费用管理其核心是企业跟踪、验证和处理其运营中产生的每笔财务费用的系统化流程。
这包括以下关键任务
- 记录支出。
- 确保支出符合公司政策。
- 确保支出得到合适的人的批准。
- 分析支出以更好地进行财政监督和战略规划。
- 保护企业免受错误、欺诈和合规噩梦的影响。
从本质上讲,这是一门艺术和科学,确保您的企业花的每一分钱不仅有价值,而且得到了核算。
想象一下一个世界,大金字塔是在没有任何测量工具的情况下建造的,这是纯粹基于猜测的精确壮举。看起来难以置信,对吧?然而,这就是许多企业仍然采用的费用管理方式——这是其运营的一个关键但往往被低估的方面。在当今的商业环境中,费用管理在塑造大大小小的企业的财务格局方面发挥着关键作用。
在本博客中,我们将深入探讨费用管理的世界并探讨以下主题。
- 费用管理的需要
- 费用管理的演变和现状
- 如何开始费用管理?
- 如何制定费用政策?
- 如何实施费用管理?
- 围绕实施费用管理的案例研究
- 最佳费用管理软件比较
- 企业文化和费用管理
- 费用管理的未来趋势
- 额外的资源
费用管理的需要
让我们面对现实吧,在不断发展的金融世界中,管理开支不仅是一个好主意,而且还是一种生存策略。我想说的是,考虑一下。随着业务变得越来越复杂,市场越来越不稳定,掌握钱包的人才是发号施令的人。这不仅仅是省钱的问题;这是关于战略财务治理的。
现在,您可能会想,“我们已经通过可靠的电子表格和季度审核解决了这个问题。”但我们不要自欺欺人。对于当今金融生态系统的活力而言,传统方法就像潜艇上的屏蔽门一样有效。我们需要更多的东西——不仅可以跟踪支出,还可以为我们提供洞察力和远见。
让我们举一个实际的例子。想象一家中型科技公司,我们称之为“InnovateX”。他们做得很好,增长很快,他们的产品很受欢迎。但问题在于:他们的财务管理陷入了过去十年的困境。他们使用手动流程,坦率地说,他们的费用跟踪一团糟。
提示综合费用管理解决方案的入口。有了强大的系统,InnovateX 不仅可以密切关注其支出,还可以利用这些数据做出战略决策。
例如,他们发现自己在供应商服务上超支,其中一些服务是重叠的。或者,他们意识到他们的旅行费用非常高,因为他们缺乏预订具有成本效益的旅行选择的政策。凭借这些见解,InnovateX 可以重新协商供应商合同、简化服务并实施新的差旅政策。
当然,InnovateX 开始省钱,但他们也变得更加高效、更加敏捷,并且能够更好地投资于增长机会。他们从利用财务防御转向进攻。
让我们看看 InnovateX 或任何其他采用费用管理最佳实践和解决方案的公司如何能够有效解决传统费用管理问题:
- 实时数据为王:在快节奏的商业世界中,根据上一季度的数据做出决策就像使用后视镜开车一样。现代费用管理提供实时洞察,使企业能够即时做出明智的决策。 InnovateX 实施了一个基于云的费用管理系统,可提供实时报告。这使得他们的财务团队能够发现营销费用突然、不明原因的增加,并迅速解决问题,防止预算超支。
- 成本控制不是可选的:有效的费用管理可以帮助企业识别并消除浪费的支出。通过分析他们的费用数据,InnovateX 发现他们为长期供应商的办公用品支付了过高的价格。他们协商了更好的费率并探索了更具成本效益的选择,从而每年节省大量资金。
- 预防欺诈——安全胜于遗憾:如果没有强大的费用管理系统,您的企业就像一栋门未锁的房子。这是对欺诈者的公开邀请。一个好的系统可以标记违规行为并防止财务泄漏。 InnovateX 引入了自动化费用审批工作流程和异常检测。该系统标记了员工小额频繁购买的不寻常模式,发现了一起小额费用欺诈案件,并得到了迅速处理。
- 遵守法规——不要触犯法律:自动化费用管理可确保您始终站在法律的正确一边,避免陷入代价高昂的法律陷阱。随着法规不断变化,手动管理合规性就像玩炸药一样。 InnovateX 采用的费用系统会根据最新的税务和监管要求自动更新,确保合规性并避免因忽视税务监管而可能面临巨额罚款。
- 预算不是猜谜游戏:费用管理将预算变成一门科学,而不是猜谜游戏。通过分析支出模式和趋势,企业可以更准确地预测并更有效地分配资源。利用历史费用数据,InnovateX 准确预测了来年的 IT 支出,避免了之前困扰他们的年中预算短缺问题。
- 手工工作既耗时又容易出错:高效的费用管理系统可以简化流程,减少手动任务,并使您的团队专注于他们最擅长的事情,而不是填写费用报告。 InnovateX 使用其费用管理软件提供的基于 OCR 的移动应用程序进行费用报告,该应用程序直接从收据捕获数据并将其填充到费用管理系统中。这减少了员工花在费用报告上的时间,提高了士气并减少了错误。
- 战略决策: 信息就是力量。通过提供有关资金花在哪里以及如何花的详细信息,费用管理系统使企业能够做出推动增长和效率的战略决策。 InnovateX 的领导层利用费用数据决定将部分广告预算从传统媒体转移到数字渠道,从而实现了更高的投资回报率(如销售和营销费用分析所示)。
- 可见性导致问责制:当员工知道费用正在受到监控和分析时,就会导致更加负责任的支出。这与微观管理无关;而是与微观管理有关。这是关于创建一种问责文化。 InnovateX 指出,员工文化发生了转变,他们更加注重自己的支出,从而减少了不必要的开支,例如过多的商务午餐。
- 可扩展性——无需成长的烦恼即可成长:可靠的费用管理系统可以与您的业务一起发展,确保财务管理不会成为瓶颈。随着 InnovateX 在另一个国家开设新办事处,该系统已经能够处理多币种费用和不同的税收制度。
- 底线——一切都与美元有关: 归根结底,这是关于底线的。有效的费用管理直接有助于盈利。 InnovateX 集中的费用管理方法使差旅成本降低了 15%,直接提高了盈利能力。
