还记得曾经一张放错地方的收据可能会破坏公司的整个费用报告流程吗?好吧,那些日子已经一去不复返了。在当今瞬息万变的商业世界中,费用管理的效率不仅仅是可有可无,而且是蓬勃发展的公司的必备条件。简化费用审批不仅关乎速度,还关乎速度。它们是关于智能业务的。
在本博客中,我们将深入探讨费用审批的世界。我们将带您解决传统费用审批流程的棘手挑战,并展示拥抱效率如何改变您的财务管理。我们最终将探索简化您的费用审批并推动您公司发展的策略。
高效费用审批的重要性
想象一下典型的费用审批流程:成堆的收据、无休止的来回电子邮件以及大量的等待。
传统方法常常效率低下:
- 丢失文件
- 延迟批准
- 缺乏对支出的了解
这个缓慢的过程不仅令人沮丧,而且令人沮丧。企业花费的不仅仅是时间。它会导致报销延迟、员工不满,最糟糕的是,缺乏对公司支出的控制。
精简成功
现在,让我们转向简化的费用审批流程。在这里,效率为王。快速高效的费用审批意味着实时跟踪、快速报销和快乐的员工。但这不仅仅是幸福的面孔;这是关于底线的。高效的费用审批让您清楚地了解公司的支出模式,帮助您做出明智的决策。您知道每一美元的去向,从而实现更好的预算管理和财务规划。反过来,这有助于公司的整体增长,更快、更有效地转动业务齿轮。
费用审批自动化案例研究
让我们探讨一个现实生活中的例子。
汽车零售店和维修连锁店 ATU 提供了一个关于自动化费用报告优势的案例研究。由于依赖现金支付和手动对账流程,他们的财务工作流程面临重大挑战。该系统效率低下,特别是考虑到 ATU 规模庞大,拥有 500 多个分支机构,且大量外部采购需要大量文书工作。
ATU 首席财务官 Sebastian Jarankowski 强调了旧系统效率低下的问题,他们必须在德国各地运输纸质发票,造成大量文书工作和管理困难。 ATU 的转折点是采用 Payhawk 的费用管理软件,彻底改变了他们的财务运营。
Payhawk 解决方案的实施为 ATU 提供了公司支出的完整可见性,并使公司能够利用内置支出控制和自动多步骤审批。这一转变使 ATU 能够做出更明智的支出决策,显着减少分配给手动任务的资源,并通过增值税退税实现大幅节省。
这种数字化转型的一个显着成果是消除了追逐纸质收据的需要。正如 ATU 高级项目经理 Mathias Goetz 所说,新流程要求经理只需拍摄收据照片并将其上传到自动化财务系统中。这一变化仅在第一年就从税务局收回了令人印象深刻的 2 万欧元,这是在以前的制度下可能会损失的巨大经济利益。
请阅读下面的完整案例研究报告。
简化费用审批的关键策略
我们现在将探讨如何从头开始设置和自动化您的费用审批流程。我们现在就开始吧。
1. 优先考虑透明度和问责制
每笔交易、每项批准都应该一目了然。为了实现这一目标,需要建立一个系统,不仅可以传达批准和拒绝的信息,还可以对其进行解释。鼓励一种文化,让质疑开支不再是禁忌,而是良好治理的标志。选择一个可跟踪审批并对相关方可见的平台,以便有清晰的审计跟踪。这种程度的透明度最终会促进问责制。
2. 制定费用政策
将您公司的费用政策视为一项运动的规则手册。如果规则不明确,游戏就会变得混乱。精心起草、全面的费用政策是防止滥用和混乱的第一道防线。首先定义什么是可报销的,什么是不可报销的。说得一清二楚——如果一双运动鞋不算作商业开支,就说出来。使用通俗易懂的语言,而不是法律术语,这样从技术团队到销售人员的每个人都能理解。还有沟通?不要只是通过电子邮件发送然后就忘记了。就这些政策进行定期讨论、研讨会和提醒。让了解费用政策就像办公室里早上喝咖啡一样普遍。
您可以浏览下面的文章,开始创建适合您需求的费用政策。
3.选择费用审批自动化软件
让我们深入探讨费用自动化的世界并探索可用的解决方案。将这些潜在的解决方案想象成财务管理领域的超级英雄,每个解决方案都有其独特的能力,可以将您的费用报告从令人头疼的事情变成轻而易举的事。
