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用 Gartner Research 高级副总裁 Peter Sondergaard 的话来说，信息是“21 世纪的石油，而分析则是内燃机。”虽然信息对于当今世界的运作确实至关重要，但当前的“信息过载”时代（该术语于 1970 世纪 XNUMX 年代由 艾文托夫勒 在他的书中， 未来的冲击）随之而来的是内容管理问题。没有什么地方比大公司的内容档案更能体现内容管理问题了。
ECM 或企业内容管理为企业中的内容管理这一巨大问题提供了解决方案。该概念由 信息与图像管理协会 (联合会）于 2001 年，现已发展到涵盖战略, 企业在整个生命周期中管理所有信息资产所需的工具、流程和技能。
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企业内容管理——基础知识。
所有企业对内容管理都有多样化、独特的需求，以便为业务中的所有利益相关者提供对运营数据的轻松、系统的访问。随着企业规模的扩大，其与产品详细信息、库存、应收/应付账款、客户、研发、财务、设施、资产和人力资源相关的信息库也在不断扩大。企业的信息内容传统上是发票、简历和合同等纸质文档，但现在已发展到包括音频和视频文件、网络内容、社交媒体内容、电子邮件交互等。视频和音频文件、社交媒体帖子、电子邮件、网页内容等。对于组织来说，管理如此庞大的内容可能会变得难以处理。
An 联合会 调查显示，管理信息和搜索所花费的总体平均时间为 45分钟，大致是 8% 工作日的。更糟糕的是，IDC 报告称员工找不到他们想要的信息 46% 每天花在搜索信息上的时间多达2.5小时。这种不便除了影响员工士气之外，还会影响公司的生产力。根据上述 IDC 报告，财富 500 强公司平均仅在直接成本上就损失了 60-85 亿美元，而浪费在搜索信息上的时间的机会成本甚至更多。
上述问题的解决方案？ 企业内容管理（ECM）.
ECM 是一个涵盖性术语，涵盖用于管理组织信息内容的技术、策略和方法。鉴于在商业术语中，内容管理、数据管理和信息管理是密切相关的方法，我们将在企业的数字档案系统中互换使用信息、数据和内容这三个词。
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ECM 的演变
公司始终致力于制定管理运营内容的战略方法，以便所有参与者和利益相关者都能获得运营和决策所需的信息和数据。对企业内容的高效管理可以实现高效的任务管理，从而节省时间并增加收入。公司内容管理工具在过去二十年中不断发展，从网络文件共享到新兴的人工智能增强型 ECM 解决方案
网络文件共享是最早的信息存储工具，包括可移动存储介质、计算机网络上的集中式服务器、基于万维网的超链接文档以及分布式对等网络。尽管文件共享很容易采用，但它们在超出临界数据大小时会失败，并且非常不安全，数据可能会变得杂乱无章。
Gartner 推出的下一代企业内容管理 (ECM) 方法旨在克服网络文件共享的限制。这些 ECM 系统包括 Alfresco 和 OpenText 等副产品，包含一个以各种格式（Word、Excel、PDF、图像等）存储数据的主数据库。虽然旧的 ECM 解决方案允许数据安全和一定量的内容组织，但它们无法满足全球文件共享和同步、群组通信、团队协作等新兴需求，所有这些都超出了简单的文档收集和处理范围。数据访问并涉及交互系统。
近年来，机器学习、自然语言处理和数据挖掘等人工智能技术催生了更智能的 ECM 系统，为最终用户提供智能信息检索、聊天机器人功能和机器人流程自动化等新功能。使用智能 ECM 进行智能信息检索的一个例子是 Microsoft 皮质项目 它分析企业内不同来源的不同类型的内容，并将其组织成共享主题，例如项目、产品、流程和客户，以创建知识网络供用户作为搜索结果的一部分进行访问。
什么是企业内容管理解决方案？
