通过 IDP 实现自动化的 9 个物流文件

通过 IDP 实现自动化的 9 个物流文件

时间戳：11年2023月1日凌晨00:XNUMX
使用 IDP PlatoBlockchain 数据智能实现自动化的 9 个物流文档。垂直搜索。人工智能。

在错综复杂的全球商业网络中，物流业是支柱，将制造商与远距离的消费者连接起来。 然而，这种相互联系也带来了相当多的挑战。 从产品制造到最终交付的那一刻起，一系列文档伴随着整个过程，这通常会在无缝操作流程中造成瓶颈。

物流行业面临的关键障碍之一是物流文件的管理。 采购订单、发票、提货单和各种其他文书工作需要仔细关注，但手动处理可能非常耗时、容易出错且占用资源。 在这个迷宫般的文书工作中，无可否认需要一个变革性的解决方案。

这就是智能文档处理 (IDP) 发挥游戏规则改变作用的地方。 IDP 利用人工智能和机器学习等尖端技术，自动从不同文档中提取、解释和处理信息。 物流与 IDP 的结合在简化运营、减少错误和提高整体效率方面具有巨大的前景。

在深入研究具体细节时，让我们探讨 9 个关键的物流文档，这些文档将从智能文档处理的实施中获益匪浅。 这些增强功能不仅有望缓解行业面临的挑战，还将催生精简、无差错物流管理的新时代。

什么是智能文档处理？

智能文档处理 (IDP) 代表了一种尖端技术，它结合了人工智能 (AI)、机器学习 (ML) 和自然语言处理 (NLP)，可自动从各种文档中提取、解释和处理信息。 IDP 旨在模仿类人的认知能力，使其能够准确理解、分类并从非结构化文档中提取有价值的数据。

IDP 的关键组成部分：

  1. 数据提取： IDP 擅长从各种文档类型（包括发票、采购订单、运输单据等）中提取相关信息。
  2. 文件分类： 该技术根据文档内容对文档进行分类，从而简化处理和高效组织。
  3. 数据验证： IDP 可以根据预定义规则或外部数据库交叉验证提取的数据，确保准确性和可靠性。
  4. 工作流程自动化： IDP 与现有工作流程无缝集成，自动执行重复任务并加快以文档为中心的流程。

为什么物流行业需要 IDP？

  1. 提高准确性并减少错误： 自动数据提取可确保更高的准确性，减少物流文件中出现差异的可能性。
  2. 提高运营效率： 自动化以文档为中心的工作流程可以缩短处理时间，使物流公司能够更有效地处理大量货物。 事实上，时间敏感的流程，例如清关和订单履行，都受益于简化的文档处理。
  3. 实时可见性和跟踪： IDP 能够快速提取相关信息，以实时跟踪和监控货运。 物流专业人员可以即时了解货物的状态和位置，从而促进主动决策。
  4. 降低成本： 通过自动化文档处理任务，IDP 减少了对体力劳动的需求，从而为物流公司节省了成本。 更少的错误和更高的效率也有助于降低总体运营成本。
  5. 提高合规性： IDP 确保报关单和提单等物流文件符合监管标准。 自动验证流程可降低不合规风险，避免潜在的法律问题和供应链延误。
  6. 提高客户满意度： 更快的处理时间和更少的错误有助于为客户提供更顺畅、更可靠的物流体验。 IDP 还支持与客户及时、准确的沟通，培养信任和满意度。

随着行业的不断发展，对于那些寻求在充满活力和竞争的物流环境中蓬勃发展的企业来说，采用 IDP 已成为一项战略要务。

#1：提单 (BoL)

提单 (BoL) 是物流领域的基石文件，作为装运货物的详细收据，提供有关货物及其运输条款的重要信息。 提单处理自动化带来了诸多优势，彻底改变了物流利益相关者管理货运和确保合规性的方式。

提高验证准确性

提单文件的手动验证本质上容易出现人为错误，从而导致记录信息存在潜在差异。 智能文档处理 (IDP) 擅长精心提取和交叉引用数据点，确保验证货运的准确性更高。 通过自动化BoL，物流公司可以告别与人工监督相关的风险，为整个供应链创造更可靠的基础。

加速追踪流程

在快节奏的物流环境中，实时跟踪货运的能力至关重要。 自动化 BoL 通过快速提取相关详细信息（例如发货日期、目的地和收货人）来加快跟踪流程。 这使得物流专业人员能够及时监控货物移动，并有助于针对突发事件做出主动决策，最终提高整个物流链的效率。

确保遵守法规

对于物流公司来说，驾驭复杂的国际和国内法规网络是一个持续的挑战。 BoL 作为法律文件，必须遵守特定标准以确保合规性。 IDP 通过根据监管要求自动验证 BoL 内容，为合规性检查带来一定程度的一致性。 这降低了不合规风险，减轻了法律复杂性，并确保货物无缝跨境运输，有助于更加顺畅的全球物流运营。

