如何制定有效的采购策略

当您公司的采购策略与业务目标保持一致时， 那里 投资回报率可能高出 4 倍。 但采购策略可能有几个潜在目标：重点可能是创新，或降低成本，或供应商关系，地理距离和位置，或这些因素和其他因素的任意组合。

在本文中，我们将深入探讨采购策略——该术语的含义、其运作方式、多种类型的采购策略以及思考该策略并为您的业务蓬勃发展创建有效策略的框架。 

什么是采购策略？

采购策略是在组织内实施采购流程的综合路线图。 它是指导流程实施的蓝图，包括构建供应链、启动和跟踪采购、管理成本和风险以及根据既定业务目标评估结果。 主要目标是有效地将买家与签约供应商匹配、简化交易、消除错误、最小化风险并有效管理公司费用。

更详细地说，每个步骤都涉及：

1. 建立供应链： 这是采购策略的支柱。 它涉及识别、评估和选择能够提供必要商品和服务的供应商。 其目标是创建一个既经济高效又可靠的强大供应链。
2. 发起和跟踪购买： 采购策略定义了如何启动、批准和跟踪采购。 这包括设置采购请求协议、审批工作流程以及维护所有交易的记录。 这一过程确保了采购过程的透明度和问责制。
3. 管理成本和风险： 成本管理是采购策略的一个关键方面。 它涉及与供应商谈判优惠条件、寻求节省成本的机会和预算管理。 同样重要的是风险管理，包括评估和减轻与供应链中断、价格波动和供应商可靠性相关的风险。
4. 评估结果： 采购策略的一个关键组成部分是对其有效性的评估。 这包括分析采购数据，根据既定目标评估绩效，确定需要改进的领域，并进行必要的调整。 这种持续评估有助于随着时间的推移完善采购流程和策略。
5. 简化交易： 该战略旨在使采购流程尽可能高效。 这包括实施促进更快、无差错交易的系统，例如电子采购系统、自动化工作流程和数字合同管理。
6. 最小化风险： 通过与供应商建立牢固的关系并创建多元化的供应商基础，该战略有助于最大限度地降低供应链中断或对单一供应商的依赖等风险。
7. 管理公司费用： 最终，采购策略旨在实现有效的费用管理。 这包括确保组织的支出与其财务目标保持一致，从而节省成本并最大化每次购买的价值。

从本质上讲，采购策略不仅仅是购买商品和服务。 它涉及战略性地管理整个采购流程，以与组织更广泛的目标保持一致，确保运营效率、财务健康和市场竞争优势。

采购策略如何运作

制定有效的采购策略涉及一系列有条理的步骤，每个步骤都有助于采购流程的整体效率和成功。 了解这些是利用它作为组织成功的工具的关键。 以下是所涉及的主要步骤的细分：

当前支出和要求的评估： 有效采购策略的基础是对组织当前支出和采购模式的彻底反思。 这涉及分析历史数据，以确定购买了什么、向谁购买、以什么成本以及购买数量。 此评估有助于确定可以减少支出的领域以及可能需要更好的交易或供应商的领域。

预测未来需求： 根据对当前支出的评估，该战略涉及预测未来的需求。 这种前瞻性方法有助于预测未来的采购需求，考虑增长预测、市场趋势以及供需的潜在变化等因素。

市场研究和供应商评估： 该战略的一个组成部分是进行市场研究以确定潜在的供应商。 这包括根据成本、质量、可靠性及其满足组织特定需求的能力等标准评估供应商。 这是关于在成本效益和质量保证之间找到适当的平衡。

建立和规范供应链关系： 一旦确定了合适的供应商，下一步就是与他们建立并正式建立关系。 这包括谈判条款和条件、签订合同以及建立清晰的沟通渠道。 目标是与每个供应商建立稳定、互惠互利的关系。

自动化采购系统的实施： 为了简化采购流程，该策略通常包括实施自动化系统。 这些系统促进了采购的各个方面，从发出采购订单到处理发票。 自动化有助于减少人为错误、加快交易速度并提高整体效率。

持续监控和改进： 采购策略不是一劳永逸的方法。 它需要持续的监测和评估。 这意味着定期审查供应商绩效、分析采购数据并及时了解市场变化。 该战略应该足够灵活，以适应新信息或不断变化的组织需求，同时植根于强大的业务基础和清晰的目标设定。