企业内容管理最初旨在管理企业的交易内容，而交易内容又与公司的可操作结果相关。较小的组织可以简单地通过使用传统的通信形式（如电子邮件、电话以及物理文件和文件夹）来管理内容，但这种陈旧的内容管理系统会阻碍业务的扩展和扩展。
然而，随着时间的推移，企业内容管理解决方案已经发展到涵盖组织的全部信息资产。除了文档存储之外，现代企业内容管理系统还具有广泛的功能，例如文件的受控访问、特定最终用途的数据抓取、嵌入式分析以及其他支持业务流程自动化的功能，例如合同管理和协作工具。实际上，ECM 解决方案有可能成为组织内容生命周期管理的一部分，并与记录管理和业务流程管理重叠，以帮助降低运营风险、提高效率并提高盈利能力。
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企业内容管理的要素
企业内容管理解决方案包含四个基本要素
企业内容管理的运作
企业内容管理可实现以下功能，以实现更好的业务运营：
- 简化的信息归档有助于在适当的时间快速访问和检索相关数据。
- 消除与物理文档归档相关的物理数据（文书工作）和混乱，从而有助于更好的文档管理和长期存储。
- 根据业务需求和能力定制数据结构，以实现整个公司的交叉引用、上下文建立和文档透明度。
高效的 ECM 解决方案包含以下任务：
内容数字化
自动化工具可以结合以下一项或多项功能来实现不同级别的内容管理：数据捕获、数据分类、版本控制和审计跟踪功能以及安全、搜索、索引和管理功能。近年来，它已发展到涵盖富媒体管理，面向非文本内容的管理，例如照片、音频剪辑和视频收藏，这有助于功能以及流媒体和转码操作。
集成和接口
企业内容管理工具允许各种自动化业务流程管理 (BPM) 流程之间的接口，并且可以连接到元数据、自动化文档审批以及半自动化或全自动工作流程。必须集成的一些常见功能包括电子邮件、文字处理程序和电子表格等生产力工具、CRM 和 ERP 等业务系统以及人力资源、财务和法律等部门特定的现有系统。 ECM 解决方案应与用于日常工作功能的现有软件应用程序兼容，例如编辑文档、存储数据文件、搜索、电子记录制作和保存工具。良好的 ECM 系统必须积极集成这些现有软件应用程序并为其增值。核心工具。
安全协作
由于远程工作的普遍存在，需要通过光纤电缆和卫星进行内容共享和协作，企业内容管理在新冠疫情世界中变得比以前更加重要。最好的企业内容管理工具利用精细访问权限、文档加密和版本控制等技术的力量来实现利益相关者之间的安全协作并保护数据安全。
内容分析和检索
ECM 解决方案配备了允许用户从组织内部检索特定信息的功能。内容通常分散在整个企业的多个且通常互不相连的系统中。良好的企业内容管理解决方案必须弥合信息孤岛，并为它们提供一个易于轻松、有条理的数据检索的通用平台。对不同内容类型进行智能分析以提取相关信息可以释放内容价值，并为决策过程提供可行的见解。
记录管理
公司政策和法律法规可能需要将特定文件保留预定的时间长度，并且还可能有处置规则。 ECM 的记录管理功能可以帮助确保内容的不变性，并通过控制和应用保留计划来实现合规性。现代，记录管理还包括网站内容管理。
内容存储
数字内容的位置（本地服务器与云）是企业内容管理解决方案的重要组成部分。无论哪种情况，安全性和合规性对于内容存储都是至关重要的。存储信息治理包括存储位置、网络、安全、数据中心架构、传输中连接、内置冗余和数据复制访问限制。
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ECM 系统的优点
- 运作的连贯性：良好的 ECM 系统可以将组织的不同内容整合到一个平台中，从而实现数据和任务的一致性。
- 节省时间并加快周转时间： 节省的时间
如果没有总体流程将自动化数据管理集成到组织更大的工作范围内，那么自动化数据管理可能会被撤销。企业内容管理系统提供的各种任务之间的无缝链接可以帮助避免公司日常运营中的此类延迟和瓶颈。 - 节约成本：手动业务流程，尤其是那些协调组织多个部门和分支机构内容的流程，需要大量人力资本。 ECM 系统可以帮助消除许多内容管理操作中涉及的体力劳动。