通过智能文档处理实现提单流程自动化已成为物流利益相关者的一项变革战略。 它不仅优化了验证的准确性并加快了跟踪流程，还加强了合规措施，创建了更具弹性和高效的物流生态系统。

#2：采购订单 (PO)

自动化处理采购订单 (PO) 在物流中具有巨大意义，可显着影响订单履行、减少错误和整体运营效率。 物流公司可以利用采购订单的智能文档处理 (IDP) 来简化整个订单生命周期。 自动化可加快采购订单的处理速度，从而加快订单履行速度并缩短交货时间。 这满足了客户对及时交货的期望并增强了供应链的响应能力。

此外，自动化还可以最大限度地降低与手动数据输入和采购订单处理相关的常见错误风险。 IDP 确保从采购订单中准确提取信息，减少产品数量、定价和交付详细信息的差异。 这反过来又减少了发生代价高昂的错误的可能性，并提高了物流过程的整体可靠性。

在效率方面，采购订单的自动化处理可以与库存管理系统无缝集成，优化库存水平并减少库存积压或缺货的可能性。 PO 工作流程从创建到审批和履行的端到端自动化简化了内部流程，使物流公司能够更有效地分配资源。

三向匹配流程在物流中至关重要，涉及将发票与采购订单和交货收据进行匹配，以完成购买并启动付款。 IDP 解决方案擅长准确、快速地执行这些三向匹配，加快审批流程并确保采购周期的所有组成部分无缝衔接。

#3：货运发票

  1. 更快的处理时间： 自动化可加速从货运发票中提取和验证信息，从而缩短处理时间。 这加快了整个发票工作流程，从而实现更快的审批和付款处理。
  2. 减少错误和差异： 自动数据提取最大限度地减少了与手动输入相关的人为错误风险，确保记录运输成本、数量和其他相关信息等关键细节的准确性。 错误的减少增强了金融交易的可靠性，并减少了耗时的纠正的需要。
  3. 实时跟踪和可见性： 自动化有助于实时跟踪货运发票，提供对财务交易的即时可见性。 这种透明度使物流专业人员能够监控成本、分析支出模式并及时做出明智的决策。
  4. 提高合规性： 自动化可确保货运发票符合监管要求和内部政策。 通过根据预定义规则自动验证信息，可以最大限度地降低不合规风险，从而减少潜在的法律问题和延迟。
  5. 简化审批工作流程： 自动化货运发票处理可简化审批工作流程。 电子审批和通知加快了审批周期，防止出现瓶颈并确保及时向供应商和服务提供商付款。
  6. 加强成本管理： 自动化提供货运相关费用的全面视图，从而实现更好的成本管理。 这种可见性使物流公司能够发现节省成本的机会，与供应商谈判有利的条款，并优化总体支出。
  7. 与 ERP 系统集成： 自动化系统与企业资源规划 (ERP) 系统无缝集成，确保采用一致且同步的财务数据管理方法。 这种集成提高了数据准确性，减少了手动数据输入任务，并促进了更高效的整体物流运营。
  8. 提高生产力和资源分配： 自动化将宝贵的人力资源从重复的手动任务中解放出来，使物流专业人员能够专注于战略活动。 生产率的提高提高了物流团队的整体效率，有助于提高服务水平。

#4：运输标签

自动化创建和处理运输标签是提高物流准确性的关键，可以降低误送风险并优化物流工作流程的整体效率。 通过从采购订单和装箱单等相关文档中自动提取数据，可显着减少人为错误的可能性。 这可确保地址、产品名称和数量等关键细节准确地转录到运输标签上，并促进标签标准的一致性，这对于承运商合规性和运输效率至关重要。

此外，自动化运输标签流程与物流管理系统的实时集成可提供及时更新，最大限度地减少订单确认和标签创建之间的差距。 地址验证机制的结合通过消除由于不完整或不准确的收件人地址而产生的错误进一步增强了准确性。 自动化系统内的质量控制检查可验证标签尺寸、条形码可读性以及是否符合运营商特定要求。

在运输详细信息可能发生变化的动态物流场景中，自动化允许实时调整标签，防止由于过时或过时的信息而导致误送。 自动化增强的可追溯性确保每个包裹都准确链接到相应的标签，并与物流系统中的正确订单和发货相关联。 总体而言，运输标签流程的自动化减少了错误，有助于简化物流工作流程，提高整个供应链的效率和准确性。

#5：海关申报

报关单是进出口货物的综合记录，包括原产国、货物描述、CIF 详细信息（成本、保险和运费）、海关分类号和相关关税等关键详细信息。 这些表格的传统手动处理涉及从发票、运单、原产地证书和装箱单等各种文档中提取数据。 这种手动方法不仅乏味而且耗时。 智能文档处理 (IDP) 解决方案通过自动化报关单处理提供了一种变革性的解决方案。

