我们在软件上吃得太多了吗？

自从马克·安德烈森（Marc Andreesen）着名以来已经有十多年了 宣称软件正在吞噬世界. 他是对的。 现在，我们处于一个新阶段：我们所看到的任何地方都有强大的软件，而且 我们一直在消费 it 不太考虑长期影响。 以至于，今天，我们面临一个具有讽刺意味的问题： 我们吃得过饱吗？ 

我们的盘子里肯定装满了可以想象到的各种应用，而且它们都非常诱人。 你知道你曾经注册过多少个应用程序吗？ 也许几十个，甚至几百个？ 每个 Okta 客户平均部署的应用程序数量 上涨了 22% 以上 过去的 4 年。 与我交谈的 IT 负责人经常开玩笑说，他们的公司拥有的 SaaS 应用程序比员工多。

本篇 能够 是个问题，你 应该 关心这个。 放任自流的组织面临三大风险：

• 成本：随着远程工作成为标准，我们已经看到软件成为许多公司的第二大支出线。 然而， 高达 25% 的 SaaS 应用 并且许可证未使用。 如果您公司的前两项开支是人员和技术，那么您就是在其中一项开支上浪费了一大笔钱。
• 合规风险：要销售基于云的软件或在云中存储客户端数据，您需要成为或保持 SOC2、ISO 27001 甚至 SOX 兼容。 将您的公司及其数据视为一座城堡。 你需要向审计员证明它受到了很好的保护。 现在，将每个应用程序想象成您城堡的窗户、门口、桥梁或入口点。 应用程序越多，您从审核员那里收到的审查就越多。
• 运营效率： 好厨师和世界级厨师的区别在于他们如何管理员工来处理手头的所有食材。 当您的团队使用多种类型的同一应用程序（例如 Monday、Jira、Asana 或 ClickUp）时，他们肯定不会很好地协作。 此外，内部支持票证会随着使用的应用程序数量呈指数增长。

尽管如此（并将食物比喻更进一步）， 贵公司实际使用的许多应用程序 ，那恭喜你， 构建出色产品的要素。 毕竟，建立一家科技公司很复杂。 要有效地做到这一点，您需要正确的组件和工具。 然而，利用它们的诀窍——成为一家 3 星级的米其林软件餐厅——是思考如何巧妙地管理你的所有软件。 

实现这一目标并通过技术释放公司全部潜力的一种方法是 改变 IT、安全和采购的优先级 — 通常关心软件操作的团队。 与其让他们解决问题（例如解决 IT 故障单），不如帮助他们创建基础架构，使员工能够自己操作软件并成为 自治的劳动力.

应用启示录。 还是……？

但首先：我们是如何走到今天的，直到今天，公司都生活在 SaaS 上，并且生活在我开玩笑地称为 应用启示录？ 我们的软件成瘾的原因是什么？

更好的现代软件用户体验将传统企业软件解绑

员工使用越来越多的专业应用程序在工作中取得成功。 我们 曾经使用微软产品 几乎所有的东西。 现在，我们使用 Airtable 代替 Excel，使用 Notion 代替 Word，使用 Pitch 代替 PowerPoint。 把一些数字放在我们许多人在日常生活中看到的背后： Okta 超过 42% 的 Office365 客户 现在还部署 Zoom 而不仅仅是使用 Microsoft Teams，尽管拥有 OneDrive，但其中 26% 的人还使用 Box。

由于易于免费采用，个人正在使用更多的应用程序

传统上，企业产品是自上而下销售的：CIO 决定购买 Salesforce 或 Microsoft Office，它们成为整个公司的默认产品。 但是像 Slack 和 Dropbox 这样的初创公司 普及自下而上的增长， 还有今天， 67% 的开发商公司 （例如 Datadog 或 AWS）有免费计划或试用版。 我们不再需要与销售人员通话或请求 IT 部门的许可——我们 只需注册免费版本 工具。

