取的发票数据并将其与 Sage 中的采购订单、接收报告和检查报告进行交叉引用，自动执行双向、三向或四向匹配。

验证：系统会标记任何差异以供人工审核，但除此之外，符合公司标准的发票将自动路由以供批准或根据预设规则直接批准。

赞同：纳米网的批准不再是瓶颈。它们变得灵活，可以在您的组织所在的地方运行 - 无论是在电子邮件、Slack 还是 Teams 上。这样就不再需要干扰性的电话和再熟悉不过的一连串提醒。

支付处理：批准的发票根据其条款自动排队等待付款，优化现金流管理。

和解：您可以导入银行对账单，Nanonets 会在 Sage 中自动核对付款，确保财务报表是最新且准确的，并且您的账簿结账速度加快 90%。

我们之前讨论了使用 Sage OCR 和发票扫描软件的实际好处。但最重要的是，从手动到自动化 AP 流程的转变不仅代表了任务执行方式的转变，而且代表了财务部门角色的根本转变。借助 Nanonets 等工具，财务团队从后台职能转变为战略贡献者，利用实时数据和分析来推动业务决策。这是金融的未来，现在 Sage 用户可以通过 Nanonet 的自动化功能来实现这一目标。

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正如我们所探索的，Nanonets 与 Sage 会计软件的集成对于因手动发票处理效率低下而陷入困境的企业来说是一个游戏规则改变者。从手动到自动化应付账款流程的演变不仅仅是向前迈出的一步；这是向未来的飞跃，财务运营得到简化，错误率大幅下降，并且实时数据分析支持战略决策。通过从手工苦差事转向战略洞察，配备正确自动化工具的财务团队可以推动公司在数字时代获得更高的盈利能力、敏捷性和竞争优势。

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• Sumber: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/