收到进口或出口申报表后，IDP 解决方案会迅速识别并捕获相关字段，无论其在文档中的位置如何。 这种自动化涉及信息的智能分类，确保准确提取和处理数据。 IDP 引擎对此信息建立索引，将其存储在适当的表中，以便在后续处理或验证检查期间轻松检索。 通过自动化这些手动活动，IDP 提高了效率并减少了出错的可能性，从而有助于更加简化和加快的清关流程。

#6：交付证明（PoD）

大多数交付证明 (POD) 文件传统上都是纸质的，需要收件人的亲笔签名。 然而，人们已经明显转向将这些文档数字化，以解决与纸质通信相关的固有低效率问题。 考虑到纸质文件很容易丢失或损坏，从而导致发票开具延迟，因此向数字 POD 文档的过渡是合乎逻辑的。 此外，数字格式降低了欺诈风险，不诚实的一方可能会谎称未收到已交付的货物，从而可能导致多次交付、无根据的客户信用以及供应商的损失。

在数字领域，客户通常使用数字笔或手指在手持设备上进行电子签名，这些签名安全地存储在数据库中。 数字 POD 不仅包括收件人的签名，还包括供应商和收件人的姓名和地址等重要细节，以及所交付货物的全面描述。 虽然这种数字化转型提高了安全性和效率，但该过程仍然需要将这些信息准确传输到总体物流数据存储库中。 值得注意的是，无论采用何种格式（数字或纸质），错误都可能持续存在，尤其是在工作流程的任何阶段都涉及人工数据输入的情况下。 持续的挑战在于无缝集成这些数字进步，以最大限度地提高物流文档生态系统的准确性和效率。

自动化可确保快速准确地捕获 POD 文件中的详细信息，从而实时更新货物的交付状态。 这种更高的可见性使物流专业人员能够及时监控货物的动态，预测任何潜在的延误，并主动解决交付过程中的问题。

此外，POD 文件的自动化处理有助于显着减少争议。 通过提供确凿证据的数字轨迹（包括时间戳和收件人签名），自动化可以最大限度地减少与成功交付货物相关的歧义和争议。 这简化了争议解决流程，并增强了利益相关者（包括客户、运营商和供应商）之间的信任。

#7：装箱单

装箱单（也称为交货清单）在国际贸易中发挥着至关重要的作用，它提供有关出口商、货运代理和接收方的详细信息，以及有关装运物品及其包装细节（例如尺寸和重量）的详细信息。 它是装运物品的重要记录，可作为内陆和国际提单的证明。

装箱单包括材料安全数据，并作为信用证项下报销的支持文件。 虽然格式可能有所不同，但所有装箱单均包含重要详细信息，例如日期、出口商和收货人联系信息、始发地和目的地地址、包裹总数、详细包裹描述以及体积/重量规格。

从装箱单中提取信息对于自动检查至关重要，可以为买家、卖家和中间商实现采购订单和发票的交叉检查。 这种数据提取还有助于库存审查和绩效评估。

#8：危险品申报（DGD）

危险货物，包括易燃物质、腐蚀性化学品和危害健康的货物，通常通过公路、铁路、空运或海运等多种方式运输。 为了遵守法规，此类货物需要危险品申报单 (DGD)。 该表格证明货件符合来源国和目的地国家/地区有关危险材料标签和包装的规定。 DGD 包含重要信息，例如托运人和收件人的地址和联系方式、紧急联系信息、所运物品的正确名称、数量、联合国编号、重量、包装类别、放射性和处理信息。

由于各国的格式和复杂性各不相同，无论格式和内容布局如何，人工智能文档管理系统在自动从 DGD 中提取信息方面发挥着至关重要的作用。 这种自动化显着减少了手动数据输入工作，消除了大量此类任务，并确保准确、高效地处理危险品申报表。

#9：货物舱单

货物清单是综合性文件，提供装载到特定运输工具（例如船舶、飞机或卡车）上的所有物品或货物的详细清单。 这些清单对于物流和运输管理至关重要，可作为已运输物品的库存记录。 货物清单包括关键细节，例如物品描述、数量、重量、包装信息，有时还包括发件人（托运人）和收件人（收货人）的身份。 它们对于促进货物装卸、清关和整体物流运作的顺利进行至关重要。

IDP 确保从货物清单中准确提取信息，有助于遵守监管要求。 这对于国际运输至关重要，因为准确的舱单数据对于清关和遵守贸易法规至关重要。 它促进与海关当局、运输合作伙伴和监管机构等各利益相关者的无缝沟通。 货物清单中准确、及时的信息可确保物流过程中涉及的所有各方的顺利互动和合规性。

纳米网有何帮助？

Nanonets 是一种尖端的 IDP 解决方案，对于寻求无缝文档自动化的物流提供商来说是一个游戏规则改变者。 Nanonets 凭借其先进的机器学习功能，通过自动从各种物流文档（包括装箱单、发票和货物清单）中提取数据，彻底改变了文档处理。 Nanonets 因其在各种文档格式上的卓越准确性而脱颖而出。

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