因此,在您的企业中应用费用管理可以带来切实的好处,提高运营效率和合规性,并最终为公司的财务健康做出贡献。
进化与现状
费用管理的历程是一个演变的故事,反映了更广泛的业务发展故事。从账本和成堆的纸质收据时代到软件解决方案的现代时代,费用管理经历了一场变革之旅。在过去的十年中,人工智能和云计算的出现彻底改变了这个领域。费力的手动输入的日子已经一去不复返了;如今,收据可以在短短几秒钟内从口袋传输到数字分类账。
费用管理市场是一个充满活力、创新成熟、增长速度比硅谷初创公司还要快的市场。根据最近的一份报告, 全球费用管理软件市场预计将在未来五年内大幅增长,受到对自动化和集成金融解决方案的需求激增的推动。
Nanonets、SAP Concur、Expensify 和 Coupa 等公司正在引领潮流,通过尖端解决方案改变格局,使费用管理变得轻而易举。他们的贡献涵盖从人工智能驱动的分析到与会计系统的无缝集成,重塑企业处理费用的方式。
但真正令人着迷的是这些解决方案的广泛采用。从规模庞大的企业集团到熙熙攘攘的初创企业,各行各业的企业都在追随费用管理的潮流。这种趋势不仅限于金融或科技领域;这是一场跨行业的运动。零售商、制造商、医疗保健提供商——凡是你能想到的,他们都认识到对高效费用管理解决方案的需求。
费用管理的挑战
希望在传统手动工作流程中实施费用管理的企业立即面临大量挑战。让我们看看寻求实施费用管理的企业最常面临的挑战。
- 手动数据会导致错误并浪费宝贵的时间和人力资源。 堆积如山的收据、花在手动数据输入上的时间以及不可避免的人为错误——这都是造成金融灾难的根源。
- 然后是政策合规的庞然大物。 确保遵守公司政策和监管要求就像走钢丝一样。一失足,你就会陷入合规混乱的世界。这是许多企业陷入困境的地方,难以跟上不断变化的法规和内部政策。
- 我们不要忘记集成问题。 在您的费用管理系统需要与您的会计软件、您的 ERP 系统甚至您的 CRM 进行通信的世界中,集成是关键。但实现无缝集成往往说起来容易做起来难。企业经常努力使其系统协调工作,这通常会导致数据孤岛和运营效率低下。
- 手动审批效率低下,直接导致逾期罚款和运营效率低下。 审批者通常不知道需要审批的费用的背景,繁琐的审批工作流程会导致延误。人为干预审批可能会导致错过最后期限、罚款和增加管理负担,从而使自动化成为简化工作流程和确保及时交易的更有效替代方案。
- 确保向供应商、员工和供应商无缝付款可能具有挑战性。 延迟或不正确的付款可能会导致关系紧张、经济处罚和商业声誉受损。此外,对于跨国经营的企业来说,管理多种货币的支出可能会很复杂。处理汇率、遵守外国法规以及协调多货币交易需要专门的工具和专业知识。
- 与费用管理软件、支付处理和其他相关服务的多个供应商打交道可能很复杂。 有效地协调和管理这些关系本身就是一个挑战。
- 随着企业的发展,他们的费用管理需求可能会扩大。 确保所选的费用管理解决方案能够扩展以适应增加的交易量、更多的员工和扩大的运营,这对于长期成功至关重要。
- 管理和存储数字收据、发票和其他与费用相关的文档可能会变得繁重。 维护彻底且易于访问的审计跟踪对于合规性和透明度至关重要。这包括记录与费用相关的所有变更和批准,并准备适当的文件以供审计。
- 从费用数据中生成有意义的见解对于做出明智的决策至关重要。 建立强大的报告和分析功能、理解数据并将其转化为可操作的情报可能很复杂,特别是对于拥有大量费用数据的企业而言。
费用管理的技术创新
自动化和人工智能来拯救我们。让我们探讨这些尖端技术如何彻底改变费用管理。
自动化:财务管理的新主力
欢迎来到自动化时代,费用报告可以自行创建,提交变得轻而易举,而且批准也不需要付出巨大的努力。费用管理的自动化就像您身边有一个财务向导,24/7 不间断地工作。它将创建费用报告的单调琐事转变为简化、无错误的流程。现在,员工拍下收据照片,瞧,数据神奇地进入了报告。过去需要数天时间才能完成的审批现在可以实时进行,从而确保了现金流的顺畅和员工的快乐。这不仅是为了节省时间,也是为了节省时间。这是关于重新定义效率。
移动和云解决方案:触手可及的费用管理
最后,我们来谈谈无名英雄:移动和云解决方案。在一个业务无处不在的世界里,为什么费用管理应该被束缚在办公桌上?基于云的平台意味着财务数据始终触手可及、安全且最新。借助移动应用程序,您可以在出租车后座或机场候机室随时随地管理费用。这种移动性和灵活性不仅带来了便利,而且还带来了便利。它们是这个永不停息的世界中的必需品。
集成:您的应用程序现在可以相互通信
集成是使费用管理更加高效的重要工具。它们连接您的应用程序并确保应用程序和数据库之间的实时数据同步。仅列出一些,您现在可以 –
- 将您的电子邮件和其他应用程序链接到费用管理系统,以便无缝获取费用账单、发票和收据。基于 OCR 的系统可以直接从费用凭证中提取数据并以结构化格式提取数据。
- 将您的费用系统与 QuickBooks 或 Xero 等会计软件连接起来,实现无缝数据流并减少错误。
- 通过与人力资源和薪资软件集成来简化报销,使流程更加顺畅。
- 与 Trello 等项目工具集成,将费用准确地分配给特定项目。
无缝支付:更快、更具成本效益且安全的直接支付
现在可以直接通过您的费用管理软件进行付款。这些系统现在提供了大量的功能来实现无缝支付 –
- 您可以在全球范围内选择 ACH 转账、信用卡、电汇和钱包付款方式。使用自动付款计划 – 或按照您自己的条件付款。
- Nanonets 等一些平台提供全球多币种支付,无需额外费用。
- 您可以与现有的银行帐户无缝集成,并在几分钟内开始发送付款,甚至可以直接在平台中设置供应商帐户 - 因此您所需要做的就是单击“付款”。
人工智能驱动的数据分析:运营背后的大脑
