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RPA 合规性:您需要了解的有关合规性机器人流程自动化的所有信息



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随着时间的推移,合规环境变得越来越复杂。监管环境的不断变化、对合规措施缺乏了解、技术能力有限以及毫不妥协的互联网限制是企业寻求强有力的合规措施的主要原因。

此外,随着时间的推移,合规性变得越来越复杂,使得企业合规变得更加困难和成本更高。去年,银行业监管成本占银行业收入的比例从 4% 攀升至 10%。现在,为了确保成功的合规管理,自动化优先策略或使用机器人是最佳选择。

在本文中,我们将向您介绍 RPA 是什么、它如何帮助业务合规、它的好处是什么以及如何在您的业务组织中有效且高效地实施 RPA。让我们开始吧。

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什么是 RPA(机器人过程自动化)?

RPA 代表 机器人过程自动化 它是一种软件技术,允许任何人自动化数字操作。

RPA 允许软件用户开发软件机器人或“机器人”,它们可以学习、模仿,然后根据规则执行业务操作。用户可以通过监控人类数字操作,使用 RPA 自动化构建机器人。

简而言之,演示您希望机器人做什么,然后让它们去做。

机器人流程自动化软件机器人可以以与人类相同的方式与任何应用程序或系统进行交互,但 RPA 机器人可以全天候、不间断、更快地工作,并且具有 100% 的准确性和精度。

什么是合规性?自动化可以在哪些方面提供帮助?

简而言之,合规性涉及遵守法律、政策和法规,以保护数据完整性、数据安全以及员工和客户隐私。不同部门和行业面临不同的合规挑战。

政府指令和公司内部政策是两种最常见的合规类型。以下是按行业/业务领域划分的常见政府合规性示例:

  • 健康防护 – 政府合规法案要求医疗机构保护患者信息,从而保护患者隐私。日程安排、计费、记录管理、远程护理、文档数字化和数据输入是自动化的关键领域。
  • 银行业 – 平等信贷机会 (ECO) 禁止贷方歧视信贷申请人,建立收集和评估信贷信息的程序,并要求在信贷被拒绝时发出书面通知。客户引导、报告制作、贸易融资、银行对账和申请处理都是该领域自动化的关键领域。
  • 保险和金融服务 – 联邦 Gramm-Leach-Bliley 法案 (GLBA) 规定了金融机构及其相关公司如何保护其客户和消费者的个人信息。从报价到现金、从采购到付款、从记录到报告都是财务可以实现自动化的领域。
  • 根据反歧视法,所有行业的雇主均不得因种族、肤色、性别、族裔、残疾或年龄而采取不利的就业措施。跟踪和更新员工信息、入职、绩效管理和工资单都是自动化可以提供帮助的领域。

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RPA 如何帮助合规?

自动化使不同行业的企业能够实现世界一流的合规性。

一旦机器人学会了业务流程,它每次都会以相同的方式重复它,并且准确率达到 100%,从而使企业能够全面保持高水平的合规性。

组织可以使用 RPA 来开发强大的顶级合规程序。自动化提供了新的控制程度,使企业能够跟踪和控制其内部业务运营。这些日志可以随时检查和监控,使公司能够解决快速发生的任何合规问题。

机器人会记录它们以及与之互动的人类的每一项活动,为公司提供 100% 准确的审计跟踪,审计人员可以在进行合规审计时随时访问。

RPA 在合规方面有哪些好处?

以下是 RPA 为组织带来好处的一些方式:

1)更好的合规管理

RPA 安装可以改善许多领域的合规运营。例如,RPA 从多个来源检索和汇总数据的能力可以通过减少收集、综合和总结大量数据所花费的时间来提高监管报告效率。

RPA 还可以轻松映射公司规则、程序和流程的策略,同时确保自动化活动合规。

2. 提高生产力

传统上,合规团队必须运行一系列单独的测试,看看他们的运营是否符合特定的规则、法律和法规,并根据需要改变内部政策。

数以千计的此类测试必须由一家大公司进行。每个测试都需要计划、文档/证据收集、测试执行和报告。

RPA 实施可以通过自动化重复性和手动任务(例如监控和测试)来提高员工敬业度。因此,员工的任务可以重新集中在质量保证和基于判断的监控和测试等方面。

3. 提高可审计性

审计可能随时发生,跟踪员工活动至关重要。然而,这种监控可能会因人为错误而受到影响,公司可能无法获得准确的结果。

另一方面,机器人或 RPA 将其所有操作保存在活动日志中,并为公司提供审计跟踪,正确显示已完成哪些程序、如何以及何时产生异常,以及员工如何进行干预以解决困难。

此外,RPA 有助于降低成本、提高质量和提高员工满意度。组织可以通过自动化合规性来消除法律问题并避免诉讼和罚款。

组织还可以纳入内部保障措施,通过保证合规性和遵守法律责任来促进日常运营。 RPA 还通过提高客户和员工保留率来帮助公司创建安全的工作环境。


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哪些合规流程与 RPA 相关?

