当涉及到归档文档时，有 3 种主要的存储解决方案：物理归档、电子归档和按需扫描存储。 让我们看一下它们中的每一个的摘要。
物理归档本质上是纸质存储。
当您通过将文档归档或使用诸如存储库之类的场外安全存储功能为您存储文档来归档文档时。 对于需要保留非关键任务文档的纸质记录的大型行业来说，这是一种普遍的做法。
您还可以将文档数字化并将其存储在数字云存储或本地存储中。 您可以使用文档数字化软件（如 Nanonets）从文档中提取信息并将其存储在您的数据库中。
数字存储的好处是可以节省大量空间。 您不需要任何物理空间来存储您的文档——一切都保存在网络空间中。
尽管如此，这并不适合所有人。 由于安全原因，许多行业所有者喜欢保存物理副本，并且不喜欢将整个文档归档网络信任到云存储中。
按需扫描是两全其美的。 这是一种解决方案，公司将在场外为您储存纸质文件，但会检查它们并应邀请向您邮寄一份数字副本。
这为希望在异地存储大量文档但有时可能需要访问它们的行业创造了一个不错的选择。 尽管如此，按需扫描比普通的纸张存储成本更高，因为您要花费额外的服务。
保留物理文档存档需要金钱和时间，并且占用有用的物理空间，无论是在您的工作中还是在第三方存储帮助中。 （每份纸质文件的归档费用为 3 美元。）
虽然以电子方式归档文档既经济又省时，而且几乎不占用物理空间。
您可以从恢复物理文档以存储在电子文档存档中获得多项好处。 这些包括：
电子文档归档如何工作？
文档归档不是一次性的活动，但是一旦您设置了适当的业务流程，您就可以将其自动化。 让我们看看如何记录归档工作。
第 1 步：初步评估
了解您当前的文档流程。 您如何处理必要和非必要文件？ 你有固定的流程吗？ 是一次性处理所有文件还是临时处理？
看看
- 文档是如何生成、记录、分类和命名的？
- 文件数字化的程序是什么？
- 删除或丢弃文档有哪些要求？
- 谁处理文档异常？
- 审计需要哪些文件？
您还应该了解您将处理的文件数量以获得一个想法。
根据此初步评估，您可以起草流程的流程。
第 2 步：确定目标和角色
了解流程后，尝试找出文档归档的原因。
- 您想降低处理文件的运营成本吗？
- 您这样做是为了遵守数据安全准则吗？
- 您是否正在尝试优化您的记录管理？
- 执行团队这样做是为了提高对资源的可见性吗？
根据目标，您可以确定它们的优先级并更改文档归档流程。 了解利益相关者在流程中的角色。
- 谁将监督文件归档过程？
- 您将使用哪些授权级别来限制对归档数据的访问？
- 您将如何确保员工合规？
第 3 步：实施保留计划
现在，是时候制定保留计划了。 基本上，了解需要保留的文件和不需要保留的文件。
您必须保留原始的年度财务报告，因为将来可能需要它们。 研究您需要遵守的联邦、地方、州和行业特定规则。
例如，将所有 IRS 和税务相关文件至少保存七年。
接下来，拆除所有不需要存档或永远不会永久存储的文档，例如供应商目录、垃圾邮件和副本。 您可以通过扫描它们并使用 OCR 软件提取信息来将它们数字化。
聘请 NAID（美国国家信息销毁协会）供应商进行材料的安全运输、后续处置和销毁，以避免任何潜在责任。
第 4 步：数字化纸质文件
将纸质文件数字化以降低成本、节省空间并改善文档组织。
您可以使用 OCR 软件和文档扫描仪对文件进行分类、组织、标记和索引，以增强可搜索性。
第 5 步：选择存储
如果您要进行数字存储，则需要从以下选项中进行选择：磁带、磁盘和云存储。 每种方法都有其优点和缺点，这些优点和缺点与记录管理软件的长期安全性、完整性和易于输入有关。
第 6 步：使用文档工作流程实现自动化
一旦所有流程和所有变量都被绘制出来，就该推出流程了。
使用像 Nanonets 这样的文档管理软件的一个好处是能够自动化所有流程并向利益相关者设置通知，这样您就不会错过错误文件。 请参阅创建文档归档流程的步骤。
第 7 步：监控和优化
没有一开始是完美的。 实施文档工作流程后，从利益相关者那里获取有关如何改进流程的反馈。
哪些公司将从文档归档中受益？
在以下情况下，您的公司需要专注于文档归档：
- 贵公司定期处理大量文书工作
- 您将来可能需要访问旧文档
- 审核对于与您类似的公司很常见
- 您需要将文档存储为合规性和监管要求的一部分
如果这些因素与您的公司相关，您可能需要归档您的文档。
为什么选择电子文档归档？
降低成本并节省空间
无论您是经营一家规模庞大的国际公司还是一家刚刚起步的初创公司，尽可能节省开支都非常重要。 数字文档归档可以通过释放区域和减少运营费用来实现这一点。
您在现场管理的文件有限，管理它们所花费的金钱和时间就越少。
增强工作流程和性能
充分的数字文档归档可以提高您的业务绩效和工作流程。 根据估计，多达 80% 的生产数据不需要随时可用。
通过归档这些数据，您可以方便地访问其余数据，并可能提高您的绩效。
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文档归档用例
文档归档对几乎所有类型的企业都很有用。 让我们来看看文档归档在不同行业的一些实际应用。
诸如合同、信件和项目文件之类的商业文件可以多年来收集，数量巨大，从而增加了存储费用。 当工作人员需要从这些引用中检索数据时，手动搜索庞大的文档存储可能会花费数小时的时间。