这些不仅仅是流行语;他们是现代费用管理的支柱。人工智能潜入金融数据的海洋,分析支出模式,并找出即使是最经验丰富的会计师也会感到惊讶的见解。这些算法可以检测异常情况,标记潜在的欺诈行为,甚至学会预测未来的支出趋势。
最佳实践
让我们讨论如何开始考虑和实施您的企业费用管理。
战略费用跟踪
有效费用管理的核心是细致跟踪的原则。花费的每一分钱都需要考虑在内,不仅是为了合规性,而且是为了获得对支出模式的宝贵见解。这种详细程度有助于预算和预测,以及确定节省成本的领域。
现代工具和软件彻底改变了费用管理的这一方面。 Nanonets 等平台提供了简化的费用捕获和分类流程,使维护全面记录变得比以往更容易。
定期审核和审查
费用管理最佳实践的另一个支柱是定期进行审计和审查。这就是金融橡胶与道路相遇的地方。审计不仅仅关乎合规性,还关乎合规性。它们是为了确保财务报告的完整性。
这里的最佳实践包括制定定期审核时间表,结合使用内部和外部资源以确保客观性。目标是识别任何差异、潜在的欺诈或低效率。这种持续的审查不仅可以防止财务管理不善,还可以强化问责文化。
利用技术
我们所处的时代,技术几乎成为所有业务职能的盟友,费用管理也不例外。人工智能、机器学习和自动化不仅仅是流行语;它们也是如此。它们是可以大大简化费用报告和审批流程并提高其效率的工具。
这些技术可以自动执行日常任务、标记异常,甚至预测未来的支出模式,从而实现更具战略性的财务规划。对于希望保持竞争力和财务稳健的企业来说,采用此类工具不再是一种奢侈,而是必需的。
确保政策一致
最后,有效费用管理的关键是确保所有实践均符合公司政策。光有一份写得很好的政策是不够的;它必须是一份反映在每笔费用交易中的动态文件。
在这里,技术在执行合规性方面发挥着关键作用。借助正确的工具,可以实时标记违反政策的行为,简化审批流程,并更有效地管理异常情况。这种一致性确保公司的财务战略在各个层面得到一致应用,从而实现更加一致和有效的财务管理。
费用管理政策
现在我们已经充分掌握了费用管理的情况,下一步就是制定费用政策。
精心设计的费用政策就像一个导航图,引导员工度过业务支出的阴暗水域,同时确保公司的财务船舶保持在正确的轨道上。
让我们看看如何创建一个。
费用政策的作用不仅仅是规则;它是为公司如何处理财务定下基调。好的政策可以在灵活性和控制力之间取得微妙的平衡。它需要足够灵活,以适应动态商业环境的各种需求,但又足够严格,以保护公司免受不必要的支出和潜在的欺诈。
有效政策的关键要素
每项有效的费用政策都应具有某些不可协商的要素:
- 明确的定义: 什么是“费用”?这看起来似乎很简单,但歧义会导致混乱。明确定义员工可以和不能申报的业务费用。
- 消费限额:设定明确的限制。这可能因角色、部门或费用类型而异。这是为了创造员工可以自主运作的界限。
- 审批流程:建立谁授权费用以及批准的工作流程。这有助于维持制衡系统。
- 收据和文件要求:指定证实费用所需的文件。
根据业务需求定制
在制定费用政策时,一种方法并不适合所有情况。与跨国公司相比,拥有少数员工的初创公司可能需要更简单的政策。例如,科技初创公司可能会在软件订阅上分配更多资金,而制造公司可能会专注于差旅和客户娱乐费用。根据您企业的特定需求和文化定制您的政策对于其有效性和采用至关重要。
透明度和可访问性
锁在文件柜中或埋在员工手册中的政策就等于不存在。让您的费用政策易于访问 - 将其发布到您的内部网上,将其包含在入职材料中,甚至将其集成到您的费用管理软件中。
更新和发展政策
商业中唯一不变的就是变化。随着您公司的发展、新技术的出现以及商业环境的发展,您的费用政策也应该如此。定期审查和更新可确保您的政策保持相关性和有效性。这可能意味着适应新的税法,适应远程工作设置等新兴费用类别,或整合新技术解决方案。
促进合规文化
文化是政策要么繁荣要么衰落的生态系统。创建重视合规性的文化从高层开始。当管理层以身作则时,就开创了先例。定期在团队会议中讨论费用管理的重要性,庆祝良好合规的例子,并公开讨论挑战可以帮助营造重视合规的环境。
监控和反馈
持续监控并不是要扮演“老大哥”,而是要扮演“老大哥”的角色。这是关于提供持续的支持并确保系统按预期运行。利用技术进行监控可以使这项任务变得不那么艰巨。具有实时警报和分析功能的费用管理软件可以帮助识别可能表明不合规情况或可能需要额外培训的领域的模式。
反馈循环同样重要。鼓励员工提供有关费用管理流程的反馈可以发现潜在改进或混乱领域的见解。
解决不合规问题
当发生不合规情况时,建设性地解决它至关重要。目标是纠正行为,而不是惩罚。了解根本原因是关键——是缺乏理解、政策缺陷还是其他原因?根据不合规背后的原因制定应对措施可以将这些情况转化为学习机会,最终加强合规框架。
费用政策示例
让我们考虑一家假设的公司“TechWave Solutions”,这是一家专门从事基于云的服务的中型技术公司,拥有大约 300 名员工。 TechWave 正在经历快速增长,需要修改其费用政策以满足不断变化的需求。让我们看看他们如何制定和实施他们的费用政策。
1. 明确的定义:
- 费用定义: TechWave 的费用包括出于商业目的而产生的任何费用。这包括
- 旅行
- 客户娱乐
- 软件订阅
- 办公用品
- 非费用项目: 个人开支、出差期间交通违规罚款或与业务运营不直接相关的任何费用。
2. 消费限额:
- 行程: 每天住宿限额200美元,餐费限额50美元,机票(经济舱)限额300美元。
- 客户娱乐: 每次活动每人最多 100 美元。
- 软件订阅: 每名员工每年最多可支付 500 美元用于职业发展相关订阅。
- 办公用品: 每名员工每月不超过 50 美元。
3. 审批流程:
- 费用不超过 100 美元:直接经理批准。
- 费用在 100 美元至 500 美元之间:部门主管批准。
- 费用超过 500 美元:需要 CFO 批准。
- 审批工作流程已集成到公司的费用管理软件中,用于跟踪和记录保存。