- 纳米网: Nanonets 是这个领域精通技术的神童。 Nanonets 凭借其尖端的 OCR 技术和人工智能驱动的流程,消除了费用管理的痛苦。 Nanonets 凭借其直观的用户界面、与各种会计软件的无缝集成以及政策合规性监控,成为一个整体解决方案。这就像有一个专门的财务助理,他掌握了书中的每一个技巧——从收据跟踪到复杂的支出分析。
- Expensify:将 Expensify 视为冷静、直觉的朋友,他确切地知道您需要什么。其用户友好的界面使跟踪收据和管理报销就像在公园散步一样轻松。由于与各种会计软件兼容,Expensify 不仅可以与其他软件兼容,而且还可以与其他软件兼容。它增强了整个团队的比赛能力。
- Zoho费用:Zoho Expense 就像团队中的多任务天才。作为 Zoho 广泛套件的一部分,它提供了自动费用记录,确保政策合规性变得轻而易举。它与会计软件的无缝集成就像拥有一位能流利地说每种金融语言的翻译一样。
- QuickBooks在线:将 QuickBooks Online 想象为经验丰富的多面手。这不仅涉及稳健的会计;还涉及稳健的会计。这是关于将费用跟踪纳入其中。使用 QuickBooks,您不仅可以管理费用,还可以管理费用。您正在将整个金融世界整合到一个地方。这就像既拥有蛋糕又吃它。
- 斯彭代斯克:Spendesk 是现代的、控制狂(以一种好的方式)的费用管理。它提供了全面的支出解决方案,将控制、可视性和自动化置于您的手掌之中。从公司卡到意外付款,Spendesk 都能满足您的需求。这就像拥有一把可供您使用的金融瑞士军刀。
这些解决方案中的每一个都带来了一些独特的东西,将费用管理的艰巨任务转变为更易于管理、更精简、而且我敢说更令人愉快的任务。这不仅仅是记录开支;这是在选择适合您需求的解决方案的基础上采用更智能的工作方式。
费用审批工作流程
让我们回顾一下传统的手动费用审批工作流程,让人回想起一切都是手工完成的日子。
- 收集收据:员工收集每项费用的纸质收据——从乘坐出租车到客户晚餐。这就像保存剪贴簿,但不那么有趣,而且更乏味。
- 填写费用报告:接下来,他们手动或在电子表格中填写费用报告。这很耗时,就像每个月报税一样。
- 提交审批:这些报告与收据堆在一起,然后提交给经理或财务团队 - 通常放在一个物理文件夹中,像烫手山芋一样被传递。
- 经理评论:经理审查每份报告,仔细检查每一项。这就像侦探工作,但数量更多,刺激性更少。
- 查询和澄清:如果有疑问,将返回给员工进行澄清。这种来回感觉就像一场永无休止的乒乓球比赛。
- 最终批准和报销:一旦获得批准,报告将提交给财务团队进行报销处理。这可能需要几天或几周的时间,具体取决于队列。
- 归档和记录保存:最后,所有这些文件都被归档以保存记录,占用物理空间并使检索变得麻烦。
使用纳米网简化工作流程:现代方法
现在,让我们快进到今天,用 Nanonets 重新构想这个工作流程,将繁琐的流程转变为简化、高效的操作。
- 自动收据捕获:员工拍摄收据照片。 Nanonets 的 OCR 技术可立即捕获数据并将其数字化。不用再囤纸了!
- 轻松生成费用报告:系统使用捕获的数据自动填充费用报告,并将其导出到您选择的软件中。这就像魔法一样,数字出现在应该出现的地方,一切都干净整洁。
- 电子提交和通知:员工通过他们选择的媒介以电子方式提交报告。经理们会收到即时通知,以电子邮件的速度推进流程。
- 借助 AI 协助进行快速经理审查:在标记异常或违反政策的人工智能的帮助下,经理可以更有效地审查报告。这与其说是一次寻宝,不如说是一次快速扫描。
- 减少查询和实时澄清:有了更清晰的数据和数字记录,查询就会减少。任何需要的澄清都可以通过系统迅速处理,从而大大减少了来回的次数。
- 快速批准和自动报销:一旦获得批准,系统将与支付系统对接以实现快速报销。员工可以更快地收回资金,每个人都为此感到高兴。
- 数字存档和轻松检索:所有记录均以数字方式存储,使归档变得轻而易举,检索就像 Google 搜索一样简单。不再需要翻文件柜了!
