自动化订单处理：提高效率

无论是经营 B2B 还是 B2C 业务，简化订单到现金 (O2C) 流程都可能意味着成功与停滞之间的区别。 麦肯锡最近的一项研究表明，令人震惊的 EBITDA 的 3-5% 在O2C过程中经常会出现漏网之鱼。 那是你可以装进口袋的现金！ 此外，手动方法根本无法跟上现代客户现在期望的体验。

自动化订单处理就是解决方案。 它利用人工智能、OCR 和自动化工作流程来准确、高效地处理订单。 通过自动化，您可以确保实时更新和无差错交易，满足当今对即时、可靠服务的需求。

本指南将帮助您采用自动化来提高您的利润并提升客户体验。 请继续阅读，我们将探讨自动化订单处理涉及什么、它与传统方法有何不同，并提供实用的实施技巧。

什么是自动化订单处理？

自动订单处理 (AOP) 改变了客户订单的处理方式，用提高速度和精度的数字系统取代手动任务。 该智能系统简化了整个流程，从捕获订单详细信息并验证其准确性到检查库存和管理发货，同时减少了人工干预的需要。

先进技术驱动AOP，保证任务的无缝执行。 OCR 将纸质或电子订单中的信息数字化，使其具有可操作性。 人工智能和机器学习分析这些数据以识别模式，从之前的操作中学习，并做出明智的选择，例如将订单发送给正确的审批者或识别潜在的欺诈行为。

该系统的自动化工作流程和集成将不同的平台结合在一起，使数据能够轻松地通过每个订单处理阶段。 这与电话、纸质记录和繁琐的数据输入等过时的手动方法形成鲜明对比，这些方法很容易出现错误和延误。 通过 AOP，企业可以处理更多订单、减少错误并提供更好的客户体验。 

自动订单处理如何工作？

平均而言，组织在 O6C 流程自动化上每投资 1 美元即可获得 2 美元的回报。 通常，该流程以数字方式下订单开始，以产品或服务的成功交付和付款结束。

自动化有两种方法。 一是采用管理整个旅程的综合工具，二是针对不同阶段构建专门软件的技术堆栈。 两者都旨在提高订单处理的速度和准确性，从而改变订单管理。

现在，让我们逐步探索自动化订单处理的过程，以及每种方法如何增强从初始捕获到最终调度的各个阶段。

数字订单输入：

订单启动涉及捕获订单详细信息，传统上需要手动输入数据并存在人为错误的风险。 然而，OCR软件可以直接从电子商务平台和其他渠道提取订单详细信息。 它迅速将来自不同媒体的数据数字化 将订单记录到系统中 无需任何手动输入，减少了错误的可能性并加快了整个过程。

自动化工具使用 OCR 扫描和解释电子邮件、PDF 或在线表单中的信息，无需人工干预即可准确提取必要的详细信息。 这种即时数据捕获进一步简化了进入阶段。 此外，API 和集成允许您直接将订单数据从电子邮件、Google Drive、Dropbox 或其他云存储服务导入到订单管理系统 (OMS) 中。

订单验证和批准：

捕获的订单详细信息根据定价、折扣、库存可用性和客户信用额度等预定义标准进行验证。 人工智能驱动的工具可以快速将订单信息与数据库进行比较，以确认准确性并检查差异。 如果出现差异，系统会将其标记为供人工审核或将其返回给客户进行确认。

自动化系统通常带有可配置的审批工作流程。 您可以设置自定义层次结构和路由规则，以自动将订单转发给正确的人员。 通过实时状态、自动通知和提醒，审批者可以随时掌握待处理任务，从而减少将订单移至下一阶段所需的时间。 这些工作流程有助于保持控制和监督，而不会减慢流程。

库存检查和采购订单创建：

自动化系统将确认库存水平是否足以满足订单。 它会根据当前库存交叉检查所请求的商品。 这对于防止缺货或延误对客户满意度产生负面影响至关重要。 成功后，系统会自动生成采购订单或任何必要的文档以开始履行流程。

库存管理软件和自动订单处理系统协同工作以监控和更新库存水平。 它可以防止销售不可用的商品，并支持更好的库存规划和预测。 库存水平低的警报有助于主动补货。 此外，跨平台的紧密集成可确保订单顺利履行，不会出现任何问题，帮助您满足承诺的交货时间表。

履行和运输：

创建采购订单后，AOP 系统会与履行服务交互，以挑选、包装和准备订单以进行运输。 系统根据预设标准（例如交货时间范围和最低成本）选择最佳运输方式。 然后，它会生成运输标签和发货单，并相应地更新库存。