一般来说,任何重复性很强的流程都适合采用 RPA 自动化。

数据输入和数据验证是两个例子,但机器人也可以用于报告制作和传播、向客户发送电子邮件、发送发票、管理工资、组织约会等等。

机器人流程自动化可以在内部合规方面的各种任务中提供很大帮助,例如:

  • 可以构建机器人流程自动化活动来收集数据并将信息输入到风险评估工具中,以进一步评估审计。通过机器人,这种收集和评估可以无限期地运行,其结果是持续的风险评估和审计计划。输出可以被编程为提出建议,并被配置为基于优先级调度和基于技能的分配等规则来建议合规时间表。
  • 此外,自动化测试及其异常可以交付给控制所有者进行最基本的检查。测试的最终目标是消除审核。例如,机器人流程自动化的任务可能由公司承担,然后机器人将作为控制进行测试。
  • 可以对报告以及纠正措施更新提醒进行编码,以实现自动化和自动分发。

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机器人流程自动化协助内部合规的 5 大机遇

1. 分析数据收集和清理

RPA 专业技术中心 (CoE) 可以为自定义分析生成和标准化数据,以及为内部和外部审计员提取数据,包括对字段完整性、重复性和有效性等的自动化检查。 因此,内部合规将不再需要花时间协调和获取数据。

2、风险评估

机器人可以帮助自动化年度风险评估过程的数据收集和分类阶段。他们通过获取参与者的早期意见并确定关键趋势来实现这一目标。这使得面对面的讨论能够集中于趋势分析并深入探讨组织的关注点。

3. 人口控制

机器人可以在抽样和初始证据收集过程中帮助处理数据群体,以获取控制的标准证据。 不要忘记,自动化机器人可以比人类更有效、更精确地做到这一点。 这在处理需要大量处理时间的大群体时非常有用,例如检查数百份声明文件。

4. 控制自动化

机器人可以进行控制测试,尤其是在常规使用票证和字段的标准化部分。 完成这些例行检查不再需要内部审计。

5. 项目管理办公室 (PMO) 的内部审计领域。

RPA 可以在许多领域提供帮助,包括:

  • 识别未清项目、发送后续电子邮件并跟踪状态等
  • 监控项目计划或年度审计计划的进度(可以使用 RPA 监控流程中的 KPI)
  • 报告自动化 – 报告模板、审计委员会幻灯片等

RPA 对内部合规推动价值的影响

增强的覆盖范围

内部合规专家可以在整个组织中获得额外的覆盖范围(更多数据、交易等),而无需通过让机器人管理和驱动整个分析来增加分析大量数据群所需的时间或 FTE。 RPA 还使团队能够识别数据/交易中的异常值并专注于它们。

节省的时间和金钱可以用于更多增值互动。

RPA 对不断与公司和外部审计师进行互动和协调的内部合规团队尤其有益。 由于审计自动化,内部合规可以将注意力从支持外部合规操作(如证据收集和样本收集)转移到与业务的操作审查。

按需访问有关部门绩效的信息

报告和项目跟踪的自动化可以按需查看绩效——无论是在计划还是个人 KPI 方面。


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RPA 合规用例

风险监控、风险控制和风险报告是使用 RPA 的领域。

以下是一些现在在组织中大量采用 RPA 的特定用例:

反洗钱 (AML) 警报

大多数研究和解决反洗钱警告的过程都是手动或半自动化的,这使得 RPA 成为一种可行的选择。

KYC 的入职

在了解您的客户入职过程中,连接来自众多内部系统和外部来源的各种数据是一项具有挑战性的工作。

RPA 也有可能在该领域发挥作用。 例如,这些机器人可以从证券交易委员会 (SEC) 等监管机构和 FBI 和国际刑警组织等执法机构收集和检索数据,并协助入职流程。 此外,RPA 已被多家银行用于 KYC 流程,例如文件收集和验证。

内部和外部报告

在许多银行中,获取数据和准备内部和外部监管报告的过程在很大程度上是手动的。 例如,日常流动性覆盖率和拖欠报告经常在银行中手动创建,并且可以使用 RPA 自动化。

限额管理

作为限额管理流程的一部分,风险官员评估和关闭限额违规或违规行为。 由于该解决方案需要从多个来源进行手动数据同化并进行手动分析以得出判断,因此认知 RPA 解决方案可以通过利用 RPA 进行数据同化和机器学习方法来辅助决策来协助限制管理过程。

和解

银行业的许多层面都会进行对账,它们也是内部和外部管理报告的重要组成部分。然而,大多数对账操作,特别是数据收集和准备,本质上都是手动的,可能会受益于 RPA。

抵押贷款的补救

尤其是抵押贷款,占零售贷款机构收入的很大一部分。

在这些补救方案中,银行和监管机构都希望确保以负责任的方式管理客户互动。 现在,诸如使用利率、计算多收/逾期付款的扣款或等额每月分期付款 (EMI) 的扣款或处理客户投诉等做法需要大量的努力和精确度。