4. 收据和文件要求:
- 所有费用必须附有收据。
- 对于在线订阅,需要电子收据或发票副本。
- 旅行费用需要详细的行程。
5. 根据业务需求定制:
- 鉴于 TechWave 专注于技术,因此为软件和在线工具分配了更高的预算。
- 适度的限制反映了一些客户参与的需要以及预算控制的需要。
6. 透明度和可访问性:
- 费用政策发布在公司内网上,包含在入职材料中,并集成到 TechWave 的费用管理软件仪表板中。
7. 政策的更新和演变:
- 每两年进行一次审查,根据市场价格和公司发展调整限制和类别。
- 随着远程工作的转变,许多员工开始在不同的地点工作,导致家庭办公室设置请求的增加。人力资源部门报告称,远程员工人数增加了 30%。员工要求对家庭办公室设置提供支持,包括符合人体工学的椅子和升级的互联网计划,而这些都是以前未涵盖的。这导致增加了一个新的费用类别——
- 为每位员工分配最多 500 美元用于一次性家庭办公室设置。这包括符合人体工程学的家具和必要的技术升级。
- 每月额外支付 30 美元,用于为远程工作人员提供增强型互联网计划。
- 更新后的政策通过全体会议、电子邮件通讯进行传达,并在内部网和费用管理软件上进行更新。
- 财务团队监控这些变化对总体费用预算的影响,并在下一次半年度审查中报告。
8. 促进合规文化:
- 会议上很少讨论费用管理和合规性。
- 通过内部通讯和会议确认和奖励合规性。
9. 监控与反馈:
- TechWave Solutions 一直在使用基本的费用管理系统。然而,随着公司的发展,首席财务官 Alex Morgan 注意到了几个问题:
- 重复索赔: 由于缺乏适当的跟踪,员工有时会两次提交相同的费用。
- 潜在的欺诈: 一些可疑费用的实例已被标记,但无法立即核实。
- 逾期付款罚款: 有些费用报告得太晚,导致错过提前付款折扣并招致逾期付款罚款。
- 为了解决这些问题,TechWave Solutions 在其费用管理软件中集成了一项新功能,可提供实时警报和分析。以下是它如何改变他们的流程:
- 重复索赔预防: 该软件现在会自动标记重复的条目。例如,如果员工尝试提交与之前条目的日期和金额相匹配的酒店账单,系统会向他们和财务团队发出警报。
- 欺诈识别: 不寻常的支出模式会触发警报。例如,如果一名很少出差的员工突然提交了高额差旅费用,系统会将其标记为供审核。
- 及时报告费用: 该软件会发送费用提交截止日期的提醒。这有助于显着减少逾期付款罚款。例如,在月底前两天发送提醒以提交所有费用,确保及时处理和付款。
- 每季度对员工进行调查,以提供有关费用管理流程的反馈。
- 员工反映,提交收据的过程很麻烦。为此,TechWave 升级了员工管理系统,允许通过移动应用程序轻松上传收据照片,从而大大加快了流程并提高了合规性。
- 财务团队报告了读取收据和将数据输入费用软件的手动数据输入过程效率低下和错误的情况。费用管理软件中添加了 OCR 集成,相应的手动工作量减少了 90%,数据提取准确率超过 99%。
10. 解决违规问题:
实施新费用政策六个月后,TechWave Solutions 发现差旅费用方面存在不合规情况。一些员工出差期间的住宿费超出了每天 200 美元的规定限额。财务团队向管理层报告这一趋势。
- 首席财务官对最近的商务旅行进行审查。该团队发现,在一些情况下,商业区唯一可用的酒店的价格高于公司设定的限额,导致违反政策。
- 管理层与超出限制的员工进行讨论。员工解释说,在中心商务区参加会议需要住在附近,但此类住宿的费用往往超出公司的限额。
- 管理团队认识到实际挑战,决定调整政策。新的住宿限额在生活成本较高的城市设定为每天 300 美元,而其他地点则保留 200 美元的限额。
- 这一变化已传达给所有员工,强调在新限制内选择具有成本效益的选项的重要性。提供有关提前预订、选择经济型酒店以及了解新的分级住宿限制的提示。
- 费用管理软件已更新,以反映新的限制,并在特定城市超出这些限制时提示员工说明理由。
因此,TechWave Solutions 不断发展的新费用政策根据其特定业务需求和文化量身定制,为管理费用提供了结构化且清晰的框架。这种方法不仅确保财务控制,而且在组织内培养责任和透明度的文化。定期更新和反馈机制确保政策保持相关性和有效性,适应动态的商业环境。
实施费用管理
在费用管理领域,我们已经从石器时代进入了太空时代——一些公司仍在使用石器工具。
让我们看一下如何在手动流程中实施费用管理,并将其与 Nanonets 等自动化费用管理系统进行比较。
石器时代:手动费用管理
1. 费用发生: 我们在这里,在战壕里。员工会增加开支——差旅费、餐费等等。他们像对待珍贵的文物一样紧紧抓住收据,让我们面对现实吧,这些收据往往最终成为洗衣探险中被洗掉的象形文字。
2. 论文线索: 员工开始了手动记录费用的艰难旅程。想想电子表格、皱巴巴的收据和偶尔出现的咖啡渍。这是一个艰苦的过程,充满了人为错误,效率就像单腿赛跑一样。
3. 每月马拉松: 每个月都会有一次例行公事——将这些电子表格编译成类似于费用报告的东西。这类似于组装拼图游戏,但缺少了一半的碎片。
4.守门人的挑战: 然后,经理们踏上角斗士的竞技场,只用自己的智慧武装自己,与政策合规性和合理性的巨龙进行战斗。这个过程通常比乒乓球比赛涉及更多的来回。
5.审计深渊: 有时,财务团队会戴上侦探帽子来审计这些报告。这实际上是一场机会游戏,异常现象就像大海捞针一样容易被忽视。
6.等待游戏: 一旦获得批准,员工就进入了报销等待时间的炼狱。这是一个时间停滞不前、士气经常受到打击的困境。
7. 数据地下城: 数据输入——财务团队存在的祸根。手动将数据输入会计系统就像看着油漆变干一样令人兴奋。