将采购转化为竞争优势： 执行良好的采购策略可以将采购行为转化为组织的竞争优势，甚至可以使投资回报率翻两番。 确保更好的价格、确保更高质量的供应、缩短交货时间或提高供应链的可靠性都是具有高影响力的业务活动，其对有形业务成果的重要性不应被低估。

通过遵循这些步骤，采购策略不仅可以满足组织的采购需求，而且可以支持更广泛的业务目标、最大化价值并促进长期增长和可持续性。

采购策略的类型

采购策略的选择对于组织的成功至关重要，因为它直接影响财务效率和供应商关系。 不同类型的采购策略可满足不同的业务需求和目标。

因此，建议企业通过评估当前流程、需求和未来目标来开始制定采购策略，以便选择适合自己的类型。 以下是一些类型的采购策略：

1. 单一来源采购： 该策略涉及依赖单一供应商提供特定商品或服务。 这种方法的好处是与供应商建立更深层次的关系，有可能带来更好的定价、更高的质量和更及时的服务。 然而，它也带来了风险，例如依赖单一供应商、定价缺乏竞争力以及潜在的供应中断。
2. 核心采购周期： 这种方法使用常规供应商来完成大多数标准订单，同时将更大或更独特的采购外包。 它在与值得信赖的供应商保持可靠、持续的关系和利用外部资源满足特殊需求之间取得了平衡。
3. 低成本采购： 顾名思义，该策略的重点是为给定的商品或服务寻找成本最低的供应商。 虽然它可以有效地减少开支，但有时会导致质量下降或错失获得更高价值的机会。 在此策略中，仔细评估成本与质量至关重要。
4. 卷合并： 这里的重点是整合采购以实现批量折扣。 通过大量购买，组织可以协商更优惠的价格，从而降低总体成本。 当组织有可预测的大量需求时，此策略最有效。
5. 绿色采购： 这种环保战略优先考虑从提供可持续和环保产品的供应商处采购。 它体现了组织对环境责任的承诺，也可以迎合消费者对绿色产品的偏好。
6. 战略采购： 该方法涉及分析组织的支出和供应商关系以改进和重新评估采购活动的连续过程。 战略采购旨在巩固购买力，以确保市场上最佳的可用价值。
7. 全球采购： 对于希望扩大国际供应商基础的组织来说，全球采购开辟了一个充满机遇的世界。 它涉及跨越地缘政治边界采购商品和服务，通常旨在利用全球效率，例如低成本的熟练劳动力、更便宜的原材料以及税收减免和低贸易关税等其他经济因素。

这些策略中的每一种都有其优点和考虑因素，选择取决于组织的具体需求、市场条件和战略目标。 精心选择的采购策略可以带来显着的优势，包括节省成本、提高供应链可靠性和增强竞争地位。

制定有效采购策略的步骤

1. 评估采购需求： 第一步是对组织当前和未来的采购需求进行彻底评估。 这涉及了解业务运营所需的商品和服务、频率和数量。 此步骤为整个战略奠定了基础，因为它定义了需要采购的内容。
2. 优先考虑支出类别： 评估采购需求后，根据成本、重要性和数量等因素对其进行分类和优先级排序。 此步骤有助于将精力和资源集中在最具影响力的领域，确保更好地控制支出和供应商管理。
3. 进行市场研究： 深入的市场研究对于了解供应商格局至关重要。 这包括识别潜在供应商、了解市场趋势以及深入了解定价模型。 有效的市场研究有助于就供应商选择和谈判做出明智的决策。
4. 确定首选供应商： 根据市场研究，确定能够满足组织需求的潜在供应商。 选择标准可能包括成本、质量、可靠性以及与公司价值观和要求的一致性。 此步骤还涉及根据采购策略决定是选择单一来源还是多个供应商。
5. 谈判合同： 确定首选供应商后，下一步就是谈判合同。 这涉及有关定价、交货条款、质量标准和付款条件的讨论。 目的是建立物有所值的合同，同时确保可靠性和质量。
6. 建立价目表和目录： 对于经常性间接支出，建立具有预定义定价和规格的价目表和目录可以简化采购流程。 此步骤对于定期购买的商品特别有益，因为它可以节省时间并确保价格和质量的一致性。
7. 正式化工作和里程碑声明： 对于服务采购，正式确定工作说明书 (SOW) 并定义明确的里程碑至关重要。 这有助于设定期望、监控进度并确保服务交付符合商定的条款。
8. 实施采购政策： 制定明确的采购政策和指南至关重要。 这些政策应涵盖审批工作流程、支出限制和合规要求等方面。 他们确保采购流程透明、一致并与组织目标保持一致。
9. 持续监控和改进： 最后，有效的采购策略需要持续监控和改进。 这包括定期审查供应商绩效、分析支出模式以及根据不断变化的需求和市场条件调整策略。

