费用是不可避免的。 但是,可以避免笨重的电子表格、数小时的手动数据输入和纸质收据。 在制作费用报告和批准费用报告时,没有人喜欢它。
无论是员工、财务团队、首席财务官还是会计师,没有人愿意承担麻烦。
制作费用报告似乎是一个相当简单的过程,但它绝非简单。 而且,如果你仍然依赖手动流程,这对所有相关人员来说都是一件头疼的事情。 你不仅浪费了员工的工作时间,而且还让企业犯了更多的错误、重复和生产力损失。
现在您也该考虑将费用管理自动化,以帮助您的企业摆脱手动费用申请和批准的后顾之忧。
什么是费用管理自动化?
费用管理自动化是手动费用管理流程的自动化。 它消除了手动归档费用和处理费用报告的痛苦方面的需要。
对于许多人来说,手动制作费用报告可能会让人望而生畏。 如果您制作了它们,您就会知道在月底管理和处理这些报告是多么可怕,我们称之为“月末”,这实际上是痛苦的数据输入和错误的日子。
受益于自动化费用管理的公司使用自动化软件和工具来管理跟踪、记录和支付员工因业务需求而产生的费用的过程。
使用自动化工具还可以帮助组织明智地做出支出决策。 此外,它可以通过让他们准确处理费用来帮助他们保持问责制。
为什么要自动化费用管理?
今天,企业使用最新的工具和技术来充分利用他们的工作。 然而,他们有时会忽略自动化费用管理的必要性。 一项调查显示,“43%的公司 使用手动流程来管理费用报告,而 46% 的人不跟踪与该工作相关的成本。”
手动费用管理流程意味着大量的纸张和电子表格。 这也导致效率低下、更耗时且容易出错的过程。 手动费用管理流程可能会阻碍您的工作。
对自动化费用管理的需求不是成本本身。 许多花费或计划投资于技术的组织都希望简化员工和经理的费用报告流程。 让他们快乐并提高他们的生产力。
公司必须自动化其费用管理流程,以便他们也可以从最新趋势和技术中受益。 此外,自动化费用管理可以实现高效、耗时且无错误的流程。
通过费用管理自动化,您可以:
- 节省大量时间。
- 立即以数字方式存储收据。
- 您不必将收据保留到月底。
传统费用管理流程
传统的费用管理包括几个耗时的过程。 手动管理费用的步骤如下。
单独提交费用请求
当员工积累费用时,他们会收集付款收据作为这些付款的证明。 他们每季度或每月向团队经理提交个人请求。
跟踪收据并记录费用
员工必须跟踪付款收据、账单、信用卡对帐单和其他文件以提交费用请求。
提交报销申请
员工必须在电子表格中填写费用的每个细节以及备忘录和收据。 之后,员工必须向经理提交报销申请,以使付款获得批准。
一些公司要求员工每周填写费用报告,而另一些公司则要求每季度或每月报告一次。
经理批准
这对许多经理来说可能是可怕的部分。 一旦员工提交了带有真实备忘录和收据的费用申请,经理必须花时间详细审查这些费用申请。
经理必须确保提交的费用申请真实准确。 这需要很多时间。 如果请求被接受,它们将被进一步发送以进行费用处理和支付。 但是,未批准的费用申请会发回给员工进行审查和修订。
费用处理
如果费用请求被接受,它们将被转发给会计团队以进行付款和审计。
付款
一旦费用和索赔得到经理和账户的批准,就会向员工付款。 报销付款可能需要几天的时间来处理。 当它到来时,员工会以支票、直接存入账户或现金报销的形式收到它。
会计与审计
一旦费用获得批准并完成报销,费用将记录在公司的会计系统中以进行会计和审计。
传统的费用管理通常是一个缓慢的过程,可能会产生一些负面影响。 其中一些如下。
公司与员工关系受损
缓慢的报销支付流程也会损害员工与公司的关系。 当员工面临费用报销问题或延迟时,他们更有可能转向那些拥有更好的费用管理流程的组织。
根据普华永道的一项调查, 76% 的压力大的员工可能会被更关心其财务状况的公司所吸引。
破坏员工的个人财务
缓慢的报销支付让员工觉得他们的组织不关心他们的个人财务。 不仅公司与员工的关系受到损害,而且员工还因费用报销缓慢而面临现金流问题。
据报道:“五分之二的员工因费用报销缓慢而遇到现金流问题。=
例如,员工用他们的钱来支付出差的费用。 现在他们必须等待很长时间才能获得报销。 与此同时,他们的个人财务状况受到干扰,因为他们可能不得不用这笔款项支付房租或其他账单。
生产力较低的员工
面临财务问题的员工在工作中的生产力较低。 缓慢的报销会导致员工的财务压力,进而损害他们的生产力。
据全球商务旅行协会称,它需要 20 分钟填写一份费用报告.
