塞缪尔·戈德温(Samuel Goldwin)有句名言:“口头合同不如其所写的纸面价值”。虽然现在仍在使用纸质合同,但随着所有工作场所的数字化转型,它们可能也不值得纸质合同,而数字合同可能很快就会成为营业场所认可和共享的唯一合同形式。更进一步,合同不仅可以数字化存储和共享,还可以由智能机器管理,从而形成合同智能文化。
什么是契约情报?它属于合同管理领域的哪个部分?它的优点和缺点是什么?
定义:合同、合同管理、合同分析和合同智能
对比度
A 合同 是两个或多个活动参与者(无论是企业参与者、社会参与者还是个人参与者)之间达成的协议,这些参与者聚集在一起并合作实现使所有人受益的特定最终目标。它们可以是合伙合同、雇佣合同、收购/投标/合并合同等商业部门的合同、公共部门基于许可的合同以及婚姻和其他个人合同。合同是法律义务并受法律强制执行。
合同自古以来就是商业领域的一部分,合同法的最早记录可以追溯到 6世纪的罗马.
合同管理
合同只是纸上文字的集合,除非其条款得到理解、分析和实施。实际上,合同的创建、分析和执行, 合同管理,通常对于企业的运营和财务绩效至关重要。
合同管理是一个总括术语,涵盖合同的创建、分析、实施和所有其他方面。合同管理不是一件容易的事。对于与多个利益相关者合作并具有多种能力的大型企业来说尤其如此。在这种情况下,合同管理可能会受到以下挑战:
- 大量的合同和附录,不容易手动跟踪
- 缺乏集中的合同存储库和所有利益相关者的访问权限
- 专门的合同语言、条款和条款可能会使所有利益相关者难以理解
据《哈佛商业评论》报道,即使是合同较少的小公司也需要高效的合同管理,因为缺乏合同管理可能会导致特定交易的价值下降 5% 到 40%。此类损失可能是由于合同意外终止、针对违约行为采取的法律行动、错过重要的最后期限和日期、监管罚款以及合同中角色和责任的模糊性而造成的。
合约分析
合同管理的一个重要方面是合同分析——对合同进行彻底和批判性的评估,以使其有效执行。合同的审查和分析包括验证合同的条款和条件,满足监管要求,标记新立法带来的变化,评估整套合同的公司风险,以及验证合同的措辞,以便不出现任何问题。合同条款执行过程中存在漏洞或含糊之处。
合同分析传统上是手动执行的,并且充满了下一节将讨论的陷阱。
合同情报。
合同智能是人工智能工具在合同分析中的使用。人工智能工具的力量用于从静态合同中提取有价值的商业资产,可以保护所有利益相关者免受法律问题和合同违约风险的影响,并提高生产力。
实际上,合同智能是使用人工智能工具来执行合同分析的关键任务,以避免与手动合同分析相关的陷阱。
手动合约分析的陷阱
检查和理解合同的关键条款和规定对于防止合同管理的已知陷阱至关重要。手动合同分析面临许多难以克服的挑战。
- 延迟:手动合同审核是一个耗时且费力的过程。通常需要一个法律团队,无论是作为企业的一部分,还是来自外部,在合同实施前进行分析。合同通常有很多页长,并且与多个部分、迭代、修订、条款和其他法律要素相关联。即使是最有能力的法律专业人士也可能需要几天甚至几周的时间来仔细分析所有这些要素。此外,合同并不是一刀切的。因此每份合同都必须经过仔细核实,这导致了过多的时间延误。公司法律顾问协会 (ACC) 在 2018 年报告称,内部法律部门 每个合法雇员平均审查 173 份合同.