8. 见解?更像是事后诸葛亮: 定期生成报告,提供的见解通常像昨天的报纸一样及时。
太空时代:自动化费用管理
自动化和人工智能改变了这种黯淡的景象,并使费用管理变得轻而易举。让我们看一下像 Nanonets 这样的现代费用管理软件如何利用这些技术进步来实现无缝、高效和无差错的费用自动化。
1. 费用发生: 同样的旧费用,但这就是奇迹发生的地方。得益于移动技术的奇迹以及从应用程序和数据库导入收据的无缝集成,收据的捕获速度比高速子弹还要快。
2.自动魔术录音: 光学字符识别 (OCR) 技术介入,将结构化数据从收据提取为数字数据,速度比您所说的“费用”还要快。
3.实时报告: 只需点击一个按钮即可生成报告 - 就像拥有自己的私人助理,但无需提供咖啡服务。
4. 轻松审批: 系统驱动的合规性检查首先启动,仅标记异常值。经理们可以专注于真正的问题,而不是对每一份报告都打地鼠。然后,您可以添加人员参与,以确保发票在正确的时间发送给正确的人员进行审批。此外,您可以强制执行审批策略和自定义验证检查。
5. 合规巡航控制: 持续、自动化的审核让生活变得更轻松。异常现象如大拇指酸痛一样突出,政策执行却比鼓更紧。
6. 光速报销: 报销速度极快,员工士气高涨。
7. 同步交响曲: 与您的会计软件和其他应用程序的无缝集成将数据输入和对账变成和谐的交响乐,而不是混乱的刺耳声音。
8. 以思维速度进行分析: 实时洞察触手可及,为您提供支出模式和储蓄机会的水晶球。
总之,虽然从实施手动到自动化费用管理的飞跃似乎是一个巨大的飞跃,但实际上,这是一系列小而实用的步骤,旨在提高效率、清晰度并最终提高盈利能力。
以下是一些成功实施费用管理和自动化的企业案例研究——
- SaltPay 使用 Nanonet 与 SAP 集成来管理供应商发票.
- In2 项目管理利用 Nanonets AI 帮助供水公司节省 700,000 澳元.
- Happy Jewellers(一家中小型企业)如何从 NanoNets 中受益。
- Nanonets AI 帮助 ACM Services 自动提取 费用电子文档,为应付账款团队节省 90% 的时间。
- Tapi 使用 Nanonets 自动生成物业维护发票.
- Puma 通过 Zoho Expense 实现费用管理流程自动化。
- 瑞航利用 Rydoo 将费用处理效率提高了 80%.
- Suncommon 通过利用 Expensify 卡来管理公司支出并节省公司时间。
前 15 名费用管理软件
在本节中,我们将详细研究市场上最好的费用管理软件的优缺点。
1. 纳米网流
自动化流程 是一款基于人工智能的费用管理软件,可提供自动数据捕获以智能处理费用。凭借先进的 OCR 和机器学习功能,Flow 可以从收据和发票等各种费用单据中提取相关信息。它提供用户友好的界面、可定制的 OCR 模型和无缝集成选项,使其成为费用管理的多功能解决方案。
主要特点:
- 您的所有费用数据都集中在一处。
- 复杂的审批工作流程、重复警报和欺诈检测
- 付款和对账就像魔术一样。 Flow 从任何来源读取交易信息并将其发布到您的 ERP。
- API 集成可与其他工具和系统无缝集成。
- 可扩展,能够处理大量文档和数据,从而满足各种规模的企业的需求。
- 人工智能算法确保数据准确性并可供审查
- 将不同来源的交易信息无缝集成到ERP中,促进准确、及时的支付。
- 自动费用识别和分类,减少手动数据输入和总账编码工作。
- 简化费用审批流程,自动化支出限额和审批机制
- 通过支出数据分析来识别节省机会并推荐节省成本的措施。
- 整合 NetSuite公司、Quickbooks Online、Xero 和 Sage Intacct,
- 与 Slack 集成,允许员工直接在 Slack 界面中接收警报、处理请求并获得批准。
优点:
- 零射击人工智能,可以从第一天起就从文档中捕获数据。
- 透明的定价政策。
- 多种直接支持选项,包括聊天、支持门户和电子邮件。
- 为用户测试平台提供慷慨的试用优惠。
- 专职客户经理可用于顶级计划。
- 提供注释服务来协助数据标记。
- 包括预构建的模板,以便于实施。
缺点:
- 计划等级的选择有限。
- 尚无可用的虚拟卡产品。
来源:
2.布雷克斯
Brex 是一款全面的费用管理软件,可以轻松控制各种支出,从公司卡、报销、差旅到账单支付和企业账户,所有这些都在一个统一的系统中。
其可定制的工作流程可以处理复杂且多样化的支出类型,从而最大限度地减少员工的合规阻力。
主要特点:
- 专为合规性和问责制而定制
- 被初创公司和小型企业广泛使用
- 简化费用跟踪、实时洞察以及与会计系统的集成
优点:
- 无需开始个人信用检查
- 易于使用的拖放式用户界面
- 快速设置和入职流程
- 实时电子邮件通知可帮助您掌握报告的最新情况
- 无缝移动应用程序功能
缺点:
- 有限的定制和分类选项
- 费用报告功能可以改进
- 与主流卡选项不兼容
- 可能不适合具有复杂费用管理需求的大型组织
Sumber:
3。 Expensify
Expensify 是一款用户友好的费用管理软件,可简化费用跟踪和报告。 它是一个具有多种功能的应用程序,例如收据扫描、自动费用分类、政策执行、审批工作流程以及与流行会计系统的无缝集成。
主要特点:
- 用于公司卡、收据扫描和费用跟踪的单一应用程序
- Expensify CPA 卡专为会计师量身定制
优点:
- 用户友好的界面使记录费用变得更容易、更快捷
- 自动费用分类
- 退款直接存入银行账户
- 用于随时随地管理费用的移动应用程序
缺点:
- 对于大型组织来说定价可能会很昂贵
- 一些用户发现界面混乱且产品不适合企业用例
- 客户服务差
Sumber:
4.SAP 同意
