10 年 2022 款最佳文档管理软件

世界各地的办公室都在变得无纸化。 文件管理系统取代了装满商业文件的房间。 最重要的是，它具有智能自动化、更少错误、额外节省、增强安全性等优势。

而且增长速度很快。

文档管理软件市场目前在 5.5 年达到 2022 亿美元，到 16.4 年将增长到 2029 亿美元 16.8% 复合年增长率。

让我们看看如何利用高效的文档管理来顺应趋势来优化业务流程。本文将讨论市场上排名前 5 的文档管理软件。领先的组织使用下面提到的 DMS 工具来自动化其纸质流程并增强文档安全性、索引和整体文档处理。

如果您时间不够，以下是 5 年推荐的 2022 大文档管理软件以及它们之间的比较：

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什么是文件管理？

文档管理是一个简化捕获、跟踪、提取、验证、批准和存储文档（如图像、电子邮件、Word 文档、PDF 和其他与业务相关的文档格式）的过程。

文档管理涵盖文档生命周期中的一切——从生成到处理。

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什么是文件管理软件？

文档管理软件 (DMS) 是一种智能自动化软件，它通过工作流自动化实现文档生命周期各个方面的自动化，例如创建、捕获、数据提取、分类、验证、批准、修改、数据库同步、存储和安全。

文档管理系统通过文档标记、全文搜索（这允许您通过搜索关键字来搜索文件）和基于角色的访问存储设施等功能，使查找和使用文件变得更加容易。

但是，它不仅仅是文档存储； 它组织您的数据库，自动执行数据输入等手动任务，提高员工工作效率，并维护活动日志以供审计。

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选择文档管理系统时要寻找的功能

在寻找文档管理系统时，请注意这些功能：

• 文档输入——你能自动从多个来源获取文档吗？
• 文档索引——你能自动对文档进行排序吗？
• 文档搜索 – 您可以使用关键字搜索文档吗？
• 文档处理——您可以使用 OCR 从文档中提取数据吗？
• 工作流自动化——你能使用工作流来自动化文档处理吗？
• 文档安全性——文档是否托管在安全存储中？ 您有基于角色的访问权限吗？
• 定制——你能定制工作流程和流程吗？
• 集成——它是否与您使用的业务工具集成？
• 灵活托管——您可以选择内部部署还是云存储选项？

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5 年排名前 2022 的文档管理软件

#1。 纳米网

Nanonets 是一款基于人工智能的文档管理软件，内置强大的 OCR、无代码工作流程和安全存储。 Nanonets 可以自动化所有文档流程，如文档捕获、数据提取、文档验证、文档搜索、文档归档等。 您可以使用基于角色的访问和灵活的托管选项来控制您的文档。

Nanonets 通过无代码自定义文档工作流程、5000 多个集成和高级 OCR 软件简化了文档管理。

优点

• 从 Gmail、驱动器、Outlook 等数据源轻松捕获文档。
• 用于捕获、数字化、验证和存储文档的自动化工作流程
• 批准工作流程以获得对所有标记文档的批准
• 通过 API 和 Zapier 与 5000 多个应用程序轻松集成
• 用于从文档中提取信息的预训练 OCR API 模型
• 从记录中提取数据，准确率 > 95%
• 易于使用的界面 - 了解如何在 30 分钟或更短的时间内使用它
• 模板和简单的自定义选项
• 基于角色的访问控制
• 24×7 支持

缺点

• 没有文档生成选项
• 不能用于电子签名文件

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#2。 乱堆

Huddle 为组织提供了一个在线文档管理系统，以创建一个在线中心来管理安全平台上的文档协作、修订、批准和讨论。

与在线 Google 驱动器存储一样，您可以无缝共享、提供有限的访问权限或保护您的文件以增强安全性。 Huddle 还提供付费计划，提供额外的存储空间、移动应用程序等附加组件、视频会议功能等。

优点

• 易于使用和学习
• 文档版本控制
• 安全的云文档存储
• 外部用户的简单文件共享选项
• 简单的入职流程
• 与 Microsoft Office 套件轻松集成

缺点

• 可以改进协作功能
• 缺少 2 因素身份验证等高安全性功能。

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#3。 露天一号

Alfresco One 文档管理软件专为 企业内容管理. 它既可以用作基于云的服务，也可以在内部安装。 该软件允许通过企业文档搜索、安全存储、OCR 文档处理和智能文档分析来高效管理企业内容。

优点

• 出色的文档存储和共享功能
• 很多自定义选项
• 复杂而广泛的用例。

缺点

• 用户界面不是很直观。
• 难以设置
• 工作流程很难弄清楚。

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#4。 开放知识管理

OpenKM 是一个一体化的文档管理系统，它将文档管理、协作、分发和存储的所有方面结合在一个平台中。 企业文档管理软件允许完全控制企业内容，通过详细的活动日志增强安全性，并通过自动化维护文档流。