通过实施 Nanonet,公司将其费用审批工作流程从缓慢的手动流程转变为快速、自动化且几乎毫不费力的系统。这不仅仅是与时俱进;这是为了推动您的企业迈向效率为常态、生产力飙升的未来。
克服共同挑战
打破坚冰
变革,尤其是在一个成熟的组织中,可能就像教老狗新把戏一样具有挑战性。但这并非不可能。在引入新的费用审批流程或技术时,预计会遇到阻力。为了缓解这个问题,请让您的团队参与选择和实施过程。让他们觉得自己是变革的一部分,而不是变革的受害者。提供充分的培训并向他们展示好处——不仅对公司有利,对他们也有利。一点点同理心和大量的沟通对于将怀疑者转变为拥护者大有帮助。
速度与合规性
在简化费用审批的竞赛中,合规性是您必须坚持的轨道。平衡速度与合规性就像走钢丝。一方面,您希望加快流程;另一方面,你又不能合法地走捷径。关键是建立不仅高效而且本质上合规的系统。使用关注监管更新并将其集成到流程中的技术。进行定期审核并让您的团队接受合规事务方面的培训。这不仅仅是要走得快;而是要走得快。这是为了走得更远,而不是违反规定。
实施这些策略不仅可以简化您的费用审批流程,还可以建立效率和问责制的文化。这是一个旅程,但只要采取正确的方法,这个旅程就可以改变公司的财务支柱。
结论
至此,我们对费用管理的动态世界进行了一次旋风之旅。我们已经看到了昨天笨重、耗时的方法以及它们如何与今天流畅、高效的流程相比较。这就像将一辆马车与一辆跑车进行比较一样——两者都能带你到达你需要去的地方,但其中一种的风格和速度要快得多。
我们深入研究了现实生活中的转变,例如 ATU 从充满纸张的过去到数字化、精简的未来的旅程,在此过程中收回了惊人的 2 万欧元。诸如此类的故事向我们展示了采用现代费用管理解决方案的切实影响。
我们对市场上顶级解决方案的探索,从精通技术的 Nanonets 到直观的 Expensify、多功能的 Zoho Expense、包罗万象的 QuickBooks Online 以及以控制为中心的 Spendesk,突出了我们可以使用的各种创新风格。每个解决方案都带来了其独特的才华,但很难忽视纳米网的综合魅力,巧妙地结合了世界上最好的技术。
当我们从传统方法的迷宫走向现代技术开辟的简化途径时,很明显,费用管理的未来不仅仅是更快地做事。这是为了让他们变得更聪明、更透明、更负责任、更高效。这是为了赋予我们的团队权力,将他们从手动流程的苦差事中解放出来,并为他们提供推动我们业务发展的工具。
因此,在我们结束时,我邀请您反思一下当前的费用管理流程。它是过去的遗物,还是准备推动您进入富有成效的未来?请记住,在商业世界中,停滞不前不是一种选择。拥抱变革,驾驭技术进步的浪潮,引导我们的公司迈向效率和增长的地平线。未来就在眼前,令人振奋!