- 成本:法律团队需要花钱。分析合同需要花钱。 世界商业与承包 估计简单合同的平均成本为 $6.900,随着合同规模和范围的扩大,成本显着增加。
- 人为错误:手动合同分析容易出现疏忽和人为错误。由于合同通常涉及许多利益相关者和参与者,因此存在沟通不畅和错误的高风险。如果合同分析员未能发现这些错误,企业和所有参与者都会面临个人和公司层面的法律后果、收入损失和关系受损的风险。
- 结构复杂性:合同通常以行话和非结构化或可变结构化格式为特征。它可能包括几个部分、子部分、段落、徽标以及不同类型的条款、元素、复杂表格等的集合。正如人们所说,魔鬼在于合同的细节。对于人类分析人员来说,批判性地审视所有这些元素可能会让人不知所措,尤其是在受到最后期限限制的情况下。
- 版本复杂性:合同很少是“现在就签署,我们就步入正轨”的活动。即使在创作过程中,也难免会有变化和版本,甚至在合同签订后,也可能会有修改和调整。合同分析需要仔细跟踪版本、变更和修订,这在手动完成时可能是一场噩梦。
- 跟踪合同风险:合同分析必须识别合同内的风险。必须及时识别风险并采取行动,以避免财务损失和违规行为,而这在手动执行时可能很困难。
智能合约分析
专用软件工具用于合同分析已有几十年了,但这些标准合同分析系统仅用于提取简单的条款和条款,例如当事人名称或终止日期。过去十年人工智能的出现使得包括合同分析在内的所有形式的分析活动都实现了自动化。合同智能使用人工智能 (AI) 功能来提取、理解和解释合同条款的含义。
合同智能工具允许以适合绩效洞察和风险分析的方式从合同组合中轻松准确地提取所有相关数据,从而消除手动合同分析前面部分提到的许多缺点。
合同智能的实际应用
合同智能虽然主要出现在合同分析领域,但理想情况下可以在整个合同管理协议中使用:
- 数据提取和分类:使用自然语言处理 (NLP) 和基于 ML 的合同数据提取可以包括数据预处理、自动数据提取和异常引发,所有这些在手动完成时都是重复性的日常工作。智能条款检测可以使其他合同管理实体轻松访问相关信息,例如其组织预先批准的条款库中的合同条款。可配置合同智能工具,满足企业合同管理需求。
- 合同创建:通过人工智能合同管理可以进行所有数据提取和分类,合同创建也可以变得简单。机器学习工具在使用时进行学习,它们可以使用从早期合约中提取的信息,并创建一个新合约的框架,该框架可以由循环中的人员进一步微调。
- 信息安全:合同智能可以使组织定义从合同中挑选的各种级别的数据和信息的访问规则。鉴于合同和精美印刷品的专有性和通常的保密性,此类信息安全对于合同管理至关重要。
- 简化合同工作流程:高端合同智能工具可以通过定期检查和重新路由审批、异常处理和所有利益相关者之间的自动通信来实现合同工作流程的自动化。这种自动化的工作流程分析和通知可以帮助及早发现工作流程中的瓶颈和异常情况,从而缩短合同生命周期并提高合同管理效率。
- 智能风险管理:人工智能工具可用于为合同数据提供直观的图形,以提供风险映射和评级设施。人工智能平台可以创建风险评估矩阵,分析风险概率模式和风险暴露。了解风险有助于规划路线修正和合同修改。风险管理是合同责任的一个主要因素,人工智能工具可以提供一系列创新功能,以更好地评估从来源到合同的风险。
机器学习和神经网络技术可以帮助理解合同特定的关键字。例如,他们可以帮助识别
- 行话驱动的日期描述(“不迟于要求后十五个工作日”)和金额(“等于 AB, Inc. 股东权益的百分之五 (5%)”)
- 具有相同含义的特定合同特定短语,例如“执行本协议时”和“签署合同时”。这两个短语的含义相同,并且被合同智能工具识别。
- 语义相似性(即使措辞不同)
- 正确地规定和条款,即使在表述不同的情况下
合同智能的好处
根据Gartner的说法到 2024 年,由于采用基于人工智能的合同分析解决方案,合同审查流程的人工量将减少 50%。这是由合同智能的以下优势驱动的
- 透明度:自动化合同分析不仅可以通过数字化信息和相关工件并将其存储在中央存储库中来实现整个企业合同组合的透明度,还可以通过神经网络和机器学习等工具进行分析。因此,智能提取义务、服务水平和其他关键信息(如里程碑、可交付成果和 KPI)可以确保实现预期的业务成果。
- 风险缓解:合同智能中的机器学习工具可以及时识别错误、不正确的合同语言和其他起草错误,以便可以立即采取补救措施。
- 优化合同创建流程:人工智能工具可用于从现有合同组合以及过去的绩效数据中挖掘信息,从而提供与企业能力相匹配的相关条款、条款和职位的指示。这些见解有助于起草未来具有更好风险管理的合同。
- 更好的应急响应:意外事件扰乱合同的一个典型例子是最近的新冠病毒大流行,在此期间,企业必须分析和重新设计其遗留投资组合,以确定合同中可能受到大流行和相关封锁影响的部分。在整个合同流程中使用人工智能工具可以帮助处理此类突发事件,并有助于重新调整合同以满足 不可抗力 自然。
- 更好的业务决策:良好的业务决策建立在可靠的数据之上。合同存储库可以用作商业智能的来源,可以帮助在合同框架和实施过程中做出战略决策。此功能在合同续签期间特别有用,其中合同相对于绩效数据的智能分析可以帮助决定未来合同中的条款。
合规审查中的合同情报
在合同管理中使用人工智能可以简化监管合规性:
- 确保监管合规性需要仔细筛选条款、章节、义务、法规等,这项任务可能需要法律和合规团队花费数天的时间。使用基于人工智能的自动化可以帮助数字化合同文件、挑选关键字、跟踪遗漏并提供有关应遵循的步骤的见解。