企业和客户均可获得实时跟踪信息，从而实现透明度和更好的客户服务。 该系统自动更新运输状态，并将警报或更新直接发送到客户的首选通信渠道。

确定订单及售后服务：

交货后，AOP 系统跟踪订单并请求反馈。 并根据公司政策办理退换货事宜。 此过程对于保持客户满意度和忠诚度至关重要。

该系统通过处理付款、开具发票和核对交易，有效地结束订单周期。 它捕获可分析的数据，以改进订单处理和客户服务策略。 这些见解使公司能够更加动态地响应市场变化和客户需求。

查明痛点：自动化的用武之地

订单到现金流程中的每一步都存在潜在障碍，可能会延迟履行并影响客户满意度。 识别这些瓶颈对于制定有针对性的自动化策略至关重要。

让我们看看可能的瓶颈以及自动化如何解决这些瓶颈：

传统订单处理的挑战	自动化如何为解决方案做出贡献
积压的订单条目	采用先进 OCR 技术的自动化简化了订单数据采集，减少了输入时间和积压。
库存水平差异	自动化库存系统提供实时库存更新，确保准确的库存管理。
订单验证容易出错	人工智能驱动的验证提高了订单详细信息的准确性，最大限度地减少履行错误。
运输和发货错误	智能路由算法提高运输效率，减少调度错误。
时间密集型发票	自动发票加快了计费流程，改善了现金流。
人工付款处理	自动支付网关有助于更快、更准确的交易处理。
退货处理费力	自动化简化了退货流程，使其更加高效且对客户友好。
客户更新中的差距	实时、自动的通知让客户充分了解他们的订单状态。

使用 Nanonets 设置自动订单处理

Nanonets 是一个提供运营高效、人工智能驱动的自动化订单处理系统的平台。 设置很简单，不需要任何代码，适合各种规模的企业使用。

首先，让我们了解纳米网带来了什么：

使用 Nanonet 处理订单的好处

阶段	纳米网出现之前	与纳米网	纳米网的优势
进口	手动对电子邮件和附件进行排序。	转发客户电子邮件以获取订单。	简化捕获流程，节省时间并减少手动工作。
提取	手动数据输入具有很高的错误风险。	使用OCR准确提取数据。	消除手动输入并提高数据准确性。
分析	耗时的手动数据审查。	使用自定义业务规则自动进行数据分析。	提高效率并智能处理异常。
推	手动输入 ERP 或 CRM 系统。	自动格式化数据并将其推送到系统中。	加快数据集成并减少输入错误。
整合	复杂的工具集成。	与业务工具无缝同步。	简化集成，与现有工作流程保持一致。

以下是如何使用 Nanonets 建立自动订单处理：

第 1 步：集成您的系统

无论您是通过 Gmail、Google Drive、Typeform 或基于 Webflow 的网站收集订单，还是使用 SAP 或 Oracle 等更复杂的系统，Nanonets 都可以无缝集成。 您可以设置通过 API、Zapier 集成或直接集成将订单从订单收集平台自动导入到 Nanonets。

第 2 步：训练模型

上传一些过去的订单来训练系统。 Nanonets 采用 OCR、ML 和 AI 技术来理解您的订单并准确提取数据。 您可以使用新数据微调和重新训练模型，以提高准确性并适应不断变化的订单格式。

第 3 步：配置您的工作流程

您可以根据您的业务需求自定义工作流程。 定义任务的顺序以及路由和批准的规则。 为特定事件配置触发器，例如从订单中提取的数据是否存在差异或库存水平是否不足。

第 4 步：导出您的数据

系统提取并验证订单中的数据后，您可以将数据导出到您的首选目的地。 Nanonets 支持多种输出格式，包括 JSON、XML、CSV 以及对其他系统的直接 API 调用。 您可以将数据自动导出到库存管理系统、CRM 或您使用的任何其他系统。

第 5 步：监控和优化

通过内置分析，您可以监控自动订单处理的性能。 跟踪关键指标、识别瓶颈并做出数据驱动的决策以持续优化您的流程。 定期检查和更新您的工作流程将帮助您保持运营效率和较高的客户满意度。

自动化订单处理最佳实践

采用自动化订单处理的最佳实践可以引导您的企业实现卓越的效率和客户满意度。 实施这些方法可确保您的运营在当今快节奏的市场中平稳且适应性地运行。

1. 实施端到端自动化

虽然部分自动化可以解决特定的瓶颈，但真正改变运营的是端到端自动化。 从订单接收到履行，每个步骤都可以受益于减少人工干预，从而最大限度地减少错误，加快订单到现金的周期，并最终提高客户满意度。

端到端自动化清单：

• 自动接收所有来源的订单并输入。
• 采用自动数据提取和验证。
• 设置审批和处理的自动路由。
• 集成自动运输和库存更新系统。
• 使用系统警报来管理库存水平并主动避免缺货。

2.拥抱人工智能驱动的分析

利用人工智能分析订单数据可以挖掘有价值的见解，从而推动更智能的业务决策。 使用人工智能，您可以预测趋势、了解客户行为并优化库存，从而更好地预测需求并减少缺货或库存积压情况。