- :具有
- :是
- :不是
- :在哪里
- $UP
- 13
- 19
- 35%
- 500
- a
- 关于
- 问责制
- 基本会计和财务报表
- 横过
- 采用
- 进步
- 倡导者
- 驳
- AI
- 所有类型
- 分配
- 允许
- 单
- 沿
- 还
- an
- 分析
- 和
- 异常
- 任何
- 出现
- 的途径
- 批准
- 批准
- 批准
- 恰当地
- 保健
- 军队
- 围绕
- 刊文
- AS
- 助理
- At
- 审计
- 审计
- 汽车
- 自动化
- 自动化
- 自动
- 自动化
- 自动化和干细胞工程
- 可使用
- 远离
- 背部
- 骨干
- 平衡
- 基于
- BE
- 很
- 如下。
- 得益
- 好处
- 最佳
- 更好
- 阻止
- 博客
- 书
- 都
- 半身裙/裤
- 分支机构
- 微风
- 瞻
- 带来
- 预算
- 建立
- 内建的
- 商业
- 企业
- 但是
- by
- 蛋糕
- CAN
- 捕获
- 捕获
- 汽车
- 牌
- 刻
- 案件
- 案例研究
- 现金
- 无现金
- 迎合
- 造成
- CFO
- 链
- 挑战
- 挑战
- 更改
- 混沌
- 追逐
- 选择
- 选择
- 清除
- 更清晰
- 客户
- 时钟
- 咖啡
- 收集
- 结合
- 购买的订单均
- 相当常见
- 沟通
- 沟通
- 公司
- 公司
- 公司的
- 比较
- 兼容性
- 完成
- 符合
- 兼容
- 全面
- 结论
- 进行
- 混乱
- 巩固
- 有助于
- 控制
- 控制
- Cool
- 角落
- 可以
- 覆盖
- 创建信息图
- 创造
- 关键
- 水晶
- 文化塑造
- 麻烦的
- 电流
- 切
- 切割
- 前沿
- data
- 天
- 一年中的
- 决定
- 专用
- 深
- 国防
- 定义
- 延迟
- 根据
- 困难
- 数字
- 数字化改造
- 数字
- 数字化
- 晚餐
- 讨论
- 处理
- 潜水
- 文件
- 不
- 不会
- 不会
- 狗
- 做
- 美元
- 完成
- 别
- 向下
- 显着
- 驾驶
- 驾驶
- 两
- 动态
- 每
- 缓解
- 易
- 有效
- 只
- 效率
- 高效
- 有效
- 毫不费力
- 电子
- 邮箱地址
- 电子邮件
- 拥抱
- 拥抱
- 换位思考
- 员工
- 员工
- 授权
- 启用
- 使
- 鼓励
- 无穷
- 增强
- 愉快的
- 保证
- 整个
- 特别
- 建立
- 成熟
- 所有的
- 每个人
- 大家的
- 一切
- 究竟
- 例子
- 激动
- 期望
- 开支
- 解释
- 勘探
- 探索
- 出口
- 广泛
- 外部
- 眼
- 面临
- 面孔
- 远
- 高效率
- 快
- 感觉
- 提交
- 备案
- 填
- 终于
- 金融
- 金融
- 财务规划
- 公司
- 姓氏:
- 标志
- 针对
- 力
- 向前
- 寄养
- 释放
- 朋友
- 止
- 沮丧
- ,
- 充分
- 开玩笑
- 未来
- 游戏
- 改变游戏规则
- 齿轮
- 天才
- 德国
- 得到
- 给
- 特定
- 给予
- Go
- GOES
- 去
- 走了
- 非常好
- 谷歌
- 谷歌搜索
- 治理
- 团队
- 事业发展
- 民政事务总署
- 手
- 快乐
- 快乐
- 硬
- 有
- 有
- 帮助
- 相关信息
- 突出
- 整体
- 地平线
- 热卖
- 创新中心
- How To
- HTTPS
- 狩猎
- i
- if
- 忽略
- 想像
- 影响力故事
- 履行
- 实施
- 重要性
- 不可能
- 有声有色
- 提高
- in
- 效率低下
- 低效
- 通知
- 本质
- 創新
- 即食类
- 即刻
- 集成
- 积分
- 接口
- 接口
- 成
- 介绍
- 直观的
- 邀请
- 发票
- 涉及
- ISN
- IT
- 它的
- 旅程
- 只是
- 保持
- 保持
- 保持
- 键
- 小子
- 国王
- 知道
- 知道
- 缺乏
- 语言
- 大
- 信息
- 学习用品
- 导致
- 法律上
- 减
- 让
- Level
- 杠杆作用
- 生活
- 快如闪电
- 喜欢
- Line
- 小
- ll
- 长
- 看
- 丢失
- 占地
- 魔法
- 使
- 制作
- 制作
- 管理
- 颠覆性技术
- 经理
- 经理
- 管理的