- 环境效益：数字化企业内容管理系统可以消除公司日常活动中的纸张。 https://nanonets.com/blog/paperless-office/ 的公司不仅可以保护环境，消除办公室里杂乱的纸张，还可以将生产力提高 50% 以上。
- 减少错误：拥有一个通用平台，可以访问公司的所有个人内容，并且数据的一致性可以防止内容在整个公司不加区别地分发时常见的错误。
- 保存人力资本：ECM 可以消除人类对平凡、重复性活动的参与。它可以将原本从事数据输入或一级客户交互等任务的员工从这些耗时的任务中解放出来。
- 用户评论透明：企业内容管理解决方案可以集中数据并全面提高透明度，同时还可以逻辑地集成分布在整个组织中的业务功能。它还设置了安全措施和信息可追溯性，确保更好地遵守相关法规。
- 审计准备：ECM 不仅可以实现操作标准化，还可以确保维护业务流程所有阶段的记录，从而创建审计跟踪。
- 做决定：识别公司范围内的内容并确定其优先级可能具有挑战性，尤其是当影响公司运作的参数太多时。现代企业内容管理解决方案的人工智能功能可以帮助根据数据和历史记录进行快速预测，从而有助于管理层决策。
- 扩张： 随着客户群和运营组合的扩大，不同内容的管理可能变得难以处理，并导致更多的管理挑战。 ECM 系统可以简化所有业务内容，从而允许业务扩展。
- ECM 确保遵守内部和外部法规和标准，直接或间接管理企业的信息管理。
企业内容管理解决方案示例
健康防护：医疗保健行业依靠内容运行。其中包括与患者数据管理、医护人员管理、基础设施维护、质量控制、计费等相关的内容。在缺乏通用内容管理解决方案的情况下，内容类型由不同的部门处理，并将所有数据和流程整理在一个单一的管理系统中。平台将有助于提高整个医疗保健系统的效率。此外，它还可以确保遵守法规并提高公众的可靠性。
供应链：近年来，供应链受到的破坏从未像大流行期间那样严重。库存管理、采购、调度和信息传输方面的 ECM 解决方案有助于预测延误，从而制定和触发应急措施，以避免大规模中断。
财会：企业内容管理解决方案对公司运营财务方面的优势怎么强调都不为过。例如，应付账款部门为公司的采购流程提供财务、行政和文书支持，并处理日常运营中的大量内容。 AP 部门的内容，尤其是财务内容，必须无缝集成采购到付款流程的各种功能，涵盖采购订单管理、供应商管理/通信、发票管理、产品跟踪和付款。 AP 运营中的企业内容管理（例如发票管理和采购订单管理）可以帮助组织公司的采购流程。
零售业：ECM可以提高前端流程的效率，例如定向、社交媒体内容生成、客户管理等，还可以将其与后端流程集成，例如库存管理、采购到付款流程、发票、和运输任务。企业内容管理还可以分析运营模式和客户行为，并利用这些信息做出准确的决策，从而增加收入和盈利能力。
以上只是 ECM 受益领域的几个例子。教育部门将特别受益于 ECM 解决方案，因为教育运营是内容驱动的。政府机构和部门也将从 ECM 解决方案中受益，内容的数字化管理将简化和加快治理进程，从而使各国受益。
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ECM解决方案的实施
企业内容管理解决方案不是即插即用系统，必须针对企业进行定制。 ECM 系统的实施必须清楚地识别组织的需求、组织文化类型、数据类型以及 ERP 和 ECM 必须集成的其他系统。 联合会致力于信息管理行业的协会建议在实施企业内容管理系统之前对以下方面进行全面评估：
- 经营理念
- 信息治理框架
- 业务和系统要求
- 分类方案，
- 用户界面和环境，
- IT基础设施，
- 推出，以及
- 实施后支持。
这些根据以下要求进行分组：
组织要求的评估必须包括
- 评估现有技术基础设施和准备情况。
- 即时和长期的变革管理考虑因素。
- 需要信息安全级别以及与法规遵从性的一致性。
- 数据分类和检索的分类和元数据需求。
- 记录管理和治理。
- 存储容量需求 - 本地与云
- 灾难恢复策略
- 培训机会和提升潜力