采购战略框架

采购战略框架是一种结构化方法，使采购流程与组织的总体目标和目标保持一致。 它作为制定采购决策和管理采购活动的指南。 它通常是这样展开的：

1. 与公司战略的一致性： 首先确保采购策略与组织的整体企业策略同步。 这意味着采购决策应该支持并有助于更广泛的业务目标，无论是节省成本、提高质量、创新、增加投资回报、建立更好的供应商关系还是可持续发展目标。
2. 定义采购目标： 下一步是明确采购职能的具体目标。 这些目标包括降低采购成本、改善供应商关系、提高产品质量、确保道德和可持续采购等。
3. 制定关键绩效指标 (KPI)： 为了衡量采购策略的成功，建立关键绩效指标至关重要。 根据所针对的广泛业务目标，KPI 可以包括实现的成本节约、供应商绩效评分、合同合规率和采购项目的上市时间等指标。
4. 风险管理： 该框架应包含全面的风险管理计划。 这涉及识别采购过程中的潜在风险（例如供应链中断或价格波动）并制定缓解策略。 它还包括随着市场条件的变化持续监控和更新风险管理策略。
5. 利益相关者参与： 有效的采购需要组织内各个利益相关者的参与和支持。 该框架应概述如何与这些利益相关者互动，包括定义角色和责任以及建立沟通渠道。
6. 供应商关系管理： 该框架的一个重要组成部分是管理与供应商的关系。 这包括选择和评估供应商、谈判合同以及管理持续关系的策略。 专注于与供应商建立牢固、互利的关系可以带来更好的价格、质量和服务。
7. 连续的提高： 该框架应促进采购流程持续改进的文化。 这包括定期审查和更新采购实践，了解最佳实践和市场趋势，并利用技术提高采购效率。
8. 技术整合： 在当今的数字时代，将技术纳入采购策略至关重要。 这可能意味着使用电子采购系统、数字合同管理工具和数据分析平台。 技术可以简化采购流程、提供更好的数据洞察并改进决策。

良好采购策略的重要性

良好的采购策略对于任何旨在提高运营效率和财务成功的组织都至关重要。 

精心设计的采购策略的主要好处之一是显着的 节约成本 并因此改进 财务健康。 通过与供应商谈判更好的条款、减少浪费和优化支出，组织可以对其利润产生积极影响。 研究表明，有效的采购策略可以使各种支出类别的成本降低 10% 至 25%。

良好的采购策略可以促进 与供应商的牢固关系，这可以带来许多好处，例如提高产品质量、更优惠的付款条件和更好的服务。 牢固的供应商关系对于确保供应链的弹性和可靠性至关重要。

有效的采购策略有助于识别、评估和 降低风险 与供应链中断、价格波动和供应商绩效问题相关。 这种主动的风险管理方法对于维持平稳的业务运营至关重要。

明确的采购策略还可以简化采购流程、减少管理开销并改进交易处理。 这 运营效率 不仅节省时间，还减少出错和延误的可能性。

良好的采购策略可确保 遵守法律和监管要求。 它还促进道德采购实践，这对消费者越来越重要，并且可以提高公司的声誉和品牌价值。

通过使采购与业务战略保持一致，组织可以利用其购买力 推动创新。 这可以包括从提供创新产品和服务的供应商那里采购，从而使组织在市场上具有竞争优势，从而有可能提升其品牌和定价能力。

组织也越来越多地利用其采购策略来实现 可持续发展目标。 这包括从坚持环保做法的供应商处采购，并提倡使用可持续材料和产品。 除了为环境福祉做出贡献之外，致力于实现社会责任企业目标的品牌和企业还有很多好处。

结论

精心设计的采购策略不仅仅是一种节省成本的工具。 它可以成为组织成功的关键组成部分和原因。 通过有效管理采购流程，组织不仅可以大幅降低成本，还可以增强供应商关系、降低风险并使采购决策与更广泛的业务目标保持一致。 

采购对运营效率、合规性、创新和可持续性的影响凸显了其战略重要性。 因此，投入时间和资源来制定稳健的采购策略不仅是一种良好的商业实践，而且对于任何具有前瞻性思维的组织来说都是必不可少的。

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