AI 文档处理：完整指南

基于AI 文件处理 正在改变企业处理文书工作的方式。 它正在彻底改革传统的数据输入、审批系统和文档管理。

按照a 智能表研究，员工每周有超过四分之一的时间花在数据管理等日常任务上。 我们大多数人都经历过筛选复杂文档、手动提取数据或与笨重的文档管理系统作斗争的挫败感。

人工智能在自动驾驶汽车和蛋白质结构预测等领域的进步表明，它足够复杂，可以处理商业世界中的文档处理等复杂任务。

那么，这种基于人工智能的文档处理到底是什么呢？ 它究竟如何解决我们的文档管理难题？ 让我们深入了解一下。

什么是基于人工智能的文档处理？

文档处理中的人工智能是指使用机器学习（ML）、自然语言处理（NLP）和光学字符识别（OCR）技术来自动从文档中提取数据、分类和验证。

AI文档处理工具可以识别和理解各种格式内容的上下文和含义，例如PDF、电子邮件和扫描图像。 它最大限度地减少人工干预、减少错误并加快处理时间。

与人类不同的是，这些工具可以在很短的时间内处理大量文档，而不会出现错误的风险。 这使员工能够更加专注于战略任务，从而提高生产力和效率。

基于人工智能的文档处理如何进行？

2018 年的一项调查显示，美国和欧洲品牌的财务团队花费了近 4,812 每年花几个小时使用电子表格来管理现金、付款和会计任务。 大部分时间可能用于手动数据输入、验证和纠错。

而且不仅仅是财务团队。 人力资源团队必须将员工记录数字化，而采购团队则花费大量时间处理采购订单。 文件处理不是部门问题。 这是整个业务的瓶颈。

智能文档处理，您可以减少那些烦人的手动任务。 让您的团队能够专注于真正重要的事情。

让我们探讨一下它是如何工作的。

人工智能文档处理通常涉及五个步骤——文档捕获、预处理、提取、验证和后处理。

文档捕捉

这涉及从各种来源收集文件。 它可能来自电子邮件收件箱、Google Drive 等云存储、第 3 方应用程序，甚至是扫描的物理文档。

一个强大的AI文档处理工具应该支持API调用、Zapier集成、多种格式（如PDF、JPEG、PNG、TIFF），甚至多页文档。 这可确保收集所有必要的数据，无论来源或格式如何。

前处理

捕获文档后，将对其进行预处理，为数据提取做好准备。 这涉及清理噪声数据、删除不相关的信息以及将文档转换为适合提取的格式。

例如，如果您批量上传发票，人工智能工具将允许您预先确定要提取的字段，例如供应商名称、发票日期和总金额。 这有助于确保根据您的需求提取和组织数据。

在提取阶段，AI文档处理工具从文档中识别并提取所需的数据。 该工具每次使用都会变得更加智能和快速，因为它会从提取的数据和手动干预中学习。

这使得工具更容易处理结构化和非结构化文档。 对于表单等数据形状一致的结构化文档，可以利用预设条件快速定位和提取信息。

对于电子邮件或合同等非结构化文档，数据放置可能会有所不同，AI 工具使用 NLP 来理解内容的上下文和语义，从而使其能够有效地识别和提取必要的数据。

验证

然后检查提取的数据的准确性。 人工智能工具将使用预设规则或模式交叉检查提取的数据，以确保正确性。 如果存在任何差异或潜在错误，该工具会将其标记为供人工审核。

此外，还可以设置多级审批和任务分配功能。 这样，您可以减少手动检查和跟进所花费的时间，并避免对文档采取行动的延迟。

后期处理

此阶段涉及将经过验证的数据分发到各个部门或系统。 它可以将数据导出到您的 ERP 或 CRM 系统或更新您的数据库。 它还可能涉及将数据转换为其他应用程序或利益相关者可以轻松使用的格式。