- 法规和合规规则经常更新和修改。将所有合同与更新和修改的合规规则相匹配可能是管理的噩梦。人工智能工具可以帮助将所有合同整理到一个位置,然后帮助自动筛选合同,找到与更新法规不匹配的领域,从而确保始终完全合规。
- 合同智能中的人工智能工具还可以接管合同管理的沟通方面,以便所有利益相关者都能了解法规和合规事实以及合同与监管要求之间的任何不匹配。这赋予了合同的所有利益相关者权力,并提供了整个监管领域的审计跟踪。
- 高级分析、机器学习和深度学习等技术可以识别合同合规性和履约义务中的任何差异,并立即发出警报,以便及时采取纠正措施,避免监管陷阱。
合同智能平台的局限性
与任何技术增强的流程一样,合同智能并非没有局限性,其中许多局限性可以通过明智地选择实施平台来克服。
- 在任何流程中使用人工智能工具的第一个障碍是实施起来既昂贵又耗时。任何新技术一开始都会遇到这样的问题,但随着更多的使用,这些障碍都可以在一定程度上得到克服。对于费用,企业需要进行成本效益分析,看看合同智能平台从长远来看是否确实能带来有利的投资回报率。
- 任何新技术的实施都与学习曲线相关。合同智能提供了复杂的功能,这既是好处也是坏处——好处是因为明显的性能增强,但也有威慑作用,因为实施和使用需要一定数量的专门技能,必须开发这些技能。将合同情报纳入企业必须包括培训要素,其中利益相关者根据其参与合同的情况接受不同级别的专业知识培训。
- 许多人普遍认为,人都会犯错,但机器会把事情搞砸。这不一定是真的,而是源于对未知的恐惧。态度导向和员工培训有助于增强合同利益相关者对技术的信任。
- 人工智能合同管理的功能必须与企业的管理需求相适应。与处理合并、收购、销售和股票以及员工入职的跨国公司相比,仅处理雇佣合同的公司需要更简单的合同情报平台。
如何选择合约智能平台?
控制合同智能解决方案选择的基本因素是
- 所需的自动化水平:在选择合同智能平台时,必须考虑企业合同管理实践所需的功能水平。除了公司的需求之外,平台的选择还取决于其致力于该技术水平并适应工作文化的能力。
- 预算限制:如前所述,合同情报需要采购技术和专业知识。这取决于可用资金的数量,而可用资金的数量又取决于业务规模、利润和公司的投资潜力。
- 易于使用:合同智能的实施需要一定程度的人力参与,因此需要特定的技能。在选择正确的工具之前,必须解决培训和技术支持的需求。
- 涉及的利益相关者数量和组织层次结构:合同智能可以让所有利益相关者更好地了解不同级别的利益相关者,具体取决于合同中利益相关者的参与级别。合同可能涉及批准和签名,并且可以选择合同智能工具来执行工作流管理、批准路由等任务。
- 与公司使用的其他系统集成:虽然合同智能可以是一个独立的实体,但它也可以集成到更大的系统中 超自动化 一个组织的系统。在选择合同智能工具之前,必须评估当前或未来时期超自动化的需求和有用性。在未来集成时,该工具必须与更大的业务流程自动化系统兼容。
- 存储库设置:合同智能引擎将整个遗留合同组合数字化。企业可以决定将数字化数据存储在哪里,并选择适合此要求的平台。
- 深度数据提取:合同智能不仅可以进行简单的数据提取,还可以对数据进行分类和分析,从而深入了解条款、义务、服务水平、费率表等。这是大多数合同管理工作流程都需要的功能,平台的选择必须检查这些功能的可用性
关于合约智能的一些常见问题解答
人工智能引擎是否可以读取合同从而损害机密性和数据安全?
这个问题源于对机器的普遍不信任。人工智能工具是根据数据模式进行预测和分析的算法。因此,尽管机器学习可以学习该做什么,但它无法像人类那样识别它。因此,除非有邪恶的邦德恶棍从机器学习中提取数据并命令它执行邪恶的任务,否则不存在人工智能引擎(或 ATM 机)的风险 谢尔登 恐惧)领导机械旅冲锋。
合同智能能否以有意义的方式提取数据?
对人类有意义,是的。基于规则和从经验中学习,引擎可以挑选数据和信息,并以对循环中的人有意义的方式对它们进行分类。正如上一个问题所回答的,机器不像人类那样在数据中找到意义。至少现在是这样。
Contract Intelligence提供的信息可靠吗?
机器学习学习的准确性一开始就相当高,并且随着使用而提高。无论如何,基于人工智能的合同管理可以比手动管理更高效,甚至更高效,并具有节省时间和将人力重新定位到更有意义的活动等额外优势。
带走
合同智能是合同管理的一种新方法,可以在企业能力的背景下对合同进行动态分析。合同智能中使用的人工智能工具可确保在整个生命周期中实现合同意图,同时还提供实时、高影响力的见解,有助于合规性和成功的合同管理。合同智能可以最大限度地降低风险,并根据法规和业务环境的变化触发适当的行动。它可以与企业一起学习和成长,从而为原本无机的辅助工具提供有机的扩展。
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- 定位、竞价/采购和分析/优化数字媒体采购,但算法只不过是解决问题的操作和规则。
- 实现安全
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- 同
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- 扇形
- 保安
- 情绪
- 服务
- 服务
- 集
- 格局
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