人工智能驱动分析的实际应用示例：

• 分析过去的订单数据以预测未来的需求模式。
• 实施实时分析以动态调整库存水平。

3. 优先考虑以客户为中心的自动化

结合以客户需求为重点的自动化，可以带来更加个性化和令人满意的购买体验。 这包括实施能够及时更新订单状态和根据购买历史提供定制建议的系统，增强客户忠诚度并鼓励回头客。

以客户为中心的自动化的行动项目：

• 引入聊天机器人进行实时订单跟踪和查询。
• 使用人工智能安装推荐引擎，根据客户资料和购买历史记录个性化追加销售和交叉销售建议。
• 使用交付后的自动反馈机制来收集客户见解并改进服务。

4. 选择适合您业务的自动化工具

从上下文来看，过渡到自动化订单处理的第一步是选择符合您业务需求的工具。 它应该具有足够的通用性，能够处理不同的订单格式和系统，并且具有足够的适应性，能够适应业务的变化和扩展。

例如，对于 Nanonets，您选择的工具可以与各种运营管理系统无缝集成 - 无论是 Gmail 还是 SAP 或 Oracle 等高级工具。 其机器学习功能可以持续学习订单格式，从而满足不断变化的业务需求。

5. 持续训练你的机器学习模型

订单处理自动化中的一个常见疏忽是“一劳永逸”的心态。 企业必须不断为其机器学习模型提供新数据，以提高准确性和效率，适应不断变化的订单处理需求的细微差别。

例如，通过利用 Nanonet 的持续学习功能，企业可以贡献匿名订单数据来改进其模型。 其实用性体现在更少的订单处理错误以及对特定订单格式的更细致的识别，从而改善客户体验。

6. 增强数据安全性和合规性

自动化订单处理还意味着确保数据安全且系统符合相关法规。 这一点至关重要，因为数据泄露或不合规可能会导致重大的经济处罚和失去客户信任。

增强安全性和合规性的指南：

• 确保自动化系统符合 GDPR、HIPAA 等数据保护法。
• 对自动订单处理系统进行定期审核和风险评估。
• 对员工进行自动化系统背景下数据安全最佳实践的教育。
• 对静态和传输中的数据实施强大的加密。

7. 简化退货处理

高效的退货流程与初始订单履行一样必要。 自动退货处理可以简化客户退货的工作并确保快速信用或换货，从而显着提高客户满意度。

有效自动化退货处理的步骤：

• 建立自助服务门户，以便客户轻松发起退货。
• 使用自动化系统对退回的物品进行分类、检查和重新进货。
• 部署软件来快速处理退款或换货。

8.利用基于云的订单处理系统

转向基于云的订单系统提供了灵活性和可扩展性，这对于增长至关重要。 借助云，企业可以轻松管理旺季的订单高峰，而不会影响性能或客户体验。

为了获得最大的利益：

• 选择具有良好正常运行时间记录的云解决方案。
• 确保解决方案能够在需求激增期间扩大资源规模。
• 选择提供强大安全措施和数据保护的提供商。
• 寻找具有集成分析功能的云解决方案，以做出更好的决策。
• 选择能够轻松与其他工具和平台集成的系统。

9.定期审查和优化工作流程

持续改进对于维持有效的自动化策略至关重要。 定期分析和完善自动化工作流程有助于识别和解决效率低下的问题，使系统与不断变化的业务环境保持一致。

如果您是 Nanonets 用户，您可以设置以下工作流程来充分利用该系统：

• 自动将数据输入 QuickBooks。
• 将 Webflow 表单提交转换为订单条目。
• 在 Slack 或 Microsoft Teams 中为特定订单处理里程碑或问题创建事件触发器。
• 使用 Zapier 将 Nanonets 与其他应用程序连接以扩展工作流程自动化。
• 与 CRM 集成，确保所有客户信息同步且最新。

维护高效、自动化的订单处理系统不仅仅需要采用新技术；还需要采用新的技术。 它还涉及简化现有流程并确保工作人员接受过良好的培训来处理新的申请。

通过坚持这些步骤，企业可以享受自动化的无数好处，并在当今快节奏的市场中取得成功。

最后的思考

订单处理的未来无疑与自动化的战略实施息息相关。 采用这些技术进步的公司有望实现更高的效率、准确性和客户满意度。

随着数字化格局的发展，对于想要保持竞争力并满足消费者对快速、无缝服务的期望的企业来说，保持在自动化的前沿不仅是一种资产，而且是必需的。

对于任何企业来说，关键要点都很明确：投资自动化，但要谨慎并不断发展自动化，以适应市场和客户不断变化的需求。 通过以客户为中心的方法和适应的意愿，您的企业可以将订单处理转变为强大的增长资产。

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• Sumber: https://nanonets.com/blog/automated-order-processing/