简而言之：应用程序无处不在。 但 我们做得过火了吗？ 事实上，我们是否使用了太多的应用程序？ 我不认为如此。 与此相反的， 软件可以赋予我们更快地推动业务发展的超能力。 

将技术视为业务驱动力

想想你的车。 这个需要 30,000零件 只制造一辆汽车。 但汽车制造商并没有缩减零件数量，而是开发了最有效的汽车组装方法。 创新来自他们如何将不同的部分组合在一起。 例如， 丰田生产方式也称为“精益制造”，成为丰田的核心竞争优势。 一原则 是通过迅速将问题浮出水面来最大程度地减少浪费并不断改进运营。 敏捷软件开发和“精益创业”方法受到丰田“构建、测量、学习”系统的启发。 

与丰田类似，企业应该 思考如何围绕软件改变他们的运营原则 并把它们变成一个 竞争优势. 管理技术的传统方法是不够的。 公司通常认为集中化是答案，但在这种情况下，事实并非如此。 除了安全性和合规性等其他因素之外，还有太多的应用程序需要应对。

集中式软件管理是敌人

1944年，中央情报局 发表了指南 关于如何破坏你的工作场所。 第一点是永远不要走捷径，始终走一个集中的“渠道”。 想想您上次需要访问应用程序或权限的时间。 您必须通过由 IT 工单创建的通道，并且一直在等待。 或者您最后一次需要购买新软件是什么时候？ 它可以 需要 2 到 3 个月 直到您获得购买应用程序所需的所有批准。 

这就是集中化不起作用的原因，以及为什么修复它的方法可能会错失良机。

集中化造成瓶颈

超过一半的应用程序是由不同团队的主题专家采购和管理的——其中许多人只是想获得他们的工具并开始工作。 但是，IT、安全或采购等部门需要帮助处理大部分请求。 从我们所看到的情况来看，40% 到 60% 的 IT 故障单与软件访问问题有关，这些问题平均需要大约 19 小时才能解决。 员工被困在等待中，而管理员则被诸如创建帐户之类的繁忙工作压垮了。 每增加一个应用程序，管理开销就会增加。 

中心化导致漏桶

公司还集中监督以降低成本、合规性或安全风险。 逻辑是合理的，因为员工不应该只是购买重复的软件或获得过多的管理员权限。 然而，审查数百个应用程序和数千个帐户无法通过集中式方法进行扩展——它会创建漏桶，员工仍然会在不知情的情况下接收并保留对应用程序的不必要访问。 例如， 25% 或更多的软件 在大多数公司中未使用。 或者，Segment 的安全团队去年表明 60 个管理员角色中的 669% 没有被积极使用。

增加员工人数不是解决方案

通常，运营团队会反对他们没有像其他部门那样有充足的资金，这使得他们的行动比他们实际想要的要慢。 那么，我们为什么不随着我们使用的应用程序数量不断增加管理员人数呢？ 然而，问题恰恰在于这个问题，并且假设问题只能通过集中帮助和监督来解决。 这是一个无法扩展的解决方案。

软件管理的集中化是一件奇怪的事情。 它试图让事情变得更容易，但不知何故，随着应用程序数量的增加，它让每个人的事情变得更糟。 所以， 我们如何重新构想团队的角色 关心软件操作的人——即 IT、安全和采购？

使合规路径成为简单路径

让我们面对现实吧：员工几乎总是会选择最容易实现价值的途径。 如果您管理软件的方法仍然集中并存在许多瓶颈，那么员工将继续通过秘密购买软件等事情来解决您的政策。 这是一个恶性循环。 为了让许多人采取负责任的行动——并改变 IT/安全/采购与组织其他部门之间的关系—— 合规路径需要成为最方便的路径。 

自治是管理软件的新方法

只有当我们将控制权和责任交还给员工及其团队时，才能解决这种复杂性。 你不是给人们食物，而是教人们如何做饭而不烧自己。 基本上，我们的目标是找到一种使激励措施保持一致的方式，以便以最具成本效益和最安全的方式行事的员工也能最快地解决他们自己的问题。 

