据推测,书写系统在人类中进化以记录金融交易; 最早的泥板 可以追溯到公元前 3000 年的财务记录账目——可以说是美索不达米亚和埃及文明的“应付账款”。
从那时起,跟踪供应商和客户之间财务互动的系统通过 Contrugli 的 复式记帐系统, 帕乔利 传奇的分类帐系统,美国运输业在 1960 年代对应付账款流程的简化,到目前在全球范围内采用的数字增强型应付账款流程。
让我们了解更多 应付账款最佳实践 和应付账款流程。
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介绍
所有企业都在相互关联的收入和支出循环中运行。 应收账款 (AR) 属于收入周期,而应付账款属于支出和相关的购买周期。
应付账款或应付账款 (AP) 是企业实体因使用其商品/服务而欠供应商/供应商的金额。 应付账款流程是管理和执行公司对供应商/供应商的短期付款义务。
通俗地说,应付账款处理是负责向供应商和供应商支付任何企业使用的商品和服务的过程。 AP 流程的目标是确保源自企业的任何付款的合法性和准确性。 它是 P2P(采购到付款)流程的一部分,涵盖从采购到发票处理和供应商付款的所有活动。
大多数企业都有一个单独的 AP 部门来处理收到的账单/发票以及向供应商支付的款项。 部门的职责可能因企业的性质和规模而异。
基本 AP 工作流程
任何组织的应付账款处理规模取决于:
- 满足其需求的供应商/服务提供商的数量
- 预计在短时间内支付的金额
- 验证购买过程所需的类型文档
AP部门还可以在其运营中与其他部门(例如采购部门)进行交互。
例如,一家小型夫妻店只需要一个基本的应付帐款程序。 一个分类帐可以在两列中记录账单和发票——一列用于收到的发票,另一列用于支付的款项。 在这里,采购部门兼任 AP 部门。
拥有更多利益相关者的大型企业的应付账款处理部门无法在这个单一的分类帐系统上运行。 他们需要涉及多个步骤的程序:从采购部门接收采购订单 (PO),从供应商处接收发票,匹配采购订单和发票上的详细信息,验证、批准和向供应商支付账单。
在这种情况下,更精细的工作流程对于有效管理高价值和大量交易至关重要。
AP流程的简单工作流程包括以下步骤:
在流程结束时,第一步“应付”的金额将不再是负债。 可能有干预 涉及采购订单的流程,验证和批准,但基本的五个步骤对于避免支出错误和欺诈至关重要。
与 AP 流程相关的文件
根据经营规模,公司的应付账款程序可能包括以下许多或全部文件:
采购订单——采购订单:采购订单是公司向供应商发出的具有法律约束力的协议,告知订购的产品/服务的类型以及商定的数量和价格。 对于大公司,采购订单流程涉及多个实体,包括请求商品/服务的人员/部门、采购部门、应付账款部门、接收部门和供应商。
收货报告:货物/服务收货报告是对从供应商处获得订购产品/服务的确认。 收据报告上的详细信息必须与之前签发的采购订单上的内容一致。
供应商发票:在收到订购商品的同时或之后,企业将收到来自商品/服务供应商的产品发票/账单。 在业务端,它被称为供应商发票。 供应商发票的处理是 AP 部门的唯一责任,AP 部门通过采购订单、收据报告和供应商发票之间的三向匹配来验证发票上的详细信息,并在批准后安排付款。
凭证:凭证有时用于“保证”审批流程的完整性——它就像采购订单、收据报告、供应商发票等支持文件的索引,包含有关审批的信息、案例编号和其他相关信息那个特定的购买。
这些文件保存在“打开”文件中,直到付款完全处理完毕,然后标记为“关闭”。
举例来说,假设买家 Buyer Inc. 需要 10 个笔式驱动器供公司使用。 它向其供应商 Supplier Inc. 发出采购订单,购买十件商品,价格为每个笔式驱动器 15 美元,将在五天内交付。 PO由采购部门生成,一份发给Supplier Inc.,一份给AP部门,一份给受益人部门,一份由采购部门保留。 当供应商公司提供笔式驱动器时,ABC Inc. 由采购部门准备收货报告(或收货报告),供应商发票由 AP 部门提交。 此时,AP 部门在 PO、收货报告和采购发票之间进行三向匹配,以检查所有三个文档中的描述、数量、成本和条款是否匹配。 一旦匹配被 AP 部门验证,付款就开始了。 并非所有公司都可能进行三向匹配,但采购订单和发票之间的双向匹配对于防止资金管理不善是必要的。