这可能会使员工的核心职责脱离时间,并导致整个组织的生产力下降。
为了避免整个组织的这些负面影响,您的组织必须有一个自动化的费用管理流程。 传统的费用管理流程现在已经过时了。
是时候跳过那些缓慢的典型报销流程并在您的组织中实现费用管理自动化了。
传统与自动化的费用管理方式
人们说黄金是旧的。 但有时,在许多情况下并非如此。 如果我们谈论自动化费用管理,它与传统费用管理相比具有几个特点和优势。
传统费用管理 |
自动化费用管理 |
员工必须做文书工作或制作电子表格才能提交费用申请。 |
无需做文书工作或制作电子表格来提交费用请求。 |
收集并收集收据和账单,直到月底才能证明费用。 |
收据和账单可以在制作费用证明的那一刻登录到系统中。 |
等待更长的时间让经理批准或拒绝费用申请。 |
在将请求提交给系统并提供证明的那一刻,可以批准或拒绝请求。 |
对员工和经理来说都是耗时的过程。 |
需要非常少的时间和精力。 |
可能会影响公司的预算。 |
实时检查费用使公司能够管理预算和支出 |
生产力受到影响 |
提高员工和管理人员的生产力。 |
自动化费用管理的好处
在费用管理自动化方面有很多好处。 下面给出了一些好处。
错误更少
手动输入费用报告时,可能会出现许多错误。 据全球商务旅行协会称,有一个 19% 费用报告出错的可能性。
使用自动化费用管理系统,无需手动输入数据。 这样可以减少错误并显着节省成本。
快乐的员工
准时报销可以让员工开心。 当员工必须手动输入费用报告然后等待数天甚至数周才能报销他们的费用时,这对员工来说可能是可怕的。
准时批准使他们意识到组织关心他们的财务需求。
提高生产力
更快乐的员工意味着提高组织的生产力。 当有易于使用的费用管理流程时,不会浪费任何人的时间。 将宝贵的工作时间花在痛苦的日志记录和费用报告过程上的需要被最小化,从而提高了工作效率。
自动化费用管理提高了员工和财务经理的工作效率。
支出的实时可见性
自动化费用管理允许您实时跟踪组织内的购买情况。 您可以关注整个组织的费用,也可以关注单个员工。
这不仅可以帮助您管理现金流,还可以根据您的剩余预算做出明智和及时的决策。
更快的费用申请和批准
经理可以通过费用管理自动化即时接收和改进费用请求。 此外,没有时间浪费在文书工作和创建电子表格上。
自动化费用管理解决方案的特点
如果您拥有正确的工具和解决方案,那么自动化费用管理的过程就会很顺利。 下面给出了自动化费用管理解决方案的一些主要功能。
使用方便
自动化费用管理解决方案应该易于使用和设置。 有许多可用的解决方案,但它们具有复杂的界面,您必须指定一名全职团队成员才能使用它们。
一些解决方案可能需要几个月的时间来设置。 然而,更好的解决方案总是易于使用且不需要太多努力。
可扩展
无论是关于案例管理解决方案还是自动化费用管理,它们都具有随着您的业务增长而增长的功能。 此外,使用可扩展的自动化费用管理解决方案可以轻松添加和删除用户。
为了简化归档过程,自动化解决方案有助于组织自动提取数据,例如成本、小费、税收、其他信息等。
不同的权限级别
在自动费用管理软件中将有一个帐户所有者,但是,团队经理将能够批准或拒绝其团队支出的费用请求。 此外,员工将能够提交费用申请。
用于请求和批准的内置仪表板
这些解决方案有一个内置的用户仪表板,以便他们可以根据自己的指定提出请求和批准。 此外,管理员和财务经理可以随时轻松查看和批准请求。
更好的会计集成
自动化费用管理解决方案允许您直接集成到公司的其他中央财务或会计系统中。 无需复制/粘贴费用管理自动化。
费用证明
自动化软件包含记录在案的任何销售和购买的费用证明,以防审计。
数据报告
这些解决方案中包含数据报告和见解,供公司跟踪其支出和预算。
选择正确的自动化费用管理软件
选择正确的自动化费用管理软件一点也不容易。 有这么多选择,您会对为您的公司选择哪种软件感到困惑。 在费用管理方面,不同的组织有不同的要求和工作流程。
您必须根据自己的要求和公司规模来选择解决方案。 在寻找自动化费用管理软件时需要考虑几个因素。
在进行自动化费用管理之前要考虑的因素
高度灵活
选择自动化解决方案时,请寻找具有灵活性的工具。 它必须能够根据贵公司的需求和要求进行调整和定制。 一些解决方案允许您设计和定制自己的卡片并设置边界。
安保行业
当您在如此多的不同层面上进行支出时,公司资金的安全性就变得至关重要。 为您的费用管理流程提供全面的实时安全性的自动化费用管理解决方案至关重要。
易于集成
选择自动化解决方案时要考虑的另一个因素是其集成。 您选择的软件必须与现有系统集成以实现平稳过渡。
实时查看
对费用管理系统的实时检查使公司能够根据预算和欺诈性索赔跟踪支出。
这些是您在寻找自动化费用管理软件时应考虑的众多因素中的一些。 此外,您将了解到并非所有解决方案都适合您的公司,而且并非所有解决方案都相同。
寻找一种提供灵活性和安全性、消除纸张、跟踪和记录费用的解决方案。 您还需要一个可根据您的要求提供功能且可定制的解决方案。
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