此外,由于数量巨大,从确定客户退款或修改范围开始,完成所有纠正阶段可能需要数月时间。

RPA 可以通过自动化所有流程同时保持精度来解决这些问题。


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在内部合规中实施 RPA 的方法

1. 列出您想要自动化的流程。

RPA 并不适合许多业务流程。相反,企业应该制定一种策略来选择最佳流程,然后根据复杂性和投资回报等因素对它们进行优先级排序。然后,考虑自动化这些活动将如何出现、它将完成什么、将使用它的业务环境以及它将如何适应未来的业务运营或整体自动化之旅。

2. 进行可行性分析

对每个流程进行可行性分析,以确定可以自动化的程度。

这是一个两步过程,包括检查过程和确定技术可行性。 该评估应由操作用户、SME(主题专家)和 RPA 专家进行。

3. 进行任何必要的调整

根据可行性评估研究确定程序是否未按计划进行结构化、标准化、优化、记录或实施。 此时尝试重新优化和重组流程。

4.收集用户感言

用户故事定义了将从最终用户的角度构建的应用程序的各个方面。它非常深入地涵盖了所有用户需求。获得每个自动化操作的完整描述也很重要。根据此信息,为开发团队制定包含已定义 RPA 流程的流程描述文档。

5. 开始开发程序

开发过程从这一步开始,具体取决于已生成的 RPA 工作流。 开发人员使用 UiPath、Blue Prism 等 RPA 工具生成自动化脚本和程序代码。 由于每个 RPA 解决方案都有自己的一套功能,因此公司在为自己的目的选择正确的工具时应该非常谨慎。

6. RPA 流程验证

进行广泛的测试以检查所有可能情况下的性能,并在程序运行时识别故障。 将任何潜在的性能或错误问题发送给开发团队以解决。

7. 仔细检查和部署

一旦开发团队纠正了初始测试和问题,请仔细检查结果并部署整个 RPA 解决方案。

常见问题

我应该采取哪些步骤来确保我的 RPA 系统合规?

  1. 将关键数据和特权凭据从脚本和任何其他易受攻击的区域移至加密的中央位置。
  2. 对 RPA 机器人应用最低级别的权限,并且仅在绝对有必要完成需要访问安全应用程序或数据源的特定任务时才向其授予特权访问权限。
  3. 通过使用 RPA 管理员不断审查的复杂凭据以及隔离和监控 RPA 流程中的可疑活动来保护对您的 RPA 技术的访问。
  4. 如果发生任何这些事情,创建将停止所有活动的警报。

RPA 实施有哪些挑战?

  • 对 RPA 的错误期望
  • 使用错误的工具
  • 与缺乏经验的 RPA 合作伙伴合作
  • 无法计算投资回报率
  • 识别 RPA 实施的错误流程
  • 技术和运营问题
  • 停止完整的端到端流程
  • 缺乏领导的支持
  • 缺乏熟练的团队
  • 让员工为工作量的转变做好准备

RPA 与传统自动化解决方案有什么区别?

“学习能力”是区分机器人过程自动化与经典自动化的主要因素。

机器人的学习算法最大限度地减少误报数量,并随着时间的推移提供更准确的发现。然而,机器人过程自动化的真正好处来自于随着自动化变得更加精确而提高的效率。

实施 RPA 之前有哪些关键注意事项?

在实施 RPA 之前,您必须牢记以下几点:

1. 详细定义自动化愿景和战略。 为此,请寻找以下程序:

  • 有明确的投资回报率 (ROI) (ROI)
  • 与公司面临重要业务的领域相关
  • 获取既可靠又高的数据
  • 它们是否基于规则并且在整个过程中基本一致
  • 它们是否耗时且容易出现人为错误?

2. 通过定义角色、职责和结构,确定最可行的自动化测试和程序。

3. 制定批准设计和部署方法的标准化文档和流程。不要假设现有的手动程序符合政策或可以实现自动化。在部署新系统之前,可能需要解决一些效率低下的问题。

4. 与您的安全团队合作建立机器人身份验证机制并制定隐私和数据安全法规。

5. 明确定义变更管理流程和程序。

6. 定期测试和监控。

同样,在 RPA 实施之后需要考虑一些因素。 看看它们:

  1. 考虑指标以及如何跟踪它们。例如,您将如何计算机器人生命周期内的投资回报率?
  2. 考虑建立机器人卓越中心 (CoE),以在成功开发和推出后改进治理。
  3. 如果机器人未按预期执行,请制定策略。

RPA 如何帮助进行背景调查和防止欺诈?

反洗钱规则要求银行核实客户资金来源的合法性。此外,评估洗钱风险需要定期监控和筛查客户。遗憾的是,这些必需的关键职责可能会消耗大量时间。

您可以使用 RPA 机器人快速有效地对每个客户执行背景、信用和欺诈检测检查,提醒您注意任何危险迹象。 然后可以将报告存储在一个集中区域,以便您可以在必要时证明合规性。

不遵守会有什么后果?

  • 财务影响/处罚: 不合规是要付出高昂代价的。 一次违规事件的平均成本为 4 万美元,而违规的总成本为 14 万美元。
  • 合规性审计:合规审计需​​要时间远离企业主和员工的创收活动。
  • 停职或解雇:不合规的公司可能会被要求停止运营或完全关闭,具体取决于违规的严重程度。

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