例如，经过验证的数据可用于更新会计系统、触发付款或输入 ERP 或报告系统以进行进一步分析和决策。

该过程的自动化消除了手动数据输入的需要，从而减少了出错的机会并节省了时间。 最后，此工作流程可以更轻松地创建审计跟踪，确保您的业务保持合规性并维护所有数据处理活动的清晰记录。

AI 文档处理如何解决常见的工作流程挑战？

您是否希望您的支持团队在客户等待时手动整理索赔表格？ 或者您的人力资源团队在可以专注于招聘或保留人员的情况下却花费大量时间进行手动数据输入？

您是否经常发现自己面临逾期付款罚款、数据输入偏差、不断寻求同事批准以及浪费时间修复错误等问题？ 这些都是由于文档处理效率低下而产生的常见问题。

好消息是，将人工智能融入文档处理中正在改变游戏规则。 它正在帮助企业有效解决这些问题。

挑战一：数据不准确

手动数据输入很容易出现人为错误，从而导致将错误的数据输入到系统中。 这可能会导致许多问题，包括不准确的见解、错误的决策以及潜在的不合规问题。

人工智能驱动的文档处理消除了手动数据输入的需要，从而减少了出错的机会。 该工具可以使用机器学习和深度学习算法有效地识别、提取和验证数据，确保高精度。

挑战2：处理大量数据困难

随着您的业务增长，您必须处理的数据量也会增加。 手动方法根本无法跟上不断增加的数据量。 这可能会导致延误、错过最后期限和客户不满意。

人工智能驱动的文档处理可以轻松处理大量数据，确保及时、准确的处理。 它可以根据您的业务进行扩展，让您即使在数据量增加时也能保持高效率水平。

挑战三：合规失败

有时，由于人工监督、错误或文件丢失，可能会错过必要的合规协议或忽略最后期限。 这可能会导致严厉的处罚，甚至可能损害您的商业声誉。

人工智能文档处理可以通过自动化所有文档处理活动的审计跟踪来降低这些风险。 它确保遵循所有合规协议，并标记任何差异以供审查。 借助自动通知和提醒，您的团队可以领先于所有截止日期和协议，并保护您的企业免受潜在合规性失败的影响。

挑战四：非结构化数据处理困难

非结构化或半结构化文档（例如电子邮件、合同或采购订单）不遵循结构化模板。 这使得从这些文档中提取相关的具体信息具有挑战性。

先进的人工智能算法可以理解和解释非结构化数据的上下文和语义，并准确识别和提取必要的信息。 这大大减少了管理非结构化数据所需的时间和精力，并提高了文档处理工作流程的整体效率。

挑战 5：无法与现有系统配合使用

如果提取的数据无法轻松地与现有系统集成，则可能会导致效率低下和令人沮丧。 这可能意味着需要额外的手动工作来重新格式化或重新输入数据，从而违背了自动化的目的。

AI 文档处理工具旨在与您现有的系统无缝集成。 他们可以自动将提取的数据转换并导出为这些系统可以轻松使用的格式。 这可确保顺畅的数据流和互操作性，从而提高业务运营的整体效率和效益。

挑战：处理多种语言的困难

与国际客户打交道的企业通常必须在以下地方处理文件： 多种语言。 手动处理此类文档可能非常耗时且容易出错，尤其是在团队不熟悉相应语言的情况下。

用于文档处理的人工智能工具能够理解和处理多种语言。 他们可以准确地解释和提取不同语言文档中的数据。 而且您不必为客户或合作伙伴增加翻译文档的负担。

挑战：文档处理的可见性有限

手动处理通常缺乏透明度，并且对处理状态或错误的可见性有限。 这可能会导致流程缺乏控制、跟踪进度困难以及及时识别和纠正问题面临挑战。

通过人工智能驱动的文档处理，您可以实时了解整个流程。 这包括每个文档的状态、数据提取的准确性以及出现的任何错误或问题。 这种透明度使您能够及时解决问题并保持对流程的严格控制，确保高效、准确的文档处理。

Nanonets 基于人工智能的文档处理有何帮助？

现在，如果您正在寻找能够有效应对所有这些挑战的解决方案，Nanonets 基于人工智能的文档处理就是答案。

埃帕蒂奥一家全球搬迁服务提供商在开始使用我们的人工智能文档处理平台进行搬迁时发现了这一点。 护照处理.