- 手册
- 市场
- 大规模
- 事项
- 意味着
- 中等
- 方法
- 百万
- 放错地方
- 滥用
- 现代
- 钱
- 监控
- 月
- 更多
- 早上
- 移动
- 许多
- 多
- 必须
- 一定有
- 几乎
- 需求
- 打印车票
- 需要
- 全新
- 下页
- 没有
- 显着
- 通知
- 现在
- 数
- 数字
- 众多
- OCR
- of
- 优惠精选
- 办公
- 经常
- 老
- on
- 一旦
- 一
- 在线
- 仅由
- 操作
- 运营
- 附加选项
- or
- 组织
- 其他名称
- 其它
- 我们的
- 输出
- 成果
- 超过
- 最划算
- 面包
- 对
- 棕榈
- 纸类
- 证件
- 地形公园
- 部分
- 各方
- 通过
- 过去
- 途径
- 模式
- 付款
- 付款对账
- 支付系统
- 支付
- 图片
- 的
- 图片
- 地方
- 朴素
- 规划行程
- 平台
- 柏拉图
- 柏拉图数据智能
- 柏拉图数据
- 播放
- 点
- 准备
- 政策
- 政策
- 潜力
- 权力
- 以前
- 优先顺序
- 过程
- 过程
- 处理
- 生产力
- 生产率
- 项目
- 推进
- 推进
- 提供
- 提供
- 购买
- 认沽期权
- 查询
- 快速
- 的Quickbooks
- 种族
- 快
- RE
- 真实
- 现实生活
- 实时的
- 收
- 接收
- 和解
- 保持记录中
- 了解
- 记录
- 恢复
- 恢复
- 减少
- 减少
- 反映
- 定期
- 法规
- 监管
- 相应
- 信赖
- 纪念
- 让人联想起
- 报告
- 报告
- 业务报告
- 必须
- 抵制
- 资源
- 零售
- 检讨
- 评论
- 革命性
- 乱七八糟
- 骑
- 游乐设施
- 右
- 健壮
- 滚
- 定位、竞价/采购和分析/优化数字媒体采购,但算法只不过是解决问题的操作和规则。
- s
- 销售
- 保存
- 储
- 对工资盗窃
- 鳞片
- 浏览
- 划伤
- 无缝的
- 搜索
- 老练
- 看到
- 选择
- 前辈
- 集
- 应该
- 显示
- 签署
- 显著
- 显著
- 只是
- 单
- 持怀疑态度
- 光滑
- 放慢
- 呆滞
- 智能
- 聪明
- 捕捉
- 运动鞋
- So
- 腾升
- 软件
- 方案,
- 解决方案
- 东西
- 极致
- 太空
- 说
- 速度
- 花
- 斯彭代斯克
- 花费
- 运动
- 运动
- 电子表格
- 堆
- 堆叠
- 惊人的
- 地位
- 看台
- 开始
- 开始
- 说
- 驾驶
- 仍
- 商店
- 存储
- 故事
- 策略
- 精简
- 精简
- 精简
- 学习
- 样式
- 服从
- 提交
- 提交
- 大量
- 套房
- SVG的
- 如飞
- 瑞士人
- Switch 开关
- 系统
- 产品
- 表
- 采取
- 需要
- 服用
- 有形
- 任务
- 任务
- 税
- 税
- 教诲
- 团队
- 队
- 科技
- 技术性
- 技术
- 专业技术
- 比
- 这
- 该座
- 未来
- 世界
- 其
- 他们
- 然后
- 那里。
- 博曼
- 他们
- 事
- 认为
- Free Introduction
- 那些
- 熙
- 通过
- 拉紧的绳索
- 次
- 耗时的
- 时
- 至
- 今晚
- 也有
- 工具
- 最佳
- 教程
- 向
- 跟踪时
- 跟踪
- 传统
- 线索
- 熟练
- 产品培训
- 交易
- 改造
- 转型
- 转换
- 转型
- 用户评论透明
- 运输
- 卡车
- 转
- 谈到
- 转折点
- 原来
- 普遍
- 最终
- 下
- 理解
- 理解
- 意外
- 独特
- 宇宙
- 最新动态
- us
- 使用
- 用户
- 用户界面
- 用户友好
- 运用
- 多变
- 各个
- 增值税
- Ve
- 多才多艺
- 受害者
- 查看
- 违反
- 能见度
- 可见
- vs
- 等候
- 走
- 步行
- 想
- 是
- 波
- 方法..
- we
- 周
- 井
- 去
- 什么是
- 轮
- ,尤其是
- 这
- 旋风
- WHO
- 全
- 将
- 也完全不需要
- 工作
- 工作流程
- 工作流程
- 加工
- 车间
- 工作坊
- 世界
- 世界
- 最差
- 将
- 包装
- 年
- 昨天
- 完全
- 您一站式解决方案
- 和风网