SAP Concur 是一种整体费用管理解决方案,可自动化支出流程,以便企业高效运营。它集成了差旅、费用和发票管理,并提供强大的报告功能、策略执行和审批工作流程。
它还具有广泛的集成选项,特别适合企业业务。
主要特点:
- 连接跨来源的财务数据并使您能够控制支出
- 自动化商务、旅行和 AP 流程
- 旅行、费用和发票管理的领先品牌
优点:
- 综合费用管理解决方案
- 与差旅和发票管理集成,并提供适当的选项可供选择
- 强大的报告功能
- 无缝的政策执行和审批工作流程
- 广泛的集成选项
- 轻松提出问题并立即获得解决方案,无需手动客户支持
缺点:
- 界面不直观,一些用户觉得难以操作
- 难以附加文件
- 与其他解决方案相比定价更高
- 复杂的设置和配置
Sumber:
5.斜坡
Ramp 通过其公司卡和费用管理平台使支出变得更加智能,该平台提供实时支出洞察、自动收据匹配、供应商谈判和费用优化。
Ramp 与会计系统无缝集成,使其成为企业的便捷选择。
主要特点:
- 现金返还形式的奖励和激励
- 易于使用的卡、支出限额、审批流程、供应商付款
- 平均节省 3.5%
- 金融人工智能功能可帮助您发现节省和见解
优点:
- 直观且用户友好的界面
- 适用于全球范围内的国际交易、跨境账单支付和多币种报销的公司卡和费用管理平台
- 实时支出洞察和自动收据匹配
- 供应商谈判和费用优化功能
- 使用 Ramp 的公司结账速度加快 8 倍
缺点:
- 某些地区的可用性有限,这会影响时间限制和自动触发
- 一些用户报告与现有系统集成有困难
- 没有客户支持,只能通过电子邮件解决票证
- 无法通过将某些付款标记为定期付款来停止多个通知
Sumber:
6.空军基地
Airbase 是一流的现代支出管理平台,适用于拥有 100-5,000 名员工的企业。 它结合了费用管理、账单支付、公司卡、预算、审批工作流程和虚拟卡,从而为企业提供全面的支出可视性和控制。
主要特点:
- 提供应付账款自动化和引导式采购
- 完全集成的全球采购平台
优点:
- 具有实时报告功能的一体化支出管理平台
- 直观且易于使用的用户界面
- 虚拟卡可轻松追踪费用
- 强大的客户支持
- 广泛的工作流程、审批和会计自动化
缺点:
- 支付供应商付款缓慢
- 不支持所有类型的信用卡
- iPhone 和 iPad 移动应用程序的功能有限
Sumber:
7. 普莱奥
Pleo 是一种智能费用管理解决方案,可简化公司支出。 它为员工提供虚拟和实体卡,以及实时费用跟踪和自动报告。 Pleo 与会计系统集成,使其成为企业的便捷选择。
主要特点:
- 欧洲排名第一的商业支出解决方案,受到该地区 1 多家企业的信赖
- 一站式费用管理解决方案
- 实时跟踪支出以及分析和可定制的购买限额
优点:
- 为员工提供虚拟和实体的智能公司卡
- 实时费用和报销跟踪
- 自动报告
- 干净且用户友好的用户界面
- 通过数字化收据和自动化费用管理,帮助节省 138 多个小时
- 每笔 Pleo 卡交易均可获得 1% 现金返还
缺点:
- 费用类型的类别和选项太多
- 一些用户发现 UI 令人困惑,尤其是在以管理员身份操作时
Sumber:
8. Zoho 费用
Zoho Expense 是一款直观的费用管理软件,可自动执行费用报告并简化报销流程。 它提供收据扫描、策略执行以及与流行会计系统集成等功能。 Zoho Expense 为员工和管理员提供用户友好的体验。
主要特点:
- 受到 150 多个国家/地区企业的信赖
- 简化公司差旅和自动化费用报告
- 人工智能驱动的欺诈检测引擎
优点:
- 直观的费用管理软件,具有政策执行和可定制的报销工作流程
- 自动扫描收据和费用分类
- 竞争力的价格
- 人工智能驱动的欺诈检测引擎有助于审计和税务管理
- 与 Zoho One 结合使用,它可以集成发票、客户数据存储、销售和营销、费用管理以及与团队成员的协作
- 24/5 客户支持和免费 2 小时入职帮助
缺点:
- 费用报告可能看起来更紧凑
- 漫长的入职流程
- 客户支持缓慢且交货时间长
- 使用 UI 的学习曲线陡峭
- 一些用户发现这些功能无法相互通信,并且 UI 不方便用户使用
Sumber:
9. 分裂
Divvy 是一款一体化费用管理平台,可为您的企业财务申请、支出和跟踪提供无缝体验。 它还提供可定制的支出限额和自动费用报告。 Divvy 旨在简化各种规模企业的费用管理。
主要特点:
- 为员工提供虚拟和实体信用卡,信用额度从 500 美元到 15 万美元不等
- 免费的自动化费用管理软件
优点:
- 员工个人商业信用卡以及自定义支出限额
- 免费附带费用管理工具
- 易于费用管理和预算跟踪
- 轻松对账单和支出项目进行分类、拍照,甚至可以在手机上进行
- 据报告平均每月节省 10,630 美元
- 更快结账,每月平均节省 12 小时时间
- 为各种规模的企业提供快速灵活的信贷
缺点:
- 欺诈和欺诈预防方面的安全问题
- 换卡困难
- 一些用户反映客户服务很差
- 与 QuickBooks 同步/集成困难
Sumber:
10. 菲尔
Fyle 是一种智能费用管理解决方案,可自动执行费用跟踪、报告和策略执行。 它提供收据捕获、实时费用分类以及与会计系统集成等功能。 Fyle 为员工和管理员提供无缝体验。
主要特点:
- 现有信用卡的实时反馈
- 按 ACH 付款按时偿还员工
优点:
- Visa、Mastercard、AmEx 等卡的实时信用卡对账。
- Fyle 会立即发送新交易短信,员工只需回复收据图片即可自动核对
- 与 Slack、Gmail、Outlook 和其他应用程序无缝集成,以便随时随地管理费用
- 将收据图片与相应的信用卡交易进行匹配
- Fyle 与所有信用卡集成
- 通过聊天和电子邮件提供 24×7 客户支持