详细的部署和验证计划是实施 ECM 解决方案的关键先决条件。试点试验可以帮助在企业中部署企业内容管理之前识别并解决与流程相关的瓶颈。行业标准可用于对关键功能进行压力测试，例如大数据处理或各种类型的数据流入，并且可以寻求专业人员的帮助来设计和实施特定于公司的 ECM 解决方案。
为了实现 ECM 解决方案的优势，企业必须让所有利益相关者参与选择企业内容管理产品和供应商、制定实施计划、部署计划和培训用户。 ECM 实施路线图必须连接组织的信息管理需求、文化和业务流程。
选择企业内容管理解决方案
选择企业内容管理解决方案时要考虑的因素包括：
- 硬件要求——公司是否拥有适当的技术基础设施来有效地运行软件？
- 需要辅助硬件，例如签名板、扫描仪等。
- 软件中包含的功能，例如，
- 轻松创建文档
- 电子通知、审查、批准
- 用于审计目的的工作流程活动日志
- 将临时例程转换为可重复的程序
- 软件及其维护成本。
- 制造商提供的分期付款帮助。
- 技术支持的可用性和成本。
- 数据存储和备份选项。
- 需要对使用该系统的人员进行培训。
- 与现有软件产品的集成程度。
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纳米网作为企业内容管理解决方案的一部分
Nanonets 是一款 OCR 软件，可以成为更大的 ECM 解决方案的一部分，因为它利用 AI 和 ML 功能自动从 PDF 文档、图像和扫描文件中提取非结构化/结构化数据。
Nanonets 的人工智能驱动的认知智能允许处理半结构化甚至看不见的文档类型，同时随着时间的推移而改进。 Nanonets 算法和 OCR 模型不断学习。 他们可以接受多次培训或再培训，并且非常可定制。
Nanonets API 在数据的行项目提取中提供高速和高精度，并推动行项目管理的自动化。 可以自定义输出，仅提取感兴趣的特定表或数据条目。
纳米网的多功能性源于它们执行以下任务的能力：
- 准确检测包含表单等文档的行项目的表结构。
- 以名称、产品、价格、总金额、折扣等形式出现的所有行项目条目。
- 可以将数据提取为 JSON 输出，从而可以构建定制的应用程序和平台。
- 在为开发人员提供出色的 API 和文档的同时，该软件也非常适合没有内部开发人员团队的组织。
这种多功能性允许在组织内的各种职能和部门中使用 Nanonet——应付账款、人力资源、库存管理等。这使其成为集成到企业内容管理设置中的理想系统。
使 Nanonet 成为 ECM 解决方案的良好补充的其他因素包括：
- 这是一个真正的无代码工具
- Nanonets 与大多数 CRM、ERP、内容服务或 RPA 软件轻松集成。
- 无需后期处理： Nanonets OCR 可以同时识别手写文本、多种语言的文本图像、低分辨率图像、具有新字体或草书字体和不同尺寸的图像、具有阴影文本的图像、倾斜文本、随机非结构化文本、图像噪声、模糊图像等。
- 通过使用自定义数据来训练 OCR 模型来处理自定义数据。
- 多输入识别： Nanonets OCR 可以同时识别手写文本、多种语言的文本图像、低分辨率图像、具有新字体或草书字体且尺寸不同的图像、具有阴影文本的图像、倾斜文本、随机非结构化文本、图像噪声、模糊图像以及多种语言
- 独立于格式： Nanonets 完全不受文档模板的约束。您可以以表格、行项目或任何其他格式认知地捕获数据。
带走
云、移动、人工智能和分析技术的进步扩大了内容管理解决方案的范围。企业内容管理解决方案可以通过创建一种集成文化来提高最终用户的生产力，在这种文化中捕获、存储、处理和利用业务内容以提高企业范围的效率。
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纳米网 在线OCR和OCR API 有很多有趣的 用例 t帽子可以优化您的业务绩效，节省成本并促进增长。 找出 Nanonets 的用例如何应用于您的产品。
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