优点

• 功能丰富的 DMS 平台
• 适合非技术人员
• 易于集成
• 出色的正常运行时间
• 扫描所有更新文档上的病毒

缺点

• 用户界面已过时
• OCR 并不总是准确的

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电子档案柜

eFileCabinet 是面向中小型企业的企业级、基于云的文档管理软件。 eFileCabinet 允许您在一个地方管理所有纸质文档、电子邮件、发票、合同和其他重要信息。

优点

• 文件夹结构模板
• 拖放工作流构建器
• 安全的文件存储

缺点

• 漫长的入职流程
• 它不支持批量更改
• 有时会滞后

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以下是一些需要特别提及的文件管理系统：

Google文件

Google Docs 是一款免费的文档管理软件，可以从任何地方访问，是与世界其他地区的客户远程合作的自由职业者和小型企业的理想选择。 作为奖励， 谷歌文档 OCR 可以将图像转换为可编辑的文本。

微软SharePoint

SharePoint 可帮助组织共享文档、联系人员并简化文档流程。 SharePoint 类似于 Google Drive，员工可以在其中协作并维护内部文档列表以便于访问。 您可以将 Microsoft Sharepoint 与 微软电源自动化 并使用 自动化文档工作流程.

视点团队

Viewpoint Team 是一个面向建筑专业人士的强大文档管理系统。 它是提供您所需工具的唯一解决方案 案件管理 从开始到结束，包括与客户的协作工作流程、安全审查和批准 文件处理, 和访问权限控制。

Odoo

Odoo 是一款开源 ERP 和 CRM 软件，带有面向财务专业人士的免费文档管理系统模块。 Odoo 通过数字化文档、自动化文档流程以及与其他 Odoo 应用程序无缝集成，让组织拥有一个无纸化会计部门。

多克米

Dokmee 是一款文档管理软件，可让您存储、组织和共享您的文档、电子邮件和其他重要文件。

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哪个是 2023 年最适合您企业的文档管理系统？

我们已经绘制了上面文章中提到的五种最佳文档管理软件的重要功能，以方便您选择最适合您的业务和需求的文档管理软件。 查看快照，试用免费试用版，确定您的要求并选择最佳工具。

根据快照，Nanonets 是最好的文档管理软件。 虽然 Nanonets 没有文档生成功能，但您可以使用与 Google 套件的简单集成来快速生成文档。 Nanonets 还提供免费试用和免费帐户设置以及迁移帮助。

紧随其后的是 Nanonets，OpenKM 是下一个最好的文档管理系统。 它是一个开源 ERM 软件。 文档管理的用例仅限于财务专业人士，并提供 15 天的免费试用。

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Nanonets 作为您的文档管理系统

[嵌入的内容]

Nanonets 是一款易于使用的软件，无需大量培训或设置即可开始使用。 在这里，我们列出了为什么您应该考虑将 Nanonets 作为您的文档管理软件。

智能化 Data Capture:

企业有很多文件，比如表格， 发票、收据、订单等。 Nanonets 帮助企业数字化并从这些文档中提取相关信息，使用 智能OCR API.

自动化工作流程：

通过自动化所有手动步骤（如文档收集）来加快业务流程的步伐， 文件验证, 三向匹配, 批准等等。

实时仪表板：

使用费用仪表板监控您的支出、标记费用并了解实时趋势。 使用来自 Nanonets 的数据监控相关的 KPI，例如 %STP 发票、%paid 发票等。

云和本地托管选项：

选择适合您要求的托管选项。

集成：

易于集成是必须的。 你不能改变你的技术栈来适应一个软件。 Nanonets 可与您的所有软件轻松集成 Zapier 和 API 集成. Nanonets 与 Xero、Quickbooks、SAP 等集成。

模板和自定义模型：

借助 Nanonets，您可以使用预定义的工作流程，如发票、提货单、采购订单或应付账款，也可以创建您自己的自定义 AI 模式。

透明定价：

Nanonets 具有透明的定价政策，即每月 499 美元和每次文档扫描 0.1 美元。 没有任何客户的隐藏费用。

结论

随着数字化转型的兴起，是时候为您的企业投资文档管理系统了。 它不仅仅是将文件数字化。 文档管理系统简化了组织内的文档流，并为业务文档提供了额外的安全层。 文档管理的好处使组织能够保持竞争力和生产力。

尽管如此，选择 最好的文件管理软件 您的企业需要深入了解您的公司需要什么以及适合它的 DMS 类型。 因此，请务必探索您的选择并亲自尝试。

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