- 银行和金融服务 公司需要确保他们的所有文件都准备好接受审计。 文件归档可帮助他们在需要时维护所有客户日志、货币兑换收据和其他法律文件。
- 便利店 公司可能需要保存所有客户、供应商和供应商信息，以防将来出现任何差异。
- 律师事务所和法律部门 需要将所有与案件相关的合同、文件和传真存储为 PDF。 他们需要使用智能搜索和标签快速查找文档和报价。 这就是文档归档派上用场的地方。
- 公共服务 日复一日地处理大量信息。 现在并非所有内容都是相关的，但他们必须存储所有需要在以后通过单击按钮随时可用的信息。
- 企业 可以通过高效的文档归档来优化他们的文档管理。 通过将纸质文档转换为可搜索的图书馆，员工可以减少搜索文档的时间，数字化也可以提高数据的可见性。
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使用 Nanonets 进行文档归档
Nanonets 是一款智能文档管理软件，内置 OCR 软件，可帮助您将所有纸质文档转换为数字可搜索格式。 Nanonets 易于使用无代码拖放工作流构建器，可以自动化任何手动文档过程。
以下是使用 Nanonets 归档文档的方法：
映射所有流程和流程中的利益相关者
在 Nanonets 上创建一个帐户并选择自定义 OCR 模型来创建满足您需求的 OCR 模型，或者您也可以从预训练的 OCR 模型中进行选择。
上传文档并训练模型以您想要的格式提取数据。
一旦您对该模型感到满意，您就可以设置将所有文档自动转发到特定的电子邮件。 去 工作流程 > 导入 > 通过电子邮件接收文件
设置文档摄取后，您的 OCR 模型将自动接收扫描的文档并以您选择的格式从文档中提取文本。
您可以通过从工作流中选择导出选项将数据提取到您选择的数据库中。
您可以通过添加批准阶段、审核类型、标记文件的规则等来添加批准部分。
您还可以添加规则来增强数据、重命名文件、对文档进行分类和排序等。 需要帮忙？ 我们的团队随时为您提供帮助！
前往 Nanonets 并尝试现在自己做。 或者请我们的团队为您做这件事！
每年有 30,000 多名快乐的专业人士使用 Nanonets 来自动化他们的文档流程。 这是 Nanonets 性能的快照
以下是我们的客户对我们的评价。
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文档归档与文件备份
文档归档基本上是进行文件备份，对吗？ 嗯，有点不同。
文档归档过程仅用于被动文档，而备份是为日常系统中使用的活动文件构建的。
文档存档的目的是保留原始文档，以防将来出于多种原因需要，而文件备份的目标是保留活动文件的副本，以防实际文件损坏或丢失，以确保可操作连续性。
让我们看看文档归档和文件备份之间的更多区别。
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文件存档 |
文件备份 |
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目标 |
长期保存暂时不用的文件 |
保存最近数据的副本以防数据丢失或损坏 |
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旧 |
根据需要 - 例如。 审计 |
当前数据损坏或无法加载时 |
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时间 |
保存为副本。 数据不被覆盖 |
数据被覆盖 |
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存储的数据类型 |
原始数据——例如。 财务报告 |
将当前数据复制为副本 |
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迅速的 |
恢复速度不是问题 |
应该是实时的 |
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按揭年数 |
长期储存 |
中短期储存 |
常见问题
为什么要数字化文件？
高效的文档管理：索引的数字化文档可以导出到系统并自动存储在数字图书馆中，在那里可以记录、跟踪和管理其使用情况。
文本的简单重复使用：当打印的主题恢复为可编辑的文本时，可以在 Microsoft Excel 或 Word 中进行修改和重复使用，从而节省通常用于重新创建和重新键入文档的时间。
可搜索性：文件，包括元数据或文本中的关键字，可以被电子搜索网络检测到并在几秒钟内显示出来。
简单访问：可以随时从主存储库中检索数字文档并通过电子邮件快速分发，无需制作打印副本。
什么是文档归档软件？
文档归档软件将文档转换为可归档、易于访问和有效管理的数字记录，帮助您的机构
节省存储费用，提高员工生产力，加快业务流程。
适合长期存档，转换后的列表很小，视觉质量更高。 它们可以在各种设备上阅读，从孤立的位置轻松访问，并集中存档在电子档案、数字图书馆或文档管理中
网络。 任何公司都可以通过提供对具有定义进入权限的数字存储副本的轻松访问来加快内部程序并提高效率。
Use Nanonets 可自动执行文档归档过程并在自动驾驶仪上组织您的文件！