- 指定客户经理随时为您提供帮助
缺点:
- 移动界面不像在线 UI 那样无缝
- 自动扫描功能有时无法准确工作
- 如果从另一个系统切换,则需要学习曲线
- 实时反馈仅适用于 VISA 和 Mastercard
Sumber:
11. 斯宾德克
Spendesk 是一款费用管理软件,专注于简化和自动化费用管理流程。 它提供费用跟踪、虚拟卡、发票管理和审批工作流程等功能,帮助企业简化支出。
主要特点:
- 无限的虚拟卡、订阅和用户
- 免费设置和零隐藏费用
- 用于管理公司卡、发票、费用、预算、审批、会计自动化和报告的七合一平台
- 可扩展的支出管理工具
优点:
- 使财务工作流程和处理更加无缝
- 提供准确的分析报告,用于月底的收入计算
- 虚拟卡可实现安全、可控的支出
- 可定制的审批工作流程
- 与流行的会计系统(包括 UPI 和 Netbanking)集成,实现即时交易
- 95%的收据自动收集,并在2天内对账
- 书籍处理速度提高 4 倍 每月 4 倍
缺点:
- 政策工作流程不一致
- 并非所有地点或网站均接受该卡
- 自动扫描功能填充的值不正确
Sumber:
12. 网状支付
Mesh Payments 是一款费用管理软件,为企业提供一个全面的平台来跟踪、管理和控制其费用。 它被 1,000 个财务团队使用,提供费用跟踪、收据捕获、自动费用审批以及与会计系统集成等功能。
主要特点:
- 专为让全球企业能够控制和了解支出而量身定制
- 提供自动工作流程和簿记以及付款管理和预算控制
- 针对不同类型的企业支出量身定制的解决方案
优点:
- 便捷的用户界面
- 每日付款限额的实施
- 从报告中快速提取信息
- 轻松立即附上收据
- 响应式客户支持
缺点:
- 与现有 ERP 的集成选项有限
- 只提供虚拟卡用于消费,并非所有地方都接受该卡
- 移动应用程序不如网站使用直观
Sumber:
13. 快乐支付
Happy 是一款用于企业差旅、费用和支付管理的一体化集成解决方案。 它是印度最大的旅行、费用和支付公司,在 7000 多个国家/地区拥有 20 多名客户。 平台旨在简化企业的费用报告和报销流程。 它提供费用跟踪、收据捕获、费用审批以及与会计系统集成等功能。
主要特点:
- 自助预订工具(SBT)帮助旅客自助预订航班、酒店和出租车
- 零抵押信用额度和奖励
- 适用于从公司支出到零用现金支出等各种用例的预付卡
优点:
- 易于报告和报销费用
- 方便且用户友好的用户界面
- 自动化整个费用工作流程,从获取收据到批准和报销费用
- 通过提高生产力缩短报销周期并节省更多现金
缺点:
- 改进索赔报告如何标记个人费用的范围
- ATM取款卡收取费用
- 如果在线交易期间付款失败,退款流程耗时
- 有限的定制选项以及与其他平台的集成
- 用户界面需要改进
Sumber:
14. 涟漪
Rippling 是一个一体化的人力资源和员工管理平台,包括费用管理功能。 它提供费用跟踪、自动费用审批以及与工资系统集成等功能。
主要特点:
- 通过一个平台简化人力资源、IT 和财务
- 管理分析、工作流程自动化、策略和权限
- 适用于少至 2 名员工、多至 2000 名员工的企业的单一系统
优点:
- 企业运营人力资源、IT、财务的一处场所
- 响应式聊天支持和客户服务
- 通过用户友好的 UI 轻松实施
- 允许您管理员工的休假请求、人力资源信息、打卡上班等。
- 员工和承包商在 90 秒内快速入职
- 自动化全球合规流程
缺点:
- 缺乏积分系统、日程安排和员工审查
- 不是一个集中的费用管理解决方案
- 一些用户报告设置困难
Sumber:
15. Emburse Chrome River 费用
Emburse Chrome River Expense 是一款专为大中型企业设计的费用管理软件。 它提供费用跟踪、收据捕获、策略执行以及与会计系统集成等功能。
主要特点:
专为复杂企业、高等教育和专业服务而设计
面向全球的费用管理和应付账款自动化解决方案
优点:
轻松配置以满足业务需求
合规工作流程有助于在提交之前发现不正确或欺诈性的文件
从开始到结束完全电子化
批准工作流程可以通过电子邮件进行
一些用户表示它比 Concur 更易于使用且更具成本效益
节省大量现金和时间
缺点:
分析缓慢且不直观
预定义的报告很笨重; 更详细的报告需要额外费用
一些用户报告设置困难
Sumber:
https://www.g2.com/products/emburse-chrome-river-expense/reviews#reviews
企业文化与费用管理
人们常说,文化把战略当早餐。在费用管理领域,这一点再正确不过了。公司文化深刻影响费用的处理、批准和审查方式。这不仅仅是现有政策的问题;关键在于这些政策如何根植于每个团队成员的日常行为和态度中。
- 采取 谷歌, 例如。他们的创新和自由文化对他们管理费用的方式有直接影响——强调信任和责任。
- Salesforce 以其充满活力的文化而闻名。他们已将自己的价值观无缝地融入到费用管理中。凭借强调透明度和责任的文化,Salesforce 营造了一种环境,在这种环境中,费用管理不被视为官僚障碍,而是其集体价值观的体现。
- 另一个典型案例是 Netflix公司。他们的自由和责任文化使员工能够像自己的钱一样做出支出决定。他们没有严格的预算,但依靠自律和审慎的文化,这在他们灵活的财务运作中得到了回报。
文化转变以实现更好的管理
向更好的费用管理转变的文化从高层开始。当领导者树立高效、道德的费用管理重要性的榜样时,就会为整个组织定下基调。这并不意味着对每一项开支进行微观管理。相反,它是为了培养一种从价值创造和商业道德的角度看待费用的文化。领导者需要问:我们的支出方式是否符合我们的核心价值观和目标?