在购买食物和汽油时，我们已经习惯于自己动手——甚至是办理登机手续——那么为什么不管理企业软件呢？ 与其向 IT 寻求支持（或像 CIA 在其工作场所破坏指南中所描述的那样通过“渠道”工作），IT 可以使员工能够快速、负责任地自助。 而不是成为集中执行的手臂， 安全、采购和 IT 需要成为公司内部平台 这使员工能够拥有正确的基础设施。

自动化很棒，但它需要集中支持，并且无法与数百个应用程序一起扩展。

采用自治的流程和结构是一个需要解决的重要问题，因为它直接影响底线。 不专注于从系统集中设置演变为自助服务的组织可能会在未使用的软件上浪费大量资金，阻碍下一次合规审计，并使整个组织运行效率低下。 它是 领导优先 改变您的组织的工作方式，因此它可以通过战略性地使用第三方应用程序来释放其全部潜力，而不是被它们淹没。

公司应该问自己的问题是 如何在尽可能多的地方编码自助服务e。 例如：

• 一旦 IT 围绕谁应该批准哪个应用创建工作流，员工就可以在没有 IT 帮助的情况下请求应用、权限、内部工具甚至开发人员资源。 
• 如果采购部门围绕谁需要批准购买什么类型的软件建立一个系统，那么员工可以继续使用该自助服务系统。 
• 如果安全实施了一种仅在特定时间窗口内授予对敏感应用程序或权限的访问权限的方法，他们就不需要一直集中审查访问权限。

将自治纳入您的目标

所有这些例子都说明了如何 软件运营团队的作用 可以改变：他们可以专注于以正确的方式对系统进行编码，并在此过程中指导整个组织，而不是解决支持票证或警报。 除此之外，通过自治劳动力改变技术管理的另一种方法是 鼓励你所有的团队领导 在您的组织中 将自助服务纳入他们的 OKR or V2MOM 的过程。 

例如，IT 通常的目标是通过自动化减少运营人员需求。 自动化很棒，但它需要集中支持，并且无法与数百个应用程序一起扩展。 相反，IT 可以尝试通过自助服务来减少运营人员的需求。 或者，IT 有时会增加一个目标，即减少响应工单所需的时间。 同样，这个目标是在需要集中帮助的假设下制定的。 相反，请尝试添加一个目标，以减少不需要 IT 首次接触的请求的百分比。

Up 到 25% 的 SaaS 应用程序 并且许可证未使用。 如果您公司的前两项开支是人员和技术，那么您就是在其中一项开支上浪费了一大笔钱。

自治也可以从 减少 SaaS 支出的小练习. 集中管理数百家供应商是不可能的，但它可能会做一些简单的事情，比如向每个 Outreach.io 或 Smartsheet 用户发送一封电子邮件，说明您正在努力节省软件支出。 如果他们不再使用该软件，请请求 👍，以便您可以收回许可证。

或 请您的所有应用管理员帮助减少超支. 创建软件应用程序和年度成本的共享电子表格，然后要求他们通过删除许可证或完全取消应用程序来尽可能降低成本。 为了使这成为团队挑战并调整激励措施，为他们删除的每个未使用或多余的应用程序提供奖励，并为减少 SaaS 支出最多的前三名管理员提供金钱奖励。 这种方法让您第一次了解拥有一支自治的劳动力意味着什么。

我们吃饱了吗？

建立一家科技公司很复杂——尤其是在今天。 与其抱怨我们正在使用的所有工具，更好地利用能源可能会创造一种有效的方式来管理您的工具及其底层流程。 通过自治为您的团队和员工赋权可以成为竞争优势。 员工不仅会觉得自己是流程中不可或缺的一部分，因此与流程的成功息息相关，而且 IT、安全和采购部门的员工也将成为真正的推动者，而不是工单或警报解决者。 

所以，是的，我们面前可能有一个无限量的 SaaS 自助餐，但我们有工具和知识来满足我们的胃口，并使所有这些选择对我们有利。 改变我们与软件的关系只需要意志力。

发布于九月27，2022