在 Nanonets 出现之前，手动输入护照数据对于 Expartio 团队来说是一个乏味的过程，而且错误百出。 和 纳米网，他们发现准确率飙升至 95% 以上，节省了时间并减少了人为错误。 除了节省时间之外，这也是朝着无偏差数据处理迈出的重要一步。

Expartio 能够轻松验证重要信息，例如护照到期日期和签发日期、出生日期以及证件的机读区号码。 这帮助他们显着降低了欺诈风险。

此外，使用 Nanonets 平台还提高了员工满意度。 通过减少重复性工作，Expartio 团队可以更加专注于客户服务，从而获得更充实的工作体验。

最好的部分是该平台能够不断学习、重新训练，并轻松地与其他工具和软件集成。 它还适用于多种语言，不需要内部开发团队，几乎不需要后期处理。

[嵌入的内容]

不仅仅是 Expartio。 众多企业 各个部门都从实施 Nanonets 基于人工智能的文档处理中受益。 这包括医疗保健、金融、房地产等领域的公司。 他们看到了效率、准确性、成本节约和员工满意度方面的显着提高。

想知道它如何帮助您的业务？ 就是这样：

轻松提取数据： Nanonet 可以从各种文件类型中提取信息，包括 PDF、图像和电子表格。 告别繁琐的手动数据输入，迎接更快、更精确的处理。

流畅的软件集成： Nanonets 可以与您当前的软件（如 Xero、Sage 或 Google Sheets）配合使用。 这意味着更少的数据孤岛和更简化的操作。

可扩展性： 随着您的文档处理负载的增加，Nanonets 可以跟上 — 无需额外的资源，只需一个与您一起成长的系统。

智能处理： 借助人工智能，纳米网甚至可以处理最复杂的文档，无论是不同布局、语言还是货币。 它适应您不断变化的业务需求，因此您可以轻松处理更多国际项目和复杂的工作流程。

24/7 处理： 与手动处理不同，使用 Nanonets，您的文档处理不会在下班后停止。 人工智能可确保您的文档得到及时处理并保持您的业务顺利运行。

合规变得容易： Nanonets 创建自动审计跟踪并确保您的文档符合监管标准。 这不仅提高了透明度，还简化了合规性。

削减成本： 纳米网通过自动化手动任务来帮助您控制运营成本。 更快的处理意味着更少的开销，从而带来更健康的利润。

增强的客户服务： 借助 Nanonets，您可以更快、更准确地处理文档，从而提高客户的响应能力。 客户服务的这种改进可以提高您的商业声誉和客户忠诚度。

强大的安全性： 纳米网可确保敏感数据的安全。 它使用先进的加密和安全的数据存储和传输方法来保护您的数据。

连续的提高： 人工智能会从您的数据中学习并随着时间的推移而改进。 这意味着每次交互都会提高其性能，帮助您不断改进文档处理。

可定制的工作流程： Nanonets 允许您自定义文档处理工作流程以满足您的需求。 这种灵活性使您可以更轻松地管理工作流程并提高效率和效果。

最后的思考

人工智能已经对商业世界产生了重大影响。 根据 2022 年 麦肯锡报道人工智能功能的平均使用率从 1.9 年的 2018 次跃升至 3.8 年的 2022 次。这不仅仅是一种时尚，而是保持领先地位的商业必需品。

在文档处理方面，采用人工智能的决定应基于您独特的业务需求。 了解您的需求有助于选择正确的文档处理工具。

Nanonets 等人工智能驱动的工具可提高工作流程的生产力和透明度，使工作流程更加准确和高效。 结果？ 节省成本、更好的客户服务和卓越的竞争优势。

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• Sumber: https://nanonets.com/blog/ai-document-processing/