AP管理和应付账款工作流程的重要性
应付账款流程的管理对于企业机构的高效和无差错运作至关重要。 它之所以重要,是因为:
- 它有助于及时支付账单,这对公司的信誉很重要,并有助于在供应商和公司之间建立健康的关系。
- 及时付款还可以防止逾期收费、罚款或滞纳金。
- 应付帐款处理会持续控制超支,并防止同一产品/服务的多次/重复付款。
- 它跟踪公司的需求和采购,这有助于避免公司日常运作的延误和中断。
- 它整合了所有购买操作以便于检索。
- AP 处理通过在流程的每个阶段进行严格的跟踪和检查来消除欺诈。
- 它通过仅在到期时启用付款,使用供应商提供的信贷工具等来帮助更好地管理现金流。
AP流程的广度
应付账款流程包括企业为商品和服务支付的几乎所有款项; 然而,工资单不是 AP 流程的一部分,而是属于 HR 管理类别。 AP 保存公司采购的所有财务方面的记录,这对于审计和税务目的至关重要。
AP的主要目标是:
- 确保付款合法且准确
- 利用提前付款或动态折扣。
在 AP 流程中集成内部控制,特别是在自动化流程中,可消除欺诈或不准确的付款,同时确保所有发票都得到核算。
AP流程面临的挑战
AP处理的一些常见挑战是:
- 时间延迟:手动 AP 处理尤其如此,因为纸质文档必须跨表和部门移动。 这可能会导致处理发票和向供应商付款的延迟。 应付账款周期中的延迟可能会像滚雪球一样导致延迟收到订购的物品、信用评级不佳、与供应商的关系不佳以及费用/罚款。
- 匹配错误:三向匹配对于确保正确支付所有供应商发票是必要的。 当存在数据输入错误或不正确的计费信息时,可能会出现差异,这可能需要时间来识别或修复。
- 异常管理:应付账款部门必须处理发票中不完整和不匹配的信息等异常,这可能导致代价高昂的延误。
- 不必要的购买:应付账款周期中缺乏足够的控制和检查点可能导致不必要或未经授权的购买。
- 欺诈和盗窃:AP 团队必须时刻警惕公司内部和外部的欺诈和盗窃。
- 缺少文件:文书工作可能导致重要文件(如发票)的错放和丢失。 这可能会导致整个会计应付周期出现大量问题,从与供应商的摩擦到延迟运营。
- 双重付款:文档中的不一致和低效可能导致单张发票被支付两次。 如果使用多个财务软件而不是单个集成系统,也可能发生双重支付。
- 盲点:纸张和手动流程与不透明性相关联,阻碍了 AP 团队实时跟踪公司的现金流。
- 外包应付账款 活动与自动化 AP 职责
简化应付账款周期
通过集中所有相关的应付账款文件并将其归档以便于访问,可以简化应付账款处理。 这种精简可以通过自动化来实现。 自动化服务于以下目的:
- 消除纸张杂乱,从而减少处理时间和错误率
- 将采购订单和发票与电子支付联系起来,呈现应付账款周期的全貌
- 帮助更好的供应商管理和 防止供应商欺诈
- 实现轻松的三向匹配
- 允许将应付帐款流程与其他核心业务系统(如 ERP 和 CRM)集成
- 允许在应付账款周期中设置多个检查点,以避免超支或不必要的购买
- 当在应付账款工作流程的任何阶段检测到差异时,可以设置警告和警报
- 允许设置付款期限
- 能够生成定期报告以了解公司的支出模式并为审计和税收做准备
自动化 AP 管理流程
据信,数字化增强的应付账款工作流程始于 1978 年,其中 Visical 是第一个可用于账户管理的电子表格软件。 紧随其后的是可以帮助公司将其会计信息化的类似软件。 今天,数字应付账款流程包括发票数据捕获、使用正确的帐户和成本中心对发票进行编码、批准发票、将发票与采购订单匹配以及过帐以进行付款。
各种应付账款工作流软件使用功能,例如 光学字符识别 (OCR) 和智能数据采集 (IDC) 可自动采集关键数据位,例如 PO 编号、金额和日期。 他们还使用预设模板将与 AP 管理相关的所有文档转换为数字版本。
最近,所有会计任务,包括应付账款,都在使用基于人工智能的技术实现自动化。 机器学习允许 AP 系统从流程的常见元素中学习,并就未来如何处理这些元素提出有意义的建议。 AP 流程的这种 AI 自动化可以让 AP 团队有更多时间专注于有利于公司的分析和管理功能。
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