那么,如何培育这种文化呢?
- 首先让费用管理成为您定期对话的一部分。在会议中进行讨论,强调团队成员何时做出明智的支出决策,并公开谈论支出政策背后的基本原理。
- 透明度是关键。确保费用管理政策可访问、存在于入职文档中并附加到您的费用管理软件中。
- 鼓励团队领导树立榜样。当管理者仔细审查他们的开支并做出具有成本效益的选择时,就会发出一个明确的信息。
- 庆祝良好的费用管理。认可并奖励负责任支出的团队和个人。这可以像团队会议上的大声喊叫一样简单,也可以像年度奖项一样重要。
- 考虑为始终遵守费用政策或提出创新的成本节约想法的员工提供激励。
- 尤其是开放论坛可以成为见解的金矿。它们可以成为员工讨论当前政策面临的挑战并提出改进建议的平台。这不仅有助于完善费用管理流程,而且还能强化开放和信任的文化。
- 公开财务报告是另一个强大的工具。当公司与团队分享详细报告时,不仅可以提高透明度,还可以鼓励围绕支出进行明智的讨论和决策。基于云的平台提供共享仪表板和报告,特别有效。它们可以实现信息的无缝流动,并使团队成员轻松访问和理解支出数据,无论其财务专业知识如何。
- 创建一个以问责制为常态的环境,首先要设定明确的期望。这是为了建立一种文化,让每花一美元都需要合理化——不是惩罚性的,而是与公司目标和价值观相一致的方式。这种问责文化还涉及对费用的定期审查和审计。这些不应被视为政治迫害,而应视为确保遵守政策和确定需要改进的领域的机会。
未来趋势
当我们站在 2024 年的边缘时,让我们暂时扮演一下未来主义者的角色。回顾过去,我们看到金融和科技领域的预测以我们从未想象过的方式变成现实,而其他预测则以失败告终,从未见到曙光。那么,当我们展望费用管理的未来时,未来十年会发生什么?
人工智能和自动化:费用管理的智能支柱
一个安全的预测是:人工智能和机器学习不仅将成为费用管理领域的一部分,而且将成为其支柱。我们正在寻找的人工智能不仅聪明,而且在费用分类、简化审批工作流程和确保政策合规性方面具有近乎天才的能力。想象一个从每笔交易中学习的系统,变得更智能、更高效、更准确。这不仅仅是流程自动化;这是为了将它们提高到我们梦寐以求的精度水平。
区块链:信任和透明度的账本
区块链和费用管理——这是一场等待发生的比赛。区块链带来的透明度和安全性将彻底改变我们处理费用交易的方式。我们正在谈论这样一个世界:每笔交易都记录在几乎防篡改的分类账上,从而为流程带来前所未有的信任和责任感。减少欺诈和提高合规性的潜力是巨大的。
个性化:新常态
未来是个人的——尤其是在费用管理方面。系统将不断发展,提供适合个人消费习惯和偏好的体验。我们正在超越一刀切的方法,进入一个您的费用管理系统了解您(真正了解您)并适应您独特需求和模式的时代。这是一种以用户为中心的创新,可以将平凡的任务变成令人愉快的体验。
重新定义金融实践
人工智能、区块链和个性化方面的这些进步不仅会改变我们管理费用的方式,还会改变我们的支出方式。他们将重塑组织内更广泛的财务实践。我们正在寻找一个更加集成、更加智能、更加互联的金融生态系统。其影响是巨大的——从更好的财务规划和分析到更具战略性的决策。
总之,费用管理的下一个十年不仅仅是新工具和技术。这是我们处理、理解和管理财务方式的根本转变。这是一个美丽的新世界,而且比你想象的更近。
结论
当我们结束对费用管理的全面探索时,很明显,财务跟踪和分析的格局正在经历动态转变。从账本到 Nanonets 等人工智能驱动的软件解决方案的历程不仅体现了技术进步,而且体现了企业履行财务责任方式的根本转变。
在当今瞬息万变的商业环境中,管理费用不再是一项后台任务,而是一项战略任务。 InnovateX 等公司以及我们案例研究中提到的其他公司都体现了强大的费用管理系统可以带来的转变。
认识到并适应这些变化的企业将发现自己有能力应对现代金融格局的复杂性,将曾经平凡的任务转变为整体业务战略的关键组成部分。
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以下是一些额外的资源,可提供进一步的阅读和工具,以加深您对费用管理领域的了解:
- 费用管理市场增长|研究报告[2029]:该报告提供了有关费用管理趋势的数据和见解。 《财富》商业洞察报告.
- 费用管理 101:费用报告指南:对于那些希望深入研究财务管理主题(尤其是与费用报告相关的主题)的人来说,本指南是一个极好的资源。 G2 学习中心.
- 有效的全球差旅和费用管理合规性:此资源提供了有关可能影响费用管理实践的监管指南的相关信息,特别是对于在多个国家/地区运营的企业。 Mobilexpense 合规指南.
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- 定制
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- 决定
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- 定义
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- 直接
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- 功能
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- 根本
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- 在全球范围内
- Go
- 目标
- 理想中
- 去
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- 得到了
- 治理
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- 大
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